2 minuutin sääntö ja miksi sinun pitäisi käyttää enemmän aikaa helppojen asioiden tekemiseen oikein

Jos olet kiinnostunut henkilökohtaisesta tuottavuudesta, olet todennäköisesti ainakin kuullut Getting Things Done (GTD) – tuottavuusjärjestelmästä, joka on suunniteltu siirtämään kaikki tehtävät, ideat ja projektit, jotka ovat tällä hetkellä päässänne (jossa ne ovat alttiita stressaamaan ja pulppuamaan, kun yritätte keskittyä), järjestäytyneeseen ulkoiseen järjestelmään.

Vaikka koko GTD-järjestelmään kannattaa sukeltaa, se sisältää yhden usein unohdetun strategian, joka voi parantaa tuottavuuttasi, keskittymistäsi ja ajankäyttöäsi valtavasti: 2 minuutin sääntö.

Mikä on 2 minuutin sääntö tuottavuudessa?

Ymmärtääksemme 2 minuutin säännön voiman, meidän on ensin ymmärrettävä, miten se sopii GTD:hen.

Olemme kirjoittaneet aiemmin GTD-järjestelmän perusteista, mutta pähkinänkuoressa järjestelmä koostuu viidestä vaiheesta:

1. Capture. Kirjoita kaikki, mitä sinun on tehtävä, yhteen keskitettyyn arkistoon. Tämä voi olla paperilappu, Google Doc tai projektinhallintatyökalu.
2. Selkeytä. Jaottele jokainen tehtävä toimintakelpoiseksi seuraavaksi askeleeksi. Toisin sanoen, mikä on seuraava asia, joka sinun on tehtävä, jotta pääset lähemmäksi tätä tavoitetta?
3. Järjestä. Siirrä jokainen näistä toteuttamiskelpoisista tehtävistä tietylle listalle:
   • Toimi: Asiat, jotka pitää tehdä seuraavaksi
   • Odotukset: Tehtävät tai projektit, jotka olet delegoinut tai joita odotat muilta ihmisiltä
   • Projektit: Suuremmat tehtävät, jotka jaat useisiin seuraaviin vaiheisiin
   • Someday: Tehtävät, joista olet kiinnostunut, mutta jotka ovat tällä hetkellä vähemmän tärkeitä
4. Pohdi. Varaa aikaa prioriteettiesi uudelleenarviointiin ja päivitä listasi viikoittain tai päivittäin.
5. Sitoudu. Aloita toimintalistasi läpikäyminen järjestyksessä.

GTD:ssä on paljon muutakin kuin nämä viisi vaihetta. Haluamme kuitenkin keskittyä juuri nyt vaiheeseen 2. Selvitysprosessin aikana Allen ehdottaa, että ”jos siihen menee alle kaksi minuuttia, tee se nyt.”

Miksi?

Kaksi minuuttia on enimmäkseen mielivaltainen luku. Allen oikeastaan ehdottaa, että jos tehtävän muistamisen jatkuva ponnistelu on enemmän kuin sen tekeminen nyt, tee se sitten.

Vaikka tämä saattaa tuntua itsestään selvältä toteamukselta, siinä on piilevä voima.

Pienten asioiden hoitamisen voima

Muutenkin kuin antaen sinulle luvan räiskiä sähköpostit läpi tai kuroa asioita kiinni, kahden minuutin sääntö auttaa myös tyhjentämään mieltäsi.

Tiedämme jo, että ihminen ei voi tehdä monia tehtäviä. Ja että meiltä kestää yli 23 minuuttia keskittyä, kun olemme vaihtaneet tehtävien välillä. Mutta se, mitä emme ajattele tarpeeksi, on se, mikä oikeastaan saa meidät yrittämään multitaskingia.

Muistele viimeistä kertaa, kun sait häiriötekijöitä mielekästä työtä tehdessäsi. Keskeytyksiä lukuun ottamatta se oli mitä todennäköisimmin jokin pieni, näennäisen kiireellinen tehtävä, joka ponnahti mieleesi ja vei huomiosi pois.

