Tasas e intereses de demora sobre facturas vencidas

Una factura es un documento utilizado para facturar a los clientes. Una vez recibida, una factura obliga a una persona o empresa a pagar por los bienes o servicios prestados. Pero, ¿qué ocurre si alguien se niega a pagar una factura? Después de notificar por escrito a una empresa o persona, la organización que emitió la factura puede cobrar tasas o intereses de demora por el retraso en el pago. Sin embargo, las normas y leyes locales influyen en las tasas e intereses de demora que se cobran por las facturas vencidas.

Cálculo de las tasas e intereses de demora.

¿Qué son las tasas de demora?

Las empresas tienen la libertad de imponer un cargo o tasa adicional cuando una factura queda impagada durante un largo periodo de tiempo. Además de esa tasa, las empresas pueden cobrar un tipo de interés adicional sobre el importe impagado.

¿Por qué cobrar tasas de demora?

Las tasas de demora son incentivos para que los clientes paguen los servicios que reciben y lo hagan en un plazo razonable. De lo contrario, las empresas que prestan esos servicios experimentarán interrupciones y posiblemente complicaciones en su flujo de caja. En última instancia, esto puede dar lugar a complicaciones financieras, especialmente para las pequeñas empresas.

¿Qué crea un cargo por demora?

Las tasas e intereses de demora que se aplican a las facturas vencidas dependen del tiempo que una empresa haya dado a un cliente o suscriptor para pagar una factura. La fecha estándar de vencimiento de una factura es de 30 días después de la recepción de la misma, pero puede ser cualquier fecha determinada por una empresa.

Si hay una factura impagada después del tiempo asignado, las empresas pueden cobrar importes por demora para empresas y particulares. Normalmente, la cláusula del plazo de pago contractual de una empresa contendrá una cláusula sobre la estructura de pago y cualquier penalización por retraso en los pagos. Esto puede incluir una tasa de interés de penalización diaria o algunas otras tasas de retraso estándar.

Las tasas de retraso estándar no están reguladas por los estados o el gobierno federal. Sin embargo, existen topes estatales para los intereses. Los tipos de interés suelen citarse como un porcentaje anual, pero pueden calcularse anualmente, mensualmente, diariamente o, en realidad, en cualquier periodo de tiempo.

Las leyes locales afectan a los intereses que se cobran por las facturas atrasadas

Algunos estados tienen un porcentaje para los contratos con acuerdos escritos preexistentes que contienen tipos de interés explícitos y otro porcentaje para los acuerdos que no dicen nada sobre los cargos por demora. Por ejemplo, Alabama tiene un tipo de interés máximo legal del 8% anual para los acuerdos escritos y un tipo máximo del 6% anual para los acuerdos que no contienen una cláusula específica.

Aquí hay algunos ejemplos de tipos legales de los estados:

• California restringe el tipo del contrato al 12%.
• Massachusetts al 6%, a menos que haya un contrato.
• Colorado al 8% si no hay contrato y un máximo del 45%, uno de los límites de interés más altos del país.
• Nevada no tiene límite para los tipos de interés contratados, de lo contrario, hay un tipo de interés preferente en el mayor banco de Nevada más el 2%.

Se deja a la discreción de la empresa si cobra a los clientes una tarifa plana o un porcentaje de la cantidad vencida no pagada. Los cargos e intereses de demora sólo son exigibles si el contrato original, o el acuerdo, creado entre las partes contiene una cláusula explícita y clara de cargos o intereses de demora.

Un ejemplo de cláusula clara puede ser «Las cuentas no pagadas dentro de los plazos están sujetas a un cargo financiero mensual del %». Esta cláusula debe aparecer en un tipo de letra legible y en negrita en el contrato, cerca de la línea de la firma, para evitar cualquier conflicto.

Determinación de un cargo por demora

Una empresa puede determinar el cargo por demora y adjuntar una carta de demanda a la siguiente factura con la nueva cantidad a pagar. Para determinar una tasa de retraso, hay una calculadora en línea que requiere introducir el número de días (o meses) de retraso en el pago, el importe de la factura original y el tipo de interés que especifica su contrato.

