6-vaiheinen opas strategian toteuttamiseen

Lisätietoa tästä lähestymistavasta saat How to Write a Strategic Plan -oppaastamme, ja jos pidät siitä, meillä on myös ilmainen malli, jonka voit ladata ja liittää siihen oman strategiasi. Olennaista on kuitenkin se, että se antaa meille selkeän tavan sekä jäsentää että puhua strategian toteuttamisesta. Siinä vältetään liiallista jargonin käyttöä. Olemme myös tietoisesti päättäneet sisällyttää vain vision, emmekä suositumpaa ”visio/tehtävä”-yhdistelmää. Olemme tehneet näin, koska olemme havainneet, että ihmisten on usein vaikea ymmärtää näiden kahden eroa. Kaikenlainen sekaannus on viimeinen asia, jota haluamme, kun puhumme strategian toteuttamisesta, joten valitsimme lähestymistavan, jossa esitämme vain vision.

Jos haluat syventää strategiaasi, harkitse strategiakehyksen, kuten tasapainotetun tuloskortin (Balanced Scorecard) tai McKinseyn Strategic Horizonsin, käyttöä. Olemme kirjoittaneet oppaan, jonka avulla voit päättää, mikä kehys sopii sinulle. Riippumatta siitä, minkä kehyksen valitset, pidä asiat kuitenkin mahdollisimman yksinkertaisina. (Kaikki oppaamme viitekehykset läpäisevät tämän testin kunnialla!).

Vaihe 2: Rakenna suunnitelma

Strategian toteuttamista koskevan oppaamme seuraavassa vaiheessa aloitat suunnitelman luomisen. Nyt kun olet saanut kehyksesi (kehyksesi) valmiiksi, sinun on siirryttävä varsinaiseen strategiasuunnitelmasi luomiseen. Olemme aiemmin kirjoittaneet perusteellisia oppaita strategiasuunnitelmien kirjoittamisesta, joten emme käsittele niitä uudelleen tässä – mutta olettaen, että käytät samanlaista viitekehystä kuin edellä, ehdotamme seuraavaa lähestymistapaa suunnitelman luomiseen:

Vaiheet suunnitelman laatimiseksi.

1. Kerää yhteen organisaation johtajat (perustajat, toimitusjohtaja, johtajat jne.), jotta he voivat sopia visiostasi. Voit tehdä tämän työpajassa, ja olemme kirjoittaneet todella suositun postauksen, jonka pitäisi myös auttaa.
2. Aloita samassa työpajassa organisaation arvojen kirjaaminen ylös. Jos sinulla on vaikeuksia, tutustu tähän postaukseen arvojen luomisesta tai tähän postaukseen siitä, miten teimme sen täällä Cascadessa.
3. Viimeiseksi (edelleen samassa työpajassa) kirjoita ylös 3 tai 4 painopistealuetta, joita tiimin mielestä on käsiteltävä, jotta visio voidaan saavuttaa. Painopistealueoppaamme on täällä, jos tarvitset sitä.
4. Sitten lopeta! Älkää houkutelko siirtymään strategisten tavoitteiden luomiseen vielä.
5. Viekää peruskehyksenne takaisin tiimillenne (tiimeillenne) ja alkakaa saada heitä itsenäisesti syöttämään ideoita strategisia tavoitteita varten kunkin painopistealueen alle. Saatat haluta antaa yhden painopistealueen kullekin johtoryhmäsi jäsenelle ja pyytää heitä johtamaan kyseisen painopistealueen konkretisointia. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että strategisen suunnitelman lopputulos saa kannatusta.
6. Kun olet laatinut strategiset tavoitteet, palaa ryhmänä yhteen ja kysy itseltäsi joukko vaikeita kysymyksiä:
   – Jos saavutamme jokaisen strategisen tavoitteen tietyllä painopistealueella, olemmeko onnistuneet kyseisellä painopistealueella?
   – Jos saavutamme kaikki painopistealueet, saavutammeko visiomme?
   – Auttavatko arvomme meitä matkan varrella vai haittaavatko ne meitä?
7. Jos olet vihreä kautta linjan, on aika aloittaa strategiasuunnitelmasi – tutustu vinkkeihimme parhaasta tavasta muuttaa strategiat teoiksi täältä.

