Kuinka parantaa yrityskirjoittamista

Kirjoitat luultavasti koko ajan työssäsi: tarjouksia asiakkaille, muistioita ylimmälle johdolle, jatkuvaa sähköpostivirtaa kollegoille. Mutta miten voit varmistaa, että kirjoituksesi on mahdollisimman selkeää ja tehokasta? Miten saat viestinnästäsi erottuvan?

Mitä asiantuntijat sanovat
Ylityöllistetyt johtajat, joilla on vähän aikaa, saattavat ajatella, että kirjoittamisen parantaminen on työlästä tai jopa kevytmielistä. Mielenkiintoisen ja älykkään lauseen muotoileminen on kuitenkin olennaisen tärkeää, jotta voi viestiä tehokkaasti, voittaa liiketoimintaa ja erottua muista. ”Kuten Marvin Swift ikimuistoisesti sanoi, selkeä kirjoittaminen tarkoittaa selkeää ajattelua”, sanoo Kara Blackburn, johtajaviestinnän lehtori MIT Sloan School of Managementissa. ”Sinulla voi olla kaikki maailman hienot ideat, mutta jos et osaa viestiä, kukaan ei kuule niitä.” Onneksi kaikilla on kyky kehittyä, sanoo Bryan Garner, The HBR Guide to Better Business Writing -kirjan kirjoittaja. Tehokas kirjoittaminen ”ei ole lahja, jolla syntyy”, hän sanoo. ”Se on taito, jota viljellään.” Näin kirjoitat yksinkertaisesti, selkeästi ja täsmällisesti.

Ajattele ennen kuin kirjoitat
Ennen kuin laitat kynän paperille tai kädet näppäimistölle, mieti, mitä haluat sanoa. ”Virhe, jonka monet ihmiset tekevät, on se, että he aloittavat kirjoittamisen ennenaikaisesti”, Garner sanoo. ”He työstävät ajatuksiaan kirjoittaessaan, mikä tekee kirjoituksesta vähemmän jäsenneltyä, kiemurtelevaa ja toistuvaa.” Kysy itseltäsi: Mitä yleisöni pitäisi tietää tai ajatella luettuaan tämän sähköpostin, ehdotuksen tai raportin? Jos vastaus ei ole heti selvä, etenet liian nopeasti. ”Astu taaksepäin ja käytä enemmän aikaa ajatusten keräämiseen”, Blackburn neuvoo.

Ole suora
Kerro asiasi heti aluksi. Monet huomaavat, että koulussa kehitetty kirjoitustyyli ja -rakenne ei toimi yhtä hyvin yritysmaailmassa. ”Yksi liikekirjoittamisen suurista sairauksista on viestin lykkääminen kirjoituksen keskivaiheille”, Garner sanoo. Esittämällä pääajatuksesi lyhyesti ja ytimekkäästi ensin säästät lukijaltasi aikaa ja terävöität argumenttiasi, ennen kuin siirryt kirjoituksesi suurimpaan osaan. Kun kirjoitat pidempiä muistioita ja ehdotuksia, Garner ehdottaa, että asia ja ratkaisuehdotus esitetään ”enintään 150 sanalla” ensimmäisen sivun alussa. ”Hanki taito tiivistää”, hän sanoo. ”Jos aloituskappaleesi ei ole hyvä, koko kirjoituksestasi ei tule hyvää.”

Cut the fat
Älä ”käytä kolmea sanaa, kun yksi riittäisi”, Blackburn sanoo. Lue kirjoitustasi kriittisin silmin ja varmista, että jokainen sana toimii kohti suurempaa pointtia. Leikkaa pois jokainen tarpeeton sana tai lause. Ei esimerkiksi tarvitse sanoa ”yleinen mielipide”, kun ”konsensus” riittää. ”Heti kun lukijat kokevat, että kirjoitus on liian pitkäveteinen, he alkavat sulkea sen pois”, Garner sanoo. Hän ehdottaa prepositioiden poistamista (näkökulmasta tulee näkökulma), -ion-sanojen korvaamista toimintaverbeillä (provided protection to tulee protected), supistusten käyttämistä (don’t sen sijaan do not ja we’re sen sijaan we are) ja is, are, was ja were vaihtamista vahvempiin verbeihin (indicates sen sijaan is indicative of).

