Notificación al Propietario de Florida: Cómo enviar una NTO

La Notificación al Propietario (NTO) es una de las notificaciones previas al gravamen más importantes en Florida. Al igual que la mayoría de las notificaciones previas al gravamen, este documento asegura y protege su derecho a presentar un gravamen mecánico en caso de que surja un problema de pago en un proyecto de construcción.

Esta guía paso a paso lo guiará a través del proceso de entregar correctamente su Aviso al Propietario usted mismo o en línea, desde encontrar la información requerida hasta evitar los errores más comunes que cometen los contratistas y proveedores al cumplir con el requisito de NTO.

¿Qué es el Aviso al Propietario de Florida?

La Notificación al Propietario es una notificación preliminar requerida en Florida, lo que significa que es un documento que debe enviarse al principio del proyecto.

El propósito de entregar la Notificación al Propietario es informar a los propietarios y otras partes relevantes sobre su participación en el proyecto. La Notificación al Propietario también les hace saber que usted está dispuesto a ejercer sus derechos de retención en caso de que no se le pague por sus servicios.

Piense en la Notificación al Propietario como una forma proactiva de preservar sus derechos de retención, que también es una buena oportunidad para abrir líneas de comunicación con las partes interesadas en la cadena de contratación.

¿Es obligatorio presentar un Aviso al Propietario en Florida?

Todos los participantes en la construcción que no estén en contacto directo con el propietario deben presentar un Aviso al Propietario. Si usted es un contratista, subcontratista o proveedor de materiales que trabaja bajo un contratista general, debe presentar una Notificación al Propietario.

Si usted es un subcontratista o proveedor de materiales que trabaja bajo un contratista general, debe presentar una Notificación al Propietario. Lo mismo se aplica si usted es un sub-subcontratista o un proveedor de materiales que trabaja bajo un subcontratista.

Los contratistas generales – partes con una relación contractual directa con el dueño de una propiedad – no están obligados a presentar una Notificación al Propietario; sin embargo, hay otros requisitos de notificación que podrían aplicarse a ellos.

Tenga en cuenta que los dueños de propiedades en Florida están autorizados a solicitar a sus contratistas generales una lista completa de subcontratistas y materialistas en un proyecto. Si usted es un contratista principal y recibe una solicitud de este tipo de un dueño de la propiedad, tiene 10 días a partir de la recepción para servirles con una lista completa de subcontratistas y proveedores de materiales bajo su ala.

¿Hay algunas partes exentas de presentar una Notificación al Propietario en Florida?

Sí. Estas partes NO están obligadas por ley a enviar una Notificación al Propietario:

• Contratistas generales que tienen un contacto directo con el dueño de la propiedad

Tenga en cuenta que aunque los contratistas generales no están obligados a entregar una Notificación al Propietario en Florida, es posible que tengan que entregar otra notificación que enumere a todos sus subcontratistas o proveedores. En Florida, el dueño de la propiedad debe pedir a los contratistas generales que les proporcionen dicha lista, y los contratistas generales tienen que entregarla dentro de los 10 días siguientes a la recepción de la solicitud formal del propietario.

• Los obreros individuales y los profesionales del diseño

Los obreros son los individuos que proporcionan sólo la mano de obra para el proyecto y no deben ser responsables del suministro de materiales. Los profesionales del diseño, por otro lado, incluyen a los arquitectos, ingenieros, diseñadores de interiores, etc.

• Los participantes en el proyecto de «mejoras de la subdivisión»

Según se define en la sección 713 de los Estatutos de Florida.04, el trabajo en las mejoras de la subdivisión incluirá lo siguiente: la clasificación, nivelación, excavación y relleno de la tierra, incluyendo el suministro de suelo de relleno; la clasificación y pavimentación de calles, bordillos y aceras; la construcción de zanjas y otras instalaciones de drenaje de la zona; la colocación de tuberías y conductos para el agua, gas, electricidad, alcantarillado, y los propósitos de drenaje; y la construcción de canales y también incluirá la alteración, reparación y rehacer todas estas cosas.

Enviar un aviso al propietario

Cómo entregar correctamente un aviso al propietario en Florida

Si usted es uno de los participantes en la construcción que debe enviar un aviso al propietario, debe seguir estos tres pasos básicos:

1. Reunir la información requerida
2. Preparar el documento de Notificación al Propietario
3. Servir la Notificación al Propietario

Reunir la información requerida

Una Notificación al Propietario en Florida debe contener información específica para que sea considerada válida. Estos son los datos que debe incluir en su Aviso al Propietario:

• Nombre y dirección del propietario

Esto se refiere al nombre y dirección del propietario. Si hay varios propietarios, la mejor práctica es enviar un Aviso al Propietario a cada uno de ellos.

