OneNote 101: Järjestä ja ole tuottava Microsoft OneNoten avulla

Jos toimistosi on samanlainen kuin meidän toimistomme, kokouksia, kahvittelua ja käytävän tilannekatsauksia tapahtuu joka viikko. Joillekin niitä on joka päivä. Ja kun näin tapahtuu, on väistämätöntä, että kokouksesta jää jäljelle tonneittain muistiinpanoja, ideoita, kysymyksiä, jatkotoimia ja tehtäviä.

Muistiinpanojen seuraaminen voi käydä todella nopeasti todella sotkuiseksi.

Onkin todennäköistä, että sinulla on muutama muistiinpano palaverista postilaatikossasi, ehkä ne on tallennettu word-dokumenttikenttään tai, mikä on vielä parempaa, ne on raapustettu jollekin sivulle luotettavassa muistikirjassasi, jota yrität huomenna purkaa osiin.

Lukemattomien kokousten, päivittäisten tehtävien ja alati kasvavan pinon muistilappujesi kanssa voi tuntua vaikealta pysyä kärryillä kananristiäisistäsi – ja päivästäsi – mutta sen ei tarvitse tuntua vaikealta.

Muistiinpanojesi yksinkertaistamisessa ja järjestämisessä sinulla on valtavasti sovelluksia, joista voit valita. Emme kuitenkaan tuhlaa aikaa punnitsemalla kunkin hyviä ja huonoja puolia. Suosittelemme käyttämään Microsoft OneNotea.

Se on paras saatavilla oleva muistiinpanosovellus

Miksi?

Noh, sen helposta navigoinnista ja saatavuudesta kaikilla laitteillasi, välittömään hakuun ja kykyyn jakaa, tehdä yhteistyötä ja luoda reaaliajassa, se saa muistiinpanojesi – ja päiväsi – hallinnan tuntumaan kävelyltä puistossa.

Ja ennen kaikkea se, että olemme Microsoftin kultainen yhteistyökumppani, tarkoittaa, että olemme anteeksipyytelemättömän puolueellisia.

Mutta työnnämme kultaiset pokaalimme syrjään, suosittelemme OneNoten käyttöä, vaikka olisitkin mieltynyt hienoon nahkakantiseen muistikirjaan ja sulkakynään.

Yksinkertaisesti sanottuna Microsoft OneNote on digitaalinen muistikirja, jonka avulla voit tehdä muistiinpanoja ja järjestää päiväsi – haluamallasi tavalla.

Tarvitsetko erillistä muistikirjaa projektia varten?

helppoa.

Entä muistikirja, jota koko tiimisi voi käyttää ja päivittää samanaikaisesti?

Ei ongelmaa.

Vai kenties vain paikka, johon voit tallentaa henkilökohtaisia muistiinpanojasi ja suosikkireseptejäsi?

Simppeliä.

Kuinka ikinä päätätkin käyttää OneNotea, sen reaaliaikainen synkronointi tarkoittaa, että sinulla on yksi digitaalinen muistivihko käden ulottuvilla, joten löydät muistiinpanosi aina sieltä, minne jätit ne.

Tässä opetusohjelmassa esittelemme sinulle OneNoten ja näytämme, miten pääset alkuun, jotta voit lakaista sotkun pois ja viedä tuottavuutesi ja muistiinpanopelisi uudelle tasolle.

OneNote 101: Aloittaminen

OneNoten aloittaminen alkaa nopealla keskustelulla suosikki-IT-tukitiimisi kanssa – tai käymällä Microsoft OneNoten verkkosivustolla lataamassa ja asentamassa ilmaisen sovelluksen – kyllä, se on 100-prosenttisen ilmainen.

Kun olet siellä, suosittelemme, että lataat ja asennat version myös Android-, Windows- ja IOS-laitteille.

Huomautus: Tässä ohjeessa käytämme OneNote for Windows 10 -ohjelmaa. Eri versioissa voi olla hieman erilaisia ominaisuuksia ja käyttöliittymiä, mutta perustoiminnot pysyvät yhdenmukaisina kaikissa OneNote-sovelluksen versioissa.

