Hoja de ruta del proyecto: ¿Qué es y cómo crear una hoja de ruta para gestionar las expectativas de las partes interesadas?

En este artículo, aprenderá a crear una hoja de ruta del proyecto para gestionar las expectativas de las partes interesadas y mantener a su equipo en el camino para cumplir los plazos.

También veremos:

• ¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?
• ¿En qué se diferencia de un plan de proyecto?
• ¿Por qué debería crear una hoja de ruta?
• Plantillas de hojas de ruta de proyectos
• ¿Cómo crear un calendario de hojas de ruta?
• ¿Cómo mantener a las partes interesadas al día con las hojas de ruta?

Como gestor de proyectos, su trabajo es mantener a las partes interesadas al día sin centrarse en los detalles del día a día. Al mismo tiempo, quiere mantener a su equipo centrado en las tareas diarias.

Al final de este artículo, aprenderá a mantener este equilibrio utilizando una hoja de ruta para su proyecto.

Comencemos.

¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es una visión general visual de alto nivel de un proyecto. Típicamente representado en una línea de tiempo, una hoja de ruta consiste en:

• Alcance del proyecto: El alcance del proyecto representa la visión general de lo que se desea lograr al final del proyecto.
• Entregables: Los entregables son el producto o los resultados finales de las actividades de un proyecto. Los entregables pueden ser cualquier cosa: un documento, un programa informático o incluso un producto físico acabado.
• Calendario de alto nivel del proyecto: El cronograma describe el orden cronológico en que se realizan las actividades del proyecto y se logran los hitos.
• Hitos del proyecto: Los hitos son eventos en la línea de tiempo del proyecto que indican un cambio en la fase del proyecto.
• Riesgos: Los riesgos son desafíos con las actividades del proyecto, los miembros del equipo, los recursos o los factores externos que pueden hacer que el proyecto se desvíe de su calendario o presupuesto.

¿Por qué necesita una hoja de ruta del proyecto?

Aquí tiene cinco razones por las que debería considerar la creación de una hoja de ruta:

Comenzar un proyecto

Los primeros días de un proyecto suelen estar llenos de incertidumbre.

Eso se debe a que no se dispone de suficientes detalles. No se pueden crear planes concretos del proyecto ni asignar recursos. En consecuencia, los miembros del equipo pueden sentirse perdidos o las partes interesadas pueden perder el interés.

Una hoja de ruta del proyecto tiene un nivel lo suficientemente alto como para gestionar la incertidumbre. Al mismo tiempo, ayuda a identificar las tareas suficientes para poner en marcha el proyecto.

Manténgase al tanto de los objetivos del proyecto

Según una encuesta de gestión de proyectos realizada por KPMG, sólo el 33 por ciento de las organizaciones entregan proyectos que probablemente cumplan con las metas originales o los objetivos empresariales.

A menudo los interesados esperan que los equipos se adapten a los pequeños cambios durante la ejecución de un proyecto. Pero, a menudo, esos pequeños cambios se acumulan y desvían al proyecto de sus objetivos originales. En consecuencia, los proyectos no cumplen los objetivos empresariales.

Las hojas de ruta de los proyectos ayudan a gestionar estas situaciones. Como resultado, todas las partes interesadas en el proyecto se mantienen centradas en los objetivos del mismo.

Cumplir con las expectativas de las partes interesadas

La misma encuesta de KPMG también descubrió que sólo una de cada 3 organizaciones entrega proyectos que probablemente logren la satisfacción de las partes interesadas.

Las hojas de ruta de los proyectos mantienen a las partes interesadas al corriente de los objetivos, el progreso y los obstáculos del proyecto. De este modo, las partes interesadas pueden tomar decisiones en el momento adecuado para mantener el proyecto en marcha.

Aislando a los miembros del equipo de las partes interesadas

A algunas partes interesadas les gusta un enfoque práctico para gestionar los proyectos.

Si bien la participación de las partes interesadas es crucial, microgestionarlas puede hacer que el equipo se sienta incómodo.

Esta situación también puede llevar a la confusión, ya que los miembros del equipo se reportan y reciben instrucciones de múltiples gerentes.

