Introduction to Business

Decisions, Decisions:

Transaktioiden käsittelyjärjestelmät automatisoivat rutiininomaisia ja työläitä back office -prosesseja, kuten kirjanpitoa, tilausten käsittelyä ja taloudellista raportointia. Ne vähentävät toimistokuluja ja tuottavat nopeasti operatiivista perustietoa. Johdon tukijärjestelmät (Management Support Systems, MSS) käyttävät sisäistä päätietokantaa suorittaakseen korkean tason analyysejä, jotka auttavat johtajia tekemään parempia päätöksiä.

Tietotekniikat, kuten tietovarastointi, ovat osa kehittyneempiä MSS-järjestelmiä. Tietovarasto yhdistää monia koko yrityksen tietokantoja yhdeksi keskustietokannaksi, joka tukee johdon päätöksentekoa. Tietovaraston avulla johtajat pääsevät helposti käsiksi tietoihin ja voivat jakaa niitä eri puolilla yritystä saadakseen laajan yleiskuvan yksittäisten tietosegmenttien sijaan. Tietovarastot sisältävät ohjelmistoja, joiden avulla voidaan poimia tietoja operatiivisista tietokannoista, ylläpitää tietoja varastossa ja tarjota tietoja käyttäjille. Ne voivat analysoida tietoja paljon nopeammin kuin tapahtumankäsittelyjärjestelmät. Tietovarastot voivat sisältää useita tietomarketteja, jotka ovat tietovaraston erityisiä osakokonaisuuksia, jotka käsittelevät kukin yhtä tietoaluetta. Tietovarastot järjestetään nopeaa analysointia varten.

Yritykset käyttävät tietovarastoja tietojen keräämiseen, turvaamiseen ja analysoimiseen moniin tarkoituksiin, kuten asiakassuhteiden hallintajärjestelmiin, petosten havaitsemiseen, tuotelinjaan liittyviin analyyseihin ja yrityksen omaisuudenhallintaan. Vähittäiskauppiaat saattavat haluta tunnistaa asiakkaiden demografisia ominaisuuksia ja ostotottumuksia parantaakseen suoramainonnan vastauksia. Pankit voivat helpommin havaita luottokorttipetokset sekä analysoida asiakkaiden käyttötottumuksia.

Forrester Researchin mukaan noin 60 prosenttia yrityksistä, joiden liikevaihto on vähintään miljardi dollaria, käyttää tietovarastoja johtamisen välineenä. Union Pacific (UP), 19 miljardin dollarin arvoinen rautatieyhtiö, kääntyi tietovarastoteknologian puoleen tehostaakseen liiketoimintaansa. Yhdistämällä useita erillisiä järjestelmiä UP sai aikaan yhtenäisen toimitusketjujärjestelmän, joka paransi myös sen asiakaspalvelua. ”Ennen kuin tietovarastomme syntyi, meillä oli ahtaat järjestelmät”, sanoo pääinsinööri Roger Bresnahan. ”Mikään niistä ei puhunut keskenään. . . . Emme saaneet kokonaiskuvaa rautateistä.”

UP:n tietovarastojärjestelmän luominen vei monta vuotta ja 26 osaston osallistumisen. Tulokset olivat vaivan arvoisia: UP voi nyt tehdä tarkempia ennusteita, tunnistaa parhaat liikennereitit ja määrittää kannattavimmat markkinasegmentit. Kyky ennustaa kausiluonteisia malleja ja hallita polttoainekustannuksia tarkemmin on säästänyt UP:lta miljoonia dollareita optimoimalla veturien ja muun omaisuuden käyttöä ja tehostamalla miehistönhallintaa. Bresnahan raportoi, että jo kolmessa vuodessa tietovarastojärjestelmä oli maksanut itsensä takaisin.

MSS:n ensimmäisellä tasolla on tietoraportointijärjestelmä, joka käyttää TPS:n keräämää yhteenvetotietoa tuottaakseen sekä säännöllisesti suunniteltuja että erityisiä raportteja. Yksityiskohtaisuuden taso riippuu käyttäjästä. Yrityksen palkanlaskentahenkilöstö saattaisi saada viikoittaisen palkanlaskentaraportin, josta kävisi ilmi, miten kunkin työntekijän palkka määräytyi. Ylemmän tason johtajat saattavat saada palkanlaskennan yhteenvetoraportin, josta käy ilmi kokonaistyövoimakustannukset ja ylityöt osastoittain sekä vertailu nykyisistä työvoimakustannuksista edellisen vuoden kustannuksiin. Poikkeusraportit osoittavat tapaukset, jotka eivät täytä jotakin standardia. Poikkeusraportti, jossa luetellaan kaikki asiakkaat, joilla on erääntyneitä tilejä, auttaisi perintähenkilöstöä kohdentamaan työnsä. Erikoisraportteja luodaan vain, kun esimies pyytää niitä; esimerkiksi raportti, josta käy ilmi myynti alueittain ja asiakastyypeittäin, voi tuoda esiin syitä myynnin laskuun.