A Balance Sheet for Small Business

Tämä erä Factor Finders Startup Series tulee olemaan omistettu yhdelle tärkeimmistä asiakirjoista, että pienyritysten omistajien on opittava täyttämään – tase.

Tase on yksi perustavanlaatuisista tilinpäätöstiedot tahansa yrityksen. Joskus sitä kutsutaan ”taseeksi”, taseessa esitetään yhteenveto yrityksen varoista ja veloista tiettynä ajankohtana.

Tase antaa pienyrittäjälle tilannekuvan yrityksensä taloudellisesta tilanteesta tiettynä ajankohtana suhdannekierron aikana. Huomaa, että taseessa ei raportoida yrityksen vaihtelevasta taloudellisesta asemasta jonkin aikajakson – kuten kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden – vaan pikemminkin tietyn hetken (esimerkiksi 15. joulukuuta 2016) aikana. Tase kuvastaa kaikkien niiden liiketoimien huipentumaa, jotka on toteutettu siihen päivään asti, jona se on laadittu – ajattele taas ”tilannekuvaa”.”

Tase vs. tuloslaskelma

Saatat sanoa: ”hetkinen – tämä kuulostaa tutulta. Enkö juuri lukenut jotain samankaltaista Startup Series -sarjan artikkelissa tuloslaskelmista?”

Etkö tavallaan lukenutkin. Nämä kaksi ovat toisiinsa liittyviä – mutta erillisiä – asiakirjoja, jotka auttavat yrityksen omistajia ja velkojia saamaan tarkan arvion yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Nämä kaksi lomaketta eroavat toisistaan aikajänteiltään ja erityistehtäviltään.

Tuloslaskelma ei tarjoa tilannekuvaa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, vaan siinä seurataan tulojen ja tappioiden vaihtelua tietyn ajanjakson aikana. Tuloslaskelma on hyödyllinen siinä mielessä, että sen avulla startup-yrityksen omistajat voivat tarkastella, mitkä transaktiokustannukset ja -edut hyödyttävät heitä, jotta he voivat muuttaa strategioitaan sen mukaisesti. Tase ei täytä tätä tehtävää – sen sijaan, että se seuraisi taloudellista asemaa tietyn ajanjakson aikana, se näyttää startup-yrittäjille, miten heidän taloutensa on kyseisenä päivänä. Taseet eivät ole huolissaan tietyistä kustannuksista tai tuloista. Sen sijaan siinä keskitytään yleiseen taloudelliseen asemaan.

Taseet ovat ratkaisevan tärkeitä pienille aloittaville yrityksille, kun ne hakevat rahoitusta. Luotonantajat ja lainanantajat pyytävät usein taseen ennen kuin tekevät liiketoimia aloittavien yritysten kanssa. Näin ollen on erittäin tärkeää ymmärtää, miten sellainen laaditaan.

Taseen osatekijät

Mennäänpä hieman teknisempään suuntaan. Mistä tase koostuu?

Tase koostuu kolmesta eri rahoitusryhmästä: varoista, veloista ja omasta pääomasta. Aloittavana pienyrityksenä jälkimmäinen luokka ei koske sinua. Jaetaan siis kaksi luokkaa, jotka sinun on ymmärrettävä: varat ja velat.

Varat

Varat ovat resursseja, joita yrityksellä on hallussaan ja joilla on jonkinlainen taloudellinen arvo. Pienten yritysten taseissa luetellaan yrityksen varat ylhäältä alaspäin niiden maksuvalmiuden mukaan (eli sen mukaan, miten helposti ne voidaan vaihtaa rahaksi).

