Miten laatia kassabudjetti

Digitaalikirjasto > Rahoituksen hankkiminen ja hallinta > Budjetointi ”Kuinka laatia kassabudjetti”

Periaatteellisimmillaan budjetti on suunnitelma, jonka avulla omistajat ja johtajat pyrkivät saavuttamaan yritystä koskevat tavoitteensa tiettynä ajanjaksona. Opi kassabudjetin peruskäsitteet ja arvioimaan budjettisi kuukausittain.

MITÄ ODOTATTAA

Tämä Business Builder esittelee sinulle kassabudjetin peruskäsitteet ja hahmottelee vaiheet, jotka ovat tarpeen kassabudjetin laatimiseksi yrityksellesi. Se näyttää myös, miten voit arvioida budjettia kuukausittain. Tässä Business Builderissa oletetaan, että yrityksellesi on laadittu tuloslaskelma ja tase. Näistä tilinpäätöksistä saatavat tiedot ovat olennainen osa budjetin laatimista. Ilman näitä tietoja tämä Business Builder ei välttämättä ole niin hyödyllinen kuin se voisi olla.

MITÄ SINUN PITÄÄ TIETÄÄ ENNEN ALOITTAMISTA

Budjetti on perustasollaan suunnitelma. Se on suunnitelma, jonka avulla omistajat ja johtajat voivat saavuttaa yritykselle asettamansa tavoitteet tietyn ajanjakson aikana.

Kassabudjetin laatiminen on tärkeä johtamistehtävä. Vaikka jotkut pienyritykset saattavat selviytyä jonkin aikaa ilman budjetointia, fiksut yrityksen omistajat ymmärtävät sen merkityksen. Kassabudjetti voi suojata yritystä siltä, ettei se ole valmistautunut kassavirran kausivaihteluihin, tai valmistella yritystä hyödyntämään tavarantoimittajien odottamattomia määräalennuksia.

Vaikka on olemassa muunkinlaisia budjetteja, joita voidaan laatia, kuten ennuste- tai pro forma -tilinpäätökset, kassabudjetti on johtamissuunnitelma, joka koskee yrityksen elinkelpoisuuden tärkeintä taustatekijää – kassatilannetta. Yrityksen kassatilanne määrittää, miten tavarantoimittajille maksetaan, miten pankkiiri vastaa lainapyyntöön, miten nopeasti yritys voi kasvaa sekä vaikuttaa suoraan osinkoihin, oman pääoman lisäyksiin ja kannattavuuteen.

Monien pienyritysten mielestä on hyödyllistä laatia kuukausittaiset kassabudjetit ja analysoida kuukausittain budjetoitujen ja toteutuneiden määrien väliset poikkeamat. Näin pienyritysten omistajat ja johtajat voivat pysyä ajan tasalla odottamattomasta käteisvarojen käytöstä.

Varoittelen…Käteisvarabudjetin laatiminen edellyttää arvioiden (tai parhaiden arvausten) tekemistä monista eri näkökohdista yrityksessäsi ja toimintaympäristössäsi. Tuleva myynti riippuu monista asioista, joista vähäisimpiä eivät ole kilpailu, paikallinen taloudellinen ilmapiiri ja omat sisäiset toimintasi ja kapasiteettisi. Kun myynti on arvioitu, on lisäksi johdettava mahdolliset kustannukset. Näitä lukuja laskettaessa on tärkeää pitää mielessä, että aiemmat kokemukset ovat tärkeitä, mutta myös intuitio on tärkeää. Kehitettävien arvioiden on perustuttava todellisuuteen, mutta niissä on kuitenkin oltava annos luovuutta ja, jos se on perusteltua, optimismia.

Yrityksellesi on muitakin budjetteja kuin kassabudjetti, jotka ovat tärkeitä. Kassabudjetti on kuitenkin hyvä ensimmäinen askel, jos budjetointi on sinulle uutta.

Kassabudjettia ei voi luoda tyhjiössä. Ennen budjetointiprosessia ja sen aikana yrityksen omistajien on neuvoteltava esimiesten, toimittajien ja avainhenkilöiden kanssa, jotta he voivat tehdä parhaan mahdollisen arvion kauden tavoitteiden ja niiden vaikutusten välisestä suhteesta kassatuloihin ja kassamenoihin.

Miksi laatia kassabudjetti?

