Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia de datos de un sistema informático a otro mediante un formato de mensaje estandarizado, sin necesidad de intervención humana. El EDI permite que varias empresas, posiblemente de distintos países, intercambien documentos electrónicamente. Los datos pueden intercambiarse a través de enlaces en serie y redes entre pares, aunque la mayoría de los intercambios se basan actualmente en Internet para la conectividad.

Un mensaje EDI contiene una cadena de elementos de datos, cada uno de los cuales representa un hecho singular, como un precio, un número de modelo de producto, etc., separados por un delimitador. La cadena completa se denomina segmento de datos. Uno o varios segmentos de datos enmarcados por una cabecera y un tráiler forman un conjunto de transacciones, que es la unidad de transmisión del EDI (equivalente a un mensaje). Un conjunto de transacciones suele consistir en lo que normalmente contendría un documento o formulario comercial típico.

Cuando se envía un documento EDI, ambas partes o socios comerciales deben adherirse al mismo conjunto de normas. Estas normas definen dónde y cómo se encontrará la información del documento. El software de traducción procesa la información de forma diferente para los mensajes enviados y recibidos y realiza una auditoría completa de cada paso para garantizar que la información se envía o recibe en formato EDI. Cuando el traductor del ordenador receptor lee un documento, sabe dónde encontrar el nombre de la empresa del comprador, el número de pedido, los artículos de compra y el precio, por ejemplo. A continuación, esta información se envía al sistema de entrada de pedidos del receptor sin necesidad de introducir los pedidos manualmente.

EDI se aplica a documentos como órdenes de compra, facturas, avisos de envío e informes de ventas de comisiones, así como a otra información importante o clasificada. Por ejemplo, una compañía de seguros puede verificar que un solicitante tiene una licencia de conducir a través de un intercambio EDI.

EDI es utilizado principalmente por las grandes empresas para tener un sistema de procesamiento uniforme, lo que permite la eficiencia. El coste, la velocidad, la precisión y la eficiencia son las principales ventajas del EDI. El sistema es caro de implementar y suele requerir la ayuda de un consultor especializado en la materia.

EDI compite con XML, que se basa en etiquetas para organizar los datos. También puede competir con las interfaces de programación de aplicaciones, un código que permite que dos programas de software se comuniquen. Aunque es similar al EDI, la API carece de un estándar para los usuarios, lo que dificulta que diferentes empresas compartan información a través de ella.

El uso de sistemas EDI elimina la necesidad -y por tanto el coste- de imprimir, archivar, almacenar, enviar y recuperar documentos en papel. El objetivo es deshacerse del papel y que todo el mundo trabaje con la misma factura para que la información se procese y lea con facilidad.

Algunos usuarios, como los médicos que transmiten información sanitaria, pueden encontrar el EDI más pesado que el papel, pero la estandarización y la conversión electrónica dan sus frutos a largo plazo.

La automatización de las tareas en papel mejora la calidad de los datos, y las transacciones se intercambian en segundos o minutos en lugar de días o semanas. El EDI libera tiempo del personal para que se dedique a tareas más importantes. Los datos críticos para el negocio se envían a tiempo y se rastrean en tiempo real mediante la automatización de la transferencia de datos entre aplicaciones a lo largo de la cadena de suministro.

Los diferentes estándares EDI abordan las necesidades de industrias o regiones específicas u otras especificaciones. ANSI ASC X12 (X12) se utiliza habitualmente en Estados Unidos, y EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte) se utiliza fuera de Estados Unidos. Además, existen otros muchos estándares relacionados con sectores específicos, como VDA para la industria automovilística alemana.

La Asociación de Estándares de Intercambio de Datos (DISA), una empresa que desarrolla y prolifera los estándares para el intercambio de negocios electrónicos en múltiples sectores, apoya ASC X12. X12. Tres veces al año, los miembros de X12 trabajan juntos en varios sectores verticales, como el financiero y el sanitario, para desarrollar nuevas versiones del estándar.

Sistemas EDI

Los diferentes tipos de EDI se implementan para adaptarse a las necesidades, capacidades y presupuesto de la empresa – asistiendo a múltiples socios comerciales consistentes, apoyando a socios de todo el mundo o en otras situaciones. Los métodos incluyen el EDI directo (punto a punto); el EDI a través de una VAN o de un proveedor de servicios de red de EDI; el EDI a través de E S2; el EDI a través de FTP/VPN, SFTP o FTPS; el EDI web y móvil; y la subcontratación de EDI.

El EDI directo: Con el EDI directo, se crea una conexión entre dos socios comerciales. Las empresas más grandes pueden elegir este método si tienen numerosas transacciones con el mismo socio al día.

EDI a través de VAN (red de valor añadido), Proveedor de Servicios de Red EDI: Este modelo protege a las empresas de las complicaciones derivadas de soportar los numerosos protocolos de comunicación que se requieren cuando se trata de múltiples socios comerciales. Se trata de una red segura en la que los documentos se transmiten entre los socios comerciales.

EDI a través de la Declaración de Aplicabilidad versión 2 (AS2): Este protocolo de comunicaciones intercambia datos de forma segura a través de Internet. Dos ordenadores (un cliente y un servidor) se conectan en modo punto a punto a través de Internet. El AS2 se envía de forma segura en un sobre que utiliza certificados digitales y encriptación.

EDI a través de FTP/VPN, SFTPS, FTPS: El Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP) a través de una Red Privada Virtual (VPN), el Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (SFTP) o el Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (FTPS) intercambian documentos a través de Internet, conectando directamente a los socios comerciales. Estos protocolos codifican los datos durante la transmisión de una empresa a otra, para proteger la información sensible. Los datos se descifran a su llegada.

Web EDI: el EDI se dirige a través del navegador de Internet, duplicando los documentos en papel en formularios web que contienen campos donde los usuarios introducen información. A continuación, se convierte automáticamente en un mensaje EDI y se envía a través de protocolos seguros de Internet.

El EDI móvil: Este método permite la transmisión de documentos a través de dispositivos móviles.

Servicios gestionados: Los sistemas de servicios gestionados subcontratan el control de los documentos EDI a un proveedor externo.

Las necesidades y los procesos de la empresa determinan el sistema EDI que debe implantarse. Antes de pasar al EDI en su organización, establezca una estructura de gestión. Los miembros del equipo deben tener experiencia en EDI y en dirección. A continuación, establezca las prioridades de adopción y analice qué áreas de la empresa se beneficiarán más del EDI. Seleccione un proveedor de redes de EDI que se centre en las necesidades de su empresa. A continuación, asimile el EDI y los datos en la empresa.

Para esbozar cómo se correlacionan los datos de la transacción EDI con los del sistema interno, cree un mapa que determine dónde va cada campo entrante y si es necesario reformatear los datos. Probar el sistema antes de implementarlo en vivo.