Mikä on suosituin terapeuttien laskutus- ja käytännönhallintatyökalu?

Monille terapeuteille liiketoimintalogistiikka on yksi vähiten houkuttelevista näkökohdista kukoistavan yksityispraktiikan pyörittämisessä. Markkinointi, asiakasmuistiinpanojen hallinta ja laskutus vievät huomion siitä, mikä on tärkeintä – viettää aikaa asiakkaiden kanssa.

Me Zencarella autamme markkinointirintamalla, joten olimme luonnollisesti uteliaita laskutuksen ja käytännön hallinnan suosituimmista työkaluista. Teimme kyselytutkimuksen ja analysoimme yli 100 terapeutin tulokset Zencare-yhteisöstä saadaksemme selville, mitkä käytännön hallintatyökalut ovat suosituimpia yksityisvastaanottoja pitävien terapeuttien keskuudessa.

Lue tästä rehellinen, omakohtainen näkemyksemme suosituimmista työkaluista, mukaan lukien siitä, mitä ominaisuuksia terapeutit arvostavat eniten, heidän unelmaominaisuuksistaan sekä todellista tietoa kustannuksista, helppokäyttöisyydestä ja integraatiosta.

SimplePractice on valittu alusta!

Tulokset ovat selvillä, ja SimplePractice voittaa! Yli kolmannes (34 %) kyselyyn vastanneista Zencare-terapeuteista käyttää SimplePracticea, mikä tekee siitä verkostomme terapeuttien suosituimman laskutus- ja ohjelmistohallinta-alustan.

SimplePractice sai 8.7/10 tyytyväisyyspistettä sitä käyttävien terapeuttien keskuudessa, ja 90 % terapeuteista mainitsi ”helppokäyttöisyyden” ominaisuudeksi, jota he arvostavat eniten.

Terapeutit käyttävät monenlaisia laskutus- ja harjoittelunhallintatyökaluja – mikään alusta ei ole enemmistönä.

Olimme yllättyneitä kuullessamme, että terapeuttien laskutus- ja harjoittelunhallintapalveluihin ja -menetelmiin on niin paljon erilaisia vaihtoehtoja. Kyselyssämme terapeutit ilmoittivat 15 erilaista tapaa hallita laskutusta ja potilastietoja, mukaan lukien verkkoalustat, offline/paperipohjaiset järjestelmät ja työskentely laskutusalan ammattilaisen kanssa. Mikään yksittäinen menetelmä ei saanut valtaosaa markkinoista, vaan useimmat terapeutit näyttävät löytävän itselleen parhaiten sopivan työkalun ja järjestelmän. Tässä on jaottelu siitä, mitä alustoja tutkittavat terapeutit käyttävät:

• SimplePractice (34 %)
• Office Ally (16 %)
• Offline/Paper-based (13 %)
• TherapyNotes (11 %)
• Therapia-aika (6 %)
• Theranest (5 %)
• Laskutusammattilainen (4 %)
• My ClientsPlus (3 %)
• Availity (2 %)
• ShrinkRapt. (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

>

SimppeliPraktiikka, Toimistoallianssija ja TerapiaNuotit muodostavat enemmistön markkinoista.

Kolmen tärkeimmän verkkolaskutus- ja vastaanotonhallintatyökalun – SimplePractice, Office Ally ja TherapyNotes – osuus kaikista käytetyistä laskutus- ja vastaanotonhallintamenetelmistä on 61 %. SimplePractice (34 %) nappasi johtoaseman, jonka jälkeen tulevat Office Ally (16 %) ja TherapyNotes (11 %).

Terapeutit valitsevat SimplePracticen ja TherapyNotesin helppokäyttöisyyden vuoksi ja Office Allyn ja paperipohjaiset offline-järjestelmät kustannusten ja kohtuuhintaisuuden vuoksi.

Miksi terapeutit valitsevat kunkin alustan? Näyttää kompromissilta helppokäyttöisyyden ja kustannusten välillä.

SimplePractice ja TherapyNotes helppokäyttöisyydessä.

90 % terapeuteista mainitsi ”helppokäyttöisyyden” tärkeimmäksi ominaisuudeksi sekä SimplePracticen että TherapyNotesin kohdalla.

Mikä tekee ykkösvaihtoehdosta, SimplePracticesta, erityisen käyttäjäystävällisen? Puhuimme Zencare-terapeuttien kanssa ja saimme selville, että he rakastavat alustan mobiilisovelluksia, täysin sähköistä vastaanottoprosessia ja käyttäjäystävällistä estetiikkaa.

