10 idioottivarmasti toimivaa ideaa yrityksesi vapaaehtoistoiminnan päivään

Aloittaminen

Tutki uudelleen yrityksesi arvot: Vapaaehtoistyö on antoisampaa, jos se on linjassa yrityksesi vision ja arvojen kanssa. Kuten olemme aiemminkin kirjoittaneet TINYpulssissa, arvot luovat pohjan sille, miten työntekijät lähestyvät ja ajattelevat päivittäin tekemästään työstä. Vapaaehtoistyö ei ole erilaista.

Esimerkiksi ohjelmistoyritys Moz teki yhteistyötä Unloopin kanssa, joka on järjestö, joka antaa vangeille mahdollisuuden hankkia taitoja ja koulutusta teknologia-alan uran aloittamiseksi. TINYcon 2018 -tapahtumassa Mozin toimitusjohtaja Sarah Bird kertoi, että Moz oli varhainen yhteistyökumppani Unloopin kanssa ja otti ensimmäisen valmistuneen harjoittelijaksi. Tämä antoi Mozin työntekijöille mahdollisuuden antaa takaisin väestöryhmille, jotka ovat tyypillisesti aliedustettuina teknologia-alalla.

Anna kaikille ääni: Kuten monissa yrityspäätöksissä, työntekijöiden hyväksyntä on tärkeää, kun päätetään vapaaehtoistoiminnasta. Koska kyse on koko yrityksen laajuisesta toiminnasta, yritysjohdon tulisi varmistaa, että työntekijät yrityksen jokaiselta tasolta pääsevät punnitsemaan päätöstä.

Hyödyntämällä TINYpulsen kaltaista työkalua yrityksesi voi laatia kyselytutkimuksia, joilla pulssitetaan sitä, minkä syiden tai organisaatioiden parissa työntekijät ovat kiinnostuneita vapaaehtoistyöstä. Tämä voi sisältää jopa logistisia tietoja: Haluaisivatko he tehdä vapaaehtoistyötä mieluummin toimipaikan ulkopuolella vai toimistolla? Kuinka usein he haluaisivat tehdä vapaaehtoistyötä? Jotkut työntekijät saattavat jo tehdä vapaaehtoistyötä paikallisessa järjestössä työn ulkopuolella – jos näin on, kysy, voisitko käyttää heidän yhteyksiään aloittaaksesi keskustelun yrityksen sponsorointi- tai vapaaehtoistyön mahdollisuuksista.

Yrityksesi olisi myös määriteltävä vastuunotto tämän toiminnan logistiikasta. Kuka hoitaa suunnittelun? Ketkä ovat lopullisia päätöksentekijöitä? Organisaatiot, joissa on jo työntekijöiden johtama kulttuurikomitea, sisällyttävät yleensä yrityksen vapaaehtoistoiminnan osaksi näitä toimia. Asian delegoiminen komitealle, johon kuuluu työntekijöitä organisaation eri tasoilta, varmistaa, että suunnittelu on läpinäkyvää ja osallistavaa.

Jos kyseessä on suuri organisaatio, jolla on useita toimipisteitä, kannattaa harkita, että kukin toimipiste järjestää oman vapaaehtoistapahtuman jonkin keskeisen teeman ympärille. Tämä tekee näiden tapahtumien suunnittelusta paikalliskeskeisempää ja helpommin kyseisessä yhteisössä toimivan tiimin toteutettavaksi. Sellaisen tilaisuuden löytäminen, johon voi osallistua suuria ihmisryhmiä, voi olla vaikeaa, mutta jakamalla tilaisuus alueisiin tai toimipisteisiin tämä luo enemmän mahdollisuuksia.

Aloita haku: Kun olet tunnistanut tietyt syyt, jotka ovat yhteneviä yrityksesi arvojen kanssa, käytä seuraavia työkaluja etsiessäsi mahdollisuuksia, jotka vastaavat niitä ja sijaitsevat myös organisaatiosi maantieteellisellä alueella:

• VolunteerMatch
• Points of Light
• United We Serve
• Taproot Foundation

Näiden lähteiden avulla pitäisi löytyä vaihtoehtoja, joiden avulla voit ottaa yhteyttä kyseisiin järjestöihin joko suoraan tai itse sivuston kautta. Jos olet varuillasi joidenkin järjestöjen suhteen – ehkä et ole koskaan kuullutkaan niistä aiemmin ja haluat varmistaa, että ne ovat laillisia – GuideStar on tietokanta, jossa on tarkistettujen voittoa tavoittelemattomien järjestöjen profiileja. Siihen sisältyvät jopa veroilmoitukset, jos olet utelias, kuinka paljon voittoa tavoittelematon järjestö kerää varoja ja mihin nämä varat menevät.

