Mejores prácticas para el mantenimiento de registros en la pequeña empresa

No creo que la experta en organización Marie Kondo se refiriera aquí a los registros de la empresa, pero ciertamente es aplicable: «Poner las cosas en orden significa también poner en orden tu pasado»

Los registros empresariales demuestran las transacciones y actividades de la empresa. El crecimiento de un negocio exitoso requiere organización en todos los niveles, incluyendo los registros de su negocio.

Un sistema eficaz de gestión de registros no toma mucho tiempo para mantener y agiliza la contabilidad, la preparación de impuestos y las auditorías financieras.

Siga estos consejos para crear un sistema de mantenimiento de registros que mantenga su presión arterial baja durante la temporada de presentación de impuestos.

Implementar un sistema de gestión de documentos

Todas las transacciones comerciales deben ser documentadas, ya sea en papel o electrónicamente. A medida que su negocio crece, también lo hace la pila de papel y archivos que su empresa necesita almacenar.

Primero, elimine el papel para que todos sus registros sean fácilmente accesibles. A continuación, implante un sistema de gestión de documentos digitales que organice los documentos de su empresa. A continuación, añada un sistema de control de documentos que indique la frecuencia con la que se deben revisar y actualizar los documentos.

Compruebe los mandatos de retención de registros

El mantenimiento de registros no es sólo para poner una sonrisa en la cara de su preparador de impuestos. También es para cumplir con los mandatos de retención de documentos.

Los mandatos de retención de registros del IRS y del Departamento de Trabajo (DOL) varían entre dos y seis años, dependiendo del documento. En cualquier caso, mantenga todos los registros de la empresa durante al menos siete años.

Algunos registros de la empresa, como los certificados de exención de impuestos de una organización sin ánimo de lucro o el número de identificación fiscal de la empresa, nunca pierden su importancia, así que téngalos siempre a mano.

Las normas de conservación de registros del IRS se aplican a los registros que le ayudaron a calcular o justificar los ingresos de la empresa, las deducciones fiscales o los créditos fiscales. El DOL requiere que usted guarde cualquier documento que le ayude a hacer la nómina.

El IRS puede auditar los registros financieros de su negocio hasta siete años en el pasado e incluso más atrás cuando usted no presenta una declaración de impuestos o es sospechoso de fraude. La mayoría de los CPAs te dicen que guardes todos los documentos del negocio por lo menos siete años después de que ya no sean relevantes.

Los registros comerciales más comunes incluyen:

• Nombres de los empleados, direcciones e información de contacto
• Hojas de horas de los empleados
• Tablas de pago de los empleados
• Todos los formularios de impuestos presentados al IRS
• Estados de cuenta bancarios
• Documentos de seguros
• Contratos, incluyendo préstamos e hipotecas
• Recibos de compra
• Facturas de clientes
• Declaraciones de impuestos
• Estados financieros
• Cuadros de amortización
• Documentos de registro de la empresa
• Actas de las reuniones del Consejo de Administración
• Archivos legales
• Correos electrónicos

Los estados pueden especificar más reglas de retención de documentos, así que consulte el sitio web del departamento de hacienda de su estado para obtener información más detallada.

Elija un software de contabilidad y nóminas que genere registros

Déjese guiar por el software a la hora de crear los registros contables de la pequeña empresa, como las facturas de los clientes y los formularios de impuestos sobre las nóminas.

La mayoría de los software de contabilidad pueden generar facturas de los clientes. El software también debería ayudarle automáticamente con los aspectos básicos de la contabilidad, como el registro de las cuentas por cobrar cuando factura a un cliente.

La mayoría de los programas de contabilidad pueden generar facturas de clientes. Fuente: Xero.

Tu software de nóminas debe encargarse de crear registros de impuestos sobre la nómina, como:

• Los formularios W-2
• Los formularios W-3
• Los formularios 1099-MISC
• Los formularios 1099-NEC, nuevos en 2020
• Los formularios 941

El software de nóminas genera y archiva estos formularios con la autoridad correspondiente, ya sea el IRS, la Administración de la Seguridad Social (SSA), o ambos. Puede buscar fácilmente estos formularios en su software de nóminas siempre que los necesite.

Concuerde los registros con las transacciones durante las conciliaciones bancarias

La contabilidad básica nos enseña a tener documentación para todas las transacciones del negocio. Domine los fundamentos de la contabilidad haciendo que el mantenimiento de registros forme parte de la contabilidad de su pequeña empresa.

Las conciliaciones bancarias ayudan a las pequeñas empresas a detectar errores y a comprender su situación financiera. También es el momento ideal para asegurarse de tener registros de todas las transacciones del negocio.

Durante su conciliación bancaria mensual, haga coincidir cada transacción en su software de contabilidad con un registro. A medida que revisa sus transacciones comerciales, asegúrese de tener una factura, un recibo o un contrato que coincidan.

Si su software lo permite, almacene sus registros comerciales en su software de contabilidad. Intuit QuickBooks Online permite a los usuarios adjuntar documentos a cada transacción, por lo que cualquier persona que abra sus libros puede ver el registro asociado.

Adjunte registros directamente a las transacciones comerciales en su software de contabilidad. Fuente: Intuit.

Haga una copia de seguridad y proteja sus registros

Vivimos en una época en la que las violaciones de datos y los desastres naturales están a la orden del día. Tómese el tiempo necesario para hacer una copia de seguridad y asegurar sus registros para evitar una catástrofe.

Los registros almacenados en papel o en un disco duro deberían tener una copia de seguridad en al menos otra ubicación. Digitalice todos los documentos para preservar la información que podría perderse, ser robada o destruida.

Al almacenar los registros en un software basado en la nube se reduce el riesgo de perderlos, pero aumenta el riesgo de robo. Sus registros empresariales incluyen información sensible, como los números de la Seguridad Social (SSN) de los empleados.

Cuando almacene registros empresariales en línea, asegure su cuenta con una contraseña única y fuerte, y active la autenticación de dos factores.