10 temppua hitaiden Excel-taulukoiden korjaamiseen (Excelin nopeuttaminen)

Jos on yksi asia, joka yhdistää meitä kaikkia, sen on oltava turhautumista pysyä hitaiden Excel-taulukoiden kanssa.

Vaikka vaikutus suorituskykyyn voi olla vähäpätöinen, kun tietoja on vähemmän, se muuttuu syvällisemmäksi, kun työkirjaan lisätään yhä enemmän tietoja/laskelmia.

9 kertaa 10:stä Excel-käyttäjä valittaa hitaista Excel-taulukoista. Ja sille tuskin voi tehdä mitään.

Noh, tuo EI ole täysin totta.

Kuten Excel on tehty, se todellakin hidastuu suurilla tietomäärillä. On kuitenkin monia nopeuttamistemppuja, joilla voit parantaa hitaan Excel-taulukon suorituskykyä.

10 vinkkiä hitaiden Excel-taulukoiden käsittelyyn

Tässä on 10 vinkkiä, joilla voit antaa hitaalle Excel-taulukollesi pientä nopeusparannusta ja säästää aikaa ja turhautumista (klikkaamalla pääset hyppäämään kyseiseen osioon).

1. Vältä haihtuvia funktioita (sinun on pakko).
2. Käytä apusarakkeita.
3. Vältä rivikaavoja (jos voit).
4. Käytä ehdollista muotoilua varoen.
5. Käytä Excel-taulukoita ja nimettyjä vaihteluvälejä.
6. Muunna käyttämättömät kaavat arvoiksi.
7. Pitäkää kaikki viitatut tiedot yhdellä arkilla.
8. Vältä koko rivin/sarakkeen käyttämistä viittauksissa.
9. Käytä manuaalista laskentatilaa.
10. Käytä nopeampia kaavatekniikoita.

Vältä haihtuvia kaavoja

Haihtuvia kaavoja kutsutaan niin syystä. Funktiot, kuten NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET jne. lasketaan uudelleen joka kerta, kun työkirjassa tapahtuu muutos.

Jos esimerkiksi käytät NOW-funktiota solussa, joka kerta, kun työkirjassa tapahtuu muutos, kaava lasketaan uudelleen ja solun arvo päivittyy.

Tämä vie ylimääräistä prosessointinopeutta ja päädyt hitaaseen excel-työkirjaan.

Nyrkkisääntönä kannattaa välttää haihtuvia kaavoja. Ja jos et voi, yritä minimoida sen käyttö.

Käytä apusarakkeita

Apusarakkeet ovat yksi aliarvostetuimmista Excelin suunnittelukonstruktioista. Olen nähnyt monien ihmisten karttavan apusarakkeiden luomista.

ÄLÄ TEE SITÄ.

”Apusarakkeiden” käytön suurin hyöty on se, että se voi auttaa sinua välttämään matriisikaavoja.

Nyt älä ymmärrä minua väärin. En vastusta array-kaavoja. Pikemminkin uskon, että ne voivat olla mahtavia joissakin tilanteissa. Mutta kun yrität tehdä kaiken yhdellä pitkällä kaavalla, se vaikuttaa Excel-työkirjan suorituskykyyn. Parista array-kaavasta siellä täällä ei pitäisi olla haittaa, mutta jos joudut käyttämään sitä monessa paikassa, harkitse apusarakkeiden käyttöä.

Tässä on muutamia esimerkkejä, joissa käytetään apusarakkeita:

• Lajittele tiedot automaattisesti aakkosjärjestykseen kaavan avulla.
• Dynaaminen Excel-suodatin – poimi tiedot näppäilemällä.
• Monien pudotusluetteloiden luominen Excelissä ilman toistoa.

Vältä array-kaavoja

Array-kaavoilla on omat hyvät puolensa – mutta nopeus ei ole yksi niistä.

Kuten edellä on selitetty, array-kaavat voivat ottaa paljon dataa (soluviittauksia), analysoida sitä ja antaa tuloksen. Mutta sen tekeminen vie aikaa.

Jos on olemassa keino välttää array-kaavoja (kuten apusarakkeen käyttäminen), valitse aina se tie.

Käytä ehdollista muotoilua varoen

Pidän ehdottomasti ehdollisesta muotoilusta. Se saa tylsät tiedot näyttämään niin kauniilta. Sen sijaan, että tekisit vertailun itse, nyt voit vain katsoa solun väriä tai kuvaketta ja tietäisit, miten se vertautuu muihin.

Mutta… tässä on ongelma.

Ei moni Excel-käyttäjä tiedä, että Excelin ehdollinen muotoilu on häilyvä. Vaikka et ehkä huomaa eroa pienillä tietokokonaisuuksilla, se voi johtaa hitaaseen Excel-taulukkolaskentataulukkoon, jos sitä sovelletaan suuriin tietokokonaisuuksiin tai jos sitä sovelletaan useita kertoja.

Vinkki: Käytä sitä varovasti.

Käytä Excel-taulukoita ja nimettyjä alueita

Excelin taulukko ja nimetyt alueet ovat kaksi hämmästyttävää ominaisuutta, jotka säilyttävät tietojasi ja joiden avulla viittaaminen on erittäin helppoa. Totuttelu voi viedä hetken, mutta kun alat käyttää niitä, elämä muuttuu helpoksi ja nopeaksi.

Luotaessasi dataan perustuvia koontitauluja on melkein aina hyvä idea muuntaa tietosi Excel-taulukoksi.

Sen lisäetuna on myös se, että kaavoista tulee ymmärrettävämpiä.

Mikä on esimerkiksi helpompi ymmärtää?

