Nykyaikaisen SharePoint-luettelon luominen

Uusien sivujen lisääminen SharePoint-sivustoon on perustehtävä, joka jokaisen ylläpitäjän pitäisi osata tehdä. Microsoft on viime aikoina muuttanut asioita, mikä tekee uuden sivun luomisesta SharePointissa jonkinlaisen haasteen, jos et ole tehnyt sitä hiljattain tai jos prosessi on sinulle uusi.

Merkittävintä on, että he ovat siirtäneet erilaisia komentoja sivun oikeassa yläkulmassa olevan tilisi nimen lähellä olevaan hammasratas-kuvakkeeseen. Aiemmin tämä hammasratas-kuvake vei sinut vain tilisi asetuksiin, mutta nyt kun työskentelet Sharepointin hallinnassa, huomaat, että tämä on uusi kontekstivalikko, joka antaa sinulle eri vaihtoehtoja riippuen siitä, missä kohdassa sivustoa olet.

Lisäksi Microsoft on integroinut uudet sovellukset Flow ja PowerApps Sharepointiin antaen sinulle lisää vaihtoehtoja työnkulkuun ja mobiilikäyttöön.

Luotaan uusi luettelo

Klikkaa hammasratas-kuvaketta ja valitse valikosta Lisää sovellus ja valitse sitten Mukautettu luettelo -sovellus.

Syötä uudelle listallesi nimi ja paina sitten Luo-painiketta

SharePoint luo uuden sivun listallesi ja sen jälkeen saat luettelon kaikista Sharepoint-sivustosi sivuista ja rapeista. Selaa luetteloa alaspäin, kunnes näet uuden luettelosi, ja siirry siihen napsauttamalla sitä.

Luo sarakkeet

Kun olet uudella sivulla, klikkaa jälleen hammasratas-kuvaketta ja

valitse valikosta Luetteloasetukset

Klikkaa Luo sarake -kohdasta ja kirjoita uuden sarakkeesi tiedot.

Jatka sarakkeiden lisäämistä, kunnes olet luonut kaikki luetteloosi tarvitsemasi sarakkeet. Haluan aina lisätä kuvauksen. Kuvaus näkyy henkilölle, joka lisää tietoja luetteloon, ja siitä voi olla paljon apua sen varmistamisessa, että oikeat tiedot syötetään.

Tässä on esimerkki luomastani luettelosta. Huomaa, että voit luoda sarakkeisiin erilaisia tietotyyppejä

Sarakkeiden järjestäminen

SharePoint sijoittaa sarakkeet luomassasi järjestyksessä, mutta se ei välttämättä ole se järjestys, johon haluat jättää ne. Haluat myös valita järjestyksen, jossa merkinnät näkyvät. Yllä olevassa esimerkissä ne on järjestetty laskevan päivämäärän mukaan.

Sarakkeiden järjestäminen. Valitse sarakkeiden järjestys -linkki (löydät sen heti edellä esitetyn Luo sarake -linkin alta) ja valitse sitten järjestys, jossa kukin sarake näkyy vasemmalta aloittaen 1:llä. Paina OK.

Jos haluat varmistaa, että tietoja syöttävän henkilön on sisällytettävä tietty sarake, napsauta sarakkeen otsikkoa ja valitse Vaadi, että tämä sarake sisältää tietoja -valintaruutu.

Oletusarvoisesti sivulle on määritetty näkymä nimeltä Kaikki kohdat. Voit myös luoda mukautetun näkymän ja tehdä siitä oletusnäkymän, jos et pidä tästä näkymästä. Useimmissa tapauksissa All Items -näkymä on kuitenkin riittävä. Jos haluat lajitella luettelon tietyn sarakkeen perusteella, muokkaa näkymää napsauttamalla sitä.

Rullaa alaspäin löytääksesi lajitteluasetukset ja valitse sitten, miten haluat sivun lajittelevan tiedot. Minun tapauksessani tämän sivun tiedot on lajiteltu Date Ordered -sarakkeen mukaan laskevaan järjestykseen.

Aika julkaista se

Kun olet valmis, listasi on valmis julkaistavaksi. Palaa takaisin Asetukset-sivulle ja napsauta Luettelon nimi, kuvaus ja navigointi -linkkiä.

Paina sitten Kyllä-valintapainiketta, jos haluat näyttää tämän luettelon Pikakäynnistysvalikossa

Tietojen syöttäminen

SharePoint luo automaattisesti syöttölomakkeen, johon pääset julkaistun luettelon yläreunassa olevasta Uusi-linkistä. Kun henkilö napsauttaa Uusi-painiketta, lomake tulee näkyviin. Tässä näet, miksi haluan sisällyttää kenttiin kuvauksen. Ne toimivat ohjeina tietojen lisäämiseksi luetteloon.

Nyt sinulla on toimiva lista. Voimme parantaa listan toimintaa entisestään käyttämällä uutta sovellusta Flow ja PowerApps, joiden linkit näet sivun yläosassa. Ohje näiden uusien ominaisuuksien käyttämiseen on saatavilla muualla tässä blogissa.

Alun perin vuonna 2017 julkaistu tämä suosittu postaus siirrettiin edellisestä blogistamme

Tee IT-liiketoiminnastasi kilpailijoita parempi. Apua IT-ammattilaisille, TechYourBooks, Super Secret News, Women in IT Scholarship -ohjelma, Ransomware Prevention Kit, 365 Security Kit ja paljon muuta. https://www.thirdtier.net