Best Practices for Small Business Record-Keeping

En usko, että organisaatiomestari Marie Kondo puhui tässä yritysrekistereistä, mutta se pätee varmasti: ”

Liikekirjanpito todistaa liiketapahtumat ja -toiminnot. Menestyksekkään yrityksen kasvattaminen edellyttää organisointia kaikilla tasoilla, mukaan lukien liiketiedot.

Tehokas tietojenhallintajärjestelmä ei vie paljon aikaa ylläpitoon, ja se sujuvoittaa kirjanpitoa, verojen valmistelua ja tilintarkastuksia.

Seuraa näitä vinkkejä, jotta voit luoda tietojenhallintajärjestelmän, joka pitää verenpaineesi alhaalla veroilmoituskauden aikana.

Toteuta asiakirjojenhallintajärjestelmä

Kaikki liiketoimet olisi dokumentoitava, olipa kyseessä sitten paperi- tai sähköiset asiakirjat. Yrityksesi kasvaessa kasvaa myös kasa paperia ja tiedostoja, joita yrityksesi on säilytettävä.

Aloita ensin paperittomuus, jotta kaikki asiakirjat ovat helposti saatavilla. Ota sitten käyttöön digitaalinen asiakirjahallintajärjestelmä, joka järjestää liiketoimintasi asiakirjat. Lisää sitten asiakirjojen valvontajärjestelmä, jossa hahmotellaan, kuinka usein asiakirjoja on tarkistettava ja päivitettävä.

Tarkista, onko asiakirjojen säilyttämismääräyksiä

Tallenteiden säilyttämisessä ei ole kyse vain siitä, että saat hymyn verovalmistelijan kasvoille. Kyse on myös asiakirjojen säilyttämismääräysten noudattamisesta.

IRS:n ja Department of Laborin (DOL) asiakirjojen säilyttämismääräykset vaihtelevat asiakirjasta riippuen kahdesta kuuteen vuoteen. Säilytä kuitenkin kaikki yritystiedot vähintään seitsemän vuotta.

Jotkut yritystiedot, kuten voittoa tavoittelemattoman yrityksen verovapautustodistukset tai yritystoiminnan verotunniste, eivät koskaan käy merkityksettömiksi, joten pidä ne aina käden ulottuvilla.

IRS:n asiakirjojen säilyttämissääntöjä sovelletaan tietoihin, jotka auttoivat yritystoiminnan tulojen, verovähennyksien tai veronhuojennusten laskemisessa tai perustelemisessa. DOL edellyttää, että säilytät kaikki asiakirjat, jotka auttavat sinua tekemään palkanlaskentaa.

IRS voi tarkastaa yrityksesi kirjanpitoa jopa seitsemän vuotta taaksepäin ja vielä kauemmas, jos et anna veroilmoitusta tai sinua epäillään petoksesta. Useimmat tilintarkastajat kehottavat säilyttämään kaikki liikeasiakirjat vähintään seitsemän vuotta sen jälkeen, kun ne eivät ole enää merkityksellisiä.

Yleisimpiä liikeasiakirjoja ovat muun muassa:

• Työntekijöiden nimet, osoitteet ja yhteystiedot
• Työntekijöiden työaikakirjanpito
• Työntekijöiden palkkakuitit
• Kaikki veroilmoitukset, jotka on toimitettu verovirastolle
• Pankkitiliotteet
• Vakuutusasiakirjat
• Sopimukset, mukaan lukien lainat ja kiinnitykset
• Ostokuitit
• Asiakaslaskut
• Veroilmoitukset
• Rahoitusselvitykset
• Poistosuunnitelmat
• Yritysrekisteröintiasiakirjat
• Hallituksen kokouspöytäkirjat
• Juridiset asiakirjat
• Sähköpostiviestit

Valtionhallinnot voivat täsmentää asiakirjojen säilyttämistä koskevia sääntöjä, joten tarkempia tietoja saat osavaltiosi valtiovarainministeriön verkkosivuilta.

Valitse kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmistot, jotka luovat tallenteita

Jätä ohjelmistot johtamaan pienyrityksen kirjanpitotietojen, kuten asiakaslaskujen ja palkkaverolomakkeiden, luomista.

Useimmat kirjanpito-ohjelmistot pystyvät luomaan asiakaslaskuja. Ohjelmiston pitäisi myös auttaa sinua automaattisesti kirjanpidon perusteissa, kuten myyntisaamisten kirjaamisessa, kun laskutat asiakasta.

Molemmat kirjanpito-ohjelmistot voivat luoda asiakaslaskuja. Lähde: Tilastokeskus: Xero.

Palkanlaskentaohjelmistosi pitäisi huolehtia palkkaverokirjausten luomisesta, kuten esim:

• Lomakkeet W-2
• Lomakkeet W-3
• Lomakkeet 1099-MISC
• Lomakkeet 1099-NEC, uusi vuonna 2020
• Lomakkeet 941

Palkanlaskentaohjelmisto luo ja arkistoi nämä lomakkeet asianmukaiselle viranomaiselle, olipa se sitten IRS-virasto (IRS = Internal Revenue Revenue Control), sosiaaliturvalaitos (Social Security Administration, SSA = Social Security Administration) tai molemmat. Voit helposti hakea nämä lomakkeet palkanlaskentaohjelmistostasi aina, kun tarvitset niitä.

Sovita tietueet tapahtumiin pankkien täsmäytysten aikana

Kirjanpidon peruskurssi opettaa, että kaikista liiketoimintatapahtumista on oltava asiakirjat. Hallitse kirjanpidon perusteet ottamalla kirjanpito osaksi pienyrityksen kirjanpitoa.

Pankkien täsmäytykset auttavat pienyrityksiä havaitsemaan virheitä ja ymmärtämään taloudellista tilannettaan. Se on myös ihanteellinen hetki varmistaa, että sinulla on tallenteet kaikista liiketoimintatapahtumista.

Kuukausittaisen pankkien täsmäytyksen aikana vertaa jokaista kirjanpito-ohjelmistossasi olevaa tapahtumaa tallenteeseen. Kun haravoit liiketoimintatapahtumia, varmista, että sinulla on vastaava lasku, kuitti tai sopimus.

Jos ohjelmistosi sallii sen, tallenna liiketoimintatiedot kirjanpito-ohjelmistoosi. Intuit QuickBooks Online antaa käyttäjien liittää asiakirjoja kuhunkin liiketapahtumaan, joten kuka tahansa, joka avaa kirjanpitosi, voi tarkastella siihen liittyvää tietuetta.

Liitä tietueet suoraan liiketapahtumiin kirjanpito-ohjelmistossasi. Lähde:

Tallenteiden varmuuskopiointi ja suojaus

Elämme aikaa, jolloin tietomurrot ja luonnonkatastrofit rehottavat. Varaa aikaa varmuuskopioimiseen ja tallenteiden suojaamiseen katastrofin välttämiseksi.

Paperille tai kiintolevylle tallennetut tallenteet tulisi varmuuskopioida vähintään yhteen toiseen paikkaan. Digitoi kaikki asiakirjat, jotta säilytät tiedot, jotka voivat kadota, varastaa tai tuhoutua.

Tallenteiden tallentaminen pilvipohjaisiin ohjelmistoihin pienentää niiden katoamisriskiä, mutta lisää varkausriskiä. Yritysrekisterisi sisältävät arkaluonteisia tietoja, kuten työntekijöiden sosiaaliturvatunnuksia (SSN).

Tallentaessasi yritysrekistereitä verkossa, suojaa tilisi yksilöllisellä ja vahvalla salasanalla ja ota käyttöön kaksitekijätodennus.