Universidad de Elon

1.0 Propósito

El propósito de esta política es asegurar que los servicios de correo electrónico (email) de Elon permanezcan disponibles y sean confiables para la comunidad universitaria y se utilicen para propósitos apropiados a la misión de la Universidad.

2.0 Alcance

Esta política se aplica a todos los miembros de la comunidad de Elon que utilizan el sistema de correo electrónico.

3.0 Política

3.1 Uso de las direcciones y cuentas de correo electrónico de la Universidad de Elon

El correo electrónico de Elon es un medio de comunicación oficial para las personas que son miembros de la comunidad de Elon. Como tal, los mecanismos de comunicación oficial de la Universidad (incluyendo, pero no limitado a, el correo electrónico masivo oficial y el correo electrónico del curso) deben ser leídos de forma regular, ya que pueden afectar a las actividades y responsabilidades diarias. Las listas de distribución de correo electrónico masivo para todos los estudiantes, todo el profesorado y/o todo el personal son gestionadas por Instructional and Campus Technologies (I&CT) sobre la base de las listas del profesorado y el personal actuales proporcionadas por Recursos Humanos y los estudiantes actuales proporcionados por la Oficina de Registro. No hay ninguna disposición de exclusión para estas listas.

El correo electrónico es un privilegio, y ciertas responsabilidades están asociadas a su uso. Se espera que todos los usuarios se adhieran a los límites de la decencia, la ley, la ética, el sentido común y el buen gusto en las comunicaciones por correo electrónico. Un usuario del Correo Electrónico de Elon debe mantener su cuenta no guardando grandes archivos o grandes cantidades de correo electrónico. Para asegurar la disponibilidad continua de espacio en el disco, los mensajes de correo electrónico no deben mantenerse en el sistema por más de 90 días. Si es necesario conservar un mensaje durante más de 90 días, el usuario debe descargar el mensaje en su ordenador.

Para garantizar la seguridad de las cuentas de correo electrónico, todas las contraseñas deben cambiarse una vez al año, pero se anima a todos a cambiar la contraseña cada 120 días. Una contraseña debe ser compleja y difícil de adivinar – vea la política de contraseñas de la Universidad de Elon. El usuario debe hacer una copia de seguridad de todos los mensajes y archivos importantes para evitar la pérdida de información y debe informar inmediatamente de cualquier problema de seguridad al soporte tecnológico del campus, llamando al 278-5200.

3.2 Protección de los servicios de comunicaciones electrónicas

Los sistemas de la Universidad de Elon analizan el correo electrónico entrante y saliente en busca de contenido que pueda caracterizarse como spam. Cuando se encuentran caracteres de spam, el mensaje puede ser etiquetado o puesto en cuarentena. Elon también escanea rutinariamente todo el correo electrónico en busca de virus. El escaneo en busca de virus también puede conducir a una modificación de los encabezados del correo electrónico, o a otras consecuencias, como se explica a continuación.

Debido a la naturaleza potencialmente dañina del contenido de muchos mensajes o archivos adjuntos, Instructional & Campus Technologies actualmente:

• No entrega mensajes que contengan archivos adjuntos que hayan sido identificados como gusanos por nuestro sistema antivirus actual.
• Elimina los archivos adjuntos que han sido identificados como virus por nuestro actual proveedor de antivirus y los sustituye por un archivo llamado «deleted.txt»
• Bloquea los mensajes de los remitentes externos que no proporcionan la identificación adecuada por DNS (Algunos spammers hacen uso de servidores SMTP mal configurados en un intento de enmascarar su verdadera identidad).

La Universidad de Elon se reserva el derecho de bloquear otro tipo de correo electrónico entrante que presente características de spam, virus, troyanos o cualquier otra cosa que pueda amenazar la infraestructura o los servicios de la red del campus.

Los servicios de correo electrónico de Elon también limitan el tamaño de los mensajes entrantes a 15 MB (incluidos los archivos adjuntos).

La Universidad de Elon es propietaria del sistema de correo electrónico y se reserva el derecho de examinar cualquier correo electrónico o archivo. Los administradores del sistema se abstendrán de examinar el correo electrónico y los archivos, y los tratarán como confidenciales a menos que lo indique el Presidente, el Preboste, el Vicepresidente de Negocios, Finanzas y Tecnología, o el Vicepresidente Adjunto de Tecnología/CIO.

Correo electrónico saliente

– Todo el correo electrónico saliente debe dirigirse a través de los servicios de retransmisión de correo electrónico de la Universidad.
– Los mensajes de hasta 15 MB de tamaño (incluidos los archivos adjuntos) pueden enviarse a través de los servicios de correo de Elon.

3.3 Privacidad

La información personal no debe transmitirse electrónicamente a través del sistema de correo electrónico de la Universidad de Elon. La información personal se define como el nombre y el apellido de un individuo conectado a cualquiera de los siguientes:

• Número de Seguro Social
• Número de Licencia de Conducir
• Número de Cuenta Financiera
• Número de Tarjeta de Crédito o Débito
• Cualquier código de seguridad o contraseña que pudiera dar acceso a la cuenta financiera de un individuo

Los usuarios deben tener extrema precaución al usar el correo electrónico para comunicar asuntos confidenciales o delicados y no deben asumir que el correo electrónico es privado y confidencial. Es especialmente importante que los usuarios tengan cuidado de enviar mensajes sólo a los destinatarios previstos. Se debe tener especial cuidado al utilizar los comandos «responder» o «responder a todos» durante la correspondencia por correo electrónico.

3.4 Uso indebido del correo electrónico

Los servicios de correo electrónico de la Universidad de Elon no pueden utilizarse para enviar mensajes comerciales o masivos no solicitados. No se pueden utilizar para enviar mensajes (como grandes volúmenes de mensajes de correo electrónico o mensajes de correo electrónico individuales extremadamente grandes) con la intención de interrumpir un servidor o la cuenta de un individuo en un servidor.

Para proteger la disponibilidad de los servicios de correo electrónico en Elon, los usuarios deben abstenerse de enviar cartas en cadena, tarjetas de vacaciones o artículos similares a más de unas pocas personas. Los mensajes no autorizados enviados a grupos grandes pueden afectar a los servicios de correo electrónico de manera adversa. Si un usuario tiene preguntas sobre si debe o no enviar un mensaje a una distribución grande, ese individuo debe consultar con un supervisor o ponerse en contacto con el Vicepresidente Adjunto de Tecnología.

La siguiente es una lista no exhaustiva de ejemplos de abuso de correo electrónico:

• Uso personal excesivo
• Interferencia con el uso del correo electrónico de otras personas
• Acceso no autorizado intencional al correo electrónico de otras personas
• Envío de ‘spams’, cartas en cadena, cartas bomba o cualquier otro tipo de distribución generalizada de correo electrónico no solicitado
• Falsificar el correo electrónico
• Dar la impresión de representar a la Universidad a menos que se esté autorizado para ello
• Utilizar el correo electrónico para actividades comerciales
• Enviar mensajes ofensivos o abusivos
• Realizar actividades ilícitas
• Spoofing, falsificación, alteración o eliminación de cabeceras de correo electrónico también está prohibido
• No utilizar la cuenta de otro usuario

Informe inmediatamente de cualquier problema con el correo electrónico a Campus Technology Support en [email protected] o llame al (336) 278-5200. Las violaciones deben ser reportadas al Administrador del Sistema en [email protected] o al Vicepresidente Asistente de Tecnología/CIO.

La violación de esta o cualquier otra política de la Universidad de Elon puede resultar en una acción disciplinaria, hasta e incluyendo la suspensión o el despido.