Kuinka kirjoittaa seurantasähköposteja, jotka käytännössä takaavat vastauksen (malleineen!) – Mindmaven.com

Kuinka kirjoittaa seurantasähköposteja, jotka käytännössä takaavat vastauksen (malleineen!)

Oletko koskaan viettänyt ikuisuudelta tuntuvia aikoja ”täydellisen” sähköpostiviestin laatimiseen saadaksesi vastineeksi pelkkää radiohiljaisuutta? Jos olet yhtään samanlainen kuin useimmat ihmiset, olet luultavasti tehnyt niin.

Loppujen lopuksi hiljattain tehdyssä tutkimuksessa todettiin, että keskivertoihminen saa noin 141 sähköpostiviestiä päivässä, mutta lähettää vain 40.

Ei tarvitse olla matemaatikko tajutakseen, että se tarkoittaa, että kolme neljäsosaa sähköposteista, jotka joku saa, ei koskaan saa vastausta. Kysymys kuuluukin, miten voit kasvattaa todennäköisyyttäsi kuulua tuohon himoittuun 1/4:ään?

Totta kai: sillä, miten kirjoitat ensimmäisen sähköpostiviestisi, on suuri merkitys, ja olemme jo puhuneet melko laajasti siitä, miten kirjoitat sähköpostiviestejä, joihin vastataan.

Mutta loppujen lopuksi ensimmäinen sähköpostiviestisi on vain puolet taistelusta. Vaikka tekisit kaiken oikein, et välttämättä silti saa vastausta. Ja kun näin käy, onni on seurantasähköpostissa.

Ongelma on, että monet ihmiset eivät tiedä, miten tai milloin lähettää seurantasähköposteja. Tämä epävarmuus saa heidät tuntemaan olonsa epämukavaksi, ja sen seurauksena he eivät useinkaan pääty lähettämään mitään (tai he lähettävät jotain, joka on parhaimmillaan tehotonta).

Tänään puhumme kolmesta todistetusti toimivasta seurantasähköpostimallista, joita käyttämällä voit käytännössä taata vastauksen vastaanottajalta.

Huomautus: Tämä blogikirjoitus on osa uutta verkko-ohjelmaamme Sähköpostivastaukset & Mahdollisuuksien luominen -kurssi. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja!

Ensimmäiset asiat ensin: Päästä yli itsestäsi – se ei ole henkilökohtaista

Mutta ennen kuin pääsemme siihen, haluan huomauttaa eräästä tärkeästä asiasta. Jos lähetät sähköpostia, johon et saa vastausta, älä ota sitä henkilökohtaisesti.

Vastauksen puuttuminen ei välttämättä tarkoita, että sähköpostissasi olisi ollut jotain vikaa, eikä se välttämättä tarkoita, että vastapuoli jättää sinut tahallaan huomiotta.

Kokemukseni mukaan näin on harvoin.

Totuus on, että vastaanottaja luultavasti näki sähköpostisi ja hänellä oli aikomus vastata. Vain, myöhemmin. Kun asiat ovat hidastuneet. Ongelma on se, että – parhaista aikomuksista huolimatta – kun asiat vihdoin hidastuivat tunteja (tai jopa päiviä) myöhemmin, hän yksinkertaisesti unohti.

Tiedän, että olen tehnyt niin, ja sinäkin saatat syyllistyä siihen.

Pidä se siis mielessä:

Hän ei jätä sinua huomiotta, etkä sinä kiusaa häntä lähettämällä jatkosähköpostia (jos teet sen oikein). Itse asiassa, jos olet todella varma siitä arvosta, jota uskot voivasi tarjota tälle henkilölle, tekisit hänelle karhunpalveluksen, jos et ottaisi yhteyttä.

Työnnä siis alkuvaiheen epämukavuuden yli, ja uskon, että huomaat, että monet ihmiset todella arvostavat muistutusta.

Neljän viikon seurantasähköpostin pelisuunnitelma

Ja kun tämä on sanottu, siirrymme seurantasuunnitelmaan.

Alta löydät kolme erillistä seurantasähköpostia. Huomaa, että näiden sähköpostiviestien ei ole tarkoitus olla keskenään vaihdettavissa – ne ovat sarja, jonka tulisi tapahtua neljän viikon aikana (älä huoli, annan sinulle ajoitussuosituksia).