Sen sijaan, että pitäisit kiinni kaikista näistä mahdollisista tehtävistä, jotka sinun on jossain vaiheessa tehtävä, saat ne pois tieltä, jotta voit keskittyä enemmän siihen, mikä on tärkeää.

Pitkittyneiden kohteiden tyhjentäminen tehtävälistaltasi antaa sinulle enemmän mentaalista tilaa keskittyä aidosti käsillä olevaan tehtävään. Opi, miten voit tehostaa tuottavuuttasi 2 minuutin säännön avulla. Click To Tweet

Mutta pienten tehtävien viimeistelystä on muitakin hyötyjä kuin vain keskittymisen helpottaminen:

• Asioiden korjaaminen antaa voimaa. Siihen on syy, miksi tunnemme niin suurta tyydytystä yksinkertaisten tehtävien tekemisestä. Konsultti ja kirjailija John Brubakerin mukaan itseluottamuksemme kasvaa tai laskee sen mukaan, miten hyvin pystymme edistymään. Mitä enemmän asioita teemme, sitä itsevarmemmaksi tulemme ja sitä enemmän näemme itsemme ”tuottavina ihmisinä.”
• Mikä tahansa edistys kasvattaa vauhtia (ja mielialaa): Riippumatta siitä, kuinka pieni tehtävä on – olipa kyseessä sitten sähköpostiin vastaaminen tai blogin nimeämisen tutkiminen – tutkimukset ovat osoittaneet, että sen yliviivaaminen tehtävälistalta antaa vauhtia ja parantaa mielialaa.
• Pienet askeleet muuttuvat tavoiksi: Kun tehtävä on helppo tehdä ja nopeasti valmis, siitä on paljon helpompi tehdä tapa. Kuten Atomic Habits -kirjailija James Clear selittää: ”Kun olet kerran alkanut tehdä oikeaa asiaa, on paljon helpompi jatkaa sen tekemistä.”

Pienten tehtävien vaikeus: Entä jos et tiedä, kuinka kauan jonkin asian tekeminen kestää?

Tämä on tietysti helpompaa kuin miltä kuulostaa. Ihmiset ovat tunnetusti huonoja arvioimaan, kuinka kauan jonkin tehtävän tekeminen kestää, vaikka olisimme tehneet tehtävän aiemmin (psykologit kutsuvat tätä suunnitteluvirheeksi).

Kun yrität toteuttaa 2 minuutin sääntöä, saatat huomata käyttäväsi tunteja siihen ”helppoon” sähköpostiin, jonka halusit kirjoittaa. Vaikka tämä on asia, jota voit ajan myötä parantaa, on olemassa muutamia tapoja, jotka auttavat sinua arvioimaan tarkemmin, kuinka kauan jonkin tehtävän tekeminen kestää.

Ensiksi haluat vaihtaa ajattelutapaasi käyttämällä sitä, mitä psykologit kutsuvat ”viiteluokan ennustamiseksi”. Tämä on periaatteessa hieno sana sille, että muutat lähestymistapasi kysymästä ”kuinka kauan tämä on vienyt minulta aiemmin?” kysymykseksi ”kuinka kauan tämäntyyppinen projekti vie kaltaisiltani ihmisiltä?”

Seuraavaksi, pitääkseen itsesi rehellisenä, voit käyttää RescueTimen kaltaista työkalua kertomaan tarkalleen, mihin aikasi kuluu joka päivä.

Sovellukset & Verkkosivut -raporttisi RescueTimessä voi jopa eritellä digitaalisen aikasi tiettyjen sovellusten, verkkosivustojen ja jopa käyttämiesi asiakirjojen nimien ja ikkunoiden mukaan (jotta näet, kuinka kauan käytät aikaa tiettyihin projekteihin tai sähköposteihin).

(Äläkä unohda myöskään pienempiä työtehtäviisi. Olemme aiemmin kirjoittaneet siitä, että voit tunnistaa ja työstää ”pitkän hännän” tehtävät. Nämä ovat asioita, joihin käytät vain muutaman minuutin päivässä/viikossa, mutta jotka yhteenlaskettuna muodostavat ison pätkän aikaa.)

