OneNote 101: Organízate y sé productivo con Microsoft OneNote

Si tu oficina es como la nuestra, las reuniones, los cafés y las puestas al día improvisadas en el pasillo se producen cada semana. Para algunos, son todos los días. Y cuando lo hacen, es inevitable salir de ellas con un montón de notas, ideas, preguntas, seguimientos y tareas pendientes.

El problema es que hacer un seguimiento de tus notas puede ser muy complicado, muy rápido.

De hecho, es probable que tengas algunas notas de una reunión marcadas en tu bandeja de entrada, tal vez estén guardadas en un documento de Word o, mejor aún, garabateadas en una página de tu fiel cuaderno que intentarás descifrar mañana.

Con las innumerables reuniones, las tareas diarias y tu siempre creciente pila de notas adhesivas, mantenerte al tanto de tus rascadas de pollo -y de tu día- puede resultar difícil, pero no tiene por qué serlo.

Cuando se trata de simplificar y organizar tus notas, tienes una plétora de aplicaciones entre las que elegir. Pero no vamos a perder el tiempo sopesando los pros y los contras de cada una. Te recomendamos que utilices Microsoft OneNote.

Es la mejor aplicación para tomar notas que existe

¿Por qué?

Bueno, desde su fácil navegación y disponibilidad en todos tus dispositivos, pasando por su búsqueda instantánea y su capacidad para compartir, colaborar y crear en tiempo real, hace que estar al tanto de tus notas -y de tu día- sea como un paseo por el parque.

Y, por encima de todo, ser un Microsoft Gold Partner significa que estamos predispuestos sin disculpas.

Pero dejando a un lado nuestros trofeos de oro, te recomendamos que utilices OneNote, incluso si eres partidario de un elegante cuaderno encuadernado en piel y una pluma.

Por decirlo de forma sencilla, Microsoft OneNote es un cuaderno digital que te permite tomar notas y organizar tu día, de la forma que quieras.

¿Necesitas un cuaderno dedicado a un proyecto?

Fácil.

¿Qué tal un cuaderno al que todo tu equipo pueda acceder y actualizar simultáneamente?

No hay problema.

¿O tal vez un lugar donde guardar tus notas personales y tus recetas favoritas?

Simple.

Sea cual sea el uso que elijas para OneNote, su sincronización en vivo significa que tendrás un cuaderno digital único al alcance de tu mano, para que siempre encuentres tus notas justo donde las dejaste.

En este tutorial, te presentaremos a OneNote y te mostraremos cómo empezar, para que puedas barrer el desorden y llevar tu productividad y tu juego de toma de notas al siguiente nivel.

OneNote 101: Primeros pasos

Los primeros pasos con OneNote comienzan con una rápida charla con tu equipo de asistencia informática favorito, o con una visita al sitio web de Microsoft OneNote para descargar y configurar la aplicación gratuita; sí, es 100% gratuita.

Ya que estás ahí, te sugerimos que descargues y configures una versión para tus dispositivos Android, Windows e IOS también.

Nota: Para este tutorial, usaremos OneNote para Windows 10. Las diferentes versiones pueden tener características e interfaces ligeramente diferentes, pero la funcionalidad principal sigue siendo consistente en todas las versiones de la app de OneNote.

Si anteriormente has pasado algún tiempo intentando «organizarte» cargando con un cuaderno físico, te darás cuenta de que OneNote comparte una jerarquía similar:

Introducción a los cuadernos, secciones y páginas

Los cuadernos

Los cuadernos se sitúan en la parte superior de la cadena y suelen representar un tema amplio. Por ejemplo, puedes decidir tener cuadernos separados para tu vida personal y tu trabajo. O tal vez quieras ir más allá y crear una libreta distinta para cada uno de tus clientes o proyectos. Decidas lo que decidas, no hay un enfoque correcto o incorrecto, simplemente determina lo que funciona mejor para ti y sigue adelante.

Secciones

Dentro de tu cuaderno puedes segmentar tus notas en pestañas de colores conocidas como secciones. Las secciones te ayudan a organizar tu cuaderno en subtemas y grupos. Por ejemplo, si tienes un cuaderno para el «Cliente Z», puedes elegir tener secciones separadas para las reuniones, los proyectos y la información general.