Las hojas de ruta de alto nivel ayudan a mantener al equipo a salvo de la interferencia de las partes interesadas. Al mismo tiempo, las partes interesadas se mantienen centradas en la hoja de ruta sin preocuparse por las actividades diarias del proyecto.

Crear las bases del plan del proyecto

Un plan del proyecto no es más que un plan granular a nivel de tareas para lograr un hito definido en la hoja de ruta. Una vez que todas las partes interesadas aprueban la hoja de ruta, la ampliación de la hoja de ruta en un plan es fácil.

El crecimiento de un plan de proyecto a partir de una hoja de ruta mantiene tanto a las partes interesadas como al equipo en la misma página. Esto significa que las entregas del proyecto están más alineadas con las expectativas de las partes interesadas.

Plan de proyecto vs hoja de ruta del proyecto: ¿Cuál es la diferencia?

Ahora que sabe el propósito de una hoja de ruta, vamos a ver lo que hace que una hoja de ruta diferente de un plan de proyecto.

Un plan de proyecto es un documento detallado que comunica:

• ¿Qué tareas hay que hacer?
• ¿Para cuándo?
• ¿Y por quién?

Sobre todo interno, ayuda a los gestores de proyectos a comunicar las tareas a los miembros del equipo y a realizar un seguimiento del progreso de los hitos.

Los planes de proyecto pueden crearse y gestionarse utilizando listas de tareas, tableros Kanban o líneas de tiempo.

Una hoja de ruta, por otro lado, proporciona una visión general del proyecto sin entrar en detalles. Es útil para que los gestores de proyectos mantengan a los interesados al día.

En resumen, la hoja de ruta proporciona una perspectiva macro del proyecto. Mientras que el plan del proyecto proporciona una visión más a nivel micro.

Ambos son artefactos importantes de la gestión de proyectos, donde el plan del proyecto se desarrolla a partir de una hoja de ruta.

Plantillas de hojas de ruta del proyecto: Pros & Contras

Una plantilla de hoja de ruta del proyecto es una hoja de cálculo o un documento de presentación listo para usar. Puede editar una plantilla y crear su propia hoja de ruta.

Hay toneladas de plantillas disponibles en línea que puede empezar a utilizar de inmediato.

Pero estas plantillas no están exentas de inconvenientes:

• Las plantillas son cada vez más difíciles de gestionar a medida que se añaden más detalles al proyecto.
• Hacer cambios rápidos en una plantilla no es fácil ni intuitivo.
• Trabajar en colaboración con las plantillas es casi imposible sin un montón de idas y venidas.

Considere el uso de herramientas de planificación de proyectos en su lugar

En lugar de plantillas inflexibles, puede utilizar una herramienta de planificación de proyectos simple como Toggl Plan. Toggl Plan es la solución perfecta para todas sus necesidades de planificación de proyectos.

• Viene con una línea de tiempo de diagrama de Gantt para un proceso de hoja de ruta del proyecto detallado pero simple.
• Puede establecer fácilmente el marco del proyecto, compartirlo y trabajar en colaboración con todos los miembros de su equipo.
• Puede hacer clic y añadir detalles a tareas específicas, codificar por colores para una mejor representación visual y desglosar un proyecto largo y complicado utilizando hitos.
• Y una vez que haya establecido la hoja de ruta, puede ampliarla en un plan de proyecto detallado. Y gestionar la ejecución de su proyecto mediante el seguimiento del progreso de las tareas utilizando tableros Kanban.

Recursos de plantillas de hojas de ruta

Si todavía necesitas una plantilla de hoja de ruta de proyecto para inspirarte o para utilizarlas en tus herramientas de oficina, aquí tienes tres recursos que te ayudarán a empezar:

• Plantillas de líneas de tiempo para MS office
• Plantillas de hojas de ruta de proyectos de código abierto
• Plantillas de diagramas de Gantt para Google Sheets

¿Cómo crear una hoja de ruta de proyectos?

Hasta ahora, hemos visto qué es una hoja de ruta y su propósito. Veamos ahora cómo crear una hoja de ruta.

Estos son los pasos:

1. Celebrar una reunión de inicio del proyecto.
2. Recoger la información necesaria del proyecto.
3. Crear un calendario de la hoja de ruta.