Para calcular las tasas de retraso con la adición de la tasa de interés, divida la tasa anual por 12 para tener en cuenta los 12 meses del año. Si un estado permite un 12% al año, eso equivale a un 1% al mes. Si tiene una factura de 1.000 dólares, el interés para ese mes es de 10 dólares.

Cuándo aplicar un cargo por demora

La mejor práctica es enviar un recordatorio de pago atrasado a un cliente antes de cobrar el cargo por demora o la tasa de interés. Esto proporciona un período de gracia para los clientes, especialmente cuando no se sabe por qué el cliente se retrasa con un pago o no es característico del cliente retrasarse con un pago.

Es importante sopesar los pros y los contras de aplicar un cargo por retraso a un cliente. A menudo hay razones circunstanciales por las que los clientes se retrasan en los pagos. La primera obligación de una empresa debe ser realizar negocios justos y verdaderos y mantener relaciones comerciales amistosas, en cuyo caso, aplicar una comisión de demora tan pronto como un pago se retrase o se pierda sólo causará turbulencias y podría costar al cliente.

¿Cuándo se cobran las comisiones de demora?

Se puede cobrar una comisión de demora en cualquier momento después del vencimiento de un pago (es decir, después del período de facturación de 30 días). Sin embargo, una empresa que valora las relaciones con sus clientes ofrecerá un período de gracia entre el momento en que el pago vence y el momento en que se cobra el cargo por demora.

Intereses por facturas vencidas

Cargar intereses por facturas impagadas es una práctica habitual en la mayoría de los sectores. Las empresas están legalmente autorizadas a cobrar un tipo de interés. Pero este tipo de interés sólo es exigible si existe un acuerdo sobre tasas de demora entre la empresa y el cliente sobre las condiciones de pago y los intereses de las facturas impagadas. Si no existe un acuerdo, el cliente no está obligado a pagar ningún interés sobre las facturas impagadas.

Aunque los tipos de interés no están regulados directamente, algunos estados restringen la cantidad que una empresa puede cobrar en concepto de tasas de demora y limitan el porcentaje del tipo de interés. Por lo general, las empresas no deberían cobrar más del 10% al año en concepto de tasas de demora y facturas. Sin embargo, las organizaciones deben consultar la normativa estatal correspondiente para confirmar qué porcentaje está permitido en su jurisdicción.

Cómo evitar los cargos por demora y las tasas de interés

Puede ser una pérdida de tiempo y de recursos el seguimiento de los clientes por las facturas, y especialmente por las facturas impagadas. Para evitar tener que aplicar tasas de retraso e intereses a las facturas, las empresas deberían ofrecer un incentivo financiero por pagar las facturas a tiempo. Las organizaciones pueden considerar la posibilidad de ofrecer un descuento por el pago completo por adelantado o dentro del periodo de pago de la factura. Esta es una táctica exitosa para evitar tener que lidiar con cargos por demora o tasas de interés contra los clientes y arriesgar una relación comercial.

Para asegurarse de no dejar involuntariamente facturas sin pagar, las empresas deben invertir en buenos sistemas de contabilidad. Considere la posibilidad de crear recordatorios y avisos electrónicos para ayudar a mantenerse organizado y realizar los pagos a tiempo. Establecer pagos o transferencias electrónicas también puede facilitar la realización de giros directamente desde su cuenta comercial a la empresa o proveedor de servicios.

Por supuesto, nada de esta información debe tomarse como un consejo legal o financiero, ni debe disuadirle de buscar la ayuda de un abogado, contable o profesional de servicios financieros con licencia. Pero si quiere asegurarse de que las políticas de su empresa en relación con los cargos por demora o los intereses aplicados a las facturas vencidas son coherentes con las mejores prácticas, éste es un buen punto de partida.

Calculadora de intereses mensuales y diarios para calcular los intereses de las facturas impagadas.