La Guía 2020 de las invitaciones en línea – Reseñas, precios y más

La idea general detrás de las invitaciones en línea no ha cambiado desde el principio: dar a la gente la información que necesita para tomar su decisión y (con suerte) una forma de enviar una confirmación de asistencia si están planeando venir.

Pero no todas las confirmaciones de asistencia en línea son iguales. Algunas son gratuitas, otras son de pago y algunas se adaptan mejor a ciertos tipos de eventos que a otros. Aquí hay algunas preguntas a tener en cuenta antes de decidirse por un creador de invitaciones en línea:

• ¿Qué tipo de evento está planeando?
• ¿Se trata de un evento pequeño, sólo con invitación? ¿O una gran fiesta con invitación abierta?
• ¿Qué importancia tiene que recibas un recuento exacto con antelación?
• ¿Vas a cobrar a los invitados por asistir (es decir, vas a vender entradas)?
• ¿Qué detalles necesitan tus invitados? Pero también, ¿qué más podrían querer?

Aquí hay una lista de todos los sitios de RSVP en línea que se mencionan en este informe. Haga clic en cualquiera de ellos para desplazarse a la sección de comparación de invitaciones en línea en la parte inferior de esta página, que incluye capturas de pantalla, información de precios y sus características notables.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Elegir una invitación en línea según el tipo de evento

Eventos «Just Show Up»

La mayoría de los eventos para los que se envía una invitación son los que clasificamos como eventos «Just Show Up», que no requieren mucha participación de sus invitados. Tal vez tengan que traer un plato de comida o un regalo, pero en general, sólo tienen que aparecer y divertirse. Algunos ejemplos pueden ser:

• Fiestas de cumpleaños
• Duchas de bebés
• Bautizos
• Fiesta de almuerzos/cenas
• Fiesta de graduación
• Fiesta de fiestas (Año Nuevo, 4 de julio, Acción de Gracias, etc. etc.)
• Fiestas deportivas/de la Superbowl

Opciones de invitación:

Punchbowl, Evite y Greenvelope son las mejores opciones aquí (y todas bastante similares en estilo y funcionalidad) si buscas invitaciones gratuitas online. Puedes elegir entre cientos de diseños bonitos y «divertidos», cargar tu lista de invitados y listo.

Paperless Post ofrece una experiencia más elegante y una página de aterrizaje de eventos más «moderna» que puede incluir un mapa, capacidades mejoradas de RSVP, y más. Sin embargo, la belleza tiene un precio: a veces cuesta casi 0,80 dólares por invitación. Pero si sólo necesitas una confirmación de asistencia rápida, echa un vistazo a su producto Flyer, que es llamativo y divertido.

Por último, si prefieres hacerlo todo a través de tu teléfono, echa un vistazo a Hobnob, donde puedes enviar invitaciones y recoger confirmaciones de asistencia a través de textos. Hobnob tiene fondos de invitación animados y bien diseñados (y optimizados para móviles) entre los que elegir, y es ideal para reuniones sociales.

Eventos que requieren… un poco más

Ciertos eventos requieren un poco más de comunicación en grupo, especialmente si se extienden durante varios días o incluyen muchas partes móviles, como:

• Despedidas de soltero
• Despedidas de soltera
• Viajes de acampada
• Viajes en grupo
• Retiros (corporativos, de bienestar, yoga, etc)
• Reuniones
• Seminarios &Cumbres
• Conferencias/Festivales más pequeños
• Bodas &más

Se dará cuenta enseguida de que estos eventos son más complejos tanto para el organizador como para los invitados. Y si utilizas una invitación a un evento en línea «sólo para aparecer», tendrás que comunicarte con tu lista de invitados de otras maneras, como un largo correo electrónico masivo o un sitio web de eventos separado. ¿Cómo se envía el itinerario? ¿Y las listas de equipaje? ¿Información sobre vuelos/hoteles/viajes? ¿Qué pasa si la gente tiene preguntas?

Opciones de invitación:

Echa un vistazo a Guestboard (¡eh, somos nosotros!) para gestionar las invitaciones de grupos grandes y mantener toda la comunicación centralizada. Puedes activar un gran número de útiles herramientas (widgets) como un tablero de mensajes para organizar los hilos de conversación, una lista de verificación colaborativa, un calendario/itinerario completo y un lugar para publicar recursos compartidos o enlaces importantes. Guestboard también cuenta con una biblioteca de invitaciones de confirmación de asistencia basadas en fotos, que resultan un poco más modernas/profesionales que las plantillas de invitación que se encuentran en Evite o Punchbowl. Por supuesto, también puedes subir tu propia foto (o un gif).