Kassabudjetti on tärkeä monista eri syistä. Ensinnäkin sen avulla voit tehdä kassavaroja (tai kassavarantoa) koskevia johtopäätöksiä. Ilman budjetointiprosessin edellyttämää seurantaa voit olla tietämätön käteisvarojen kiertokulusta yrityksessäsi. Vuoden tai liiketoimintasyklin lopussa kuukausittaiset kassabudjetit osoittavat, kuinka paljon käteistä rahaa tulee yritykseesi ja miten sitä käytetään. Kausivaihtelut tulevat selviksi.

Kassabudjetin avulla voit myös arvioida ja suunnitella pääomatarpeitasi. Kassabudjetti auttaa sinua arvioimaan, onko toimintasyklissäsi jaksoja, jolloin saatat tarvita lyhytaikaista lainanottoa. Se auttaa sinua myös arvioimaan mahdollisia pitkän aikavälin lainatarpeita. Periaatteessa kassabudjetti on suunnitteluväline johdon päätöksiä varten.

Miten kassabudjetti luodaan

Kassabudjetin luomiseen tarvitaan kolme pääkomponenttia. Ne ovat:

• Aikajakso
• Toivottu kassatilanne
• Arvioitu myynti ja kulut

Aikajakso

Kassabudjettia laadittaessa ensimmäinen päätös, joka on tehtävä, on päättää ajanjakso, jota budjetti koskee. Toisin sanoen, laaditko budjetin seuraavalle kolmelle kuukaudelle, kuudelle kuukaudelle, kahdelletoista kuukaudelle vai jollekin muulle ajanjaksolle? Tässä Business Builderissa laadimme kolmen kuukauden budjetin. Annetut ohjeet soveltuvat kuitenkin mihin tahansa valitsemaasi ajanjaksoon.

Kassavaranto

Kassavarannon määrä, jonka haluat pitää kassalla, riippuu liiketoimintasi luonteesta, myyntisaamisten ennustettavuudesta ja sellaisten nopeasti ilmenevien tilaisuuksien (tai ikävien tapahtumien) todennäköisyydestä, jotka saattavat vaatia merkittävää käteisvarantoa.

Voit ehkä miettiä käteisvarantoa tietyn päivien liikevaihdon määränä. Budjetointiprosessisi auttaa sinua määrittämään, onko sinulla kauden lopussa riittävä käteisvaranto.

Arvioitu myynti ja menot

Kassabudjetin peruskäsitteenä on kaikkien tulevien käteistulojen ja käteismenojen arvioiminen, jotka tapahtuvat kyseisen ajanjakson aikana. Tärkein arvio, jonka teet, on kuitenkin arvio myynnistä. Kun tämä on päätetty, muu kassabudjetti voi loksahtaa kohdalleen.

Jos halutaan ja odotetaan myynnin kasvavan esimerkiksi 10 prosenttia, on budjetissa oikaistava useita muita tilejä. Raaka-aineet, varastot ja myytyjen tuotteiden kustannukset on tarkistettava vastaamaan myynnin kasvua. Lisäksi on kysyttävä, onko myynti- tai hallintokuluihin tehtävä lisäyksiä, vai voidaanko lisääntynyt myynti hoitaa nykyisellä ylikapasiteetilla? Miten myynnin kasvu vaikuttaa myös palkka- ja ylityökuluihin?

Sen sijaan, että jokaista kuluerää lisättäisiin 10 prosentilla, on vakavasti harkittava tiettyjä mahdollisesti syntyviä mittakaavaetuja. Toisin sanoen, ehkä tavarantoimittaja tarjoaa alennusta, jos tietyn tuotteen ostomääriä kasvatetaan, tai ehkä myynnin kasvu voidaan helposti ottaa huomioon nykyisellä myyntihenkilöstöllä; kaikki tämäntyyppiset näkökohdat on otettava huomioon ennen budjetoinnin aloittamista. Kunkin kululajin (joka näkyy tuloslaskelmassa) osalta on arvioitava, voiko se kasvaa vai pienentyä. Arvioiden olisi perustuttava kokemukseenne yrityksenne toiminnasta ja yritystänne koskeviin tavoitteisiinne sillä ajanjaksolla, jolle talousarvio laaditaan. Vähintään seuraavat odotettavissa olevien käteistulojen ja odotettavissa olevien käteismaksujen luokat olisi otettava huomioon:

• Kassavarat:
• Odotettavissa olevat käteistulot
• Kassamyynti
• Saatavien perintä
• Muut tulot
• Odotettavissa olevat käteiskulut:
• Raaka-aine (vaihto-omaisuus)
• Palkanmaksu
• Muut välittömät kulut:
• Mainonta
• Myyntikulut
• Hallintokulut
• Kasvi- ja laitosmenot
• Muut maksut

Seuraavasti kuvataan kutakin erää:

Kassavarat. Kassasaldo on kassassasi oleva käteisvarasi. Tämä sisältää sen, mitä on sekkitileilläsi, säästötileilläsi, pikkukassallasi ja muilla käteistileilläsi, joita sinulla saattaa olla.