Jos olet aiemmin viettänyt jonkin aikaa yrittäessäsi ”järjestäytyä” raahaamalla mukanasi fyysistä muistikirjaa, huomaat, että OneNotessa on samanlainen hierarkia:

Esittely Muistikirjat, osiot ja sivut

Muistikirjat

Muistikirjat istuvat ketjun kärjessä, ja ne edustavat tyypillisesti laajaa aihepiiriä. Voit esimerkiksi päättää, että sinulla on erilliset muistikirjat yksityiselämääsi ja työtäsi varten. Tai saatat haluta mennä rakeisemmaksi ja luoda erillisen muistikirjan jokaiselle asiakkaallesi tai projektillesi. Päätitpä mitä tahansa, tässä ei ole oikeaa tai väärää lähestymistapaa, määritä vain, mikä toimii sinulle parhaiten, ja jatka eteenpäin.

Jaksot

Muistikirjassasi voit segmentoida muistiinpanosi värikkäisiin välilehtiin, joita kutsutaan jaksoiksi. Osiot auttavat sinua järjestämään muistikirjasi ala-aiheisiin ja ryhmiin. Jos sinulla on esimerkiksi muistikirja ”Asiakas Z:lle”, voit valita erilliset osiot tapaamisille, projekteille ja yleisille tiedoille.

Sivut

Osioiden sisällä on sivut – niihin kirjoitat muistiinpanot, kuvat, äänen, videon, linkit ja melkein mitä vain keksit. Jatkamalla yllä olevaa ”Asiakas Z” -esimerkkiä, voit valita ”tapaamiset”-osiossa sivun jokaiselle tapaamiselle, jonka olet pitänyt asiakkaasi kanssa.

OneNoten suurin vahvuus on sen joustavuus. Se, miten päätät jäsentää muistikirjasi, osiosi ja sivusi, riippuu aina yksilöllisistä vaatimuksistasi, mutta älä murehdi ”parasta rakennetta” aloittaaksesi. Voit aina siirtää Osioita ja Sivuja ja jopa avata ja sulkea niin monta Muistivihkoa kuin haluat.

Pysyäksesi paperittomien muistiinpanojesi huipulla riippuu kyvystäsi tallentaa ideasi ja sisältösi nopeasti ja helposti. Hyvät uutiset? OneNoten monipuoliset työkalut tekevät tästä helppoa, ja näin se onnistuu:

OneNote 101: Kuinka kaapata muistiinpanoja mistä tahansa

Vapaa lomakkeen syöttö

Uuden kirjoittaminen OneNoteen on vähän kuin Microsoft Wordin käyttäminen, tosin toisin kuin Wordissa sinulla on vapaus lisätä sisältöä mihin tahansa kohtaan sivua – ja joustavuus raahata sitä minne haluat.

Eikä tämä rajoitu vain tekstiin. Napsauttamalla nopeasti Lisää-välilehteä voit lisätä koko joukon erilaisia tietoja, kuvista, verkkolinkkeistä ja muodoista kokoustietoihin, videoihin ja ääniin, ja itse asiassa se tekee jopa matemaattisia yhtälöitä, jos pyydät sitä.

Ja jos haluat silti mieluummin raapustaa muistiinpanojasi vapaalla kädellä, se onnistuu.

Nimeltään Inking, kun käytät OneNotea kosketusnäytöllisellä laitteella – kuten tabletilla tai älypuhelimella – voit kirjoittaa muistiinpanoja, muotoja ja ideoita kynän tai sormen avulla. Vielä parempaa on se, että OneNote osaa muuntaa raapustuksesi luettavaksi – ja hakukelpoiseksi – tekstiksi, joten et jää miettimään, mitä olet kirjoittanut.

Muistiinpanojesi – ja postilaatikkosi – pitäminen siistinä

”Onko sinulla hetki aikaa?”