Eventos que requieren la compra de una entrada para asistir:

Una plataforma de eventos para vender entradas es todo un mundo en sí mismo, y hay literalmente docenas de opciones tanto para alojar una página de eventos como para cobrar el pago antes de la entrada. La lista de ejemplos podría ser interminable, pero algunos ejemplos obvios podrían ser:

• Cenas benéficas/recaudación de fondos
• Conciertos
• Conferencias& Ferias
• Festivales gastronómicos

Opciones de invitación:

Lo más probable es que si estás planeando un evento que requiera una cuota de admisión, lo más probable es que tengas múltiples canales de marketing para promocionar el enlace a la página de tu evento. Pero si tiene una lista de invitados preexistente a la que invitar, Eventbrite es el nombre líder en el espacio de venta de entradas para eventos. Puede enviar sus invitaciones en línea, crear una página de evento clara y pública en minutos, e incluir una descripción de formato largo de lo que un asistente necesita saber.

Sin embargo, no hay una gran manera de interactuar en Eventbrite, por lo que es más adecuado para la promoción de su evento, la conducción de la venta de entradas, y el seguimiento de las métricas clave.

Una alternativa interesante a Eventbrite es RSVPify, que cuenta con fácil de crear invitaciones gratuitas de RSVP, capacidades +1, y también la venta de entradas, si lo necesita. Si eres un planificador de eventos o un meticuloso gurú de las bodas, ¡podrías disfrutar de su herramienta de distribución de asientos!

Lo que los invitados necesitan, y lo que quieren

Es fácil sentirse abrumado con todas las responsabilidades que tienes como organizador del evento (TODOS los eventos de tamaño requieren más esfuerzo del que la gente piensa). Pero si piensas desde la perspectiva de los invitados desde el principio, puedes ahorrarte un gran dolor de cabeza más adelante.

Piense en lo que pasa por su mente como invitado a un nuevo evento. Si hay que viajar, ¿dónde se alojarán? ¿Qué deben llevar/preparar? ¿A qué hora terminará todo? Y por último, si usted fuera un invitado, ¿se tomaría el tiempo de leer una descripción de 8 párrafos del evento? Probablemente no. Así que mantenga las invitaciones del evento informativas, pero breves.

Detalles adicionales que puede querer añadir a su invitación:

• Respuestas a preguntas potencialmente comunes – situación del aparcamiento, código de vestimenta, etc.
• Lista de invitados visible – para que los invitados puedan coordinarse con otras personas que conozcan
• Enlaces a recursos útiles -información sobre el lugar de celebración, horario, mapas, etc.

Resumen de las invitaciones en línea (con precios)

Es importante tener en cuenta que cada uno de estos sitios de invitaciones a eventos está repleto de funciones -desde la gestión de la lista de invitados hasta las capacidades avanzadas de correo electrónico. Estamos anotando algunas características definitorias, ¡pero no todas las que ofrecen!

• Precio
• Mejor adaptado para:

	Precio	Mejor adaptado para:
Evitar	Gratis (con anuncios), 14.99 – $79,99 por evento para Premium	Invitaciones online gratuitas. Asambleas, reuniones familiares, cumpleaños de jóvenes.
Eventbrite	A partir de una cuota de entrada del 2% + $0.79€/ea, pero esta comisión se puede repercutir en el comprador	Vender entradas para un evento, o difundir un evento gratuito
Eventos de Facebook	Gratis con una cuenta de Facebook	Promover un evento público y local espectáculos de música en vivo, manifestaciones, etc.
Tabla de invitados	Gratis hasta 30 invitados aceptados, a partir de 0,30€/invitados para eventos de más de 30 asistentes.	Eventos que necesitan una invitación sin complicaciones + más. Comunicación grupal &planificación organizada Retiros, Conferencias, Viajes en grupo, Bodas, Eventos de varios días, etc.
Greenvelope	$39 para hasta 40 invitados, $124 para 150 invitados	Envío de invitaciones digitales que combinan con su esquema de colores &apoyando a diseñadores gráficos independientes
Hobnob	A partir de $3.99/mes, hasta 47,99 $/mes	Envío de invitaciones directamente desde tu teléfono a través de texto o enlace Fiestas con amigos, happy hours, barbacoas
Paperless Post	10 $ por 25 monedas, 50 $ por 400 monedas.	Invitaciones y save-the-dates elegantes que parecen de verdad
Punchbowl	Algo gratis hasta 50 invitados, 5,99$/mes hasta 100 invitados, 7,99$/mes hasta 500.	Fiestas infantiles, fiestas de cumpleaños, baby showers.
RSVPify	Gratis hasta 100 Invitados (plan básico), $29+ para más invitados/mayores funciones, $189+ para eventos profesionales	Recogida de RSVPs, +1’s, Tablas de Asientos, Gestión de Invitados