Hyvä kirjoittaminen

Oppimistavoitteet

1. Tunnista kuusi perusominaisuutta, jotka luonnehtivat hyvää liikekirjoittamista.
2. Tunnista ja selitä retoriset elementit ja samankaltaiset strategiat, jotka edistävät hyvää kirjoittamista.

Lisäominaisuuksia hyvästä kirjoituksesta

Yllä olevaan Baileyn laatimaan luetteloon lisätään vielä joitakin ominaisuuksia, jotka määrittelevät hyvän kirjoituksen. Hyvä kirjoitus

• täyttää lukijan odotukset,
• on selkeä ja ytimekäs,
• on tehokas ja vaikuttava.

Lukijan odotusten täyttämiseksi kirjoittajan on ymmärrettävä, kuka on tarkoitettu lukija. Joissakin liiketoimintatilanteissa kirjoitat vain yhdelle henkilölle: pomollesi, työtoverillesi toisella osastolla tai yksittäiselle asiakkaalle tai myyjälle. Jos tunnet henkilön hyvin, sinulle voi olla yhtä helppoa kirjoittaa hänelle kuin viesti vanhemmallesi tai kämppiksellesi. Jos et tunne henkilöä, voit ainakin tehdä joitakin järkeviä oletuksia hänen odotuksistaan perustuen hänen asemaansa ja sen suhteeseen sinun työhösi.

Toisissa tilanteissa saatat kirjoittaa asiakirjan, jota lukee ryhmä tai tiimi, koko osasto tai jopa suuri joukko täysin tuntemattomia ihmisiä. Miten voit ennakoida heidän odotuksensa ja räätälöidä kirjoituksesi sen mukaisesti? Haluat luonnollisesti oppia mahdollisimman paljon todennäköisestä kohderyhmästäsi. Se, kuinka paljon voit oppia ja millaista tietoa, vaihtelee tilanteesta riippuen. Jos esimerkiksi kirjoitat verkkosivujen sisältöä, et ehkä koskaan tapaa ihmisiä, jotka vierailevat sivustolla, mutta voit ennustaa, miksi he hakeutuvat sivustolle ja mitä he odottavat sieltä lukevansa. Sen lisäksi, että opit tuntemaan yleisösi, selkeä ymmärryksesi kirjoitustehtävästä ja sen tarkoituksesta auttaa sinua täyttämään lukijoiden odotukset.

Lisäsimme selkeää ja ytimekästä kirjoittamista koskevan viidennen kohdan, mikä kuvastaa sitä, että liike-elämän kirjallisessa kirjoittamisessa on yhä useammin pyrkimys virheiden poistamiseen. Virheitä voivat olla esimerkiksi virheet, jotka liittyvät tuotantoon, kirjoittamisesta muokkaamiseen ja lukijan reaktioihin. Kaksoistavoitteesi selkeästä ja tiiviistä kirjoittamisesta viittaavat keskeiseen tavoitteeseen koko viestinnässä: uskollisuuteen. Tähän käsitteeseen liittyy tavoitteemme välittää kaikki tarkoitettu tieto täsmällisesti niin, että signaalin tai viestin hajoaminen tai väärintulkinta on mahdollisimman vähäistä. Asiakirjojen suunnittelu, mukaan lukien kirjoittaminen ja esitystapa, viestin hajoamisen vähentämiseksi on tärkeä osa tehokasta liiketoimintaviestintää.

Tämä johtaa keskustelumme tehokkuuteen. Vuorokaudessa on vain kaksikymmentäneljä tuntia, ja meitä pyydetään yhä useammin tekemään enemmän vähemmällä, ja lyhyemmät määräajat ovat lähes taattuja. Miten kirjoittajana pystyt vastaamaan jatkuvasti kasvaviin odotuksiin? Jokainen kirjoitustehtävä edellyttää selkeää käsitystä tavoitteista ja toivotuista tuloksista, ja jos jompikumpi näistä kahdesta näkökohdasta on epäselvä, kirjoittamisen tehokkuus voi vaarantua. Uudelleenkirjoittaminen vaatii aikaa, jota sinulla ei ehkä ole, mutta joka on pakko käyttää, jos toimeksiantoa ei tehty oikein ensimmäisellä kerralla.