3 pientä asiaa, jotka voit tehdä juuri nyt antaaksesi sinulle enemmän henkistä tilaa ja keskittymistä

Pienten asioiden korjaaminen on yksi parhaista tavoista tyhjentää mieltäsi, antaa sinulle enemmän tilaa keskittymiselle ja jopa kasvattaa itseluottamustasi, vauhtiasi ja mielialaasi.

Kuten AirBnB:n kehittäjä Jonathan White kertoi meille:

”Mitä enemmän tutkii tuottavimpia ihmisiä, sitä enemmän huomaa, että he eivät vain tee kovasti töitä, vaan aloittavat optimoimalla pieniä asioita, joita he tekevät joka ikinen päivä.”

Tässä on 3 pientä asiaa, joita voit tehdä juuri nyt luodaksesi tapoja, jotka antavat sinulle enemmän tilaa ja aikaa joka päivä.”

Vastaa ”miksi” ja ”mitä” jokaiselle säännöllisesti suunnitellulle kokouksellesi

Kokoukset ovat yksi useimpien työpaikkojen ”välttämättömistä pahoista”. Vaikka kokousten järjestäjän aikomukset ovat yleensä hyvät (esim. pitää kaikki ajan tasalla). Tulokset eivät aina vastaa sitä vaivaa, aikaa ja energiaa, jota ne vievät.

Britannian psykologiyhdistyksen mukaan tuottamattomat kokoukset aiheuttavat itse asiassa huimat 37 miljardin dollarin tappiot yhdysvaltalaisille yrityksille joka vuosi. Onneksi voit auttaa ratkaisemaan tuottamattomien kokousten ongelman alle kahdessa minuutissa.

Näin Michael Lopp, Slackin tekniikan johtaja, selittää asian blogissaan. Vilkaise ensin kalenteriisi ja kysy: ”Mitä arvoa kukin kokous tuottaa?”

Sekunnissa sinun pitäisi pystyä vastaamaan tähän kysymykseen. Jos et pysty, on hyvin mahdollista, että tapaaminen kannattaa perua tai muuttaa joksikin muuksi (kuten sähköpostiksi tai puhelinsoitoksi).

Seuraavaksi kirjoita jokaista tapaamista varten kolme kysymystä, joihin haluaisit saada vastauksen. Tämän pitäisi kestää alle minuutin ja sillä saavutetaan kaksi tärkeää tulosta. Kuten Lopp selittää:

”Ensinnäkin se raamittaa tavoitteeni tälle tapaamiselle. Mikä on päällimmäisenä mielessä ja mitä aion kysyä, kun minulle annetaan siihen tilaisuus.”

”Toiseksi, jos en keksi kolmea kysymystä, kysyn itseltäni: ’Miksi menen tähän tapaamiseen? Kokoukset ovat virus. Ne tarttuvat ja lisääntyvät. Mitä kauemmin ne ovat olemassa, sitä todennäköisemmin ihmiset unohtavat, miksi kokous kutsuttiin koolle.”

”Jos kolmen kysymykseni miettimiseen menee yli 30 sekuntia tai jos en keksi yhtään kysymystä, jonka haluaisin esittää, kieltäydyn kokouksesta selkeän selityksen kera.”

Säädä toimistoaika keskeytyksille, sähköposteille ja keskusteluille

Aivan kuten voit käyttää 2 minuutin sääntöä pienten tehtävien läpiviemiseen ja vapauttaa aikaasi ja keskittymistäsi, nopea aikataulumuutos voi tehdä saman kokousten, keskeytysten ja häiriötekijöiden suhteen.

Kun teimme kyselytutkimuksen sadoille RescueTimen käyttäjille keskeytyksistä työssä, huomasimme, että 98 % ihmisistä ei selviä päivästä ilman, että heitä keskeytetään ainakin muutaman kerran (52 % sanoi, että heitä keskeytetään usein!)

