La regla de los 2 minutos y por qué deberías dedicar más tiempo a hacer bien las cosas fáciles

Si te interesa la productividad personal, es más que probable que al menos hayas oído hablar de Getting Things Done (GTD), el sistema de productividad diseñado para trasladar todas las tareas, ideas y proyectos que están actualmente en tu cabeza (donde son propensos a estresarte y a aflorar cuando intentas concentrarte) a un sistema externo organizado.

Aunque merece la pena profundizar en todo el sistema GTD, contiene una estrategia que a menudo se pasa por alto y que puede mejorar enormemente tu productividad, concentración y gestión del tiempo: La regla de los 2 minutos.

¿Qué es la regla de los 2 minutos en productividad?

Para entender el poder de la regla de los 2 minutos, primero tenemos que entender cómo encaja en GTD.

Hemos escrito antes sobre los fundamentos del sistema GTD, pero en pocas palabras, el sistema se reduce a 5 pasos:

1. Captura. Anota todo lo que tienes que hacer en un repositorio central. Puede ser un trozo de papel, un documento de Google o una herramienta de gestión de proyectos.
2. Aclarar. Desglosa cada tarea en un siguiente paso procesable. En otras palabras, ¿qué es lo siguiente que tienes que hacer para acercarte a este objetivo?
3. Organiza. Pase cada una de esas tareas procesables a una lista específica:
   • Acción: Cosas que hacer a continuación
   • Esperar: Tareas o proyectos que has delegado o para los que esperas a otras personas
   • Proyectos: Tareas más grandes que desglosas en múltiples pasos siguientes
   • Mañana: Tareas que te interesan pero que tienen poca prioridad en este momento
4. Reflexionar. Reserve tiempo para reevaluar sus prioridades y actualice sus listas semanal o diariamente.
5. Comprométase. Empieza a trabajar en tu lista de acciones por orden.

Hay mucho más en GTD que esos 5 pasos. Sin embargo, en lo que queremos centrarnos ahora es en el paso 2. Durante el proceso de aclaración, Allen sugiere que «si te lleva menos de dos minutos, hazlo ahora»

¿Por qué? Lo que Allen realmente está sugiriendo es que si el esfuerzo de seguir recordando una tarea es más que sacarla del camino ahora, entonces hágalo.

Aunque esto pueda parecer una afirmación obvia, hay un poder oculto en ella.

El poder de hacer bien las cosas pequeñas

Además de darte permiso para revisar los correos electrónicos o ponerte al día con los recados, la regla de los 2 minutos también ayuda a despejar tu mente.

Ya sabemos que los seres humanos no podemos hacer varias cosas a la vez. Y que tardamos más de 23 minutos en concentrarnos después de cambiar de tarea. Pero en lo que no pensamos lo suficiente es en lo que realmente nos lleva a intentar hacer varias cosas a la vez.

Piensa en la última vez que te distrajiste mientras hacías un trabajo importante. Dejando a un lado las interrupciones, lo más probable es que haya sido alguna tarea pequeña y aparentemente urgente la que haya aparecido en tu cabeza y haya desviado tu atención.

En lugar de aferrarte a todas esas tareas potenciales que tienes que hacer en algún momento, las quitas de en medio para poder centrarte más en lo que importa.

Borrar los elementos persistentes de tu lista de tareas pendientes te da más espacio mental para centrarte realmente en la tarea que tienes entre manos. Aprende a sobrealimentar tu productividad con la regla de los 2 minutos. Click To Tweet

Pero más que ayudarte a concentrarte, hay algunos beneficios adicionales de terminar pequeñas tareas:

• Arreglar las cosas es empoderante. Hay una razón por la que sentimos tanta satisfacción al hacer tareas sencillas. Según el consultor y autor John Brubaker, nuestra confianza aumenta o disminuye en función de nuestra capacidad para progresar. Cuantas más cosas hacemos, más confianza adquirimos y más nos vemos como «personas productivas».
• Cualquier progreso genera impulso (y su estado de ánimo): No importa lo pequeña que sea la tarea -ya sea responder a un correo electrónico o investigar cómo nombrar un blog-, los estudios han demostrado que tacharla de tu lista de tareas pendientes te da un impulso y mejora tu estado de ánimo.
• Los pequeños pasos se convierten en hábitos: Cuando una tarea es fácil de hacer y se completa rápidamente, es mucho más fácil convertirla en un hábito. Como explica el autor de Atomic Habits, James Clear, «una vez que has empezado a hacer lo correcto, es mucho más fácil seguir haciéndolo.»