Kuten olemme aiemmin keskustelleet, ottamalla tavaksi lukea samankaltaisia asiakirjoja ennen kirjoittamisprosessin aloittamista voi auttaa luomaan henkisen mallin haluamastasi tuotteesta. Jos näet mielen silmin, mitä haluat kirjoittaa, ja sinulla on samankaltaisten asiakirjojen näkökulma yhdistettynä yleisön tarpeisiin, voit kirjoittaa tehokkaammin. Kirjoitetut asiakirjasi ovat tuotteita, ja niitä tarvitaan aikataulussa, joka vaikuttaa työtovereihisi ja liiketoimintaasi. Kykysi tuottaa tehokkaita asiakirjoja tehokkaasti on taito, joka edistää menestystäsi.

Kuudes kohta vahvistaa tätä ajatusta korostamalla tehokkuutta. Mitä on tehokas kirjoittaminen? Se on kirjoittamista, joka onnistuu saavuttamaan tarkoituksensa. Kirjoitustehtävän tarkoituksen, tavoitteiden ja haluttujen tulosten ymmärtäminen auttaa sinua saavuttamaan tämän onnistumisen. Työnantajasi saattaa haluta, että esittelevä myyntikirje lisää myyntihavaintoja tai potentiaalisia kontakteja, joiden seuranta johtaa myyntiin. Yleisösi ei ehkä näe asiakirjaa tästä näkökulmasta, vaan lukee sen sijaan ajatuksella: ”Miten tämä auttaa minua ratkaisemaan X ongelman?”. Jos saavutat molemmat tavoitteet, kirjoituksesi lähestyy tehokkuutta. Tässä yhteydessä tehokkuus määritellään sanalla ”lähestyy”, jotta voidaan korostaa, että kirjoittaminen on sekä prosessi että tuote, ja kirjoituksesi vaatii jatkuvasti ponnisteluja ja huomiota tarkistamiseen ja parantamiseen.

Retoriset elementit ja kognitiiviset strategiat

Toinen lähestymistapa hyvän kirjoituksen määrittelyyn on tarkastella, miten se täyttää kahden tunnetun viestintäjärjestelmän tavoitteet. Toinen näistä järjestelmistä käsittää retoriikan kolme klassista elementtiäThe art of presenting an argument. tai the art of presenting an argument. Nämä elementit ovat logos (logiikka), ethos (etiikka ja uskottavuus) ja pathos (emotionaalinen vetovoima), jotka antiikin Kreikan opettaja Aristoteles ehdotti ensimmäisenä. Vaikka retoriikkaa sovelletaan usein suulliseen viestintään, erityisesti julkiseen puhumiseen, se on perustavanlaatuista myös hyvälle kirjoittamiselle.

Toinen joukko tavoitteita liittyy niin sanottuihin kognatiivisiin strategioihin Tavat muotoilla, ilmaista ja esittää viesti yleisölle. tai tavat edistää ymmärrystä,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Visuaalisen kielen suunnittelu: Strategies for professional communicators (s. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. viime vuosikymmeninä kehittäneet Charles Kostelnick ja David Rogers. Kuten retorisia elementtejä, myös kognitiivisia strategioita voidaan soveltaa julkiseen puhumiseen, mutta ne ovat hyödyllisiä myös hyvän kirjoittamisen kehittämisessä. Taulukossa 4.2 ”Retoriset elementit ja kognatiiviset strategiat” kuvataan näitä tavoitteita, niiden tarkoituksia ja esimerkkejä siitä, miten niitä voidaan toteuttaa liikekirjoittamisessa.