SimplePracticella on sekä iOS- että Android-mobiilisovellukset – iOS-sovelluskaupassa sillä on 4 289 arvostelua, joiden keskiarvo on 4.7 tähteä 5:stä.

Kuvan tarjoaa SimplePractice

”Pidän SimplePracticen mobiilisovelluksesta ja käytän sitä koko ajan”, sanoo tohtori Ruben Hopwood, lisensoitu psykologi Cambridgessa, Massachusettsissa.

Tohtori Hopwood mainitsee SimplePractice-sovelluksen etuina nämä ominaisuudet:

• Katso kaikki vireillä olevat asiat/asiakirjat
• lähettää ja vastaanottaa turvallisia pikaviestejä asiakkailta (esim. asiakkaat voivat ilmoittaa hänelle suoraan, kun he ovat myöhässä)
• Käsittele maksuja
• Tarkista ja muuta kalenteria
• Tietokoneen ja mobiilisovelluksen välinen käyttöliittymä tekee työskentelystä helppoa ja helppokäyttöistä

Kristen Acciari, lisensoitu kliininen sosiaalityöntekijä Warwickissa, Rhode Islandissa, sanoo, että ratkaiseva syy, jonka vuoksi hän on valinnut SimplePractice-ohjelman minkä tahansa muun työkalun sijasta, on niiden täysin sähköinen vastaanottoprosessi. ”Se on korvaamaton arvo – kuuden kliinikon ryhmäklinikkana emme mitenkään pystyisi hoitamaan nykyistä asiakasmääräämme vanhalla paperilomakkeella ja tietojen transkriptioprosessilla.”

Estetiikka voi olla myös toinen syy siihen, että palveluntarjoajat valitsevat SimplePracticen – 31 prosenttia tutkituista käyttäjistä pitää SimplePracticen yleisestä ulkoasusta.

Kuvan tarjoaa SimplePractice

”Ohjelmisto on helppokäyttöinen, hyvin vuorovaikutteinen ja miellyttävä silmälle”, sanoo tohtori Sarah Karytko, psykologi, joka käyttää SimplePracticea vastaanotollaan Brooklinessa, Massachusettsissa.”

TherapyNotesilla taas ei ehkä ole sovellusta (vielä!), mutta käyttäjät vaikuttavat tyytyväisiltä kokonaistuotteeseen. ”Olen käyttänyt TherapyNotesia yli vuoden ajan, ja olen ollut erittäin tyytyväinen sekä sen toiminnallisuuteen että käyttäjäystävällisyyteen”, sanoo Jamie Bloom, lisensoitu kliininen sosiaalityöntekijä Brooklynissa, New Yorkissa.

Kuvan tarjoaa TherapyNotes

TheraNestillä, jota 5 % tutkituista terapeuteista käyttää, on tosin iOS-sovellus – vaikkakin koska sillä on kirjoitushetkellä App Storessa vain 9 arvostelua, se saattaa olla (kirjaimellisesti!) aliarvostettu. Stephanie Saklad, lisensoitu luovien taiteiden terapeutti Queensissa, New Yorkissa, on käyttänyt TheraNestiä tyytyväisenä noin kahden vuoden ajan. Taideterapeuttina hän arvostaa sitä, että ”on osa, johon voin skannata asiakirjoja, jotta voin skannata asiakkaiden taideteoksia sekä heidän vastaanottopapereitaan”.

Office Ally ja muut ilmaiset työkalut voittavat kustannuksissa.

Kolme neljäsosaa terapeuteista ilmoitti ”kustannukset/edullisuus” tärkeimmäksi asiaksi, josta he pitävät Office Allyssä.

Ja se on järkevää – koska suurin osa Office Allysta on ilmaista! (Lukuun ottamatta ei-par-korvausvaatimusmaksua, jota sovelletaan, kun vähintään 50 % kuukausittaisesta korvausvaatimusvolyymista kohdistuu ei-par-maksajiin).

Image courtesy of Office Ally/Vimeo

Tämähän on verrattavissa SimplePracticen perusmaksuun, joka on 39-$59 dollaria/vuosi, ja TherapyNotesin perusmaksuun, joka on 49-$59 dollaria/vuosi – ja tämä ennen lisämaksuja korvausvaatimusten käsittelystä, luottokorttimaksuista ja lisätyistä lisäominaisuuksista, kuten etähoidosta.

Terapeutit, jotka käyttävät omia järjestelmiään tai paperipohjaisia järjestelmiä, valitsevat tämän reitin kustannushyötyjen vuoksi.

