Erikoisviestintä liiketilanteissa

Erikoisviestintä on oikeudellinen periaate, joka rajoittaa tiettyjä luottamusasemassa olevia henkilöitä välittämään tietoja toisen henkilön suojelemiseksi. Jos olet katsonut ”Law and Order” -sarjaa tai muita poliisisarjoja, olet luultavasti nähnyt tilanteen, jossa pappia ei voida pakottaa kertomaan, mitä joku on kertonut hänelle rippituolissa, tai että lääkäri ei voi paljastaa potilaan tilasta.

Miten salassa pidettävä tiedonvälitys toimii

Useimmissa tilanteissa, jos joku jätti todistamatta oikeudessa, häntä voitiin tuomita oikeuden halventamisesta, jos hän ei todistanut. On kuitenkin olemassa useita hyvin erityisiä viestintätyyppejä, joita pidetään salassa pidettävinä. Yleisimpiä ovat:

• asianajaja ja asiakas
• kirjanpitäjä ja asiakas
• mies ja vaimo
• uskonnollinen ammattilainen (pappi, pastori, rabbi jne.) ja seurakuntalainen
• Lääkäri ja potilas
• Muut terveydenhuollon ammattihenkilöt ja asiakkaat, mukaan lukien psykiatrit, psykologit, terapeutit, sosiaalityöntekijät ja ammatilliset neuvonantajat

Erioikeussuojan tarkoituksena on suojella henkilöä, joka välittää luottamuksellista tietoa, ei tietoa vastaanottavaa henkilöä. Jos esimerkiksi Karen on asianajaja Samin asiakas ja Karen paljastaa, että hän pettää miestään, asianajaja ei voi paljastaa tätä tietoa.

Jos ajattelet asiaa, jos tällaiset keskustelut eivät olisi salassa pidettäviä, kukaan ei tuntisi oloaan turvalliseksi puhuessaan luottamuksellisesti luotettavalle ammattilaiselle. Ripittäytyminen papille tai laittomasta toiminnasta kertominen asianajajalle ei olisi mahdollista. Terveydenhuollon ammattilaiset eivät voisi tehdä työtään ilman potilaalta tai asiakkaalta saatuja luottamuksellisia tietoja.

Lääkärin ja potilaan väliseen suhteeseen kuuluvat kaikki potilaan tilaa koskevat tiedot potilaan paljastamien tietojen lisäksi, ja siihen kuuluu HIPAA-suoja. Aviopuolisoiden tapauksessa jompikumpi osapuoli voi olla etuoikeutettu osapuoli riippuen siitä, kuka on kertonut kenellekin mitä.

Salassa pidettävä viestintä ja osavaltioiden lait

Kullakin osavaltiolla on erilaiset lait sen suhteen, minkälaiset viestintäsuhteet ovat luottamuksellisia. Esimerkiksi Connecticutissa ja joissakin muissa osavaltioissa pahoinpidellyn naisen ja seksuaalisen väkivallan neuvonantajan välinen suhde on nimenomaisesti asetettu etuoikeutetuksi.

Milloin etuoikeutetusta viestinnästä luovutaan

Ollakseen etuoikeutettua viestinnän on oltava:

• oltava vain henkilön ja ammatillisen neuvojan välinen. Yrityksissä, joissa on useampi kuin yksi ammattihenkilö, salassapitovelvollisuus ulottuu muihin ammattihenkilöihin (esimerkiksi asianajotoimistossa), mutta ei henkilökuntaan.
• Ole vain ammattihenkilölle, joka toimii ammattihenkilön ominaisuudessa. Jos Karen ja Sam keskustelevat baarissa ja Karen uskoutuu Samille uskottomuudestaan, se ei luultavasti ole luottamuksellista.
• On pidettävä luottamuksellisena molempien osapuolten toimesta. Jos jompikumpi osapuoli paljastaa viestinnän sisällön, luottamuksellisuus menetetään. Tämä koskee sekä tahallista että tahatonta paljastamista.