Kassamyynti. Kun kassamyynnin perusluku on saatu, sitä on oikaistava mahdollisten kauppa- tai muiden alennusten ja mahdollisten palautusten osalta. Kuten aiemmin todettiin, myynnin (ja myyntisaamisten) perustaso määräytyy yrityksen ennusteiden, tavoitteiden ja aikaisempien kokemusten perusteella.

Saamisten perintä. Kun myyntisaamisten perustaso on vahvistettu (myyntiennusteiden perusteella), sitä on oikaistava vastaamaan sitä määrää, joka tosiasiallisesti maksetaan kyseisen ajanjakson aikana. Tyypillinen oikaisu pienelle yritykselle voisi olla oletus, että 90 prosenttia myyntisaamisista peritään sillä vuosineljänneksellä, jolla myynti tapahtuu, 9 prosenttia peritään seuraavalla vuosineljänneksellä ja 1 prosentti jää perimättä. Aiemmat kokemukset ovat luonnollisesti luotettavin indikaattori näitä oikaisuja tehtäessä.

Muut tuotot. Kassatilanteeseenne voivat vaikuttaa myönteisesti muut kuin myynnistä saadut tulot. Ehkä on investointeja, osinkoja tai odotettavissa oleva lainanotto, jotka tuovat yritykselle käteisvaroja kyseisen ajanjakson aikana. Tällaisia käteisvarojen lähteitä kutsutaan ”muiksi tuloiksi”.

Odotetut kassamenot:

• Raaka-aineet (varasto).

Pienten yritysten vähittäiskauppiailla ja valmistajilla suurin käteisvarojen menoerä on yleensä varaston tai raaka-aineiden hankintaan käytetty määrä. Jälleen kerran aiemmat kokemukset ovat paras indikaattori tulevista kassakuluista. Älä kuitenkaan unohda ottaa huomioon mahdollisia lisäyksiä, jotka ovat tarpeen ennakoidun myynnin myötä. Kannattaa myös keskustella tavarantoimittajien kanssa siitä, onko hinnoitteluun odotettavissa muutoksia.

• Palkanlaskenta.

Palkat ovat yleensä toiseksi suurin kuluerä tilikauden aikana. Älä unohda sisällyttää arvioita kaikista asianmukaisista paikallis-, osavaltio- ja liittovaltion veroista.

• Muut välittömät kulut.

Käytä tätä kohtaa kaikkiin lisäkuluihin, jotka eivät mahdu sopivasti muiden otsikoiden alle. Jos maksat lainan lyhennyksiä, merkitse ne tähän.

• Mainonta.

Mainonnan merkitys vaihtelee yritystyypeittäin. Jos ennustatte myynnin kasvua, onko siihen liitetty markkinointi- tai mainoskampanja? Nämä kustannukset on budjetoitava. Sisällytä mukaan kaikki painotuotteista (esitteet, postimainokset ja sanomalehti-ilmoitukset), radiosta tai muista mainospalveluista aiheutuvat kulut.

• Myyntikulut.

Tyypillisiä myyntikuluja ovat myyntihenkilöstön palkat ja palkkiot sekä myyntikonttorikulut. Tähän kohtaan voidaan kuitenkin sisällyttää myös kaikki matkakulut tai muut myyntiin liittyvät kulut, joita ei ole katettu muualla.

• Hallintokulut.

Yleiset toimistokulut sisältyvät tähän kohtaan. Tämä sisältää yleiskulut, puhelin- ja kopiointikulut sekä päivittäiset toimistokulut. Ellei suuria muutoksia ole meneillään, aiempi kokemus ohjaa sinua arvioimaan tulevia hallintokuluja.

• Koneet ja laitteet.

Tähän on sisällytettävä käteismaksut laitteiden lainoista, kiinnityksistä, korjauksista tai muusta ylläpidosta. Aiemmat kokemukset ohjaavat jälleen kerran.

• Muut maksut.

Jos odotatte suorittavanne käteismaksuja, jotka eivät sisälly edellä olevaan luetteloon, kirjatkaa ne tähän. (Jos ne ovat toistuvia, voit harkita erillisen rivin lisäämistä.) Tyypillisesti korot ja verot kuuluvat kuitenkin tähän kohtaan.