Claudia Giolitti, lisensoitu psykoterapeutti New Yorkissa, käyttää G-Suiten Google Sheets -ohjelmaa vastaanotollaan. G-Suite on Googlen tuotteiden yrityksille suunnattu versio, ja se tarjoaa mahdollisuuden allekirjoittaa BAA-sopimus (Business Associates Agreement), jotta se olisi HIPAA-suojattu; Google Sheets toimii kuten Excel, ja sen avulla käyttäjät voivat rakentaa ja hallita laskentataulukoita.

Giolitti rakastaa sitä, että hän voi hoitaa yrityksensä hallintotyöt ilmaiseksi – mutta estetiikan ja helppokäyttöisyyden suhteen hän ei ole niin myyty. ”Olisi ihanaa, jos siinä olisi automaattinen korjaustoiminto tai malleja erilaisista hyödyllisistä lomakkeista”, hän sanoo. ”Esimerkiksi mallilomake veroja, kuluja, tuloja, potilaiden palvelupäiväkirjaa jne. varten. Lisäksi salasanalla suojattu mahdollisuus jakaa lomakkeita saman vastaanoton terapeuttien kesken, ja parempi ulkoasu”. Se on aika yksinkertainen ja vihreä!”

Terapeutit ovat yleensä tyytyväisiä valintoihinsa!

Ovatko terapeutit hallinneet onnellisuuden taidon? Suurimmaksi osaksi he ovat tyytyväisiä asiakkaita! Lähes puolet kolmen tärkeimmän verkkoalustan käyttäjistä ilmoitti olevansa yleisesti ottaen tyytyväisiä valitsemaansa alustaan.

SiimplePracticea käyttävistä terapeuteista noin puolet (47 %) ilmoitti olevansa yleisesti ottaen tyytyväisiä eikä heillä ollut valituksia. Hieman yli kolmannes käyttäjistä (37 %) toivoi, että alusta olisi edullisempi. 17 % terapeuteista ei pitänyt asiakaspalvelua avuliaana tai helposti lähestyttävänä.

Unelmaominaisuudet: Terapeutit toivoivat, että heidän alustoillaan olisi suojattu sähköpostin lähetys eräajona, että asiakkaat voisivat ladata asiakirjoja ja että heillä olisi enemmän mahdollisuuksia praktiikan brändäykseen.

Laskutus- ja ohjelmistotyökalujen kannattaisi ehkä ottaa huomioon: Terapeuteilla on paljon parannusideoita!

”Toivoisin, että voisin käyttää suojattua viestinvälitystä, jotta voisin lähettää kaikille potilaille kerralla kokonaisen sähköpostiviestin vastaanoton päivityksistä”, sanoo tohtori Karytko, muuten tyytyväinen SimplePractice-asiakas. ”Tällä hetkellä voin turvallisesti lähettää yksittäisiä viestejä potilaille, mutta sähköpostiviesti olisi parempi.”

Tohtori Hopwoodilla on myös muutamia ideoita SimplePracticea varten. ”Yksi asia, jota todella tarvitsen ja jota ei tällä hetkellä ole saatavilla, on se, että asiakkaat voivat ladata pyytämiäni asiakirjoja, kuten kopioita arviointiraporteista, lääketieteellisiä tietoja, kotiutus- tai testausyhteenvetoja ja tietojen luovutuslomakkeita.” Toinen (kieltämättä pieni) toive? ”

Brennan Mallonee, lisensoitu mielenterveysneuvoja Somervillessä, Massachusettsissa, käyttää MyClientsPlus-palvelua – ja vaikka hän arvostaa erehtymättömän lämminhenkistä asiakaspalvelua, hän näkee ominaisuuksissa parantamisen varaa. ”Aikataulutus, ajanvarausilmoitukset ja luottokorttitiedostot hoidetaan Jituzun kautta, joka ilmeisesti oli ennen MyClientsPlusista erillinen yritys. Osa näiden kahden järjestelmän välisestä integraatiosta on vielä hieman hankalaa.”

G-Suiten käyttäjä Giolitti lisää vielä yhden unelmaominaisuuden: mahdollisuuden ”asettaa ajanvarausmuistutuksia asiakkaille ja lähettää automaattisia sähköpostiviestejä, kun on heidän syntymäpäivänsä!”

Paperipohjainen, offline-järjestelmä on edelleen valinta numero 3!

Onko paperipohjainen hallinto menneisyyttä? Ei näköjään vielä – kyselyyn vastanneista terapeuteista 13 % ilmoitti, että he hoitavat laskutuksensa joko offline-tilassa tai paperipohjaisella järjestelmällä. Tämä tekee paperipohjaisesta hallinnoinnista 3. suosituimman vaihtoehdon Office Allyn (16 %) ja TherapyNotesin (11 %) välissä.

