Elonin yliopisto

1.0 Tarkoitus

Tämän käytännön tarkoituksena on varmistaa, että Elonin sähköisen postin (sähköpostin) palvelut ovat jatkossakin yliopistoyhteisön käytettävissä, että ne ovat luotettavia ja että niitä käytetään yliopiston tehtävän mukaisiin tarkoituksiin.

2.0 Soveltamisala

Tämä käytäntö koskee kaikkia Elon-yhteisön jäseniä, jotka käyttävät sähköpostijärjestelmää.

3.0 Politiikka

3.1 Elonin yliopiston sähköpostiosoitteiden ja -tilien käyttö

Elonin sähköpostiviestintä on virallisen viestinnän väline henkilöille, jotka ovat Elon-yhteisön jäseniä. Sellaisenaan yliopiston virallisia viestintämekanismeja (muun muassa virallista massasähköpostia ja kurssisähköpostia) tulisi lukea säännöllisesti, koska ne voivat vaikuttaa päivittäiseen toimintaan ja vastuualueisiin. Kaikille opiskelijoille, koko tiedekunnalle ja/tai koko henkilökunnalle suunnattuja sähköpostin jakelulistoja hallinnoi Instructional and Campus Technologies (I&CT) henkilöstöhallinnon toimittamien tiedekunnan ja henkilökunnan nykyisten opiskelijoiden sekä kirjaamon toimittamien nykyisten opiskelijoiden luetteloiden perusteella. Näillä listoilla ei ole opt-out-mahdollisuutta.

Sähköposti on etuoikeus, ja sen käyttöön liittyy tiettyjä velvollisuuksia. Kaikkien käyttäjien odotetaan noudattavan säädyllisyyden, lain, etiikan, terveen järjen ja hyvän maun rajoja sähköpostiviestinnässä. Elonin sähköisen postin käyttäjän tulisi ylläpitää tiliään pitämällä yllä suuria tiedostoja tai suuria määriä sähköpostia. Levytilan jatkuvan saatavuuden varmistamiseksi sähköpostiviestejä ei tulisi säilyttää järjestelmässä yli 90 päivää. Jos viestiä on tarpeen säilyttää yli 90 päivää, käyttäjän tulisi ladata viesti tietokoneelleen.

Sähköpostitilien turvallisuuden varmistamiseksi kaikki salasanat on vaihdettava kerran vuodessa, mutta kaikkia kehotetaan vaihtamaan salasana 120 päivän välein. Salasanan tulee olla monimutkainen ja vaikeasti arvattava – katso Elonin yliopiston salasanakäytäntö. Käyttäjän tulisi varmuuskopioida kaikki tärkeät viestit ja tiedostot tietojen katoamisen estämiseksi, ja hänen tulisi välittömästi ilmoittaa kaikista tietoturvaan liittyvistä huolenaiheista kampuksen teknologiatukeen numeroon 278-5200.

3.2 Sähköisten viestintäpalvelujen suojaaminen

Elon Universityn järjestelmät skannaavat saapuvaa ja lähtevää sähköpostia roskapostiksi luonnehdittavan sisällön varalta. Jos roskapostimerkkejä löytyy, viesti voidaan merkitä tai laittaa karanteeniin. Elon tarkistaa myös rutiininomaisesti kaiken sähköpostin virusten varalta. Virusten skannaus voi myös johtaa sähköpostin otsikoiden muuttamiseen tai muihin seurauksiin, kuten jäljempänä selitetään.

Monien viestien tai liitetiedostojen sisällön potentiaalisesti haitallisen luonteen vuoksi Instructional & Campus Technologies tällä hetkellä:

• Ei lähetä viestejä, jotka sisältävät liitetiedostoja, jotka nykyinen virustorjuntajärjestelmämme on tunnistanut matoiksi.
• Poistaa liitetiedostot, jotka nykyinen virustorjuntatoimittajamme on tunnistanut viruksia sisältäviksi, ja korvaa ne tiedostolla nimeltä ”deleted.txt”
• Blokkaa viestit ulkoisilta postittajilta, jotka eivät anna asianmukaista DNS-tunnistusta (Jotkut roskapostittajat käyttävät väärin konfiguroituja SMTP-palvelimia yrittäessään peittää todellisen identiteettinsä).

Elon-yliopisto pidättää oikeuden estää muut saapuvat sähköpostiviestit, joissa on roskapostin, virusten, troijalaisten tai minkä tahansa muun kampuksen verkkoinfrastruktuuria tai -palveluita uhkaavan ominaisuuden piirteitä.

Elonin sähköpostipalvelut rajoittavat myös saapuvien viestien koon 15 megatavuun (mukaan lukien liitetiedostot).