Puuttuuko jotain?

Olet ehkä huomannut, ettemme ole vielä käsitelleet strategiatalomme pohjakerrosta: projekteja ja tunnuslukuja. Tämä johtuu siitä, että osana strategian toteuttamisprosessia tulisi olla ihmisten valtuuttaminen koko organisaatiossa keksimään omia projektejaan. Nyt kun sinulla on vankka perusta, tämän prosessin riskit ovat huomattavasti pienemmät, ja se auttaa sinua saamaan vauhtia ja sitoutumaan strategiseen suunnitelmaasi.

Vaihe 3: Määrittele KPI:t

Strategian toteuttamista koskevan oppaamme vaiheessa 3 sinun on määriteltävä KPI:t. Avaintunnusluvut ovat yksi vanhimmista johtamisen työkaluista – koska ne toimivat. Ne pitävät sinut rehellisenä edistymisestäsi ja keskittyneenä tuloksiin. Niistä on tultava strategian täytäntöönpanon merkkivaloja. Seuraavassa on muutama vinkki omien tunnuslukujen laatimiseen – ja esimerkkejä tunnusluvuista, joita käytämme SaaS-liiketoiminnassamme.

• Pitäkää ne yksinkertaisina. Älä yritä keksiä monimutkaisia tunnuslukuja, joita vain pieni joukko ihmisiä ymmärtää. Tee niistä yksinkertaisia ja suhteutettavia kaikille organisaation jäsenille.
• Valitse vähintään yksi KPI kutakin strategista tavoitettasi varten. Useampi kuin yksi on hyvä – mutta pidä organisaation kokonaislukumäärä korkeintaan 6 tai 7.
• Älä tee niistä liian vaikeita mitata nopeasti. Olen nähnyt hyvältä näyttäviä KPI:itä, joita voidaan alkaa mitata vasta vuosia strategian alkamisen jälkeen. Se ei yksinkertaisesti auta pitämään strategian toteuttamispyrkimyksiä fokusoituneina alkuvaiheessa.
• Älä tee niistä pelkkää $$$:ta – voitto ja liikevaihto saattavat toki olla loppupelisi, mutta KPI:iden pitäisi olla näiden asioiden ajureita – pelkkien tulosten mittaaminen ei tuo juurikaan lisäarvoa.

Tässä ovat painopistealueemme ja KPI:t, joita käytämme kullakin:

Viimeinen huomio: KPI:iden edistymistä on päivitettävä vähintään kerran kuukaudessa, tai vaarana on, että keskittyminen niihin katoaa nopeasti. Käytä nyt aikaa osana strategista suunnitteluprosessiasi selvittääksesi, miten pääset käsiksi tarvitsemiisi tilastoihin/tietoihin.

Vaihe #4: Luo strategiarytmi

Strategian toteuttamista koskevan oppaamme vaiheessa 4 voit aloittaa strategiarytmin luomisen. Ironista strategian toteuttamisessa on se, että vaikka kaikki tunnustavat sen tärkeyden – se unohtuu usein ensimmäisenä, kun tilanne muuttuu vaikeaksi. Ihmiset juuttuvat niin paljon jokapäiväiseen toimintaan, että heillä ei ole aikaa keskittyä kokonaisvaltaisiin asioihin, jotka vievät organisaatiota eteenpäin. Tästä tulee nopeasti itseään toteuttava sykli, ja se on yksi yleisimmistä syistä, miksi strategiat epäonnistuvat.

