A Complete Guide to Managing Tips in Your Restaurant

Syitä, joiden vuoksi kannattaa valita ura ravintola-alalla, on lähes rajattomasti: joustavuus aikatauluissa, sosiaalinen ilmapiiri ja rakkaus kaikkeen ruokaan ovat vain muutama esimerkki, mutta yksi syy nousee muiden yläpuolelle, juomarahat.

Ylivoimainen enemmistö hotelli- ja ravintola-alan työntekijöistä on riippuvainen juomarahoista… usein enemmän kuin palkastaan tai palkasta. Payscalen väen tekemän tutkimuksen mukaan nämä juomarahat voivat muodostaa jopa 60 % työntekijän tuloista. Oma tippitutkimuksemme osoittaa, että tarjoilijat haluavat (ja tarvitsevat) tippiä. Tämä tarkoittaa, että ravintolatyöntekijöille juomarahat eivät ole vain ”kiva saada” – ne mahdollistavat vuokran maksamisen, ruokaostosten ostamisen tai perheen viemisen kauan kaivattuun lomamatkaan.

Ravintolapäällikkönä olet vastuussa juomarahojen seurannasta ja hallinnoinnista tavalla, joka on sekä sääntöjenmukainen että henkilöstöäsi kohtaan huomaavainen. On reilua sanoa, että tulevaisuudessasi voi olla kitkaa: osa henkilökunnasta saattaa kokea diplomaattisuutesi häiritsevän heidän suuria juomarahaunelmiaan.

Auttaaksemme sinua navigoimaan näillä monimutkaisilla vesillä, olemme koonneet yhteen kaiken, mitä sinun on tiedettävä, jotta voit luottavaisesti valvoa ja hallita juomarahoja ravintolassasi.

Katsaus ravintolan juomarahamaisemaan

Kansanuskon vastaisesti juomarahat eivät ole ilmaista rahaa, vaan niitä verotetaan samalla tavalla kuin muitakin tuloja.

Yksi asia, josta voimme kuitenkin olla yhtä mieltä, on juomarahojen omistajuus. Fair Labor Standards Act (FLSA) -lain (Fair Labor Standards Act) tukemana juomarahat ovat niitä keräävän työntekijän omaisuutta. Tietyissä olosuhteissa työnantajat voivat käyttää näitä juomarahoja juomarahojen hyvityksenä vähimmäispalkkavelvoitteeseen (lisää juomarahojen hyvityksestä täällä); tämän lisäksi juomarahoihin ei saa kajota.

Vastuu juomarahoista jakautuu työntekijän ja työnantajan kesken. Tässä on vastuunjako:

• Työntekijöiden on ilmoitettava juomarahat (käteiset ja muut kuin käteisvarat) joka kuukausi
• Työnantajat sisällyttävät nämä summat palkanlaskentaan
• Verohallinto (Internal Revenue Service, IRS) vaatii työntekijöitä kirjaamaan ja ilmoittamaan juomarahatulot, joiden suuruus on vähintään 20 Yhdysvaltain dollaria kuukaudessa

Muihin työnantajan velvollisuuksiin kuuluu juomarahojen antaminen viimeistään säännöllisenä palkanmaksupäivänään työntekijälle, ja sen varmistaminen, että palkkakauden juomarahatulojen kokonaismäärä on vähintään 8 prosenttia ravintolan saman kauden kokonaistuloista.

Kirjoita lomake 8027 (”Employers Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips”), joka on vuosittainen raportti, jonka työnantajat toimittavat IRS:lle ja jossa ilmoitetaan kuitit ja tipit. Jos jää vajaaksi, joudut korvaamaan erotuksen bruttokuittimenetelmän, työtuntimenetelmän tai vilpittömän mielen sopimuksen avulla.

Kun hallitset juomarahojen hallinnan ravintolassasi, valmista palvelijasi menestykseen henkilökunnan hallintaoppaallamme.

Maaliskuussa 2018 hyväksyttiin uusi liittovaltion laki, jolla on suuria vaikutuksia myös pieniin ravintolaoperaatioihin.

