Procedimientos y procesos de cierre de la gestión de la construcción

Tanto si acaba de terminar una casa de 25.000 pies cuadrados en Beverly Hills como una importante instalación comercial, los procedimientos de cierre de la gestión de la construcción son fundamentales para una entrega efectiva. Un cierre de proyecto completo y minucioso corrobora que el proyecto se ha realizado de acuerdo con los documentos del contrato, que todos los costes han sido facturados y pagados, que el edificio cumple con todos los estatutos y reglamentos adecuados y que el propietario puede ocupar legalmente la propiedad sin temor a que se le aplique un gravamen. También garantiza que el cliente se quede con los conocimientos y los recursos necesarios para mantener y operar su edificio nuevo o renovado.
Las mejores prácticas de gestión de la construcción incluyen la implementación de un proceso obligatorio de cierre de la gestión del proyecto como procedimiento operativo estándar para cada proyecto. Asegúrese de que su equipo inicie el proceso de conservación de las copias de los documentos pertinentes al principio del proyecto. Los documentos clave de cierre, como las garantías y los manuales de formación de sistemas, se obtienen en diferentes formatos a medida que se completa el trabajo, no sólo al final del proyecto. Por ejemplo, cuando se entrega un electrodoméstico puede incluir información sobre la garantía que debe entregarse al propietario, a menudo muchos meses antes de que finalice el proyecto. La atención continua a la documentación de cierre por parte de su equipo evitará la búsqueda a última hora de documentos de fuentes que pueden no estar ya disponibles.
Cierre del proyecto. El proceso de cierre del proyecto debe incluir una combinación de tareas in situ y administrativas. El cierre de la obra suele ser coordinado por el contratista general (GC).
La lista de verificación del cierre del proyecto en la obra debe incluir las siguientes tareas:

• Completar todos los elementos de la lista de tareas. En la mayoría de los proyectos es demasiado típico que el CG tenga que presionar a los subcontratistas para que finalicen su trabajo en el campo. Por lo general, el arquitecto del proyecto verifica la finalización de la lista de control.
• Desmovilizar todos los almacenes/remolques de trabajo de los contratistas, las instalaciones y equipos temporales, incluidos los postes eléctricos temporales y las instalaciones sanitarias del lugar de trabajo.
• Entregar, organizar y almacenar las existencias del ático (materiales sobrantes requeridos por contrato) como techos, tejas, filtros de HVAC, placas de techo, etc.
• Asegurarse de que los servicios públicos permanentes estén instalados, probados y funcionando y de que todos los servicios y contratos relacionados con el proyecto, es decir, los servicios de teléfono, agua, electricidad, gas e Internet estén cancelados.
• Asegurarse de que el emplazamiento está completamente limpio y listo para su ocupación.
• Asegurarse de que se ha completado toda la formación de los sistemas por parte del propietario.

Puesta en marcha del edificio. La mayoría de los grandes proyectos establecen requisitos contractuales específicos para la puesta en marcha de los sistemas. Según la Wiki, la puesta en servicio del edificio (Cx) es el proceso de verificar en una nueva construcción los subsistemas de mecánica (HVAC), fontanería, electricidad, seguridad contra incendios/vida, envolventes del edificio, controles, seguridad del edificio y otros sistemas para lograr los requisitos del proyecto del propietario tal como fueron diseñados por el arquitecto y los ingenieros del edificio. El alcance de la puesta en servicio varía en función de la complejidad de los sistemas y del deseo del propietario de controlar y verificar la calidad. En los grandes proyectos se está convirtiendo en una norma nombrar a una Autoridad o Agente de Puesta en Marcha (CxA), que suele ser un ingeniero externo, para que supervise y confirme que los sistemas han sido calibrados, equilibrados y probados correctamente, que el rendimiento cumple los criterios de diseño y que el propietario o sus agentes han sido formados en el uso adecuado. La puesta en marcha, en la medida en que se requiera, es por tanto un aspecto importante del cierre del proyecto en proyectos comerciales o residenciales de gran tamaño.

Finalización del proyecto. Al recibir una solicitud de confirmación de la finalización sustancial por parte del CG, el arquitecto y el propietario deben llevar a cabo una inspección a pie para determinar la lista de tareas para la finalización final. Normalmente, la finalización sustancial se alcanza cuando el edificio es utilizable para su propósito previsto, todos los servicios públicos están funcionando, el proyecto ha logrado la aprobación para su uso u ocupación y el trabajo se ha completado en más de un 97,5%. En los contratos típicos de la AIA, la finalización sustancial es un hito que desencadena el inicio de los periodos de garantía. El director de la construcción o el arquitecto generalmente determina este hito mediante la emisión de un Certificado de Finalización Sustancial.
La terminación final significa que la construcción está terminada de acuerdo con los documentos del contrato. Esto significa que se ha completado la lista de tareas pendientes, normalmente certificada por el arquitecto del proyecto. Además, se han completado todas las tareas en la obra y se han entregado al propietario los documentos administrativos, las garantías de exención de gravámenes de construcción de California, la documentación de cierre, los manuales, los as-builts, etc., y se ha verificado su integridad. En la mayoría de las jurisdicciones, la autoridad competente emite un Certificado de Ocupación que certifica que el permiso de construcción ha sido firmado y todas las inspecciones se han completado y significa que el edificio está listo para su uso u ocupación. El pago de la retención por parte del propietario al contratista se establece en el contrato y está vinculado a la terminación final, a la terminación sustancial o, a veces, a la cédula de habitabilidad.