Lyhyt huomautus: Nämä mallit ovat osoittautuneet kerta toisensa jälkeen hyväksi sekä omassa kokemuksessani että monien asiakkaideni kokemuksissa. Joten vaikka haluat varmasti muokata sisältöä, jotta se tuntuisi siltä, että se tulee sinulta, suosittelen, ettet poikkea liian kauas alkuperäisestä viestinnästä.

Seuraava sähköpostiviesti nro 1: Nopea uudelleenpingaus

Tämä ensimmäinen seurantaviesti tulisi lähettää 5 päivää alkuperäisen sähköpostiviestisi jälkeen, ja sillä on vain yksi tarkoitus: tuoda nimesi takaisin heidän postilaatikkonsa kärkeen.

Sen tulisi olla lyhyt, matalapaineinen ja syyllistämätön. Sisällön kannalta kaikki, mitä teet, on tiivistää alkuperäisen sähköpostiviestisi sisältö yhteen tai kahteen lauseeseen.

On myös hyvä idea sisällyttää alkuperäinen viestisi tämän jatkosähköpostiviestin alareunaan, jotta vastaanottajan ei tarvitse kaivella postilaatikkoaan löytääkseen sen. Esimerkiksi:

Subject: Touching Base

Hey John,

Halusin vain seurata sähköpostia, jonka lähetin jokin aika sitten tapaamisesta pikahaastattelua varten. Löydät alkuperäisen sähköpostin allekirjoitukseni alta. Olisitko siitä kiinnostunut?

Kiitos,

Anne

Useimmissa tapauksissa uskon, että yksi ainoa yllä olevan kaltainen seurantaviesti riittää saamaan haluamasi vastauksen. Mutta jos se ei …

Seurantasähköposti #2: Ystävällinen tarkistus

Toisen seurantasähköpostin pitäisi tulla 7 päivää ystävällisen Re-Ping-seurantasähköpostiviestin jälkeen.

Kuten ensimmäisessäkin viestissä, tavoitteenasi ei ole syyllistää tai syyllistää toista henkilöä. Itse asiassa tämän sähköpostin pitäisi tehdä juuri päinvastoin. Anna vastaanottajallesi mahdollisuus epäillä ja oleta, että viestisi ovat yksinkertaisesti kadonneet jonnekin. Esimerkiksi:

Subject:

Hi John,

Halusin lähettää nopean viestin sähköpostini seurannasta, joka koski yhteydenottoa lyhyeen haastatteluun.

Koska en ole vielä kuullut vastausta, mietin, saitko sähköpostit ylipäätään perille, ja halusin varmistaa, etteivät ne ole jääneet huomaamatta (tiedän, että minulta on varmasti jäänyt huomaamatta muutama sähköpostiviesti, jotka on vahingossa lajiteltu roskapostiin). Olisi hienoa, jos voisit lähettää minulle pikapingin ja kertoa, että olet saanut sen. Olen liittänyt alkuperäisen sähköpostiviestin alla olevaan viestiin.

Cheers,

Anne

Suosittelen jälleen pitämään tämän sähköpostiviestin samassa viestiketjussa kuin alkuperäisen seurantaviestisi, jotta heillä on kaikki asiayhteys ja tiedot, joita he tarvitsevat vastatakseen suoraan tähän sähköpostiviestiin.

Seuraava sähköpostiviesti nro 3: Viimeinen tilaisuus

Viimeinen seurantasähköpostiviesti on lähetettävä 14 päivän kuluttua Ystävällisestä ilmoittautumisesta. Tässä vaiheessa on kulunut jo melkein 30 päivää, joten on aika muuttaa lähestymistapaa hieman.

Tässä viestissä pyrit luomaan kiireen tunteen ottamalla tarjouksesi pois pöydältä. Annan ensin esimerkin, jonka jälkeen puran sen keskeisiin elementteihin:

Subject: Hei John,

Koska en ole onnistunut tavoittamaan sinua sähköpostitse, ajattelin kokeilla eri kanavaa. Jätin sinulle juuri ääniviestin, joka on jatkoa muutaman viikon takaiselle tutkimusprojektin sähköpostiviestille.

Jos en ole saanut sinulta vastausta, oletan, että nyt ei ole paras mahdollinen hetki ja lopetan asian seuraamisen. Jos ymmärsin tilanteen väärin ja olet kiinnostunut, laita minulle pikaisesti pingiä. Olen liittänyt alkuperäisen sähköpostiviestin alla olevaan viestiin tiedoksi.