• Descripción general de los servicios o materiales

Esta es una declaración general del tipo de servicio que está proporcionando al proyecto.

• Descripción de la propiedad que sea suficiente para su identificación

Se trata de una descripción de la propiedad, que debería poder encontrar en el Aviso de Inicio publicado en la obra o en el permiso de construcción.

• Nombre y dirección del propietario

Este es su nombre y dirección.

• Nombre del contratista general y de la parte que le contrató

Estos son los nombres de las partes superiores que no son el propietario. Si fue contratado por un subcontratista, escriba los datos tanto del contratista general como de la parte que le contrató.

¿Dónde puede encontrar la información necesaria para presentar una NTO en Florida?

La mejor manera de encontrar toda la información relevante, como el nombre o los nombres de los propietarios, es buscar el Aviso de Inicio o el permiso de construcción.

Los propietarios están obligados a presentar un Aviso de Inicio en Florida. Usted puede encontrar una copia de la misma en un lugar visible en el sitio de su proyecto o en la oficina del secretario del condado donde se encuentra el proyecto.

También puede escribir al dueño de la propiedad o al contratista general para pedir una copia del Aviso de Inicio en Florida. Si todavía no puede conseguir este aviso, puede consultar el permiso de construcción en su lugar.

¿Qué pasa si no puede encontrar toda la información que necesita?

Todavía puede entregar un Aviso al Propietario en Florida si faltan una o dos piezas de información. Puede dejar algunos puntos en blanco, y puede pedir a la parte receptora que rellene la información por usted.

Sin embargo, la mejor práctica es asegurarse de que puede demostrar que ha tratado de encontrar todos los detalles requeridos. Puede hacerlo escribiendo toda la información que ha encontrado en la notificación de inicio y anotando también los datos que faltan.

Tenga en cuenta que no es responsable si los datos escritos en la notificación de inicio son erróneos e inexactos. Se espera que el propietario ejerza la debida diligencia en la presentación de su Aviso de Inicio, y también se espera generalmente que los participantes en la construcción utilicen este aviso como referencia para sus documentos relacionados con el gravamen.

Otra de las mejores prácticas es incluir una nota en su Aviso al Propietario de Florida solicitando al destinatario que proporcione la información correcta o faltante si alguno de los detalles en su NTO es inexacto.

También puede hacer «llamadas en frío». Contacte con sus clientes por teléfono para pedirles la información que necesita. Sin embargo, tenga en cuenta que esto debe hacerse como último recurso. Si le dan información errónea a través de una llamada telefónica, no hay ningún rastro de papel que demuestre que la persona al teléfono se equivocó. Es mejor solicitar la información por escrito.

En cualquier caso, no deje que la falta de información le impida entregar el Aviso al Propietario de Florida a tiempo. Los estatutos de Florida dicen que los «errores u omisiones» no impiden que una parte de la construcción haga valer una reclamación, siempre y cuando hayan cumplido sustancialmente con las normas, específicamente las relativas a los plazos requeridos, el lenguaje de advertencia requerido en el formulario de Aviso al Propietario, y los destinatarios requeridos de la notificación.

Prepare el documento de Aviso al Propietario

Una vez que tenga toda la información lista, ahora debe preparar el documento en sí. Tenga en cuenta que los Estatutos de Florida recomiendan que el Aviso al Propietario sea sustancialmente similar a un formato específico y que contenga párrafos específicos.

Cómo preparar el formulario de Aviso al Propietario de Florida

A continuación se muestra el formulario de Aviso al Propietario según la Sección 713.06(c) de las leyes estatales de Florida. Tenga en cuenta que la ley requiere que el Aviso al Propietario contenga un mensaje de advertencia específico:

El Aviso al Propietario en Florida debe ser preferiblemente en el formulario anterior, aunque esto no es un requisito estricto. Puede añadir más detalles y modificar el formato, pero el mensaje de advertencia debe incluirse. Bajo ninguna circunstancia debe dejar de incluir la advertencia.

¿Debo preparar diferentes avisos para un proyecto que abarca múltiples lotes?