El objetivo de los procedimientos de cierre administrativo y de la gestión del contrato del proyecto es confirmar que se han cumplido todos los términos contractuales, que se han entregado los documentos de cierre y que el contratista ha efectuado los pagos a todos los subcontratistas y proveedores de materiales. Aunque los resultados varían en función de las necesidades particulares de cada propietario, el objetivo es proporcionar un traspaso transparente y organizado del proyecto al propietario, incluyendo cualquier información o documento que pueda necesitar en el futuro como referencia.
La siguiente es una lista de verificación de tareas administrativas y documentos a considerar durante el Cierre del Proyecto:

• Revise todos los requisitos contractuales y asegúrese de que se han cumplido todos los términos.
• Revise todas las órdenes de cambio para asegurarse de que todas han sido contabilizadas y anuladas, rechazadas o completadas.
• Obtenga cualquier seguro y fianza de mantenimiento pendientes, en la medida en que lo exija el contrato.
• Asegúrese de tener las tarjetas de permiso final, que son propiedad del propietario, junto con los planos del permiso de construcción y cualquier otro documento de las agencias que tengan jurisdicción.
• Revise y asegure la integridad de los planos as-built.
• Confirme que todos los Manuales de Operaciones &Mantenimiento han sido proporcionados al propietario por el contratista, que el propietario ha sido entrenado y sabe a quién & cuando llamar.
• Revise todas las garantías, incluyendo la información completa sobre el estado de la garantía, los términos y la información de contacto.
• Obtenga renuncias incondicionales de gravamen final de los subcontratistas y proveedores – si han presentado legalmente un aviso preliminar. Todas las demás exenciones de gravamen ya deberían haberse incluido en la contabilidad mensual.
• Seguimiento para asegurar que los depósitos pendientes, las fianzas jurisdiccionales en efectivo, las fianzas de cumplimiento y pago, etc., se liberen o se reembolsen, si es el caso.
• Entregar una Notificación de Terminación con la autoridad jurisdiccional apropiada dentro del marco de tiempo requerido por el estatuto del Estado.
• Realizar la contabilidad final para tener un registro completo de todos los gastos del proyecto, con el propósito de completar los registros de gastos y establecer una base de costos para la propiedad.

Un proceso de cierre exitoso no está completo hasta que se hagan los pagos finales y completos, se liberen las retenciones finales, se cierren los permisos y todas las partes estén satisfechas. Es habitual que se produzcan retrasos en el último momento durante el proceso de cierre, cuando hay que localizar información vital o cuando las órdenes de cambio pendientes o incompletas causan confusión. Tener un proceso de órdenes de cambio bien desarrollado puede reducir esta confusión.
Entrega de documentos. El contratista general o el director de obra organizarán toda la documentación de cierre de acuerdo con los requisitos del proyecto. La mayoría de los clientes prefieren la distribución electrónica de la mayoría de los documentos, aunque un manual impreso del proyecto con la garantía y la información de contacto suele ser muy útil.
El papel del director de obra durante el cierre. En el caso de los grandes proyectos, especialmente los que requieren una puesta en marcha, un director de obra debe supervisar el proceso. Es importante revisar cuidadosamente todos los paquetes de cierre, asegurándose de que los equipos y sistemas utilizados en su proyecto están completos y que el propietario es consciente de la garantía y de la necesidad de un mantenimiento continuo para preservar esas garantías. Llamamos su atención sobre la lista de contactos y nos aseguramos de que el propietario sepa a quién tiene que llamar y cuándo. Hay mucho trabajo involucrado en el cierre del proyecto para grandes proyectos – asegúrese de que su equipo tiene un campeón que gestionará este proceso, así como todo el proceso de construcción.
Retención de la documentación del proyecto. En California, hay un estatuto de limitaciones de 10 años en la presentación de reclamaciones, por lo que es importante conservar todos los documentos durante ese período después de la finalización sustancial. Los arquitectos suelen conservar los registros del proyecto durante períodos más largos. Tenga en cuenta que en el caso de que se descubra un defecto latente después de la conclusión de un proyecto y el propietario presente una reclamación o una demanda civil, cualquier documentación que establezca que una parte llevó a cabo sus obligaciones contractuales con la debida diligencia le servirá en su defensa.
Beneficios de un cierre de proyecto minucioso. La documentación exhaustiva protege contra los riesgos potenciales de futuras disputas sobre el alcance, los contratos, las garantías o las expectativas. Verifica que se han cumplido todos los requisitos del proyecto y establece la responsabilidad futura del mantenimiento y las garantías. Una documentación completa y bien organizada subraya la credibilidad del equipo del proyecto. La aplicación de un enfoque exhaustivo, paso a paso, de los procedimientos de cierre de la gestión de la construcción garantiza la entrega de un proyecto terminado con confianza.