Tässä ovat tärkeimmät asiat:

• Työnantajat, jotka maksavat työntekijöilleen minimipalkkaa (ei tippihyvityksiä), ovat oikeutettuja tip-poolingiin front-of-house (FOH) ja back-of-house (BOH) -henkilöstön välillä. Aiemmin juomarahaa saaneet työntekijät jätettiin sen ulkopuolelle.
• Työntekijöiden juomarahojen maksamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin ja vahingonkorvauksiin, jotka voivat olla yli 1 000 dollaria tapausta kohti. Tähän voi liittyä lisärangaistuksia myös paikallisella tai osavaltiotasolla, mikä tekee siitä vielä suuremman kiellon.

Lisäksi sanottakoon, että juomarahoihin ja juomarahojen hallintaan liittyy pitkä lista oikeudellisia näkökohtia. Otetaanpa opittua ja sovelletaan sitä jokapäiväisessä toiminnallisessa kontekstissa, sopiiko?

Mitä on tippien jakaminen ravintoloissa?

Tip sharing (tai tip pooling) on järjestely, jossa henkilökunta kokoaa yhteen juomarahansa, jotka jaetaan sitten tasan etu- ja takapuolen tiimien kesken. Vaikka juomarahojen jakamiselle ei ole olemassa vähimmäis- tai enimmäisrahoitusosuutta tai -prosenttia (tämä on johdon harkinnassa), työnantajien on ilmoitettava päätöksestään selkeästi tiimille.

Riippumatta siitä, minkälaisen politiikan olet ottanut (tai aiot ottaa) käyttöön ravintolassasi, pidä mielessä, että tarjoilumaksut eivät ole tippiä. Jos ravintolasi perii automaattisesti maksun esimerkiksi 8 hengen tai sitä suuremmista juhlista, tätä arvoa ei pidetä juomarahana, vaan pikemminkin palkka- ja verotustarkoituksiin maksettavana palkkiona.

Nyt kun olemme heittäneet sinulle kaikki nämä tiedot, saatat ihmetellä: ”Okei… mitä nyt?”

Strategioita juomarahojen jakamiseen ravintoloissa

Tässä on neljä strategiaa, jotka auttavat sinua soveltamaan oppimaasi juomarahojen jakamisesta, seurannasta ja raportoinnista ravintolassasi:

Ole selvillä seurauksista

Toisin kuin liittovaltion säädökset, osavaltioiden vaatimukset, jotka koskevat esimerkiksi minimipalkkoja ja muita työelämää koskevia lakeja, voivat vaihdella dramaattisestikin riippuen siitä, missä osassa maata asut. Pysyäksesi etusijalla, keskustele paikallisen työministeriön toimiston kanssa.

Ole tarkka juomarahojen ilmoittamisessa

Nyt kun tiedät seuraukset, on entistäkin suurempi sysäys noudattaa IRS:n määräyksiä. Keräämällä säännöllisesti tippiraportteja työntekijöiltäsi (tästä lisää jäljempänä) voit määrittää tarkasti, kuinka paljon veroa sinun on pidätettävä, ja arkistoida täydellisen kuvan ravintolasi kokonaismyynnistä ja juomarahoista veroajankohtana.

Jätä juomarahojen seuranta tekniikan hoidettavaksi

Tekniikkaan luottaen säästät aikaa, joka kuluu lukujen manuaaliseen selvittämiseen, ja lisäksi se pienentää virhemarginaalia. 7shiftsin 7punches tip tracking -ominaisuutemme poistaa aikaa vievän manuaalisen seurannan tarpeen. Henkilökuntaa pyydetään ilmoittamaan juomarahansa jokaisessa työvuorossa; nämä tiedot kootaan sitten raporttiin ja lähetetään johdolle. Emme tietenkään ole ainoa olemassa oleva ratkaisu (mutta olisi huolimatonta olla mainitsematta itseämme); useimmat kirjanpito- ja palkanlaskentateknologiat sisältävät vaatimustenmukaisuusominaisuuksia, jotka pitävät sinut poissa kuumasta vedestä.

Keskustele säännöllisesti rahasta

Raha puhuu, joten varmista, että puhut rahasta ravintolassasi. Riippumatta siitä, oletko muuttamassa olemassa olevaa käytäntöä vai ottamassa käyttöön uutta, johdon ja henkilökunnan välisen vuoropuhelun edistäminen tekee prosessista sujuvamman. Et tietenkään voi pakottaa työntekijöitäsi ilmoittamaan kaikkia tulojaan, mutta se, että kerrot heille, miksi heitä kehotetaan voimakkaasti tekemään niin, voi herättää heidän rehellisyytensä.