Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) on tiedonsiirto tietokonejärjestelmästä toiseen standardoidun sanomamuotoilun avulla ilman ihmisen toimenpiteitä. EDI mahdollistaa sen, että useat yritykset – mahdollisesti eri maissa – voivat vaihtaa asiakirjoja sähköisesti. Tietoja voidaan vaihtaa sarjalinkkien ja vertaisverkkojen kautta, joskin suurin osa vaihdoista perustuu nykyisin Internetiin.

EDI-sanoma sisältää merkkijonon tietoelementtejä, joista kukin edustaa yksittäistä tosiseikkaa, kuten hintaa, tuotteen mallinumeroa ja niin edelleen, ja jotka on erotettu toisistaan erottimilla. Koko merkkijonoa kutsutaan datasegmentiksi. Yksi tai useampi datasegmentti, jota kehystävät otsikko ja peräosa, muodostavat tapahtumasarjan, joka on EDI-lähetysyksikkö (vastaa sanomaa). Transaktiosarja koostuu usein siitä, mitä tyypillinen liiketoiminta-asiakirja tai -lomake yleensä sisältää.

Kummankin osapuolen tai kauppakumppanin on EDI-asiakirjaa lähettäessään noudatettava samoja sääntöjä. Näissä standardeissa määritellään, mistä ja miten asiakirjan tiedot löytyvät. Käännösohjelmisto käsittelee tiedot eri tavalla lähetettyjä ja vastaanotettuja viestejä varten ja suorittaa jokaisen vaiheen täydellisen tarkastuksen varmistaakseen, että tiedot lähetetään tai vastaanotetaan EDI-muodossa. Kun vastaanottavan tietokoneen kääntäjä lukee asiakirjaa, se tietää, mistä löytyy esimerkiksi ostajan yrityksen nimi, tilausnumero, ostokohteet ja hinta. Nämä tiedot lähetetään sitten vastaanottajan tilausten syöttöjärjestelmään ilman manuaalista tilausten syöttämistä.

EDI koskee asiakirjoja, kuten ostotilauksia, laskuja, lähetysilmoituksia ja provisiomyyntiraportteja sekä muita tärkeitä tai salassa pidettäviä tietoja. Esimerkiksi vakuutusyhtiö voi varmistaa EDI-vaihdon avulla, että hakijalla on ajokortti.

EDI:tä käyttävät pääasiassa suuret yritykset, joilla on yhtenäinen käsittelyjärjestelmä, joka mahdollistaa tehokkuuden. Kustannukset, nopeus, tarkkuus ja tehokkuus ovat EDI:n suurimmat edut. Järjestelmän käyttöönotto on kallista ja vaatii yleensä apua alaan erikoistuneelta konsultilta.

EDI kilpailee XML:n kanssa, joka luottaa tageihin tietojen järjestämisessä. Se voi kilpailla myös sovellusohjelmointirajapintojen kanssa — koodin, jonka avulla kaksi ohjelmistoa voi kommunikoida keskenään. Vaikka se muistuttaa EDI:tä, API:lta puuttuu käyttäjille tarkoitettu standardi, minkä vuoksi eri yritysten on vaikea jakaa tietoja API:n kautta.

EDI-järjestelmien käyttö poistaa tarpeen – ja siten myös kustannukset – tulostaa, arkistoida, säilyttää, postittaa ja hakea paperisia asiakirjoja. Tavoitteena on päästä eroon paperista ja saada kaikki työskentelemään samalla laskulla, jotta tietoja voidaan käsitellä ja lukea helposti.

Jotkut käyttäjät, kuten terveydenhuollon tietoja välittävät lääkärit, saattavat pitää EDI:tä hankalampana kuin paperia, mutta standardointi ja sähköinen muuntaminen maksaa itsensä takaisin pitkällä tähtäimellä.

Paperiin perustuvien tehtävien automatisointi parantaa tietojen laatua, ja tapahtumat vaihdetaan sekunneissa tai minuuteissa päivien tai viikkojen sijaan. EDI vapauttaa henkilöstön aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Liiketoimintakriittiset tiedot lähetetään ajoissa ja niitä seurataan reaaliajassa automatisoimalla tiedonsiirto sovellusten välillä koko toimitusketjussa.

Erilaiset EDI-standardit vastaavat tiettyjen toimialojen tai alueiden tarpeisiin tai muihin eritelmiin. ANSI ASC X12 (X12) -standardia käytetään rutiininomaisesti Yhdysvalloissa, ja EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) -standardia käytetään Yhdysvaltojen ulkopuolella. Lisäksi lukuisat muut standardit liittyvät tiettyihin teollisuudenaloihin, kuten VDA Saksan autoteollisuudelle.