Páginas

Dentro de tus secciones encontrarás tus páginas: aquí es donde introduces tus notas, imágenes, audio, vídeo, enlaces y casi cualquier cosa que se te ocurra. Siguiendo con el ejemplo del «Cliente Z», en tu sección de «reuniones» podrías elegir tener una página para cada reunión que tengas con tu cliente.

La mayor fortaleza de OneNote es su flexibilidad. La forma en que decidas estructurar tus cuadernos, secciones y páginas dependerá siempre de tus necesidades individuales, pero no te preocupes por «la mejor estructura» para empezar. Siempre puedes mover las secciones y las páginas, e incluso abrir y cerrar tantas libretas como quieras.

Mantenerte en la cima de la toma de notas sin papel depende de tu capacidad para capturar tus ideas y contenidos de forma rápida y sencilla. ¿La buena noticia? Las numerosas herramientas de OneNote hacen que esto sea muy fácil, así es como:

OneNote 101: Cómo capturar tus notas desde cualquier lugar

Introducción de formularios libres

Escribir una nueva en OneNote es un poco como usar Microsoft Word, aunque, a diferencia de éste, tienes la libertad de insertar contenido en cualquier lugar de la página – y la flexibilidad de arrastrarlo donde quieras.

Y esto no se limita al texto. Un rápido clic en la pestaña Insertar te permite insertar un montón de datos diferentes, desde imágenes, enlaces web y formas hasta detalles de reuniones, vídeos y audio, de hecho, incluso hará ecuaciones matemáticas si se lo pides.

Y si sigues prefiriendo garabatear tus notas a mano alzada, puedes hacerlo.

Conocido como Inking, cuando utilizas OneNote en un dispositivo con pantalla táctil -como tu tableta o smartphone- puedes apuntar notas, formas e ideas utilizando tu lápiz óptico o tu dedo. Y lo que es mejor, OneNote tiene la capacidad de convertir tus garabatos en un texto legible y con capacidad de búsqueda, para que no tengas que intentar averiguar lo que has escrito.

Mantener tus notas -y tu bandeja de entrada- limpias

«¿Tienes un momento?»

¿Cuántas veces te interrumpen en tu escritorio para ponerte al día de forma improvisada sobre un cliente, proyecto o tarea?

Y, ¿cuántas veces te revuelves por tu escritorio en busca de un dispositivo de escritura sólo para darte por vencido, abrir un nuevo correo electrónico y enviarte a ti mismo una lista de tus nuevas tareas pendientes?

«¡Todo el tiempo!»

Si es así, dedique 2 minutos ahora a configurar el correo electrónico a OneNote – o pida a su inteligente, perspicaz y humilde equipo de TI que lo haga por usted.

Esto significa que la próxima vez que esté atrapado en medio de algo con sus notas anotadas, no tendrá que desordenar su bandeja de entrada. En su lugar, sólo tienes que enviar tus notas a [email protected] y estarán disponibles al instante en tu cuaderno de OneNote. Así de fácil.

Nota: También puedes reenviar una copia de tus planes de viaje, recibos o correos electrónicos importantes a [email protected] para facilitar el archivado y la búsqueda de tu información importante.

Web Clipper

Si pasas alguna parte de tu día investigando contenido online, como nuevos productos para tu jefe, una nueva variedad de café para la oficina o una lista muy corta de los mejores proveedores de soporte informático de Perth… 😉 El Web Clipper de OneNote capturará el contenido de una página web en tu cuaderno, donde podrás editar, anotar y compartir la información de forma rápida y sencilla.

Además, como OneNote sincroniza automáticamente tus cuadernos en todos tus dispositivos, podrás incluso acceder a tus páginas web recortadas en cualquier ordenador, tableta o teléfono, incluso cuando no estés conectado.

Ya sea escribiendo, recortando, entintando o enviando por correo electrónico, OneNote te ayuda a plasmar tus ideas en una página de forma rápida y eficaz. Lo que significa que tendrás un cuaderno lleno de notas maravillosas en poco tiempo. Lo cual es genial, siempre que no pierdas el tiempo desplazándote por las páginas para encontrar cosas.