Lo difícil de las pequeñas tareas: ¿Qué pasa si no sabes cuánto tiempo te llevará hacer algo?

Por supuesto, esto es más fácil de lo que parece. Los seres humanos son notoriamente malos para estimar el tiempo que tomará hacer una tarea, incluso si hemos hecho esa tarea antes (los psicólogos llaman a esto la falacia de la planificación).

Cuando estás tratando de implementar la regla de los 2 minutos, puedes encontrarte pasando horas en ese correo electrónico «fácil» que querías escribir. Si bien esto es algo que puede mejorar con el tiempo, hay algunas maneras de ayudarlo a estimar con mayor precisión el tiempo que le tomará hacer una tarea.

En primer lugar, debe cambiar su mentalidad utilizando lo que los psicólogos llaman «previsión de clase de referencia». Esto es básicamente una palabra elegante para cambiar su enfoque de preguntar «¿cuánto tiempo me ha tomado esto en el pasado?» a «¿cuánto tiempo le toma a la gente como yo este tipo de proyecto?»

Luego, para mantenerse honesto, puede utilizar una herramienta como RescueTime para decirle exactamente dónde va su tiempo cada día.

Su informe de Aplicaciones &Sitios web en RescueTime puede incluso desglosar su tiempo digital por las aplicaciones específicas, los sitios web, e incluso los nombres de los documentos y las ventanas que está utilizando (para que pueda ver cuánto tiempo está gastando en proyectos o correos electrónicos específicos).

(Y no se olvide de las tareas más pequeñas también. Hemos escrito antes sobre que puedes identificar y trabajar en tus tareas de «cola larga». Estas son las cosas a las que sólo dedicas unos minutos al día/semana, pero que suman una gran cantidad de tiempo cuando se juntan.)

3 pequeñas cosas que puedes hacer ahora mismo para darte más espacio mental y concentración

Arreglar las cosas pequeñas es una de las mejores maneras de aclarar tu mente, darte más espacio para concentrarte, e incluso aumentar tu confianza, impulso y estado de ánimo.

Como nos dijo el desarrollador de AirBnB, Jonathan White:

«Cuanto más observas a las personas más productivas, más te das cuenta de que no sólo trabajan duro, sino que empiezan optimizando las pequeñas cosas que hacen cada día.»

Aquí tienes 3 pequeñas cosas que puedes hacer ahora mismo para crear hábitos que te den más espacio y tiempo cada día.

Responde al «por qué» y al «qué» de cada una de tus reuniones programadas regularmente

Las reuniones son uno de los «males necesarios» de la mayoría de los lugares de trabajo. Aunque las intenciones de quien las organiza suelen ser buenas (por ejemplo, mantener a todo el mundo al día). Los resultados no siempre se corresponden con el esfuerzo, el tiempo y la energía que consumen.

De hecho, según la Sociedad Británica de Psicología, las reuniones improductivas suponen la friolera de 37.000 millones de dólares en pérdidas para las empresas estadounidenses cada año. Por suerte, puedes ayudar a resolver el problema de las reuniones improductivas en menos de 2 minutos.

Así es como lo explica Michael Lopp, vicepresidente de ingeniería de Slack en su blog. En primer lugar, eche un vistazo a su calendario y pregúntese: «¿Qué valor está creando cada reunión?»

En un segundo, debería ser capaz de responder a esa pregunta. Si no puede, es muy probable que deba cancelar la reunión o convertirla en otra cosa (como un correo electrónico o una llamada telefónica).

A continuación, para cada reunión, escriba tres preguntas a las que le gustaría obtener respuesta. Esto debería llevarle menos de un minuto y consigue dos resultados importantes. Como explica Lopp:

«En primer lugar, enmarca mis objetivos para esta reunión. ¿Qué es lo más importante para mí y qué voy a preguntar cuando tenga la oportunidad?