Mutta vain 13 % oli edes puhunut pomon tai työtoverin kanssa tästä asiasta.

Sen sijaan, että olisit odottamattomien keskeytysten armoilla tai valittaisit niistä ilman ratkaisua, miksi et käyttäisi muutamaa minuuttia ja varaisi niille tiettyä aikaa joka päivä?

Ajattele tätä henkilökohtaisina ”toimistotunteinasi” – aikoja päivän tai viikon aikana, jolloin olet käytettävissä kaikkeen muuhun kuin ydintyöhön. Kun joku ottaa sinuun yhteyttä päivän aikana ja esittää sinulle pyynnön tai haluaa ”jutella nopeasti jostain ideasta”, lähetä hänelle linkki toimistoaikoihisi.

Siten säästyt odottamattomilta keskeytyksiltä päivän mittaan ja tiedät tarkalleen, miten käsitellä mitä tahansa pyyntöä ilman, että se suistaa keskittymisesi raiteiltaan.

Työpöytääsi (ja työpöytääsi) siistitään.

Ympäristömme vaikuttaa uskomattomalla tavalla. Ja vaikka harva ajattelee työympäristönsä päivittämistä käyttökelpoisena tuottavuushakkerina, joillakin yksinkertaisilla muutoksilla voi olla syvällinen vaikutus kykyyn keskittyä ja saada asioita tehtyä.

Huomioi ensin fyysinen sijaintisi. Princetonin yliopiston neurotieteilijöiden mukaan fyysinen epäjärjestys ympäristössäsi kilpailee huomiostasi ja voi johtaa suorituskyvyn heikkenemiseen ja stressin lisääntymiseen.

Tämä ei tarkoita vain työpöydän siivoamista. Vaan sitä, että olet tietoinen siitä, mitä muistutuksia asetat joka päivä välittömään näkökenttääsi. Onko siellä pino kirjoja, jotka sinun on ollut tarkoitus käsitellä? Tai muistilappuja, jotka muistuttavat sinua tehtävistä?

Kuten Michael Lopp kirjoittaa, muutaman minuutin käyttäminen ”pienten rikkinäisten asioiden korjaamiseen” voi auttaa sinua pitkällä tähtäimellä.

”Työpöydälläni on vielä viisi pientä rikkinäistä asiaa, jotka voisin – alle 10 minuutissa – korjata. Nämä ovat pieniä rikkinäisiä asioita, joita olen tuijottanut ja stressaantunut kuukauden ajan, ja 10 minuutissa tuo syyllisyyden yhdistäminen on parempi. Tuo 10 minuuttia teki työpöydän ääressä seisomisesta iloisempaa.”

Samat siivoamisneuvot pätevät myös digitaalisiin laitteisiimme:

• Miten monta välilehteä sinulla on tällä hetkellä auki selaimessasi?
• Entä työkaluja, joita vaihdat päivittäin edestakaisin?
• Ovatko työpöytäsi ja latauskansiosi ääriään myöten täynnä?

Vietä muutama minuutti vähentääkseen digitaalista sotkua ja keskittyäksesi työympäristöösi. Jos tarvitset apua, RescueTime voi antaa sinulle tarkan kuvan päivittäin käyttämistäsi työkaluista ja siitä, mikä vie huomiosi.

Voit muuttaa elämäsi (ja tuottavuutesi) kahdessa minuutissa

On helppo langeta ansaan ajatella, että pienillä asioilla ei ole merkitystä. Mutta jokaisen suuren muutoksen päivittäiseen aikatauluusi tai polkuusi ei tarvitse olla valtava ponnistus. Itse asiassa joskus juuri pienillä muutoksilla on kauaskantoisia ja syvällisiä vaikutuksia siihen, miten työskentelemme ja elämme.

Vietä siis muutama minuutti ja katso, missä voit soveltaa 2 minuutin sääntöä omaan elämääsi. Tulet yllättymään, kuinka paljon aikaa ja henkistä energiaa voit säästää korjaamalla jatkuvasti pieniä asioita.