Un balance para la pequeña empresa

Esta entrega de la serie de inicio de Factor Finders va a estar dedicada a uno de los documentos más importantes que los propietarios de pequeñas empresas deben aprender a rellenar: el balance.

Un balance es uno de los estados financieros fundamentales de cualquier empresa. A veces llamado «estado de situación financiera», el balance resume los activos y pasivos de una empresa en un momento determinado.

El balance ofrece al propietario de una pequeña empresa una instantánea de la situación financiera de su empresa en cualquier momento del ciclo empresarial. Tenga en cuenta que un balance no informa sobre la posición financiera fluctuante de una empresa durante algún rango de tiempo -como un mes, un trimestre de negocios o un año- sino un instante específico (digamos, el 15 de diciembre de 2016). Los balances reflejan la culminación de todas las transacciones que se han completado hasta el día en que se compiló -de nuevo, piense en una «instantánea».»

Balance de situación frente a la cuenta de resultados

Puede que esté diciendo, «espera, esto me suena. ¿No acabo de leer algo similar a esto en el artículo de la serie Startup sobre las cuentas de resultados?»

Más o menos. Los dos son documentos interrelacionados -aunque distintos- que ayudan a los propietarios de negocios y a los acreedores a obtener una evaluación precisa del estado financiero de una empresa. Los dos formularios difieren en sus respectivos plazos y funciones específicas.

Una cuenta de resultados no ofrece una instantánea de la situación financiera de una empresa, sino que hace un seguimiento de las fluctuaciones de los ingresos y las pérdidas durante un período de tiempo. La cuenta de resultados es útil porque permite a los propietarios de la empresa echar un vistazo a los costes y beneficios de las transacciones para que puedan modificar sus estrategias en consecuencia. El balance no cumple esta función: en lugar de hacer un seguimiento de la situación financiera durante un período de tiempo, muestra a los propietarios de las startups cómo están sus finanzas en ese día. Los balances no se preocupan por los costes o ingresos específicos. En su lugar, se centra en la situación financiera general.

Los balances son cruciales para las nuevas empresas que buscan financiación. Los acreedores y prestamistas suelen pedir los balances antes de hacer negocios con las nuevas empresas. Por lo tanto, es muy importante entender cómo hacer uno.

Componentes de un balance

Vamos a ponernos un poco más técnicos. ¿De qué se compone un balance?

Hay tres categorías financieras diferentes que componen un balance: los activos, los pasivos y el patrimonio de los propietarios (accionistas). Al tratarse de la puesta en marcha de una pequeña empresa, esta última categoría no se aplica a usted. Por lo tanto, vamos a desglosar las dos categorías que necesita entender: los activos y los pasivos.

Activos

Los activos son recursos que posee una corporación que tiene algún tipo de valor económico. Los balances de las pequeñas empresas enumeran los activos de una empresa de arriba abajo según su liquidez (es decir, la facilidad con la que se pueden cambiar por dinero).

Hay dos tipos de activos, los corrientes y los de largo plazo. Los activos corrientes pueden convertirse en dinero en efectivo en un año o menos, mientras que los activos a largo plazo necesitarían más tiempo para hacerlo. Según Investopedia, el orden general de las cuentas dentro de la categoría de activos corrientes es el siguiente:

• Efectivo
• Equivalentes de efectivo (como las letras del tesoro)
• Valores negociables
• Cuentas por cobrar
• Inventario
• Gastos pagados por anticipado

Los activos a largo plazo, por su parte, están compuestos por:

• Inversiones a largo plazo
• Activos fijos
• Activos intangibles

Pasivo

El pasivo es la suma de dinero que una empresa debe a actores externos. También el pasivo se subdivide en corriente y a largo plazo. Según Investopedia, el pasivo corriente incluye:

• Segmentos inmediatos de la deuda a largo plazo
• Endeudamiento bancario
• Intereses a pagar
• Salarios a pagar
• Alquileres
• Impuestos
• Utilidades
• Pagos anticipados de clientes

Los pasivos a largo plazo se componen de:

• Todas las formas de deuda a largo plazo
• Obligaciones de fondos de pensiones de los empleados
• Impuestos diferidos

El balance, al final, reflejará la suma de los activos y pasivos de su empresa. Para obtener algo de contexto sobre la información presentada en esta sección, te recomendamos que eches un vistazo a algunos ejemplos de balances en Internet. Examinar cómo llevan la contabilidad otras pequeñas empresas te ayudará a aprender a leer cómodamente un balance y, en última instancia, te preparará para hacer el tuyo propio.

Cómo hacer un balance para una pequeña empresa

¿Listo para hacer tu propio balance? Gracias a las plantillas gratuitas de empresas como Google y Microsoft, en realidad es una tarea muy sencilla. Siga este proceso de tres pasos:

Busque una plantilla de balance sencilla

Hay muchas plantillas de balances gratuitos para pequeñas empresas en Internet. Encuentre la que mejor se adapte a usted. Aquí hay tres ejemplos de balances sólidos para usar:

• Google Docs- Google ofrece una plantilla de balance gratuita para pequeñas empresas que es simple, basada en la nube y fácilmente accesible desde cualquier lugar. Todo lo que necesitas para trabajar en tu balance es una cuenta de Google y una conexión a Internet.
• QuickBooks- la filial de Intuit tiene una hoja de cálculo descargable que puedes utilizar de forma gratuita, siempre que ya tengas Microsoft Office instalado en tu ordenador.
• Microsoft Excel- Microsoft ofrece su propia versión de una plantilla de balance para Excel y Excel Online. Si ya tienes Microsoft Office, compruébalo.

Introduce tus datos

Rellena la plantilla. Este paso requiere que mantenga buenos métodos de contabilidad a lo largo de cada ciclo de negocio.

Interprete los resultados

Sí, simplemente elija una plantilla, introduzca los números y analícelos-no es necesario hacer cálculos. Las plantillas lo harán por ti.

Es rápido y fácil hacer un balance empresarial. Una vez que tenga los resultados, puede utilizar su balance para el análisis financiero o para solicitar préstamos, créditos, etc. Para obtener más consejos sobre cómo ser propietario de una empresa nueva con éxito, consulta los demás artículos de la serie sobre empresas nuevas. Para obtener más consejos sobre cómo financiar tu startup (incluso si no tienes la mejor puntuación de crédito), llama a Factor Finders y conoce las soluciones de factoring de facturas.