Kiitos,

Anne

Kuten huomaat, tässä sähköpostiviestissä on kaksi pääkomponenttia:

• Ensiksi siinä oletetaan, että olet yrittänyt tavoittaa vastaanottajan muulla välineellä. Ehkä sähköposti ei vain ole hänen suosikkiviestintämenetelmänsä, hänen roskapostisuodattimensa ovat liian korkealla tai hänen postilaatikkonsa on yksinkertaisesti liian täynnä. Voit ratkaista tämän mahdollisen ongelman yksinkertaisesti kokeilemalla uutta yhteydenpitomenetelmää, kuten puheluita, tekstiviestejä tai sosiaalista mediaa.
• Toiseksi se luo kiireellisyyden ja niukkuuden tunteen rivillä: ”Jos en ole kuullut sinulta mitään, oletan, että nyt ei ole paras mahdollinen hetki ja lopetan tämän asian seuraamisen.” Jos vastaanottaja on kiinnostunut tarjoamastasi tai pyytämästäsi asiasta, tuollainen repliikki saa lähes takuuvarmasti vastauksen.

Wait: Entä jos en vieläkään saa vastausta näiden sähköpostien jälkeen?

Tosiasiassa – jopa oikealla alkuviestillä ja edellä esitetyllä jatkosähköpostin pelisuunnitelmalla – et silti saa vastausta jokaiseen lähettämääsi sähköpostiviestiin (varsinkaan, kun puhumme kylmistä sähköposteista).

Jos et ole saanut vastausta näiden kolmen sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen, on yleensä turvallista olettaa, että nyt ei ole hyvä hetki niille. Suosittelen hyllyttämään yhteydenottoyritykset 3-6 kuukaudeksi – suhteesta ja asiayhteydestä riippuen – ja yrittämään sitten uudelleen.

Loppujen lopuksi:

Seurannassa on onni, mutta…

Muista, että edellä mainitut kolme sähköpostiviestiä perustuvat oletukseen, että kirjoitit alun perin vastaamisen arvoisen sähköpostiviestin.

Jos olet samanlainen kuin minä ja monet asiakkaani, sähköposti on perustavanlaatuinen osa liiketoimintaa, joten on tärkeää varmistaa, että saat tästä välineestä mahdollisimman paljon lisäarvoa.

Tätä varten tiimini ja minä lanseerasimme hiljattain uusimman verkko-ohjelmamme, Sähköpostivastaus- ja tilaisuuksien luontikurssin.

Siinä syvennyn syvällisemmin edellä mainittuihin kolmeen vinkkiin ja esittelen sinulle runsaasti muuta arvokasta tietoa. Opit …

• Kolme tekijää, jotka määrittävät sähköpostivastauksen saamisen todennäköisyyden, ja miten voit vaikuttaa niihin saavuttaaksesi korkeammat vastausprosentit.
• Pyyntökysymyksesi ja vastaanottajasi yhteensovittamisen tärkeys ja miten tunnistat ”perimmäisen pyyntökysymyksesi” saavuttaaksesi läpimurtovastausprosentit.
• Miten voit lähes taata sähköpostivastaukset toteuttamiskelpoisen, mallinnetun seurantasuunnitelman avulla (okei, olemme jo tehneet sen tässä … Mutta siksi saat tämän alennuksella!)

Tämän lisäksi saat käyttöösi yli 20 todellista sähköpostiesimerkkiä, jotka auttavat sinua kirjoittamaan täydellisen sähköpostiviestin, jolla luot menestyksesi edellyttämiä tilaisuuksia.

Normaalisti pääsy tälle kurssille maksaa 29,99 dollaria, mutta koska olet jo suorittanut osan sisällöstä tämän blogikirjoituksen kautta, tarjoamme sen voimakkaasti alennettuun hintaan, joka on vain 7 dollaria.

Jos tämä kuulostaa sinulle arvokkaalta, kehotan sinua joko klikkaamaan tästä saadaksesi lisätietoja tai klikkaamaan alla olevaa kuvaa ilmoittautuaksesi kurssille nyt.

Niin tai näin, toivon, että tämä on ollut sinulle arvokasta. Hyvää sähköpostailua!