Miten usein sinut keskeytetään työpöytäsi ääressä, kun haluat keskustella improvisoidusti jostain asiakkaasta, projektista tai tehtävästä?

Ja kuinka usein sekoilet työpöytäsi ympärillä etsiessäsi kirjoitusvälinettä vain antaaksesi periksi, avataksesi uuden sähköpostiviestin ja lähettäessäsi itsellesi listan uudestaan löytämiäsi tekemättömiä asioita?

”Koko ajan!” ”

Jos näin on, käytä nyt 2 minuuttia sähköpostista OneNoteen -ohjelman käyttöönottoon – tai pyydä älykästä, oivaltavaa ja nöyrää IT-tiimiäsi tekemään se puolestasi.”

Siten seuraavan kerran, kun olet keskellä jotakin muistiinpanojen kanssa, sinun ei tarvitse sotkea postilaatikkojasi. Sen sijaan voit vain lähettää muistiinpanosi osoitteeseen [email protected], jolloin ne ovat heti saatavilla OneNote-muistikirjassasi. Näin helppoa se on.

Huomautus: Voit myös lähettää kopion matkasuunnitelmistasi, kuiteistasi tai tärkeistä sähköposteistasi osoitteeseen [email protected], jotta tärkeiden tietojen arkistointi ja löytäminen olisi helppoa.

Web Clipper

Jos vietät osan päivästäsi tutkiessasi online-sisältöä, esim. uusia tuotteita esimiehellesi, uutta kahvilajiketta toimistoon tai lyhyttä listaa Perthin parhaista tietotekniikka-alan tukipalveluntarjoajistasi… 😉 OneNoten Web Clipper kaappaa verkkosivun sisällön muistikirjaasi, jossa voit muokata, kommentoida ja jakaa tietoa nopeasti ja helposti.

Sen lisäksi, koska OneNote synkronoi muistikirjasi automaattisesti kaikilla laitteillasi, pääset jopa käsiksi leikattuihin verkkosivuihin millä tahansa tietokoneella, tabletilla tai puhelimella – jopa silloin, kun olet offline-tilassa.

Kirjoititpa sitten, leikkasit, tussasit tai lähetit sähköpostia, OneNote auttaa sinua monin tavoin saamaan ideasi nopeasti ja tehokkaasti sivulle. Mikä tarkoittaa, että sinulla on muistikirja täynnä ihania muistiinpanoja hetkessä. Mikä on hienoa, kunhan et tuhlaa aikaa sivujen selaamiseen etsiessäsi asioita.

Onneksi OneNotessa on muutamia työkaluja, jotka tekevät muistiinpanojen etsimisestä, jakamisesta ja suojaamisesta helppoa kuin mikä. Katso:

OneNote 101: Miten etsit, jaat ja turvaat muistiinpanosi

Parasta OneNoten käyttämisessä perinteiseen muistikirjaan verrattuna on se, että voit hakea etsimäsi asian välittömästi ilman, että joudut selailemaan sivua toisensa jälkeen sen löytämiseksi.

OneNoten haku

Yksi napsautus hakukuvakkeesta tai hyvin ajoitettu CTRL + F niille, jotka käyttävät mielellään outoja pikanäppäimiä, avaa OneNoten hakupalkin. Syötä vain hakuehdot, ja OneNote tutkii nopeasti kaiken kirjoittamasi tekstin, käsinkirjoitetut muistiinpanot ja jopa kuvissa esiintyvät sanat hakusanojen löytämiseksi.

Huomautus: Jos haluat rajata hakutuloksia, voit rajata OneNoten haun koskemaan nykyistä muistikirjaasi, nykyistä osiota tai nykyistä sivua käyttämällä hakupalkin alapuolella olevaa pudotusvalintaa.

Tagging

Kun sisältösi on järjestetty muistiinpanovihkoihin, osioihin ja sivuihin, saatat ajatella, ettei muuta organisointia tarvita. Mikä on hienoa. On aika työntää nopeasti vanha muistikirjasi sivuun.