Elon-yliopisto omistaa sähköpostijärjestelmän, ja se pidättää itsellään oikeuden tutkia sähköpostiviestejä tai tiedostoja. Järjestelmän ylläpitäjät pidättäytyvät sähköpostiviestien ja tiedostojen tutkimisesta ja käsittelevät niitä luottamuksellisina, ellei presidentti, provosti, liiketoiminnasta, taloudesta ja teknologiasta vastaava varapresidentti tai teknologiasta vastaava apulaisvarapresidentti/CIO ole määrännyt sitä.

Lähtevä sähköposti

– Kaikki lähtevä sähköposti on ohjattava yliopiston sähköpostin välityspalveluiden kautta.
– Elonin sähköpostipalveluiden kautta voi lähettää enintään 15 Mt:n kokoisia viestejä (mukaan lukien liitetiedostot).

3.3 Tietosuoja

Henkilökohtaisia tietoja ei pidä välittää sähköisesti Elonin yliopiston sähköpostijärjestelmän kautta. Henkilötiedoilla tarkoitetaan yksilön etu- ja sukunimeä, joka on yhdistetty johonkin seuraavista:

• Sosiaaliturvatunnuksen numero
• Ajokortin numero
• Rahoitustilin numero
• Luotto- tai pankkikortin numero
• Mikä tahansa turvakoodi tai salasana, joka voisi antaa pääsyn henkilön rahoitustilille

Käyttäjien tulisi noudattaa äärimmäistä varovaisuutta käyttäessään sähköpostia luottamuksellisten tai arkaluonteisten asioiden välittämiseen, eikä heidän tulisi olettaa, että sähköposti on yksityistä ja luottamuksellista. On erityisen tärkeää, että käyttäjät varovat lähettämästä viestejä vain niille vastaanottajille, joille ne on tarkoitettu. Erityistä varovaisuutta on noudatettava käytettäessä ”reply” tai ”reply all” -komentoja sähköpostikirjeenvaihdon aikana.

3.4 Sähköpostin väärinkäyttö

Eloniyliopiston sähköpostipalveluja ei saa käyttää kaupallisten tai ei-toivottujen massasähköpostien lähettämiseen. Niitä ei saa käyttää viestien lähettämiseen (kuten suuria määriä sähköpostiviestejä tai erittäin suuria yksittäisiä sähköpostiviestejä) tarkoituksenaan häiritä palvelinta tai yksittäisen henkilön tiliä palvelimella.

Suojellakseen Elonin sähköpostipalveluiden käytettävyyttä käyttäjien tulisi pidättäytyä lähettämästä ketjukirjeitä, lomakortteja tai vastaavia useammalle kuin muutamalle henkilölle. Suurille ryhmille lähetetyt luvattomat viestit voivat vaikuttaa sähköpostipalveluihin haitallisesti. Jos käyttäjällä on kysyttävää siitä, voiko hän lähettää viestin suurelle jakelukunnalle, hänen tulisi kysyä asiasta esimieheltään tai ottaa yhteyttä teknologia-avustajiin (Assistant Vice President for Technology).

Seuraavassa ei ole tyhjentävä luettelo esimerkeistä sähköpostin väärinkäytöstä:

• Ylimääräinen henkilökohtainen käyttö
• Häirintä toisten sähköpostin käytössä
• Tarkoituksellinen luvaton pääsy toisten sähköpostiin
• ”roskapostien”, ketjukirjeiden lähettäminen, kirjepommien tai muunlaisen ei-toivotun sähköpostin laajamittaisen levittämisen
• Sähköpostin väärentäminen
• Elämän vaikutelman antaminen siitä, että edustat yliopistoa, ellei sinulla ole siihen lupaa
• Sähköpostin käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin
• Hyökkäävien tai loukkaavien viestien lähettäminen
• Lainvastaisten toimintojen harrastaminen
• Spoofing, Sähköpostin otsikoiden väärentäminen, muuttaminen tai poistaminen on myös kielletty
• Ei saa käyttää toisen käyttäjän tiliä

Raportoi välittömästi sähköpostiin liittyvistä ongelmista kampuksen teknologiatukeen osoitteeseen [email protected] tai soita numeroon (336) 278-5200. Rikkomuksista on ilmoitettava järjestelmän ylläpitäjälle osoitteessa [email protected] tai teknologia- ja tietohallintojohtajan apulaisjohtajalle.

Tämän tai minkä tahansa muun Elonin yliopiston ohjeen rikkominen voi johtaa kurinpitotoimiin, jotka voivat ulottua virantoimituksesta pidättämiseen tai irtisanomiseen asti.