Por suerte, OneNote tiene unas cuantas herramientas que hacen que buscar, compartir y asegurar tus notas sea muy fácil. Echa un vistazo:

OneNote 101: Cómo buscar, compartir y asegurar tus notas

Lo mejor de usar OneNote en lugar de un cuaderno tradicional es la posibilidad de recuperar al instante lo que sea que estés buscando, sin tener que pasar página tras página para encontrarlo.

Búsqueda en OneNote

Un clic en el icono de búsqueda, o una oportuna combinación de teclas CTRL + F para aquellos que sean aficionados a los atajos de teclado, abrirá la barra de búsqueda de OneNote. Basta con introducir los criterios de búsqueda y OneNote explorará rápidamente todo el texto escrito, las notas manuscritas e incluso las palabras que aparecen en las imágenes para encontrar una coincidencia.

Nota: Si quieres acotar los resultados de la búsqueda, puedes elegir limitar la búsqueda de OneNotes a tu cuaderno actual, a tu sección actual o a tu página actual utilizando la opción desplegable que aparece debajo de la barra de búsqueda.

Etiquetado

Con tu contenido organizado en Cuadernos, Secciones y Páginas podrías pensar que esa es toda la organización que vas a necesitar. Lo cual es estupendo. Es hora de apartar rápidamente tu viejo cuaderno.

Pero justo antes de hacerlo. Un vistazo al sistema de etiquetado de OneNote puede hacer que empujes ese viejo cuaderno a la papelera de reciclaje. Lo cual es aún mejor.

¿Cómo funcionan las etiquetas de OneNote?

Digamos que estás dirigiendo un proyecto, llamémoslo Proyecto: Tagswinatlife.

Y supongamos -porque eres un extraordinario tomador de notas- que has creado un Cuaderno dedicado al Proyecto.

Y dentro de este Cuaderno has creado una sección para «Reuniones» -que contiene varias páginas de notas, una por cada reunión que has tenido a lo largo del proyecto.

Brillante. Debería ser algo así:

Ahora bien, en el transcurso del proyecto es inevitable que tengas varias reuniones. Pueden surgir preguntas, se pueden establecer nuevas tareas o se comparte información importante. Y tu trabajo consiste en comunicar la información, delegar las tareas, responder a las preguntas y salvar el mundo.

¿Qué pasaría si, sin tener que hojear cada página de notas, pudieras:

• recuperar al instante todas las preguntas planteadas en cada reunión?
• ¿Recuperar una lista de todos los elementos de acción que necesitas delegar; o incluso
• Encontrar todas las sugerencias e ideas compartidas durante todo el proyecto?

Bueno, puedes hacerlo, utilizando Etiquetas.

Etiquetar tus notas significa que puedes volver rápidamente a los elementos importantes, recordarte a ti mismo las tareas o filtrar tus notas de la manera que quieras. Puedes etiquetar cualquier cosa, desde una sola línea de texto hasta una página entera. Y además es fácil:

Para etiquetar tus notas, sólo tienes que situar el cursor junto a tu contenido, hacer clic en la pestaña Inicio y seleccionar tu Etiqueta en la lista desplegable.

Por defecto, OneNote, viene precargado con una selección de etiquetas, como «Importante», «Tareas» y «Pregunta» que puedes utilizar de inmediato. Pero también puedes crear tus propias etiquetas personalizadas. Si, como nosotros, tienes varios equipos en tu organización, puede que quieras crear una etiqueta para cada equipo, o una serie de etiquetas para diferentes prioridades, etc.

Para crear una etiqueta personalizada, sólo tienes que hacer clic en «Crear nueva etiqueta» dentro del menú desplegable de etiquetas, dar un nombre a tu etiqueta y elegir un icono que te gustaría utilizar para la etiqueta. Su etiqueta personalizada estará ahora disponible en el menú desplegable de etiquetas.