La respuesta a esta pregunta depende de cuántos contratos y propietarios estén involucrados. En general, si está trabajando en un proyecto que abarca múltiples lotes y extensiones de terreno separadas, puede entregar una única notificación al propietario si a) sólo hay un contrato en virtud del cual está prestando el servicio, y b) sólo hay un dueño de la propiedad.

Las promociones inmobiliarias, por ejemplo, suelen incluir múltiples lotes de terreno. Siempre que su servicio a estos lotes esté bajo el mismo contrato y siempre que estos lotes pertenezcan todos al mismo propietario, usted sólo tiene que preparar una Notificación al Propietario.

Si la propiedad de múltiples terrenos está dividida entre varios propietarios, la forma más segura de proceder es preparar Notificaciones al Propietario por separado y notificarlas a cada propietario en consecuencia.

La idea es que usted debe notificar una Notificación al Propietario por cada propiedad contra la que pueda presentar un gravamen mecánico. Si diferentes propietarios están vinculados a múltiples propiedades, incluso si usted está trabajando bajo un contrato, lo más probable es que usted puede tener que presentar múltiples gravámenes mecánicos.

Esto implica que en la Florida, se espera que usted proteja su derecho a presentar un gravamen mecánico contra cada lote que es propiedad de diferentes partes.

Servir la Notificación al Propietario

Una vez que tenga lista la Notificación al Propietario, debe enviarla a las partes correspondientes.

Preguntas comunes sobre la Notificación al Propietario en Florida

¿A quién debo enviar la Notificación al Propietario?

El formulario sugerido (en la imagen de arriba) también recomienda que especifique las partes a las que va a servir la Notificación al Propietario. El artículo 713.06(2) establece básicamente que:

• Un sub-subcontratista o un materialista de un subcontratista debe entregar una copia de la notificación al contratista
• Un materialista de un sub-subcontratista debe entregar una copia de la notificación al propietario al contratista
• Un materialista de un sub-subcontratista deberá entregar la Notificación al Propietario al subcontratista si el materialista conoce el nombre y la dirección del subcontratista
• Un participante en la construcción que deba presentar una Notificación al Propietario deberá entregar también una copia al representante designado por el propietario que se menciona en la Notificación de Inicio, si procede

En general, la mejor práctica es enviarla al propietario o propietarios, al contratista general, al prestamista (si procede) y a todas las demás partes por encima de usted en la cadena de contratación.
Recuerde que si el propietario ha especificado una persona designada en la notificación de inicio, es vital que también envíe su notificación de inicio a su persona designada.

¿Cuándo debe notificarse la notificación al propietario?

La Notificación al Propietario puede ser enviada antes de que usted comience a trabajar en un proyecto o dentro de los 45 días después de que usted comience a suministrar mano de obra o materiales al proyecto.

Nótese que si usted es un fabricante de materiales, su primer día de trabajo comienza el día de la fabricación. Los materiales no tienen que ser incorporados al proyecto para que su plazo de 45 días comience a correr.

También tenga en cuenta que la notificación al propietario es efectiva en el momento del envío sólo si el documento se envía dentro de los 40 días después de que usted comience a prestar servicio al proyecto (de la Sección 713.18 de los estatutos de Florida). De lo contrario, la Notificación al Propietario se considerará notificada en el momento de su recepción.

Se considera la mejor práctica empresarial notificar la Notificación al Propietario lo antes posible. Si es posible, debe entregar la Notificación al Propietario incluso antes de empezar a trabajar en un proyecto. Preparar la Notificación al Propietario justo antes de la fecha límite puede causar problemas de cumplimiento, que pueden ser fatales para sus derechos de gravamen.

¿Cómo debe entregarse la Notificación al Propietario?

La Notificación al Propietario puede entregarse personalmente o por correo certificado, Global Express Guaranteed, o con franqueo pagado. Asegúrese de conservar una documentación o prueba de que ha enviado su notificación y de que se ha recibido.

Recuerde enviar una Notificación al Propietario a cada uno de los propietarios de un proyecto, especialmente si el proyecto abarca varias parcelas y lotes que son propiedad de diferentes partes. Tenga en cuenta que está enviando una Notificación al Propietario para proteger sus derechos de gravamen, por lo que debe enviar una notificación a cada propietario que pueda recibir potencialmente su reclamación de gravamen mecánico.

¿Qué pasa si la propiedad de un inmueble se transfiere a una empresa asociada? ¿Debo notificar al nuevo propietario o propietarios otra notificación al propietario?