Celebrar una reunión de inicio del proyecto

La reunión de inicio es el pistoletazo de salida de una carrera. En otras palabras, el propósito de la reunión es:

• Presentar a los interesados y conocer al equipo.
• Entender las expectativas de los interesados.
• Aclarar cualquier pregunta o lagunas tempranas del proyecto.

Recoger la información necesaria del proyecto

Tendrá que recoger toda la información que pueda afectar a un proyecto antes de lanzarse a crear una hoja de ruta. Esto incluye los objetivos del proyecto, los entregables, los hitos, las personas involucradas, los recursos necesarios, los riesgos, las dependencias, etc.

• El alcance del proyecto y los entregables para ayudar a priorizar la entrega.
• Los hitos acordados para ayudar al equipo a mantenerse en el camino para cumplir con los plazos.
• Los miembros del equipo y los recursos para el proyecto y su disponibilidad durante el calendario del proyecto.
• Los riesgos que pueden hacer que el proyecto se desvíe del calendario o del presupuesto.

Crear la hoja de ruta del proyecto

Siempre se puede crear una hoja de ruta utilizando una hoja de cálculo o una plantilla. Sin embargo, la creación de una hoja de ruta se hace realmente fácil utilizando una herramienta de planificación visual de proyectos como Toggl Plan.

Así es como se ve una simple hoja de ruta del proyecto de diseño de sitios web en la línea de tiempo de Toggl Plan.

Para crear una hoja de ruta:

• Priorice los entregables del proyecto basándose en las dependencias y los objetivos de negocio.
• Estime el esfuerzo y el tiempo requerido para cada entregable. Recuerde tener en cuenta la disponibilidad de los recursos y del equipo, así como cualquier riesgo que pueda retrasar el proyecto.
• Añada hitos para cada entregable.
• Distribuya las tareas de alto nivel que conducirán al hito en el calendario.

Aquí hay un video rápido que muestra cómo crear una hoja de ruta utilizando Toggl Plan.

Cumplir con las expectativas de las partes interesadas

Ahora que tiene una hoja de ruta del proyecto lista, vamos a entender cómo puede mantener a las partes interesadas felices. He aquí cómo:

• Involucre a las partes interesadas para crear una hoja de ruta en colaboración. Esto asegura que las partes interesadas sean conscientes de lo que está sucediendo cuando, incluso antes de que el proyecto comience.
• Actualizar la hoja de ruta con frecuencia. Los calendarios de los proyectos cambian con los nuevos avances o riesgos. Por lo tanto, cualquier cambio debe actualizarse en la hoja de ruta inmediatamente y compartirse con las partes interesadas.
• Comunicar los riesgos del proyecto con antelación. Como gestor de proyectos, usted está constantemente luchando y mitigando los riesgos. Mantener a las partes interesadas en el bucle evita sorpresas de última hora y desagradables.

Con Toggl Plan, hay dos maneras de mantener a las partes interesadas al día.

En primer lugar, usted puede agregar las partes interesadas en su equipo. De este modo, pueden colaborar con usted en la creación de la hoja de ruta. También pueden ser notificados por correo electrónico cuando algo cambia.

La línea de tiempo en Toggl Plan es fácil de usar e intuitiva. Incluso las partes interesadas menos conocedoras de la tecnología lo encontrarán muy fácil de usar.

En segundo lugar, puede compartir una vista de sólo lectura de la línea de tiempo con las partes interesadas. De esta manera, pueden mantenerse al día con lo que está sucediendo en el proyecto sin ser molestado con los detalles del grano.

Resumen

Una hoja de ruta del proyecto ayuda a poner en marcha un proyecto y gestionar las expectativas de las partes interesadas. También ayuda a mantener a su equipo motivado para cumplir con los plazos.

Crear una hoja de ruta implica tres pasos:

• Celebrar una reunión inicial.
• Reunir la información del proyecto (objetivos, alcance, entregables, hitos, riesgos, etc.).
• Crear el calendario de la hoja de ruta.

Se puede hacer una hoja de ruta para un proyecto con cualquier herramienta de software de oficina. Pero, el uso de una herramienta de línea de tiempo visual como Toggl Plan hace que sea súper sencillo crear y actualizar una hoja de ruta.

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