Mutta juuri ennen kuin teet sen. Yksi vilkaisu OneNoten merkintäjärjestelmään saattaa saada sinut työntämään vanhan muistikirjan kierrätysastiaan. Mikä on vielä parempi.

Miten OneNoten tunnisteet toimivat?

Esitettäköön, että sinulla on käynnissä projekti, sanotaan sitä vaikka Projektiksi: Tagswinatlife.

Ja oletetaan – koska olet muistiinpanovoimainen – että olet luonut projektille oman Muistikirjan.

Ja tämän Muistikirjan sisälle olet luonut osion ”Kokoukset” – joka sisältää useita sivuja muistiinpanoja, yhden jokaisesta kokouksesta, jonka olet pitänyt projektin aikana.

Nerokasta. Sen pitäisi näyttää jotakuinkin tältä:

Nyt projektin aikana sinulla on väistämättä useita kokouksia. Kysymyksiä saattaa herätä, uusia tehtäviä saatetaan asettaa tai tärkeää tietoa jaetaan. Ja sinun tehtäväsi on välittää tiedot, delegoida tehtävät, vastata kysymyksiin ja pelastaa maailma.

Nyt, entä jos voisit ilman, että sinun tarvitsee selata jokaista muistiinpanosivua, hakea:

• Kaikki jokaisessa kokouksessa esiin tulleet kysymykset välittömästi?
• Hakea luettelon jokaisesta toimintakohteesta, joka sinun on delegoitava; tai jopa
• löytää kaikki koko projektin aikana jaetut aivoriihiehdotukset ja ideat?

Voit tehdä sen tunnisteiden avulla.

Muistiinpanojesi merkitseminen tarkoittaa, että voit palata nopeasti tärkeisiin kohtiin, muistuttaa itseäsi tehtävistä tai suodattaa muistiinpanojasi haluamallasi tavalla. Voit merkitä mitä tahansa yksittäisestä tekstirivistä kokonaiseen sivuun. Ja se on myös helppoa:

Voidaksesi merkitä muistiinpanosi, aseta kursori sisällön viereen, napsauta Aloitus-välilehteä ja valitse haluamasi merkintä avattavasta luettelosta.

Esimerkkinä OneNoteen on valmiiksi ladattu valikoima merkintöjä, kuten ”Tärkeä”, ”Tehtävä” ja ”Kysymys”, joita voit käyttää heti. Mutta voit myös luoda omia mukautettuja tunnisteita. Jos sinulla, kuten meillä, on organisaatiossasi useita tiimejä, saatat haluta luoda tunnisteen jokaiselle tiimille tai sarjan tunnisteista eri prioriteetteja varten ja niin edelleen.

Luodaksesi mukautetun tunnisteen napsauta ”Luo uusi tunniste” Tunnisteen pudotusvalikossa, anna tunnisteellesi nimi ja valitse kuvake, jota haluat käyttää tunnisteelle. Mukautettu Tagisi on nyt käytettävissä Tag-pudotusvalikossa.

Kun haluat nopeasti suodattaa muistiinpanosi tietyn Tagin mukaan, siirry vain hakupalkkiin ja kirjoita Tagisi nimi. Jos esimerkiksi haluat hakea kaikki kysymykset muistikirjastasi, voit tuoda hakupalkin esiin painamalla CTRL+F, kirjoittaa ”Kysymys” ja OneNote näyttää kaikki kohteet, jotka olet merkinnyt kysymys-tunnisteella.

Huomautus: Jos haluat rajata tunnisteella merkittyjen hakutulosten hakutuloksia, voit rajata OneNoten haun koskemaan vain nykyistä muistikirjaasi, nykyistä osiotasi tai nykyistä sivua hakupalkin alapuolella olevasta pudotusvalikosta.

Jakaminen ja yhteistyö

Olitpa sitten tekemässä pöytäkirjaa tärkeään kokoukseen, muistiinpanoja konferenssissa tai ideoimassa ideoita projektia varten, tulee aika, jolloin saat juuri tällaisen viestin:

Ja koska olet muistiinpanosankari, tottelet asianmukaisesti ja alat kopioida ja liittää muistiinpanojasi sähköpostiin ja lähettää sen – aloittaen eeppisen sähköposti-muistiinpanotennispelin… Mutta entä jos sinun ei tarvitsisi?