El caso de Marble Unlimited, Inc. contra Weston Real Estate Investment Corporation en Florida aborda esta cuestión. El tribunal de apelación del distrito dictaminó que la transferencia de la propiedad de un inmueble a una corporación asociada no debe desencadenar un nuevo requisito de Notificación al Propietario. El tribunal explicó además que, si se permite, los propietarios corporativos pueden aprovecharse y cambiar de titularidad para frustrar a los reclamantes de gravámenes válidos.

Esto significa que si la titularidad de una propiedad se transfiere a una corporación asociada, no se espera que se entregue otra Notificación al Propietario. Sin embargo, aún no existe una norma para los casos en los que los nuevos propietarios no están asociados con los propietarios existentes.

Mejores prácticas al preparar y entregar la Notificación al Propietario de Florida

Entregue la Notificación al Propietario lo antes posible

Tenga en cuenta que no cumplir con la fecha límite de la Notificación al Propietario es fatal para su reclamación de gravamen. Debe tener esto en cuenta y hacer que forme parte de los procesos de su proyecto el envío de un Aviso al Propietario de Florida tan pronto como sea posible. Si no está seguro de si debe entregar una Notificación al Propietario o no, es mejor pecar de precavido y entregar la notificación de todos modos para poder proteger sus derechos de gravamen.

Recuerde entregar la Notificación al Propietario a todas las partes de la cadena de contratación

Cuando entregue una Notificación al Propietario, asegúrese de entregarla a todas las partes de la cadena de contratación. Esto se refiere a todas las partes que le separan a usted y al propietario. Si usted es un sub-contratista, por ejemplo, debe entregar el Aviso al Propietario de Florida no sólo a su subcontratista, sino también al contratista general y al dueño de la propiedad.

Conserve un documento que demuestre que ha entregado debidamente el Aviso al Propietario

La Florida es muy estricta en la imposición del requisito de Aviso al Propietario, así que asegúrese siempre de tener una prueba de entrega cuando entregue un Aviso al Propietario. Conserve y haga un seguimiento de todos los recibos de envío. Si entrega el Aviso al Propietario a través de una entrega personal, pida al destinatario del aviso que firme un formulario de acuse de recibo.

3 Errores comunes al preparar y entregar el Aviso al Propietario en Florida

No cumplir con la fecha límite

Este es el error más peligroso que se puede cometer con respecto al Aviso al Propietario en Florida. El estado no tolera la entrega tardía de la Notificación al Propietario, lo que significa que no debe esperar hasta el último minuto para entregar esta notificación.

Tenga en cuenta que la Notificación al Propietario puede presentarse incluso antes de comenzar a trabajar en un proyecto. La mejor práctica es enviar el Aviso al Propietario lo antes posible.

No incluir la advertencia requerida en el documento

El mensaje de advertencia debe aparecer en su Aviso al Propietario. Puede ser liberal con el formato e incluir más información de la necesaria, pero no omita ninguna de las informaciones que las leyes estatales le exigen.

Información requerida en el Aviso al Propietario de Florida:

• Nombre y dirección del propietario
• Descripción general de los servicios o materiales
• Descripción de la propiedad que sea suficiente para su identificación
• Nombre y dirección
• Mensaje de advertencia

No notificar a las partes apropiadas

Aunque este error puede no ser necesariamente fatal para sus derechos de gravamen mecánico, cometerlo puede llevarle a pasar por cuestiones que de otro modo podría evitar.

La Notificación al Propietario es una buena forma de mantenerle al tanto de las partes más importantes de la cadena de contratación. A veces, los propietarios y los prestamistas son proactivos a la hora de asegurarse de que todas las partes cobren, por lo que el Aviso al Propietario podría hacer que le pagaran sin tener que pasar por un embargo mecánico.

Tenga en cuenta, sin embargo, que el Aviso al Propietario no es equivalente a un embargo mecánico. Este documento no gravará una propiedad, ya que no es algo que se presente o registre en la oficina del secretario del condado. La presentación del gravamen de mecánicos seguirá siendo su mejor herramienta cuando se produzcan disputas de pago.

Lectura adicional

• Cómo presentar un gravamen de mecánicos en Florida
• Notificación preliminar y notificación de intención de gravamen: cómo asegurar sus derechos de gravamen
• Guía de notificación de inicio: Por qué, cuándo y cómo presentarla