Logistiikka:

• Millainen on vapaaehtoistoiminnan rakenne? Jos vapaaehtoistoiminnan tavoitteena on kehittää viestintää tai tiimityötä, saavutetaanko toiminnalla tämä tavoite? Onko työntekijöilläsi erityisiä taitoja, jotka voisivat sopia erityisen hyvin tähän toimintaan? Tee yhteistyötä voittoa tavoittelemattoman organisaation yhteyshenkilösi kanssa selvittääksesi, minkälainen toiminta voisi sopia hyvin yrityksellesi.
• Seurataanko tilaisuutta toimistossasi vai muualla kuin toimistossasi? Toiminnan luonteesta ja voittoa tavoittelemattomasta organisaatiosta riippuen jotkin organisaatiot voivat lähettää työntekijän toimistoosi helpottamaan toimintaa. Jos vapaaehtoistoiminta tapahtuu toimipaikan ulkopuolella, varmista, että voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla on sopivan kokoinen tila työntekijämäärääsi nähden. Selvitä myös, aiotko tarjota työntekijöillesi kuljetuksen, ja jos et aio, tarjoa heille selkeitä vaihtoehtoja. Kysy myös, edellyttääkö tämä jonkinlaista vakuutusta, vastuuvapautta tai materiaalien hankkimista ennen tapahtumaa, vai kattaako voittoa tavoittelematon järjestö ne?
• Kuinka kauan toiminta kestää ja kuinka usein? Jos tämä on ensimmäinen vapaaehtoistyömahdollisuutesi yrityksessä, kertaluonteinen tapahtuma voi olla parempi lähtökohta. Kun yrityksesi on kuitenkin tottunut näihin toimintoihin, sinulla voi olla useammin toistuvia tilaisuuksia saman tai useamman voittoa tavoittelemattoman järjestön kanssa, ehkä neljännesvuosittain tai kuukausittain.
• Miten takaat työntekijöiden osallistumisen? Jotkut organisaatiot saattavat tehdä siitä vaatimuksen, kun taas toiset yrittävät kannustaa tai pelillistää kokemusta. Jos yrityksesi esimerkiksi järjestää toimistossasi elintarvikelahjoituskampanjan, eri osastot voivat ehkä kilpailla keskenään palkinnon voittamisesta.

Markkinointi: Kuten Lola.comin toimitusjohtaja Mike Volpe kertoi meille TINYcon 2018 -tapahtumassa: ”Jos haluat rekrytoida kaikki tähdet, sinun on selvitettävä heidän polkunsa ovellesi.” Ja usein uuden työntekijän polku ovellesi liittyy jonkinlaiseen markkinointiin – asia, joka kannattaa pitää päällimmäisenä mielessä, kun teet mitä tahansa koko yritystä koskevaa toimintaa.

Henkilöstön vapaaehtoistyö tarjoaa yrityksellesi loistavan tilaisuuden jakaa kulttuuriaan. Tee yhteistyötä yrityksesi markkinointitiimin kanssa ja laadi suunnitelma tämän tapahtuman mainostamiseksi sekä sen raportoimiseksi (valokuvat, videot jne.) tapahtumapäivänä. Käytä näitä keinoja edistämään henkilöstökulttuuriasi ja tarvittaessa osoittamaan yrityksesi sitoutumista asiaan ja arvoihisi. Tämäntyyppinen markkinointi voi osoittaa potentiaalisille työntekijöille, miten organisaatiosi erottuu kilpailijoistaan.

Tarkista sisäiset ennakkoluulot: Kuten olemme kirjoittaneet aiemmin täällä TINYpulssissa, monimuotoisuus- ja osallisuusaloitteet toimivat parhaiten, kun työpaikalla käydään jatkuvia, avoimia keskusteluja rotuun, sukupuoleen, seksuaalisuuteen, sosioekonomiseen asemaan ja vammaisuuteen liittyvistä ennakkoluuloista. Koska vapaaehtoistyö koskettaa todennäköisesti yhtä (tai useampaa) näistä aiheista, yrityksesi lähestymistavan vapaaehtoistyöhön ei pitäisi olla erilainen. Osana jatkuvia monimuotoisuutta ja osallisuutta käsitteleviä koulutuksia voitte yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa korostaa, miten näitä ohjeita sovelletaan myös vapaaehtoistoiminnan tilanteisiin – ehkäpä työkalupakissa tai yhden sivun muodossa, johon työntekijöiden on helppo tutustua ennen tapahtumaa.

