Johtamisen periaatteet

Organisaatioviestinnän viestintävirrat

Tieto voi virrata organisaatiossa neljn suuntaan: alaspäin, ylös, vaakasuuntaisesti ja viistosti. Organisaation koko, luonne ja rakenne sanelevat, mihin suuntaan suurin osa informaatiosta virtaa. Vakiintuneemmissa ja perinteisemmissä organisaatioissa suuri osa viestinnästä kulkee vertikaalisesti alaspäin ja ylöspäin. Epävirallisissa yrityksissä, kuten uusissa teknologiayrityksissä, tieto kulkee yleensä horisontaalisesti ja diagonaalisesti. Tämä johtuu luonnollisesti lähes tasaisesta organisaatiohierarkiasta ja yhteistyön tarpeesta. Epävirallista viestintää, kuten yrityksen rypäleiden välittämää viestintää, esiintyy molemmissa organisaatiotyypeissä.

Alaspäin suuntautuva viestintävirta

Alaspäin suuntautuvasta viestinnästä on kyse silloin, kun yrityksen johtajat ja esimiehet jakavat tietoa alemman tason työntekijöille. Ellei sitä pyydetä osana viestiä, lähettäjät eivät yleensä odota (tai erityisesti halua) saada vastausta. Esimerkkinä voi olla ilmoitus uudesta toimitusjohtajasta tai ilmoitus fuusiosta entisen kilpailijan kanssa. Muita korkean tason alaspäin suuntautuvan viestinnän muotoja ovat puheet, blogit, podcastit ja videot. Yleisimpiä alaspäin suuntautuvan viestinnän muotoja ovat osastonjohtajien tai esimiesten päivittäiset ohjeet työntekijöille. Ne voivat olla jopa ohjekirjojen tai yrityksen käsikirjojen muodossa.

Alaspäin suuntautuvalla viestinnällä välitetään tietoa, joka auttaa päivittämään henkilöstöä tärkeimmistä organisaatiomuutoksista, uusista tavoitteista tai strategioista, antamaan palautetta suorituskyvystä organisaatiotasolla, koordinoimaan aloitteita, esittelemään virallista politiikkaa (suhdetoiminta) tai parantamaan työntekijöiden työmoraalia tai kuluttajasuhteita.

Viestintävirrat ylöspäin

Tiedon siirtyminen alempien tasojen työntekijöiltä ylemmille tasoille on ylöspäin suuntautunutta viestintää (jota kutsutaan toisinaan nimellä myös pystysuuntainen viestintä). Ylöspäin suuntautuvaa viestintää tapahtuu esimerkiksi silloin, kun työntekijät raportoivat esimiehelle tai kun ryhmänjohtajat raportoivat osastonjohtajalle. Ylöspäin viestittäviä asioita ovat tyypillisesti edistymisraportit, hanke-ehdotukset, budjettiarviot, valitukset, parannusehdotukset ja aikatauluhuolet. Joskus alaspäin suuntautuva viestintä saa aikaan vastauksen ylöspäin, esimerkiksi kun esimies pyytää suositusta varaosasta tai arviota projektin valmistumisajankohdasta.

Monien esimiesten tärkeä tavoite on nykyään rohkaista työntekijöitä spontaaniin tai vapaaehtoiseen ylöspäin suuntautuvaan viestintään ilman, että heiltä tarvitsee ensin kysyä. Jotkut yritykset menevät jopa niin pitkälle, että ne järjestävät kilpailuja ja tarjoavat palkintoja innovatiivisimmille ja luovimmille ratkaisuille ja ehdotuksille. Ennen kuin työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi tehdä tällaisia ehdotuksia, heidän on kuitenkin luotettava siihen, että johto tunnustaa heidän panoksensa eikä tahattomasti heikennä tai jätä huomiotta heidän pyrkimyksiään. Jotkin organisaatiot ovat jopa perustaneet ”ilmiantajan” vihjelinjoja, joiden avulla työntekijät voivat ilmoittaa vaarallisesta, epäeettisestä tai laittomasta toiminnasta nimettömänä, jotta vältytään yrityksen ylempien toimihenkilöiden mahdollisilta kostotoimilta.

