La buena escritura

Objetivos de aprendizaje

1. Identificar seis cualidades básicas que caracterizan a la buena escritura empresarial.
2. Identificar y explicar los elementos retóricos y las estrategias afines que contribuyen a la buena escritura.

Más cualidades de la buena escritura

A la lista anterior de Bailey, agreguemos algunas cualidades adicionales que definen la buena escritura. La buena escritura

• cumple las expectativas del lector,
• es clara y concisa,
• es eficiente y eficaz.

Para cumplir con las expectativas del lector, el escritor necesita entender quién es el lector al que se dirige. En algunas situaciones empresariales, sólo se escribe a una persona: el jefe, un compañero de otro departamento o un cliente o proveedor individual. Si conoces bien a esa persona, te resultará tan fácil escribirle como escribir una nota a tus padres o a tu compañero de piso. Si no conoce a la persona, al menos puede hacer algunas suposiciones razonables sobre sus expectativas, basándose en el cargo que ocupa y su relación con su trabajo.

En otras situaciones, puede estar escribiendo un documento para que lo lea un grupo o equipo, un departamento entero o incluso un gran número de completos desconocidos. ¿Cómo puede anticiparse a sus expectativas y adaptar su redacción en consecuencia? Naturalmente, querrás aprender todo lo que puedas sobre tu posible audiencia. La cantidad de información que puede obtener y el tipo de información que puede obtener varían en función de la situación. Por ejemplo, si está escribiendo el contenido de un sitio web, es posible que nunca conozca a las personas que lo visitarán, pero puede predecir por qué se sentirán atraídas por el sitio y qué esperarán leer en él. Más allá de conocer a su audiencia, su clara comprensión de la tarea de escritura y su propósito le ayudará a satisfacer las expectativas del lector.

La adición del quinto punto relativo a la escritura clara y concisa refleja la creciente tendencia en la escritura empresarial a eliminar los errores. Los errores pueden incluir los asociados a la producción, desde la redacción hasta la edición, y la respuesta del lector. Su doble objetivo de escribir de forma clara y concisa apunta a un objetivo central en toda la comunicación: la fidelidad. Este concepto implica nuestro objetivo de comunicar con precisión toda la información prevista con un mínimo de ruptura de la señal o del mensaje o de mala interpretación. El diseño de los documentos, incluyendo la escritura y la presentación, para reducir la ruptura del mensaje es una parte importante de la comunicación empresarial eficaz.

Esto nos lleva a la eficiencia. Sólo hay veinticuatro horas en un día y cada vez se nos pide que hagamos más con menos, con plazos más cortos casi garantizados. Como escritor, ¿cómo se puede cumplir con las expectativas cada vez mayores? Cada encargo de escritura requiere una comprensión clara de los objetivos y los resultados deseados, y cuando alguno de estos dos aspectos no está claro, la eficacia de su escritura puede verse comprometida. Las reescrituras requieren un tiempo que tal vez no tenga, pero que tendrá que hacer si la tarea no se hizo correctamente la primera vez.

Como hemos comentado anteriormente, adquirir el hábito de leer documentos similares antes de comenzar su proceso de escritura puede ayudar a establecer una plantilla mental de su producto deseado. Si puede ver en su mente lo que quiere escribir, y tiene la perspectiva de documentos similares combinada con las necesidades de la audiencia, podrá escribir con mayor eficiencia. Sus documentos escritos son productos y serán requeridos en un horario que repercute en sus compañeros de trabajo y en el negocio. Su capacidad para producir documentos eficaces de manera eficiente es un conjunto de habilidades que contribuirá a su éxito.

Nuestro sexto punto refuerza esta idea con un énfasis en la eficacia. ¿Qué es una escritura eficaz? Es la escritura que logra cumplir su propósito. Comprender el propósito, los objetivos y los resultados deseados de su tarea de escritura le ayudará a lograr este éxito. Es posible que su empleador quiera que una carta de presentación de ventas dé como resultado un aumento de las oportunidades de venta o de los contactos potenciales para un seguimiento que conduzca a las ventas. Es posible que su audiencia no vea el documento desde esa perspectiva, sino que lo lea con la mentalidad de «¿Cómo me ayuda esto a resolver X problema?». Si cumple ambos objetivos, su redacción se acerca a la eficacia. Aquí, la eficacia se califica con la palabra «acercándose» para señalar que la escritura es tanto un proceso como un producto, y su escritura requerirá continuamente el esfuerzo y la atención a la revisión y la mejora.

Elementos Retóricos y Estrategias Cognadas

Otro enfoque para definir la buena escritura es mirar cómo cumple los objetivos de dos sistemas bien conocidos en la comunicación. Uno de estos sistemas comprende los tres elementos clásicos de la retóricaEl arte de presentar un argumento. o el arte de presentar un argumento. Estos elementos son el logos (lógica), el ethos (ética y credibilidad) y el pathos (apelación emocional), propuestos por primera vez por el antiguo maestro griego Aristóteles. Aunque la retórica se aplica a menudo a la comunicación oral, especialmente a la oratoria, también es fundamental para la buena escritura.

Un segundo conjunto de objetivos implica lo que se denomina estrategias de cogniciónModo de enmarcar, expresar y representar un mensaje a una audiencia. o formas de promover la comprensión,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Diseñando el lenguaje visual: Strategies for professional communicators (p. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. desarrollado en las últimas décadas por Charles Kostelnick y David Rogers. Al igual que los elementos retóricos, las estrategias de cognición pueden aplicarse a la oratoria, pero también son útiles para desarrollar una buena escritura. La tabla 4.2 «Elementos retóricos y estrategias cognadas» describe estos objetivos, sus propósitos y ejemplos de cómo pueden llevarse a cabo en la escritura empresarial.