Vapaaehtoistoimintaideoita

1. Laajemman mittakaavan ruokakeskukset/lahjoitusten jakelukeskukset: Varastotyyppiset toimipaikat pystyvät todennäköisemmin majoittamaan suuria ryhmiä, ja ne ovat todennäköisesti myös jo perehtyneet toiminnan suunnitteluun liittyvään logistiikkaan.
2. Puistojen/rantojen siivoukset: Vaikka nämä aktiviteetit ovatkin säästä riippuvaisia, ne antavat työntekijöille mahdollisuuden viettää aikaa ulkona ja ryhmäkokoa koskevat rajoitukset ovat vähäisemmät. Jotkut voittoa tavoittelemattomat järjestöt antavat yrityksellesi myös materiaalia siivousta varten, kuten roskapusseja ja muovihanskoja.
3. Mentorointi: Jotkut voittoa tavoittelemattomat järjestöt helpottavat mentorointimahdollisuuksia työntekijöidesi ja opiskelijoiden tai heikommassa asemassa olevien yhteisöjen jäsenten välillä riippumatta siitä, järjestetäänkö niitä toimistossasi vai koulussa. Nämä tilaisuudet voivat olla hyvä jatkuvan toiminnan lähde henkilökunnalle, koska ne ovat todennäköisesti useammin koko vuoden ajan.
4. Tapahtumahenkilöstö: Joillakin voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä voi olla suurempia tapahtumia, joihin työntekijäsi voivat osallistua vapaaehtoisina, kuten 5 kilometrin juoksukilpailu, festivaali tai puhujasarja. Henkilökunta voi auttaa tapahtuman järjestelyissä, siivouksessa tai muissa tehtävissä. Suuremmissa tapahtumissa, kuten Relay for Life -tapahtumassa, yrityksesi voi koota joukkueen osallistumaan kävelyyn ja keräämään varoja.
5. Pro bono -työ: Selvitä mahdollisuuksia tarjota tuotteitasi pro bono (ilmaiseksi) voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja/tai heikossa asemassa oleville yhteisöille. Esimerkiksi Accessibility Internet Rally on Austinissa, Texasissa järjestettävä yksipäiväinen tapahtuma, jossa web-kehittäjien vapaaehtoiset rakentavat päivän aikana verkkosivustoja paikallisille voittoa tavoittelemattomille järjestöille.
6. Järjestä varainkeruu: Onko toimistossasi suuri tila, joka soveltuu julkisen tapahtuman järjestämiseen? Jos näin on, tarjoutu sponsoroimaan tilassasi järjestettävää varainkeruutapahtumaa voittoa tavoittelemattomalle yhteisölle. Työntekijät voivat myös auttaa tapahtuman valmistelussa tai huolehtia henkilökunnasta.
7. Rahoitusrahoitus: Joillakin voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä on mahdollisuus joukkorahoitukseen eli siihen, että yksityishenkilöt keräävät rahaa voittoa tavoittelemattoman järjestön puolesta sosiaalisen median tai muiden julkisten lahjoitusalustojen kautta. Tämä voi vaikuttaa paljon aidommalta ja henkilökohtaisemmalta, sillä työntekijät voivat osoittaa, miksi he keräävät varoja asian hyväksi.
8. Lahjoitusten kerääminen: Järjestä toimistossasi keräyskampanja, jossa kerätään säilykkeitä, vaatteita, leluja tai hygieniatarvikkeita. Joulunpyhinä jotkut järjestöt ja postitoimistot antavat yksityishenkilöille mahdollisuuden adoptoida perheen, jolle he voivat ostaa lahjoja.
9. Toimiston sisäistä toimintaa: Joissakin voittoa tavoittelemattomissa järjestöissä voit harjoittaa toimintaa niiden kanssa suoraan omissa tiloissasi. Tähän voi kuulua kirjeiden kirjoittamista tai askartelua, joka tukee järjestön tehtävää, kuten eläinlelujen valmistamista lahjoitetuista materiaaleista paikalliselle eläinsuojalle.
10. Terveystapahtumat: Tee yhteistyötä yhteisöpohjaisten virastojen kanssa verenluovutuksen tai rokotuspäivän järjestämiseksi hyvinvoinnin tukemiseksi paikallisesti. Työntekijät voivat auttaa henkilökuntaa ja edistää tapahtumaa koordinoidusti muiden organisaatioiden kanssa.

Tapahtuman jälkeen

Toiminnan päätyttyä työ ei lopu siihen. Jos haluat jatkaa työntekijöiden osallistumista tähän prosessiin, kierrättäkää vapaaehtoistoiminnan jälkeinen kysely, jotta saatte selville, miten työntekijät kokevat tapahtuman sujuneen. Mikä toimi hyvin? Mitä voidaan parantaa? Tämä antaa yrityksellesi ratkaisevan tärkeää ohjausta toiminnan suunnittelua varten tulevaisuudessa.

Pohdi myös, miten voit vaalia suhdetta tähän voittoa tavoittelemattomaan organisaatioon, jotta kumppanuutta voitaisiin jatkaa tulevaisuudessa. Tämä ei ainoastaan avaa ovia vapaaehtoistyön lisäämiselle, vaan myös muille molempia osapuolia hyödyttäville mahdollisuuksille, jotka liittyvät yritysten sponsorointiin ja palveluihin tulevaisuudessa.