=Myyntihinta-kustannushinta TAI =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Muunna käyttämättömät kaavat staattisiksi arvoiksi

Tämä ei ole mikään ihme. Kun et tarvitse sitä, älä pidä sitä.

Paljon kaavoja johtaisi hitaaseen Excel-työkirjaan. Ja jos sinulla on kaavoja, joita ei edes käytetä – tiedät ketä syyttää. Nyrkkisääntönä on, että jos et tarvitse kaavoja, on parempi muuttaa ne staattisiksi arvoiksi (liittämällä ne arvoina).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Pitäkää kaikki viitattu data yhdellä arkilla

Tämä ei ehkä ole aina mahdollista, mutta jos pystyt tähän, takaan, että Excel-taulukkosi nopeutuisi.

Logiikka on yksinkertainen – laskentataulukkosi kaavojen ei tarvitse mennä kauas saadakseen datan, kun se on aivan vieressä samassa arkissa.

Vältä koko rivin/sarakkeen käyttämistä viitteenä (A:A)

Ainoa syy, miksi olen ottanut tämän listalle, on se, että näen monien käyttävän koko rivin/sarakkeen viitteitä kaavoissa. Tämä on huono käytäntö, ja sitä tulisi välttää.

Vaikka saatat ajatella, että rivillä/sarakkeella on vain muutama solu, joissa on tietoja, Excel ei ajattele niin. Kun viittaat kokonaiseen riviin/sarakkeeseen, Excel toimii sitä hyvänä palvelijana ja tarkistaa sen joka tapauksessa. Tämä vie enemmän aikaa laskelmiin.

9. Käytä manuaalista laskentatilaa

Olen vain toistamassa sitä, mitä miljoonat ihmiset ovat jo sanoneet eri foorumeilla ja blogeissa. Manuaalisen laskentatilan käyttäminen antaa sinulle joustavuutta kertoa excelille, milloin laskea, sen sijaan, että Excel tekisi omat päätöksensä. Tämä ei nopeuta Excel-työkirjaasi, mutta jos sinulla on hidas Excel-taulukkolaskenta, se säästää varmasti aikaa, kun Excel ei laske uudelleen ja uudelleen.

• Vaihtaaksesi manuaaliseen tilaan, siirry Kaavat-välilehdelle -> Laskenta-asetukset -> Manuaalinen (paina F9-näppäintä laskeaksesi uudelleen)

Käytä nopeampia kaavatekniikoita

Excel antaa sinulle paljon kaavoja ja kaavakomboja, joilla voit tehdä saman asian. On parasta tunnistaa ja käyttää nopeinta niistä.

Tässä on pari esimerkkiä:

• Käytä IFERROR:ia IF- ja ISERROR-yhdistelmän sijasta (ellet käytä Excel 2003:a tai sitä vanhempaa, jossa ei ole IFERROR:ia).
• Käytä MAX(A1,0):ia sen sijaan, että tekisit sen sijaan, että tekisit sen, että tekisit sen, että tekisit sen, jos IF(A1>0,A1,0) – Tämän hienon vinkkinä sain opittua herra Exceliltä alias Bill Jeleniltä. Hänen tutkimuksensa osoittaa, että MAX-vaihtoehto on 40 % nopeampi kuin IF-vaihtoehto (ja olen valmis ottamaan tämän tilastotiedon nimellisarvoonsa).
• Käytä INDEX/MATCH-yhdistelmää VLOOKUPin sijasta – Tämä saattaa herättää paljon kulmakarvoja, mutta totuus on, että VLOOKUP ei mitenkään voi olla nopeampi, jos sinulla on satoja sarakkeita tietoa. Maailma on siirtymässä kohti INDEX/MATCH:ia, ja sinunkin pitäisi siirtyä siihen.
  .
• Käytä – (kaksoisnegatiivit) muuntaa TRUE:t ja FALSE:t 1:ksi ja 0:ksi (sen sijaan, että kertoisit sen 1:llä tai lisäisit siihen 0:n). Nopeusparannus on huomattava suurissa datajoukoissa.

Onko tämä tyhjentävä lista? Ehdottomasti EI. Nämä ovat muutamia hyviä, jotka mielestäni kannattaa jakaa lähtökohdaksi. Jos haluat hallita Excel-Speed-Up -tekniikoita, monet Excel-asiantuntijat ovat tehneet hyvää työtä.

Tässä on muutamia lähteitä, joista voi olla hyötyä:

• 75 Speed-up tips by Chandoo (smartly done by crowdsourcing).
• Decision Models Website.
• Mr. Excel Message Board (tutki tätä ja löytäisit tonneittain vinkkejä).

Olen varma, että sinulla on myös monia vinkkejä, jotka voivat auttaa hitaiden Excel-taulukkolaskentataulukoiden käsittelyssä. Jaa ne kanssamme täällä kommenttiosiossa.

Minulla on myös yksi pyyntö. Hitaan excel-taulukon kanssa työskentelyn tuskaa monet meistä kokevat päivittäin. Jos pidät näitä tekniikoita hyödyllisinä. jaa se muiden kanssa. Helpota heidän tuskaansa ja ansaitse jotain hyvää 🙂

Voit pitää myös seuraavista Excel-linkkeistä:

• 24 Excel-temppua, jotka saavat sinut purjehtimaan päivittäisessä työssä.
• 10 super siistiä tapaa siivota tietoja Excel-taulukoissa.
• 10 Excel-tiedonkeruuvinkkiä, joita et voi jättää väliin.
• Pudotusluettelon luominen ja käyttäminen Excelissä.
• Excel-tiedoston koon pienentäminen.
• Tallentamattomien Excel-tiedostojen palauttaminen.
• Ilmainen Excel-verkkokoulutus (7-osainen videokurssi)