Päättäkää etukäteen, millainen strategiarytmi on – eli:

• Miten usein tapaatte keskustellaksenne edistymisestä?
  Esittelemme vähintään neljännesvuosittaista tapaamista, mutta kuukausittainen tapaaminen olisi hyvä aloittaa, kunnes asiat ovat vakiintuneet.
• Kuka tapaa?
  Vähintäänkin tarvitaan johtoryhmä – mutta on myös mietittävä, miten muu organisaatio saadaan mukaan näihin strategiapalavereihin.
• Kuinka pitkä palaveri on?
  Ei strategiaa saa sysätä esityslistan kohtaan ”muut asiat”! Varaa sille vähintään yksi tunti.
• Minkälainen kokouksen rakenne on – mitä raportteja käytetään?
  Lisätietoa tästä jäljempänä vaiheessa #5.

Jos etsit hyvää lähtökohtaa, suosittelemme seuraavaa:

Kuukausittainen kokous nimeltä ”Strategian tarkistuspiste” johtoryhmän kanssa. Yksi tunti kalenterissa. Mieluiten johtokunta-/konferenssihuoneessa. Vuorotteleva puheenjohtaja (strategiaa ei pitäisi pitää pelkästään toimitusjohtajan toimialana), joka käy läpi sovitun raportointikehyksen ja pyytää päivityksiä kaikkien strategiaan kuuluvien keskeisten aloitteiden omistajilta.

Seuraavaksi järjestetään neljännesvuosittainen koko henkilöstön kokous, jossa jaetaan strategian edistymisen kohokohdat ja nostetaan esiin tiimejä, jotka ovat tehneet erityisen suuren työn.

Viimeiseksi yritä rohkaista tiiminjohtajia sisällyttämään ”strategian tarkistuspiste” omiin tiimipalavereihinsa – tämä voi olla lyhyempi (15 minuuttia riittäisi hyvin), mutta se on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan varmistaa strategian toteuttamisen kaskadiyhteys organisaation kaikille tasoille.

Varmasti muokkaat edellä esitettyä oman kulttuurisi mukaan. Saatat kokea, että kuukausittainen on liian säännöllinen tapaaminen, riippuen kokonaissuunnitelmasi pituudesta. Aloita siis jostain samankaltaisesta ja mukauta tarpeen mukaan.

Vaihe #5: Toteuta johdonmukaiset & yksinkertaiset strategiaraportit

Strategian toteuttamista koskevan oppaamme vaiheessa 5 keskitytään raportointiin. Nyt kun kokoukset on järjestetty, haluat valita johdonmukaisen tavan raportoida strategian toteuttamisen edistymisestä. Tämän raportin päätavoitteiden tulisi olla:

• Johdonmukaisuus. Kaikki tietävät, mitä odottaa ja mitä heidän on päivitettävä ennen kokousta (kokouksia).
• Yksinkertaisuus. Raportin tulisi antaa yleiskuva siitä, miten strategia etenee.
• Vastuullisuus. Varmista, että raportti sisältää kunkin tavoitteen omistajan nimet (tilivelvollisuus) sekä niiden henkilöiden nimet, jotka tosiasiassa saavat asiat tehdyksi (tunnustaminen).
• Osaavainen. Raportin on sisällettävä paitsi katsaus siihen, miltä strategia näyttää nyt, myös siihen, miten se edistyy ajan mittaan. Yritä sisällyttää vertailujakso tai kaavioita/kaavioita, jotka osoittavat edistymisen ajan mittaan, jotta varmistetaan, että vauhti säilyy.

Tässä on esimerkki Cascadesta tällaisesta raportista (lataa täydellinen näyte pdf-muodossa täältä):

Tämäntyyppinen raportti sopii erinomaisesti johtoryhmän kokoukseen, koska se on yksityiskohtainen olematta kuitenkaan ylenpalttinen. Kun kuitenkin päivität tietoja laajemmalle liiketoiminnalle, saatat haluta käyttää visuaalisesti houkuttelevampaa lähestymistapaa. Kokeile vaikkapa Strategy Dashboardia (toinen esimerkki alla Cascadelta):