Miksi jotkut terapeutit päättävät pysyä offline-tilassa? 85 % ilmoittaa, että kustannukset ja kohtuuhintaisuus ovat ykkösasia, josta he pitävät, kun he pysyvät ilman tekniikkaa. Mutta terapeutit näyttävät myös tottuneen kehittämäänsä järjestelmään – 70 % ilmoittaa helppokäyttöisyyden syyksi siihen, miksi he haluavat pysyä paperipohjaisena, mukaan lukien seuraavat kommentit:

• ”Ei ongelmia, joita olen kokenut teknologiapohjaisten työkalujen kanssa.”
• ”Olen tottunut siihen.”
• ”Ei digitaalista turvallisuusriskiä.”

Hauskoja huutoja: Yksi terapeutti kertoi, että heidän ”aviomiehensä hoitaa laskutukseni” ja että he pitävät tätä menetelmää parempana, koska ”hän ei tee virheitä ja seuraa myöhästyneitä korvauksia”. Rakastamme tiimityötä! Ja eräs vastaaja oli ”itse luonut” oman alustansa – yrittäjähenkeä!

Hyvin harvat terapeutit ulkoistavat laskutuksen ammattilaiselle.

Kiireästä aikataulustaan huolimatta lähes kaikki kyselyyn vastanneet terapeutit hoitivat laskutuksensa ja vastaanotonhallintansa itse, ja vain 4 prosenttia heistä työskenteli palkatun laskutusalan ammattilaisen kanssa. #hustle is real!

Terapeuteilla NYC:ssä, Bostonissa ja Rhode Islandilla on samankaltaisia valintoja, kun on kyse käytäntöjenhallinta-alustoista – mutta Rhode Islandin terapeutit ovat hieman monipuolisempia mieltymyksissään.

Erotelevatko suosikkialustat maantieteellisesti? Tulokset eivät juuri eronneet toisistaan kolmella tutkittavalla alueella, ja suosituimman alustan järjestyksessä oli hyvin pieniä eroja.

New Yorkin terapeuteille SimplePractice voitti yli kolmanneksen terapeuteista (37 %), ja seuraavina olivat offline/paperipohjainen (16 %), Office Ally (14 %) ja TherapyNotes (9 %).

Lähes puolet bostonilaisista terapeuteista osoitti uskollisuuttaan SimplePracticelle (45 %), jonka jälkeen tulivat Office Ally (20 %), offline/paperipohjainen (15 %) ja TherapyNotes (10 %).

Rhode Islandin terapeutit jakoivat suosikkimenetelmänsä enemmän, ja suosituin vaihtoehto, SimplePractice, sai alle kolmanneksen terapeuteista; seuraavina olivat Office Ally (15 %), tasapisteissä TherapyNotes ja Therapy Appointment (kumpikin 13 %) sekä offline/paperipohjainen (8 %).

Johtopäätös? SimplePractice voittaa helppokäyttöisyydellä ja ominaisuuksien runsaudella, Office Ally voittaa kustannuksilla ja edullisuudella, ja TherapyNotes saattaa olla aliedustettu helmi – tyytyväisyyspisteiden ollessa samansuuruiset kuin SimplePracticella.

Lue lisää kustakin laskutus- ja harjoittelunhallinta-alustasta analyysistämme TherapyNotesin, TheraNestin, Office Allyn ja SimplePracticen ominaisuuksista ja kustannuksista, mukaan lukien Zencare-palveluntarjoajien arviot. Tässä kerrotaan, miten valita SimplePractice vs. TherapyNotes, ja vertailemme myös terapeuttien laskutus- ja käytännönhallinta-alustoja.

Aloitat tai haluat kasvattaa yksityispraktiikkaasi? Liity Zencare-terapeuttiverkostoon ja ole osa tarkistettujen palveluntarjoajien tukevaa yhteisöä! Voit esittää kysymyksiä aktiivisen sähköpostilistamme kautta, rakentaa ammattimaista verkkoläsnäoloa ja saada suosituksia asiakkaista, jotka sopivat erinomaisesti praktiikkaasi. Varaa ilmainen puhelu terapeuttien menestysryhmämme kanssa jo tänään saadaksesi lisätietoja.

Kyselymme lähetettiin yli 500 Zencare-verkostoon kuuluvalle terapeutille New Yorkissa, Rhode Islandilla ja Massachusettsissa 18.1.-21.1.2019. Analyysimme tehtiin niistä 102 vastauksesta, jotka saimme palveluntarjoajilta.