How to Balance Your Cash Drawer Like a Boss

Kassalaatikon tasapainottaminen on olennainen osa yrityksesi päivittäistä rutiinia. Aivan kuten hampaiden harjaamisen, myös kassalaatikon tasapainottaminen tulisi tehdä päivittäin.

Jos kamppailet kassalaatikon tasapainottamisen kanssa, et ole yksin. Lue lisää oppiaksesi, miten tasapainotat kassalaatikon sekä vinkkejä ja niksejä, joiden avulla voit pitää kassalaatikkosi laivakunnossa.

Mikä on kassalaatikko?

Ennen kuin pääset syventymään siihen, miten kassalaatikko tasapainotetaan, sinun on opittava hieman taustatietoa siitä.

Kassalaatikkosi, josta käytetään myös nimitystä kassakone tai kassakone, säilyttää käteisrahaa, kolikoita, shekkejä ja muita arvotavaroita (esim, kuponkeja) myyntipisteessä (POS).

Kunkin päivän, työvuoron tai jakson lopussa sinun on tasapainotettava kassalaatikkosi, jotta kaikki saapuneet maksutapahtumat voidaan ottaa huomioon. Tapahtumiin kuuluvat käteisen ja sekkien lisäksi myös luottokorttimaksut ja juomarahat (tarvittaessa).

Kassalaatikon tasapainottaminen kannattaa antaa nimettyjen työntekijöiden tai johtajien tehtäväksi. Näin sinulla on luotettavia työntekijöitä, jotka työskentelevät saapuvan käteisen kanssa, eikä useita henkilöitä.

Yrityksiä, jotka tyypillisesti vastaavat kassalaatikon tasapainottamisesta, ovat:

• Vaatekaupat
• Supermarketit
• Ravintolat
• Leipomot
• Muut vähittäismyymälät

Miten usein kassalaatikko pitäisi tasapainottaa?

Jotta kirjanpito olisi mahdollisimman tarkkaa, kassa kannattaa tasata joka päivä tai jokaisen työvuoron jälkeen. Näin voit nopeasti (ja helposti) tehdä korjauksia, jos jokin asia ei täsmää.

Muutaman päivän, viikon tai jopa viikkojen takaisen asian korjaaminen voi olla aikaa vievää ja monimutkaista, koska sinun on palattava takaisin ja tarkistettava jokainen päivä erikseen virheiden varalta. Päivittäinen tasapainottaminen auttaa vähentämään kassalaatikon poikkeamien jäljittämiseen liittyvää tuskaa.

Vaiheet kassalaatikon tasapainottamiseen

Kassalaatikon tasapainottamisessa vaiheesi saattavat poiketa toisen yrityksen vaiheista. Suurempi yritys saattaa esimerkiksi joutua tekemään useita talletuksia päivän aikana. Tai pienemmällä yrityksellä voi olla vain yksi kassalaatikko, joka pitää laskea.

Riippumatta siitä, kuinka pieni tai suuri yrityksesi on, tässä on neljä vaihetta, joiden avulla pääset oikeille raiteille kassalaatikon tasapainottamisessa.

Hanki kassaraportti

Ennen kuin aloitat kassalaatikon tasapainottamisen ja mahdollisten sisään tulevien käteisvirtojen kirjanpidon, sinun on tulostettava kassaraportti, jossa ilmoitetaan yksityiskohtaisesti, paljonko kassassasi pitäisi olla rahaa, tai käytettävä sitä.

Kassaraportti erittelee kokonaissummat luokittain, kuten käteisen, sekkien ja luottokorttitapahtumien mukaan.

Laske käteinen

Kun kassaraportti on käden ulottuvilla, on aika laskea käteinen.

Kassassassassasi tulisi pitää johdonmukainen määrä rahaa jokaisen päivän tai työvuoron alkaessa, esimerkiksi 100 dollaria. Näin varmistat, että sinulla on tarpeeksi käteistä rahaa, jotta voit antaa vaihtorahaa asiakkaille.

Kun lasket kassasi jokaisen vuoron tai päivän lopussa, laske käteisvarat ja laske sekit, luottokorttikuitit ja muut tapahtumat yhteen.