Tässä on esimerkki pienyrityksen kassabudjetista:

PIENYRITYKSEN KASSABUDJETTI
31.3.200x päättyvälle kolmelle kuukaudelle

KohtaTammikuuHelmikuuMaaliskuuKassan alkusaldo15,000-13,50020,000 Odotettavissa olevat käteistulot: Käteismyynti 20,00025,00030,000Saatavien perintä45,00055,00070,000Muut tulot005,000Kassakertymä yhteensä80,00066,500125,000 Odotettavissa olevat käteismaksut: Muut välittömät kulut2,0002,0002,0002,000Mainonta10,00000Myyntikulut6,0008,0006,000Hallintokulut4,5004,5004,5004,5004,500Kasvi- ja laitemenot10,00010,00010,000Muut maksut600600600600Kassamenot yhteensä93,50046,50038,500Kassan ylijäämä (tai alijäämä)-13,500*20,000*86,500

* Päättyvästä kassasaldosta tulee seuraavan kauden alkava kassasaldo.

Vaihe 1: Laadi yrityksellesi kassabudjetti kolmeksi kuukaudeksi.

KÄTEISKASSABUDJETIN ANALYSOINTI

Kassabudjetin laatiminen on vasta ensimmäinen askel kohti hyvää taloushallintoa. Seuraava askel on analysointi, jotta nähdään, kuinka lähellä odotuksia yritys on. Onko tapahtunut odottamattomia kassavirtoja? Jos on, onko yrityksen taloudellinen asema kärsinyt vakavasti?

Yksinkertainen menetelmä kassabudjetin seuraamiseksi on laatia joka kuukausi budjetoitujen ja budjetoitujen menojen vertailuarvio. Tällainen raportti koostuu kolmesta sarakkeesta. Ensimmäisessä sarakkeessa näkyvät budjetoidut summat, toisessa sarakkeessa yrityksen todellinen suoritus ja kolmannessa sarakkeessa ero prosentteina.

Alhaalla on esimerkki kuun lopun budjettiraportista kuvitteelliselle Turtle Companylle.

Budjetti vs. toteutunut-raportti
Toukokuulle 200x

KohtaBudjettiTodellinenTodellinenMuutosKassan loppusaldo 5.0005.0000% Kassaan tulot: Käteismyynti20,00022,000110%Saatavien perintä15,00013,50090%Muut tulot00 Käteisvarat yhteensä40,00040,500101% Käteismaksut: Muut välittömät kulut500500100%Mainonta5001,000200%Myyntikulut1,5001,40093%Hallintokulut500500100%Kone- ja laitekulut5,0007,500150%Muut maksut00 Kassamenot yhteensä30,20035,300116%Kassaylijäämä (tai -alijäämä)9,8005,20053%

Kuten huomaatte, palkka-, mainos- ja laitosmenot ylittivät Kilpikonnayhtiön budjetoidut määrät. Mutta koska yritys analysoi näitä lukuja kuukausittain, muutoksia voidaan tehdä ennen kuin kasvaneista kuluista tulee hallitsemattomia. Budjetti vs. toteuma -raportin avulla omistajat voivat todeta, miten todelliset kassatulot ja -menot poikkeavat odotuksista, ja tehdä mukautuksia.

Vaihe 2: Jos tiedot ovat saatavilla, rakenna yrityksellesi budjetoitu vs. toteuma -raportti.

YHTEENVETO

Tässä Business Builderissa keskitytään käteisvarojen budjetin luomiseen yrityksellesi. Vaikka on olemassa useita muuntyyppisiä budjetteja, joita voidaan laatia, pienyritysten omistajien tulisi kiinnittää tarkkaa huomiota kassatilanteeseensa ja luoda yritykselleen kassabudjetti. Kuukausittaisen budjetti vs. toteuma -raportin laatiminen antaa pienyrittäjille tietoa, jota he tarvitsevat tehdäkseen tärkeitä päätöksiä yrityksensä kassatilanteesta.

CHECKLIST

___ Muistitko kassabudjettia laatiessasi tehdä päättyvästä kassasaldosta seuraavan kauden alkavan kassasaldon?

___ Muistitko kassakustannuksia arvioidessasi ottaa huomioon mahdolliset ylimääräiset materiaali-, työ- tai muut kulut ennakoitua myyntiä varten?

___ Onko myyntitavoitteesi kaudelle realistinen?

___ Muistitko oikaista myyntisaamiset mahdollisten perimättä jääneiden määrien osalta?

___ Sisältävätkö palkkamenot verot?

RESURSSIT

Kirjat

Taloudellinen päätöksenteko: A CPA/Attorney’s Perspective by David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. by James C. Van Horne and John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. by Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Kirjoittaja: E. Bond