Avoid jargonia ja 10 dollarin arvoisia sanoja
Yritystoimintakäsikirjoitukset ovat täynnä toimialakohtaisia muotisanoja ja lyhenteitä. Ja vaikka nämä termit ovat joskus väistämättömiä ja voivat toisinaan olla hyödyllisiä lyhennelminä, ne kertovat usein laiskasta tai sekavasta ajattelusta. Jos niitä käytetään liikaa, lukijasi olettaa, että olet autopilotilla – tai, mikä vielä pahempaa, hän ei ymmärrä, mitä sanot. ”Jargon ei tuo mitään lisäarvoa”, Blackburn sanoo, mutta ”selkeys ja ytimekkyys eivät koskaan mene pois muodista”.” Garner kehottaa laatimaan ”mustan listan” vältettävistä sanoista, kuten ”actionable”, ”core competency”, ”impactful” ja ”incentivize”. Myös mahtipontista kielenkäyttöä kannattaa välttää. Kirjoittajat uskovat usein virheellisesti, että älykkyyden osoituksena on käyttää isoa sanaa, kun yksinkertainen sana riittää. Se ei ole sitä.

Lue, mitä kirjoitat
Asetu lukijasi asemaan. Onko asiasi selkeä ja hyvin jäsennelty? Ovatko lauseet suoraviivaisia ja ytimekkäitä? Blackburn kehottaa lukemaan kohdat ääneen. ”Silloin nuo puutteet paljastuvat: aukot argumenteissasi, kömpelö lause, kaksi kappaletta liian pitkä jakso”, hän sanoo. Äläkä pelkää pyytää kollegaa tai ystävää – tai vielä parempi, useita kollegoita ja ystäviä – muokkaamaan työtäsi. Toivota palaute tervetulleeksi, älä paheksu sitä. ”Editointi on ystävyyden teko”, Garner sanoo. ”Se ei ole aggressiivinen teko.”

Harjoittele joka päivä
”Kirjoittaminen on taito”, sanoo Blackburn, ”ja taidot paranevat harjoittelemalla.” ”Kirjoittaminen on taito”, sanoo Blackburn. Garner kehottaa lukemaan hyvin kirjoitettua materiaalia joka päivä ja kiinnittämään huomiota sanavalintaan, lauserakenteeseen ja sujuvuuteen. ”Ala kiinnittää huomiota Wall Street Journalin tyyliin”, hän sanoo. Investoi tyylin ja kieliopin oppaaseen viitteeksi – Garner suosittelee Fowlerin Modern English Usage -teosta. Mikä tärkeintä, varaa aikatauluusi aikaa muokkaamiseen ja tarkistamiseen. ”Omien kirjoitusten kirjoittaminen ja muokkaaminen on se paikka, jossa muutos tapahtuu, eikä se tapahdu nopeasti”, Blackburn sanoo. ”Aika on hyvin käytetty, koska hyvät kirjoittajat erottuvat työssä.”

Muistettavia periaatteita:

Tee:

• Suunnittele, mitä aiot sanoa, jotta kirjoituksesi olisi suoraviivaisempaa ja tehokkaampaa.
• Käytä sanoja säästeliäästi ja pidä lauseet lyhyinä ja ytimekkäinä.
• Välttäkää jargonia ja ”hienoja” sanoja. Pyri sen sijaan selkeyteen.

Älä:

• Väitä, ettet yksinkertaisesti osaa kirjoittaa. Kuka tahansa voi tulla paremmaksi kirjoittajaksi harjoittelemalla.
• Esitä, että ensimmäinen luonnoksesi on täydellinen tai edes välttävä. Jokaista asiakirjaa voi parantaa.
• Hautaa väitteesi. Esitä pääajatuksesi mahdollisimman pian.

Tapaustutkimus #1: Älä pelkää jakaa
Kun David McCombie aloitti työnsä liikkeenjohdon konsulttina McKinsey & Companyssa, hän tajusi heti, että Harvardin oikeustieteellisessä korkeakoulussa hiottu kirjoitustyyli ei sopinut hyvin johtotason viestintään. ”Kyse oli argumenttieni rakenteesta”, David sanoo. ”Sain palautetta, että minun pitäisi päästä asiaan nopeammin.”

Juridisessa tai akateemisessa kirjoittamisessa ”aloitat yleensä asian rakentamisella ja laitat pääkohdan aina loppuun asti”, hän sanoo. ”Mutta yritysviestinnässä on parasta aloittaa ensin johtopäätöksestä.”