DISA (Data Interchange Standards Association), joka kehittää ja levittää standardeja sähköisen kaupankäynnin vaihtamiseksi useilla eri toimialoilla, tukee ASC X12:ta. X12. Kolme kertaa vuodessa X12:n jäsenet työskentelevät yhdessä eri alakohtaisilla vertikaalisilla aloilla, kuten rahoituksessa ja terveydenhuollossa, kehittääkseen uusia versioita standardista.

EDI-järjestelmät

Erilaisia EDI-tyyppejä otetaan käyttöön yrityksen tarpeiden, kyvykkyyksien ja budjetin mukaan — useiden yhdenmukaisesti toimivien yhteistyökumppaneiden avustaminen, yhteistyökumppaneiden tukeminen eri puolilla maailmaa tai muissa tilanteissa. Menetelmiä ovat suora EDI (point-to-point); EDI VAN:n tai EDI-verkkopalvelujen tarjoajan kautta; EDI E S2:n kautta; EDI FTP/VPN:n, SFTP:n tai FTPS:n kautta; Web- ja mobiili-EDI; ja EDI:n ulkoistaminen.

Suora EDI: Suorassa EDI:ssä luodaan yksi yhteys kahden liikekumppanin välille. Suuremmat yritykset saattavat valita tämän menetelmän, jos niillä on useita liiketoimia saman kumppanin kanssa päivässä.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Tämä malli suojaa yrityksiä komplikaatioilta, joita aiheutuu monien viestintäprotokollien tukemisesta, joita tarvitaan, kun ollaan tekemisissä useiden liikekumppaneiden kanssa. Se on suojattu verkko, jossa asiakirjat siirretään liikekumppaneiden välillä.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Tämä viestintäprotokolla vaihtaa tietoja turvallisesti Internetin kautta. Kaksi tietokonetta (asiakas ja palvelin) muodostavat yhteyden pisteestä pisteeseen -tilassa Internetin kautta. AS2 lähetetään turvallisesti kirjekuoressa, jossa käytetään digitaalisia varmenteita ja salausta.

EDI FTP/VPN:n, SFTPS:n ja FTPS:n välityksellä: Tiedonsiirtoprotokolla (FTP) virtuaalisen yksityisverkon (VPN), suojatun tiedostonsiirtoprotokollan (SFTP) tai suojatun tiedostonsiirtoprotokollan (FTPS) välityksellä vaihdetaan asiakirjoja Internetin välityksellä, jolloin liikekumppanit yhdistyvät suoraan. Nämä protokollat koodaavat tiedot siirron aikana yrityksestä toiseen arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Tiedot puretaan niiden saapuessa.

Web EDI: EDI ohjataan Internet-selaimen kautta, jolloin paperiset asiakirjat kopioidaan Web-lomakkeiksi, joissa on kenttiä, joihin käyttäjät syöttävät tietoja. Tämän jälkeen tiedot muunnetaan automaattisesti EDI-sanomaksi ja lähetetään suojattujen Internet-protokollien kautta.

Mobile EDI: Tämä menetelmä mahdollistaa asiakirjojen lähettämisen mobiililaitteiden kautta.

Managed Services: Hallinnoitujen palvelujen järjestelmät ulkoistavat EDI-asiakirjojen valvonnan kolmannelle osapuolelle.

Liiketoiminnan tarpeet ja prosessit määrittävät, mikä EDI-järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön. Ennen kuin siirryt EDI-järjestelmään organisaatiossasi, luo hallintorakenne. Ryhmän jäsenillä tulisi olla EDI- ja johtajakokemusta. Aseta seuraavaksi käyttöönoton prioriteetit ja analysoi sitten, mitkä liiketoiminnan osa-alueet hyötyvät eniten EDI:stä. Valitse EDI-verkon tarjoaja, joka keskittyy liiketoimintasi tarpeisiin. Sulauta sitten EDI ja tiedot osaksi liiketoimintaa.

Luot kartan, jossa määritetään, mihin kukin saapuva kenttä menee ja onko tietoja muotoiltava uudelleen, jotta voidaan hahmotella, miten EDI-tapahtuman tiedot korreloivat sisäisessä järjestelmässä olevien tietojen kanssa. Testaa järjestelmä ennen sen käyttöönottoa.