OneNote antaa sinulle mahdollisuuden jakaa muistikirjasi tiimin jäsenten, ystävien tai perheenjäsenten kanssa, jotta voit tehdä yhteistyötä, jakaa, kerätä palautetta ja ideoida – reaaliaikaisesti. Itse asiassa OneNote jopa pitää kirjaa siitä, kuka on osallistunut mihinkin lisäämällä automaattisesti hänen nimikirjaimensa sisällön viereen.

Kun haluat seuraavan kerran jakaa muistiinpanojasi, siirry vain oikeassa yläkulmassa olevaan Jaa-painikkeeseen ja syötä sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa muistikirjasi.

”Mutta entä jos en halua, että he voivat muokata muistiinpanojani?”

Ymmärrämme sen. Mekin voimme olla arvokkaita muistiinpanojemme suhteen. Onneksi voit hallita täysin sitä, kenellä on oikeudet muokata tai vain katsella muistiinpanojasi.

Klikkaa vain vastaanottajan sähköpostiosoitteen alapuolella olevaa pudotusvalikkoa valitaksesi ”Voi muokata” ja ”Voi katsoa” välillä.

”Mutta en halua, että he näkevät kaikki muistiinpanoni…”

Me ymmärrämme tämänkin – et halua, että arkaluonteiset tiedot joutuvat vääriin käsiin, eikö niin? No, toisin kuin vanhassa muistikirjassasi, OneNote tekee tietojen suojaamisesta helppoa salasanasuojattujen osioiden avulla.

Miten suojaat muistiinpanosi salasanalla

1. Navigoi muistikirjasi siihen osioon, jonka haluat suojata, ja napsauta hiiren kakkospainikkeella osiovälilehteä avataksesi valikkovalikoiman.
2. Valitse ”Salasanasuojaus” ja napsauta painiketta ”Lisää salasanaa”.
3. Näppäile salasana ja vahvista se sitten napsauttamalla Enter.

Kun osiosi on lukitussa tilassa, kukaan ei pääse katsomaan osiossa olevia sivuja ilman salasanaa, vaikka jakaisit muistikirjasi.

Joitakin tärkeitä huomautuksia salasanoista:

• Salasanat ovat suur- ja pienaakkoset huomioivia, ja niitä voi soveltaa vain muistikirjasi osioihin
• OneNote käyttää salausta salasanalla suojattujen osioiden suojaamiseen. Tämä tarkoittaa, että jos unohdat osioiden salasanat, kukaan ei voi nollata ja avata muistiinpanojasi – ei edes Microsoft. Ole siis varovainen, kun kirjoitat muistiinpanoja, ja käytä salasanahallintaohjelmaa, jotta salasanapelisi on automaattinen.
• Lukittuja osioita ei myöskään sisällytetä muistikirjan hakuihin. Sinun on siis ensin avattava osio salasanalla, jotta muistiinpanosi ovat haettavissa.

Päiväsi, järjestyksessä.

Olitpa sitten tietokoneella tai mobiililaitteella, OneNoten käyttö tarkoittaa, että löydät muistiinpanosi aina sieltä, mihin ne jätit.

OneNotella on paljon tarjottavaa päivän organisoinnissa. Olisimme kiinnostuneita kuulemaan alla olevissa kommenteissa, miten sinä käytät OneNotea pysyäksesi järjestyksessä.

Jos olet uusi OneNote-käyttäjä ja kyllästynyt sähköposteihin, muistilappuihin ja lukukelvottomiin to do -tehtäviin, jotka sotkevat maailmaasi, kokeile joitain edellä esitetyistä ehdotuksista – se saattaa tehdä muistiinpanojen tekemisestä helppoa kuin mikä. Jopa nautinnolliseksi.