Tehdäkseen kirjoittamisestaan suorempaa ja tehokkaampaa David pyysi useilta vanhemmilta kollegoiltaan kaikki heidän aiemmat esityksensä ja raporttinsa, jotta hän voisi jäljitellä niiden muodon ja tyylin keskeisiä elementtejä. Hän myös kopioi tärkeistä sähköpostiviesteistä luotettavia kollegoita, jotka olivat erityisen taitavia viestijöitä, ja pyysi heiltä palautetta.

David on siirtänyt nämä käytännöt Miamissa perustamassaan pääomasijoitusyhtiössä, McCombie Groupissa. ”Lähetän kaiken tärkeän kumppanilleni, ja hän lukee sen läpi”, David sanoo ja lisää, että hän tietää paremmin kuin ottaa muokkaukset henkilökohtaisesti. ”Keskustelemme siitä, voisiko ajatuksen välittää paremmin, miten voisimme olla ytimekkäämpiä.”

Kirjoittamisensa parantamisella on ollut suora vaikutus Davidin kykyyn tulla vaikutusvaltaiseksi äänenkannattajaksi omalla alallaan. Hän kirjoittaa parhaillaan kirjaa pääomasijoitusyhtiönsä niche-markkinoista, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

”Vaikka olisin osannut hyvän liikekirjoittamisen alusta alkaen, uskon, että kirjoittamisen jatkuva parantaminen ja sen vieminen seuraavalle tasolle on ehdottoman tärkeää menestyksen kannalta”, David sanoo. ”Mitä enemmän sitä tekee, sitä helpommaksi se muuttuu.”

Tapaustutkimus nro 2: Opiskele hyvää kirjoittamista
Tim Glowa oli jo luonut menestyksekkään uran strategisen markkinoinnin konsulttina, kun hän päätti asettaa kunnianhimonsa hieman korkeammalle. ”Halusin, että minua pidettäisiin ajatusjohtajana”, Tim sanoo, ”ja sitä varten minulla täytyi olla oma näkemykseni ja minun täytyi tuoda tämä näkemys julkisuuteen.”

Hän tiesi, että älykkäiden, ymmärrettävien mielipidekirjoitusten ja tutkimuspapereiden laatiminen oli avainasemassa hänen ammatillisen maineensa parantamisessa. Kollegat ja kollegat ottivat hänen kirjoituksensa jo hyvin vastaan, mutta suuri osa hänen kokemuksestaan oli peräisin akateemisesta kirjoittamisesta. Niinpä hän alkoi lukea liike-elämän julkaisuja, kuten McKinsey Quarterlya, tyyliä varten. ”Tutkin, miten he viestivät”, Tim sanoo, ”ja pyrin tekemään omasta kirjoituksestani suorempaa ja ytimekkäämpää.”

Hän sisällytti kirjoittamiseensa myös hahmottelurituaalin. Ennen raporttien ja muistioiden kirjoittamista hän aloittaa nyt lyhyen hahmotelman kolmesta päätavoitteesta. ”Ei voi vain alkaa kirjoittaa ja odottaa pääsevänsä jonnekin”, hän sanoo. ”Se on kuin lähtisi kävelylle tietämättä, missä määränpää on.”

Tim, joka on nykyään Bug Insights -nimisen markkinointianalytiikkayrityksen toinen perustaja, uskoo, että nämä ponnistelut ovat tehneet hänestä tehokkaamman viestijän, sillä ne ovat parantaneet paitsi pidempiä kirjoituksiaan, myös sähköpostejaan ja jopa ääniviestejään. ”Se heijastuu käytännössä kaikkeen viestintääni”, hän sanoo. Ja hänen työnsä löytää yleisön. Useita hänen kirjoituksiaan on ladattu yli 100 000 kertaa, ja eräs Fortune 50 -yritys käytti hiljattain yhtä hänen kirjoituksistaan sisäisessä koulutus- ja kehitysohjelmassaan.

Tim on tyytyväinen edistymiseensä, mutta sanoo, että hän ei aio lopettaa lisäponnistelujen tekemistä. ”Sen eteen on tehtävä töitä”, hän sanoo. ”Aina kun kehität uutta taitoa, sinun on opiskeltava sitä.”