Varoja on kahdenlaisia, lyhytaikaisia ja pitkäaikaisia. Lyhytaikaiset varat voidaan muuttaa rahaksi yhdessä vuodessa tai lyhyemmässä ajassa, kun taas pitkäaikaiset varat vaatisivat enemmän aikaa. Investopedian mukaan yleinen tilijärjestys lyhytaikaisen varallisuuden luokassa on seuraava:

• Rahavarat
• Rahavarat (kuten vekselit)
• Markkinakelpoiset arvopaperit
• Saamiset
• Vaihto-omaisuus
• Vaihto-omaisuus
• Kuluja ennakkoon maksetut ennakkoon maksetut ennakkomaksut

Pitkäaikaiset saamiset taas koostuvat seuraavista:

• Pitkän aikavälin sijoitukset
• Kiinteät varat
• Aineettomat hyödykkeet

Velat

Velat ovat rahasumma, jonka yritys on velkaa ulkopuolisille toimijoille. Myös velat jaetaan lyhytaikaiseen ja pitkäaikaiseen osaan. Investopedian mukaan lyhytaikaisia velkoja ovat mm:

• Pitkän aikavälin velkojen välittömät osat
• Pankkivelat
• Korkovelat
• Palkkavelat
• Vuokrat
• Verot
• Liikevarat
• Yleishyödylliset palvelut
• Asiakkaiden ennakkomaksut

Pitkäaikainen vieras pääoma koostuu seuraavista:

• Kaikenlaiset pitkäaikaiset velat
• Työntekijöiden eläkerahastovelat
• Laskennalliset verot

Tase kuvastaa lopussa yrityksesi varojen ja velkojen summaa. Jotta saisit jonkinlaisen kontekstin tässä osiossa esitetyille tiedoille, suosittelemme, että katsot joitakin esimerkkitaseita internetistä. Sen tutkiminen, miten muut pienyritykset hoitavat kirjanpitonsa, auttaa sinua oppimaan, miten taseen lukeminen on mukavaa, ja viime kädessä valmistelee sinua oman taseesi laatimiseen.

Kuinka tehdä pienyrityksen tase

Valmis laatimaan oman taseesi? Googlen ja Microsoftin kaltaisten yritysten ilmaisten mallien ansiosta se on itse asiassa hyvin yksinkertainen yritys. Seuraa tätä kolmivaiheista prosessia:

Löydä yksinkertainen taseen malli

Internetissä on monia ilmaisia pienyrityksen taseen malleja. Etsi sellainen, joka sopii sinulle parhaiten. Tässä on kolme esimerkkiä vahvoista taseista, joita kannattaa käyttää:

• Google Docs- Google tarjoaa pienyrityksille ilmaisen taseen mallin, joka on yksinkertainen, pilvipohjainen ja helposti käytettävissä mistä tahansa. Tarvitset taseen työstämiseen vain Google-tilin ja internetyhteyden.
• QuickBooks- Intuitin tytäryhtiöllä on ladattavissa oleva taulukkolaskentaohjelma, jota voit käyttää ilmaiseksi edellyttäen, että tietokoneellesi on jo asennettu Microsoft Office.
• Microsoft Excel- Microsoft tarjoaa oman versionsa taseen mallin Exceliin ja Excel Onlineen. Jos sinulla on jo Microsoft Office, tutustu siihen.

Syötä tietosi

Täytä malli. Tämä vaihe edellyttää, että ylläpidät loistavia kirjanpitomenetelmiä koko jokaisen liiketoimintasyklin ajan.

Tulkitse tulokset

Jep, valitse vain malli, syötä numerot ja analysoi – aritmetiikkaa ei tarvita. Mallit tekevät sen puolestasi.

Yritystaseen tekeminen on nopeaa ja helppoa. Kun olet saanut tuloksesi, voit käyttää tasetta rahoitusanalyysiin tai lainojen, luottojen jne. hakemiseen. Jos haluat lisää vinkkejä siitä, miten olla menestyvä startup-yrityksen omistaja, tutustu Startup-sarjan muihin artikkeleihin. Jos haluat lisää vinkkejä siitä, miten rahoittaa startup-yrityksesi (vaikka luottotietosi eivät olisikaan parhaat mahdolliset), soita Factor Findersille ja tutustu laskujen factoring-ratkaisuihin.