«En segundo lugar, si no consigo formular tres preguntas, me pregunto: ‘¿Por qué voy a esta reunión? Las reuniones son un virus. Infectan y se multiplican. Cuanto más tiempo existen, más probable es que los humanos olviden por qué se convocó la reunión.

«Si tardo más de 30 segundos en pensar en mis tres preguntas o si no se me ocurre ninguna que quiera hacer, declino la reunión con una explicación clara.»

Establezca un horario de oficina para las interrupciones, los correos electrónicos y las conversaciones

Al igual que puede utilizar la regla de los 2 minutos para realizar pequeñas tareas y liberar su tiempo y concentración, un rápido cambio de horario puede hacer lo mismo con las reuniones, las interrupciones y las distracciones.

Cuando encuestamos a cientos de usuarios de RescueTime sobre las interrupciones en el trabajo, descubrimos que el 98% de las personas no pueden pasar el día sin ser interrumpidas al menos un par de veces (¡y el 52% dice que son interrumpidas con frecuencia!)

Sin embargo, sólo el 13% había hablado con un jefe o compañero de trabajo sobre este problema.

En lugar de estar a merced de las interrupciones inesperadas o de quejarse de ellas sin encontrar una solución, ¿por qué no dedicar unos minutos a reservar un tiempo específico para ellas cada día?

Piense en esto como su «horario de oficina» personal: momentos del día o de la semana en los que está disponible para cualquier cosa que no sea su trabajo principal. Cuando alguien se dirija a ti durante el día con una petición o quiera «charlar rápidamente sobre una idea», envíale un enlace a tu horario de oficina.

No sólo te ahorrará tener que lidiar con interrupciones inesperadas durante el día, sino que sabrás exactamente cómo tratar cualquier petición que llegue sin que descarrile tu concentración.

Limpia tu mesa (y tu escritorio)

Estamos increíblemente influenciados por nuestro entorno. Y aunque pocas personas piensan en mejorar su entorno de trabajo como un truco de productividad viable, algunos cambios sencillos pueden tener un profundo impacto en su capacidad para concentrarse y hacer las cosas.

En primer lugar, considere su ubicación física. Según los neurocientíficos de la Universidad de Princeton, el desorden físico en su entorno compite por su atención y puede provocar una disminución del rendimiento y un aumento del estrés.

Esto no sólo significa limpiar su escritorio. Sino ser consciente de qué recordatorios estás colocando en tu vista directa cada día. ¿Hay una pila de libros de los que tienes que ocuparte? Como escribe Michael Lopp, tomarse unos minutos para «arreglar las pequeñas cosas rotas» puede ayudarle a largo plazo.

«Hay otras cinco pequeñas cosas rotas en mi escritorio que -en menos de 10 minutos- podría arreglar. Son pequeñas cosas rotas que he estado mirando y estresando durante un mes, y en 10 minutos esa culpa compuesta es mejor. Esos 10 minutos han hecho que estar de pie en mi escritorio sea más alegre».

El mismo consejo de desorden se aplica también a nuestros dispositivos digitales:

• ¿Cuántas pestañas tienes abiertas actualmente en tu navegador?
• ¿Qué hay de las herramientas con las que vas y vienes cada día?
• ¿Están tu escritorio y tu carpeta de descargas llenos hasta los topes?

Dedica unos minutos a reducir tu desorden digital y a centrar tu entorno de trabajo. Si necesitas ayuda, RescueTime puede darte una imagen precisa de las herramientas que utilizas cada día y de lo que te quita la atención.

Puedes cambiar tu vida (y tu productividad) en 2 minutos

Es fácil caer en la trampa de pensar que las pequeñas cosas no importan. Pero no todos los cambios importantes en tu horario o trayectoria diaria tienen que suponer un gran esfuerzo. De hecho, a veces son los pequeños cambios los que tienen un efecto profundo y de largo alcance en la forma en que trabajamos y vivimos.

Así que tómese unos minutos y vea dónde puede aplicar la regla de los 2 minutos a su propia vida. Se sorprenderá de la cantidad de tiempo y energía mental que puede ahorrar arreglando continuamente las cosas pequeñas.