Harkitse investoimista laskentakoneeseen, jotta prosessi ei olisi niin työläs. Laskukoneen avulla sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että lasket käteistä tai vaihtorahaa käsin.

Muista myös vähentää käteisvarojen lähtösaldo nykyisestä käteissaldostasi (esim. vähennä 100 dollaria).

Kirjoita ylös, paljonko kassassa on käteistä, shekkejä, kuponkeja, luottoa jne. Tässä on esimerkki siitä, miten voit pitää kirjaa loppusummista:

Kun olet laskenut luottokorttikuitit yhteen, sekit ja käteisvarat, vertaa summia kassaraporttiisi. Täsmäävätkö ne? Jos vastasivat, olet hyvässä vauhdissa! Jos eivät, sinulla on hieman kaivettavaa.

Silitysrauta ristiriitaisuuksiin

Sinulla on siis kassalokerossa ristiriitaisuuksia? Ei hätää! Näin käy pienyrittäjille jatkuvasti.

Useimmat poikkeamat johtuvat inhimillisistä erehdyksistä, kuten väärän vaihtorahan antamisesta asiakkaalle tai luottokorttikuitin vääränlaisesta sijoittamisesta.

Tasapainottaessasi kassalaatikkoasi, varo sekä yli- että alijäämiä. Ylijäämä on silloin, kun kassalaatikossasi on enemmän kuin kassaraportin mukaan pitäisi olla. Puutteesta on kyse, kun kassasi loppusumma on vajaa.

Puutteet voivat tarkoittaa, että käteistä on joko kadonnut, varastettu tai laskettu väärin. Ylijäämä tarkoittaa yleensä sitä, että asiakkaasi ovat jääneet vajaiksi.

Kun yrität ratkaista eroavaisuuksia, suorita seuraavat vaiheet:

1. Laskekaa uudelleen käteisvarat, sekit, kupongit, luottokorttikuitit jne.
2. Tarkista laatikostasi ja kassastasi ja sen ympäristöstä puuttuvat tiedot (esim, kuitit)
3. Tarkista kassatapahtumista tiedot, kuten luottokorttitapahtumat (tarvittaessa)

Varmista, että joku kirjaa käteisvarojen poikkeamat pienyrityksen tuloslaskelmaan (P&L). Lisää P&L-laskelmiin rivi käteisvarojen poikkeamien kirjaamista varten.

Kirjaa käteisvarojen liiketapahtumat

Kirjaa käteisvarojen liiketapahtumat kirjanpitoosi sen jälkeen, kun olet laskenut käteisvarat ja tarkistanut mahdolliset poikkeamat.

Kirjaa käteisvarojen liiketapahtumat kirjanpitoosi.

Kirjaaessasi kassakassan loppusummat varmista, ettet unohtanut alkuasetelmaa (esim. 100 dollaria). Kirjaa kaikki käteinen, luotto, myymäläläluotto (tarvittaessa), sekit, kupongit ja muut myynnit kirjanpitoosi.

Jos on eroavaisuuksia, joita et pystynyt selvittämään, kirjaa yli- tai alijäämät erilliseen sarakkeeseen.

Katso alla oleva esimerkki tasapainoisesta kassakirjanpidosta:

Miltä siis näyttää, jos kassaraportti ja laskelmat eivät täsmää? Tutustu laatikkoon, jossa on eroavaisuuksia.

Kuten huomaatte, yllä olevasta laatikosta puuttuu 17.78 dollaria käteistä ja 2.50 dollarin arvosta kuponkeja.

Kassasta puuttuu lisäksi vielä 12.78 dollarin arvosta shekkejä, joita ei ole kirjattu myynniksi. Kun sekkimyynti on pienempi kuin kerättyjen sekkien kokonaismäärä, se voi johtua siitä, että työntekijä on kirjannut tapahtuman väärällä maksutavalla.

Vinkkejä laatikoiden tasapainottamiseen

Kassalaatikoiden tasapainottamisen ei tarvitse olla monimutkaista. Käytä alla olevia vinkkejä, joiden avulla voit pitää kassalaatikkosi huippukunnossa.