Horisontaaliset ja diagonaaliset viestintävirrat

Esimerkkejä ulkoista viestintää kuljettavista kanavista ovat lehdistötiedotteet, tietopaketit, lehdistötiedotteet, uutiskirjeet, aikakauslehdet, esitteet, lehdistötiedotteet, vuosikertomukset, laskut ja ostotilaukset.

Horisontaaliseen viestintään kuuluu organisaatiossa samantasoisten yksikköjen välinen informaation vaihtaminen eri osastojen välillä (esim, vertaisviestintä). Useimmiten horisontaalisen viestinnän tarkoituksena on pyytää tukea tai koordinoida toimintaa. Organisaation samalla tasolla olevat henkilöt voivat työskennellä yhdessä ongelmien tai asioiden parissa epävirallisesti ja tarpeen mukaan. Tuotanto-osaston johtaja voi tehdä yhteistyötä ostopäällikön kanssa nopeuttaakseen tai viivästyttääkseen materiaalien toimitusta. Talouspäällikkö ja varastopäälliköt voidaan ottaa mukaan, jotta organisaatio saa koordinoinnista mahdollisimman suuren hyödyn. Myös kahden samalle johtajalle raportoivan työntekijän välinen viestintä on esimerkki horisontaalisesta viestinnästä. Horisontaaliseen viestintään voi liittyä ongelmia, jos yksi esimies ei ole halukas tai motivoitunut jakamaan tietoa tai jos hän katsoo, että pyrkimykset yhteisölliseen työskentelyyn uhkaavat hänen asemaansa (reviirikäyttäytyminen). Tällaisessa tapauksessa seuraavan tason johtajan on kommunikoitava alaspäin vahvistaakseen yrityksen yhteistyöarvoja.

Diagonaalinen viestintä on organisaation eri tasoilla olevien työntekijöiden välistä poikkitoiminnallista viestintää. Jos esimerkiksi myynnin varatoimitusjohtaja lähettää sähköpostiviestin valmistuksen varatoimitusjohtajalle ja kysyy, milloin tuote on toimitettavissa, tämä on esimerkki horisontaalisesta viestinnästä. Mutta jos myynnin edustaja lähettää sähköpostia markkinoinnista vastaavalle varatoimitusjohtajalle, kyseessä on diagonaalinen viestintä. Aina kun viestintä kulkee osastolta toiselle osastolle, lähettäjän esimies on saatava mukaan. Esimies voi joutua kiusalliseen asemaan ja vaikuttaa epäpätevältä, jos hän ei ole tietoinen kaikesta, mitä hänen osastollaan tapahtuu. Luottamus voi kadota ja urat vahingoittua, jos tärkeimpiin viestintäprotokolliin ei kiinnitetä huomiota.

Diagonaalinen viestintä on yleistymässä organisaatioissa, joissa on litteä, matriisi- tai tuotepohjainen rakenne. Etuja ovat muun muassa:

• Suhteiden luominen organisaation eri osista tulevien ylemmän ja alemman tason työntekijöiden välille.
• Edistää epävirallista tiedonkulkua organisaatiossa.
• Vähentää mahdollisuutta, että viesti vääristyy kulkemalla ylimääräisten suodattimien läpi.
• Vähentää ylemmän tason johtajien työtaakkaa.

Ulkoiset viestintävirrat

Viestintävirrat eivät ala ja lopu organisaation sisällä. Ulkoinen viestintä keskittyy organisaation ulkopuolisiin yleisöihin. Ylin johto – erikoistuneiden osastojen, kuten suhdetoiminnan tai lakiosaston, avulla – valvoo lähes aina viestintää, joka liittyy julkisuuskuvaan tai voi vaikuttaa yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Ensimmäisen ja keskitason johto huolehtii yleensä operatiivisesta liiketoimintaviestinnästä, kuten ostoista, palkkauksesta ja markkinoinnista. Organisaation ulkopuolisessa viestinnässä (tasosta riippumatta) on tärkeää, että työntekijät käyttäytyvät ammattimaisesti eivätkä tee sitoumuksia toimivaltuuksiensa ulkopuolella.

Kirjoita!

Paranna tätä sivuaOpi lisää