Viestintä ei ole enää etuoikeutettu, jos:

• Henkilö paljastaa viestinnän muille. Jos Karen esimerkiksi kertoo parhaalle ystävälleen pettämisestä, asianajaja ei ole ainoa, joka tietää asiasta, joten salassapitovelvollisuus ei päde.
• Henkilö sallii ammattilaisen paljastaa viestinnän tai sen osan. Karen voi suostua siihen, että hänen asianajajansa saa kertoa pettämisestä, mutta ei sitä, kenen kanssa se tapahtui.

Vaihteluja eri osavaltioissa, tuomioistuin voi myös luopua salassapitovelvollisuudesta tietyissä olosuhteissa, riippuen osavaltiosi lainsäädännöstä:

• Jos henkilö on vaarassa vahingoittaa itseään tai muita
• Jos tuomioistuin määrää henkilön fyysiseen tai psyykkiseen tutkimukseen
• Jos henkilö jakaa tietoja muiden kanssa läsnäollessasi
• Jos henkilö on alaikäinen ja on huoltajuuskiistan kohteena
• Jos henkilö on osallisena rikollisessa toiminnassa

Salassa pidettävän viestinnän periaate ammatissa

Salassa pidettävän viestinnän periaate ei päde useimmissa yritystilanteissa, lukuun ottamatta tiettyjä erityisammatteja. Jos työskentelet jossakin edellä mainituista ammateista, sinun on oltava tietoinen osavaltiosi luottamuksellista viestintää koskevista laeista. Jos työskentelet sosiaalipalvelujen alalla – esimerkiksi psykologina tai neuvonantajana – salassapitovelvollisuus voi koskea tai olla soveltamatta sinua. Jos et ole varma, tarkista asia osavaltiostasi.

Miten salassa pidettävä viestintä vaikuttaa liiketoimintaasi

Jos liiketoimintaasi osallistuu ammattilaisia, joiden vuorovaikutus potilaiden tai asiakkaiden kanssa voi olla salassa pidettävää, sinun on ymmärrettävä, miten se voi vaikuttaa sinuun. Sinä tai muut ammattilaiset saattavat saada haasteita, joissa sinua pyydetään paljastamaan salassa pidettäviä tietoja. Sinun tulisi välittömästi selvittää asiakkaan tai potilaan nimenomaiset toiveet tässä tilanteessa.

Jos olet esimerkiksi psykologi ja potilaan puoliso lähettää sinulle haasteen tietojen paljastamisesta avioeroa koskevassa asiassa, tarkista asia potilaaltasi ennen tietojen paljastamista. Hanki kirjallinen suostumus ja varmista, että se on täsmällinen.

Miten käsitellä salassa pidettävää viestintää yrityksessäsi

Jos liiketoimintaasi liittyy salassa pidettävää viestintää, sinulla on joitakin velvollisuuksia.

• Pyydä asianajajaa auttamaan sinua ymmärtämään osavaltiosi lakeja luottamuksellisesta viestinnästä ja sitä, miten ne koskevat sinua ja yritystäsi.
• Varmista, että koko ammattitaitoinen henkilökuntasi ymmärtää, miten luottamuksellinen viestintä toimii, jotta he voivat noudattaa lakia ja tietävät, mitä tehdä, jos he saavat haasteen.
• Varmista, että pidät sähköpostit luottamuksellisina. Sähköpostit ovat viestintää. Jos kommunikoit sähköpostitse potilaasta tai asiakkaasta kenelle tahansa muulle kuin asiakkaalle, rikot luottamuksellista suhdetta. Erottele neuvontasähköpostit yleisistä sähköposteista ja suojaa ne.
• Rajoita asiakkaita tai potilaita koskevat keskustelut ammattihenkilöstön sisällä.

Yleisesti on muistettava, että salassapitovelvollisuudesta luopuminen voi olla tahatonta, mutta se voi silti johtaa oikeudenkäyntiin sinua tai yritystäsi vastaan.