Yksi henkilö per laatikko

Kassalaatikon osalta on sitä parempi, mitä harvempi henkilö sitä käyttää. Harkitse kutakin laatikkoa käyttävien henkilöiden määrän rajoittamista. Rajoitusten avulla voit välttää kassalaatikon ristiriitaisuudet, ja ne voivat auttaa välttämään työpaikkavarkauksia.

Saman ajatuksen pitäisi päteä myös kassalaatikon johtajaan. Rajoita sitä, kuinka monta henkilöä tasapainottaa kassoja ja hoitaa kassalaatikoiden kirjanpitoa yrityksessäsi.

Tehtävien jakaminen

Vastuullisuuden vuoksi määritä yksi tai kaksi luotettavaa työntekijää tasapainottamaan kassalaatikko(t). Voit määrätä yhden henkilön laskemaan laatikon, kun toinen työntekijä valmistelee pankkitalletuksen. Pyydä käteislaatikoita hoitavia työntekijöitä allekirjoittamaan raportti, josta käy ilmi, että he ovat tasapainottaneet laatikon.

Laskekaa seuraavan päivän tai seuraavan työvuoron alussa käteisvarat uudelleen kussakin laatikossa varmistaaksenne, että alkusaldo on oikea. Jos yrityksessäsi käytetään useita laatikoita, anna tämä tehtävä jokaiselle kassanhoitajalle ja pyydä heitä laskemaan oma laatikkonsa.

Hyödynnä myyntiraportteja

Jos sinulla on kassajärjestelmä, älä pelkää käyttää myyntiraportteja hyödyksesi. Voit käyttää raportteja nähdäksesi laatikon alku-, nyky- ja loppusaldot. Myyntiraportit voivat auttaa sinua:

• Välttämään sen, että laatikossa on liikaa käteistä
• Varmistamaan, jos asiakas on jäänyt vajaaksi
• Havaitsemaan työntekijävarkaudet

Myyntiraportit voivat myös antaa sinulle näkymän päivän kassavirrasta. Jos haluat nähdä, miten myynti sujuu, vedä esiin myyntiraportti.

Talleta käteistä päivän aikana

Jotta kassalaatikkosi pysyy siistinä, harkitse sen tyhjentämistä päivän aikana. Miten voit tehdä sen? Talletukset.

Jos huomaat, että käteislaatikkosi pursuaa päivän mittaan, tee useita pieniä talletuksia kassakaappiin tai pankkiin, jotta kassasi käteisvarojen määrä pysyy pienenä. Muuten voit joutua tekemisiin epäjärjestyksessä olevan laatikon ja väärin sijoitettujen tai varastettujen rahojen kanssa.

Tee talletuksia hitaampina aikoina päivän mittaan. Näin et joudu kiirehtimään käteisen poistamista ja laskemista.

Yrityksesi koosta ja saapuvasta käteisvarastosta riippuen saatat joutua tekemään useita talletuksia päivän aikana. Jos yrityksesi on pienempi, voit todennäköisesti jättää tämän vaiheen kokonaan väliin.

Varoittelet jatkuvia poikkeamia

Jos alat huomata kassalaatikon poikkeamia kerta toisensa jälkeen, jotain saattaa olla tekeillä. Saatat olla tekemisissä varastettujen varojen kanssa, jos käteisvarat eivät johdonmukaisesti vastaa kassaraportteja.

Varo kuvioita, kuten rutiininomaisia puutteita. Jos esimerkiksi huomaat, että jonkun työntekijän laatikosta puuttuu jatkuvasti 20 dollaria, saatat joutua kaivelemaan ja tarkkailemaan lisää.

Tarvitsetko selvitystä kassalaatikon käteisvirrasta? Ei ongelmaa! Patriotin kirjanpito-ohjelmiston avulla voit helposti kirjata yrityksesi tulot ja menot. Aloita itseohjautuvalla demolla jo tänään!

Tykkäsitkö lukemastasi? Pidetään yhteyttä, ystävä! Tykkää meistä Facebookissa ja jutellaan.

Tämä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; lisätietoja saat klikkaamalla tästä.