10 oivallusta EHS-johtamistietojärjestelmien menestyksekkääseen käyttöönottoon

Valmistellessamme tulevaa vuotuista ympäristö-, terveys- ja turvallisuusjohtamistietojärjestelmien ajatusjohtajien foorumia pohdimme viime vuoden ohjelman oivalluksia. Parhaat ajattelijat ja johtavat yritykset, jotka käyttävät EHS MIS -järjestelmiä, kokoontuivat jakamaan parhaita käytäntöjä, tutkimaan yhteisiä haasteita ja käsittelemään saatuja kokemuksia. Oli selvää, että näissä oivalluksissa keskityttiin pääasiassa ihmisiin ja prosesseihin, ei niinkään ohjelmistoihin, jotta johdon tietojärjestelmät voidaan ottaa menestyksekkäästi käyttöön ja viedä organisaatio seuraavalle tasolle tietoon perustuvassa suorituskyvyssä.

Haluamme jakaa vuoden 2017 foorumin 10 tärkeintä oppituntia kaikille, jotka suunnittelevat tai johtavat yrityksen MIS-ohjelmia EHS-, kestävyys-, laatu- tai riskikysymyksissä.

Kymmenen tärkeintä oppituntia

1. Huomioi kokonaiskuva.

Kysy itseltäsi, missä organisaatiossasi ollaan kymmenen vuoden kuluttua, ja anna vastausten ohjata ohjelmaa. Järjestelmiä otetaan käyttöön ainoastaan liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Näiden tavoitteiden selkeys ohjaa prosessia. Pidä yhteyttä liiketoimintayksiköihin ja toimialoihin varmistaaksesi, että ne ovat linjassa näiden tavoitteiden kanssa.

2. Laajenna verkostoasi.

Keskustele muiden toimialasi tai vertaisryhmäsi jäsenten kanssa tuotteista, ratkaisuista ja toimittajista, jotka ovat toimineet heidän kohdallaan – ja niistä, jotka eivät ole. On kuitenkin tärkeää muistaa, että se, että tuote, järjestelmä tai toimittaja on toiminut hyvin tai huonosti jollekin vertaisryhmäläisellesi, ei tarkoita, että sama pätee sinun toteutukseesi. Ymmärrä, mistä vertaistesi kamppailut heidän matkallaan johtuvat, sillä kaikki toteutukset ovat erilaisia.

3. Pyrkikää parantamaan ennen korvaamista.

Opitut opit ja sisäinen pisteytys voivat olla avuksi ratkaisuvaihtoehtojen harkinnassa. Rajaa ratkaisukenttää ennen vuoropuhelun jatkamista tietoon perustuvan lähestymistavan avulla. Aloita yrityksen ”toivelistalla” parannuksista ja muutoksista nykyiseen järjestelmään ennen kuin harkitset täydellistä korvaamista – tämä vähentää ahdistusta ja parantaa muutoksen hallintaa. Tätä toivelistan muodostamisprosessia kutsutaan usein kuiluanalyysiksi. Harkitse mieluummin useita ratkaisuja kuin yhtä suurta, monimutkaista ratkaisua, joka saattaa jättää joitakin ongelmia jälkeensä.

4. Dokumentoi matkasi.

Hyvän dokumentaation säilyttäminen – mieluiten prosessinomistajien ja aihepiirin asiantuntijoiden laatimana – koko käyttöönottoprosessin ajan tarjoaa historiaa ja kontekstia myöhempää kehitystä varten. Nämä muistiinpanot mahdollistavat läpinäkyvyyden kaikissa sidosryhmissä, jatkuvan parantamisen koko prosessin ajan ja sen jälkeen sekä opittujen kokemusten ja muutoksenhallintastrategioiden kehittämisen.

5. Johtakaa rohkeasti.

Vahvojen johtajien tulisi poistaa esteitä ja tehdä vaikeita mutta välttämättömiä päätöksiä. Johtajilla on ratkaiseva rooli kulttuurin muokkaamisessa puhuttujen ja sanattomien sanojen avulla. Vahvan johtajuuden puuttuminen on järjestelmäohjelmien epäonnistumisten ykkösennustaja.

6. Ole ketterä.

Ketterän kaltaisen menetelmän käyttäminen – konfiguraatiokatselmusten pitäminen varhaisessa vaiheessa ja usein konfigurointia ja asiakaskohtaista mukauttamista vaativien osa-alueiden tunnistamiseksi – säästää aikaa ja vaivaa alusta loppuun. Useimmilla yrityksillä on samankaltaisia tarpeita EHS MIS -ohjelmistoltaan, ja useimmat kaupalliset valmiit vaihtoehdot täyttävät perustarpeet ”suoraan laatikosta”, mikä mahdollistaa helpon asiakaskohtaisen räätälöinnin vakiotoiminnallisuuden laajennuksena.

7. Hyödynnä käyttäjätarinoita.

Osana ”ketterän kaltaista” EHS-järjestelmän perustamisprosessia käyttäjätarinoiden hankkiminen teknisten järjestelmävaatimusten sijaan antaa projektiryhmälle tilaisuuden yksilöidä käyttötarpeet ja -lähtökohdat. Kun käyttäjätarinat on laadittu, tiimin olisi asetettava tarinat tärkeysjärjestykseen ja kysyttävä: ”Mitkä tarinat ovat kriittisimpiä? Mitä tarinoita nykyiset järjestelmät täyttävät ja mitä eivät täytä? Miten nykyisiä prosesseja voidaan virtaviivaistaa uuden järjestelmän avulla?”

8. Tarkastele prosesseja ja tietoja uudelleen.

Hakeudu joustaviin tietoihin, jotta järjestelmäsi voidaan sovittaa yhteen nykyisten prosessien kanssa. Harkitse tapoja virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää panostusta arvioimalla vaadittuja tuotoksia – jos tiedot eivät näy raportoinnissa, miksi ne tallennetaan? Paljon aikaa ja rahaa kuluu sellaisten tietojen keräämiseen, hallintaan ja integrointiin, joita ei koskaan käytetä.

9. Toteuta vahva ohjelman hallinto.

Vahva ohjelman hallinto määrittelee roolit ja vastuut, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä organisaatiorajat ylittävissä tiimeissä. Hallintaohjelman tarkoituksena on kuvata ohjelman johdon ja sen sidosryhmien erityiset roolit ja vastuut keskittyen ensisijaisesti valtuuksien tasoon ja päätöksentekorakenteisiin. Siihen sisältyy usein:

• Ohjelman tulosten seuranta ja hyväksyttyjen hyvien käytäntöjen noudattamisen varmistaminen.
• Valvontatoimenpiteet, joissa keskitytään strategiseen linjaukseen, investointien arviointiin, organisaation hyväksymien riskimahdollisuuksien ja -uhkien seurantaan ja valvontaan sekä sen varmistamiseen, että odotetut hyödyt ovat alkuperäisen liiketoimintasuunnitelman mukaisia.

Toiminnallisten superkäyttäjien tunnistaminen auttaa muutoksenhallintaprosessia, koska heillä on paikallisia, sisäisiä, luotettuja uuden järjestelmän ”evankelistoja”. Tämä valtuuttaminen on ratkaisevan tärkeää käyttäjien hyväksymisen kannalta.

.