Serie de aprendizaje sobre gestión de proyectos: Seguimiento rápido frente a bloqueo

Como profesionales en activo, lidiamos con múltiples proyectos, grandes y pequeños, a diario. Sin embargo, muchos de ellos se quedan sin terminar porque no hemos planificado una serie de contingencias. Y lo que es peor, la falta de técnicas de programación de proyectos puede afectar también a nuestra vida personal: los compromisos no cumplidos y las tareas pendientes tensan las relaciones y afectan a la productividad.

¿Qué es la compresión de horarios?

La compresión de horarios ofrece dos técnicas importantes para programar el tiempo de forma que los proyectos se ejecuten según lo previsto. Entender estas técnicas y su aplicación en la compresión de cronogramas puede ser muy útil, tanto en el ámbito profesional como en el personal.

La compresión de cronogramas se refiere a las técnicas utilizadas cuando un gestor de proyectos quiere acortar la duración del proyecto sin cambiar el alcance del mismo. Se puede utilizar cuando un proyecto se retrasa y necesita ponerse al día o para terminar el proyecto antes de lo previsto originalmente.

Las dos técnicas que puede utilizar para acortar la duración del proyecto manteniendo el alcance del mismo son el fast tracking y el crashing.

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¿Qué es el seguimiento rápido?

El seguimiento rápido es una técnica en la que las actividades que se habrían realizado secuencialmente utilizando el calendario original se realizan en paralelo. En otras palabras, el seguimiento rápido de un proyecto significa que las actividades se realizan simultáneamente en lugar de esperar a que cada pieza se complete por separado. Pero el fast tracking sólo puede aplicarse si las actividades en cuestión pueden realmente solaparse.

Cuando necesite comprimir un calendario, debería considerar esta técnica en primer lugar, porque el seguimiento rápido no suele implicar ningún coste. Esta técnica simplemente reordena las actividades del cronograma original.

Aunque el seguimiento rápido puede no resultar en un aumento del costo, conduce a un aumento del riesgo, porque las actividades que ahora se realizan en paralelo pueden conducir a la necesidad de rehacer o reorganizar el proyecto. Y, rehacer el proyecto puede hacer que el proyecto pierda aún más tiempo.

Como gestor de proyectos, tendrá que sopesar los pros y los contras del fast tracking para entender si merecerá la pena asumir un mayor riesgo.

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¿Qué es el Crashing?

El Crashing es la técnica a utilizar cuando el fast tracking no ha ahorrado suficiente tiempo en el calendario del proyecto. Con esta técnica, se añaden recursos al proyecto con el menor coste posible. Se analizan las compensaciones de coste y calendario para determinar cómo obtener la mayor cantidad de compresión por el menor coste incremental. Y la compresión es cara porque se añaden más recursos al proyecto.

El colapso analiza y clasifica las actividades en función del menor coste de colapso por unidad de tiempo, lo que permite al equipo que trabaja en el proyecto identificar las actividades que podrán aportar el mayor valor con el menor coste incremental. Los resultados de un análisis de colisiones suelen presentarse en un gráfico de colisiones, en el que las actividades con la pendiente más plana son las que se considerarán en primer lugar: conducen a una cantidad igual de ahorro de tiempo, pero tienen un menor aumento de coste. El enfoque de choque sólo funciona si los recursos adicionales consiguen realmente completar el proyecto antes.

Cuando se utiliza el enfoque de choque, se revisan los costes adicionales asociados a la precipitación del proyecto frente a los posibles beneficios de completar el proyecto en un plazo más corto. Además, debe considerar otros elementos al realizar un análisis de choque, incluyendo la adición de más recursos al proyecto, permitiendo horas extras adicionales y pagando extra para recibir la entrega de componentes críticos más rápidamente, entre otros.

¿Por qué acelerar o chocar?

La realidad de la gestión de proyectos es que a veces tendrá que comprimir el calendario del proyecto y entregar el producto, servicio o resultado del proyecto antes de lo previsto originalmente. Los calendarios están constantemente sujetos a cambios; en la mayoría de los casos, los calendarios se alargan en lugar de acortarse, lo que puede afectar negativamente al calendario original porque el equipo del proyecto no podrá completarlo en el tiempo disponible.

No hay ninguna razón para acelerar o bloquear cualquier actividad que no esté en la ruta crítica; no se ganará tiempo en el cronograma general si no se puede acortar la ruta crítica.

Conclusión

En resumen, las diferencias entre el seguimiento rápido y el bloqueo son:

• El seguimiento rápido implica la realización de actividades en paralelo, mientras que el bloqueo implica la adición de recursos a un proyecto.
• En el seguimiento rápido, hay un mayor riesgo, mientras que en el bloqueo hay un mayor coste.

Ahora que sabes más sobre las técnicas de compresión del cronograma del fast tracking y del crashing, las diferencias entre ambas, sus beneficios e inconvenientes y las situaciones en las que puedes aplicarlas, estamos seguros de que empezarás a ver resultados en poco tiempo.

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