Cuando quiera filtrar rápidamente sus notas por una etiqueta específica, sólo tiene que ir a la barra de búsqueda y escribir el nombre de su etiqueta. Por ejemplo, si quieres recuperar todas las preguntas de tu cuaderno, puedes pulsar CTRL+F para que aparezca la barra de búsqueda, escribir «Pregunta» y OneNote mostrará todos los elementos que hayas etiquetado con la etiqueta pregunta.

Nota: Si quieres limitar los resultados de la búsqueda por etiquetas puedes limitar la búsqueda de OneNotes a tu cuaderno actual, a tu sección actual o a tu página actual utilizando la opción desplegable bajo la barra de búsqueda.

Compartir y colaborar

Independientemente de que estés tomando notas para una reunión importante, apuntes en una conferencia o estés pensando en ideas para un proyecto, llegará un momento en el que recibas un mensaje como éste:

Y siendo el héroe de la toma de notas que eres, haces caso y empiezas a copiar y pegar tus notas en un correo electrónico y lo envías, iniciando un juego épico de tenis de notas por correo electrónico… ¿Pero qué pasaría si no tuvieras que hacerlo?

OneNote te ofrece la posibilidad de compartir tu cuaderno con los miembros de tu equipo, tus amigos o tu familia, para que puedas colaborar, compartir, recoger opiniones y aportar ideas, en tiempo real. De hecho, OneNote incluso hará un seguimiento de quién ha contribuido con qué insertando automáticamente sus iniciales junto al contenido.

Así que, la próxima vez que quieras compartir tus notas, sólo tienes que ir al botón Compartir en la esquina superior derecha e introducir la dirección de correo electrónico de la persona con la que te gustaría compartir tu cuaderno.

«¿Pero qué pasa si no quiero que editen mis notas?»

Lo entendemos. Nosotros también podemos ser preciosos con nuestros apuntes. Afortunadamente, tienes un control total sobre quién tiene los derechos para poder editar o sólo ver tus notas.

Sólo tienes que hacer clic en el menú desplegable bajo la dirección de correo electrónico del destinatario para seleccionar entre «Puede editar» y «Puede ver».

«Pero no quiero que puedan ver todas mis notas…»

También lo entendemos: no quieres que la información sensible caiga en manos equivocadas, ¿verdad? Pues bien, a diferencia de tu antiguo cuaderno, OneNote te facilita la protección de tu información con secciones protegidas con contraseña.

Cómo proteger tus notas con contraseña

1. Navega hasta la sección de tu cuaderno que quieras proteger y haz clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la sección para que aparezca el menú de opciones.
2. Selecciona «Protección con contraseña» y haz clic en «Añadir contraseña».
3. Introduce y confirma tu contraseña, y haz clic en Intro.

Con tu sección bajo llave, nadie podrá ver las páginas dentro de esa sección sin la contraseña, incluso si compartes tu cuaderno.

Algunas notas importantes sobre las contraseñas:

• Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y sólo pueden aplicarse a las secciones de tu cuaderno
• OneNote utiliza el cifrado para asegurar tus secciones protegidas por contraseña. Esto significa que si olvidas las contraseñas de tus secciones, nadie podrá restablecer y desbloquear tus notas, ni siquiera Microsoft. Por lo tanto, tenga cuidado al introducir notas y utilice un gestor de contraseñas para poner su juego de contraseñas en piloto automático.
• Además, las secciones bloqueadas no se incluyen en las búsquedas de la libreta. Por lo tanto, tendrás que desbloquear primero la sección con tu contraseña para poder buscar tus notas.

Tu día, organizado.

Ya sea en tu ordenador o en tu dispositivo móvil, usar OneNote significa que siempre encontrarás tus notas justo donde las dejaste.

Hay muchas cosas que OneNote puede ofrecer a la hora de organizar tu día. Y nos interesaría saber cómo usas OneNote para mantenerte organizado en los comentarios más abajo.

Si eres nuevo en OneNote, y estás harto de los correos electrónicos, las notas adhesivas y las tareas pendientes ilegibles que desordenan tu mundo, prueba algunas de las sugerencias anteriores: podría hacer que el negocio de tomar notas sea tan fácil como un pastel. Incluso agradable.