Guía completa para la gestión de las propinas en tu restaurante

Las razones para elegir una carrera en la hostelería son prácticamente ilimitadas: la flexibilidad de horarios, el ambiente social y el amor por todo lo relacionado con la comida son sólo algunos ejemplos- una razón destaca por encima del resto, las propinas.

La inmensa mayoría de los trabajadores de la hostelería dependen de las propinas… a menudo más que de su salario o sueldo. En un estudio de la gente de Payscale, estas propinas pueden suponer hasta el 60% de los ingresos de un trabajador. Nuestra propia investigación sobre las propinas muestra que los camareros quieren (y necesitan) propinas. Esto significa que, para los empleados de los restaurantes, las propinas no son sólo un «bien que hay que tener», sino que son lo que hace posible pagar el alquiler, comprar alimentos o llevar a la familia a una escapada que hace tiempo que no se hace.

Como gerente de un restaurante, usted es responsable de supervisar las propinas y de gestionarlas de forma que se cumpla y se tenga en cuenta al personal. Es justo decir que puede haber fricciones en su futuro: algunos empleados podrían percibir su diplomacia como una interferencia en sus grandes sueños de propinas.

Para ayudarle a navegar por estas complicadas aguas, hemos reunido todo lo que necesita saber para controlar y gestionar con confianza las propinas en su restaurante.

Una mirada al panorama de las propinas en los restaurantes

Contrariamente a la creencia popular, las propinas no son dinero gratis; se gravan igual que cualquier otro tipo de ingreso.

Sin embargo, una cosa en la que todos estamos de acuerdo es en la propiedad de las propinas. Con el respaldo de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), las propinas son propiedad del empleado que las acumula. Bajo ciertas circunstancias, los empleadores pueden utilizar estas propinas como un crédito de propina hacia una obligación de salario mínimo (más sobre créditos de propina aquí); más allá de eso, las propinas no deben ser manipuladas.

Las responsabilidades de las propinas se dividen entre el empleado y el empleador. Este es el desglose de responsabilidades:

• Los empleados están obligados a informar de sus propinas (en efectivo y no en efectivo) cada mes
• Los empleadores tienen en cuenta estas cantidades en la nómina
• El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige a los empleados que registren y declaren los ingresos por propinas de 20 dólares o más al mes

Otras responsabilidades del empleador incluyen la emisión de propinas no más tarde del día de pago regularmente programado del empleado, y asegurar que el ingreso total de propinas para un período de pago es igual a por lo menos el 8% de los ingresos totales de su restaurante para ese mismo período.

Ingrese el formulario 8027 («Employers Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips»), un informe anual que los empleadores presentan al IRS y que revela los ingresos y las propinas. Quédate corto, y estarás en el gancho para compensar la diferencia a través de un método de recibo bruto, un método de horas trabajadas o un acuerdo de buena fe.

Una vez que hayas dominado la gestión de las propinas en tu restaurante, prepara a tus servidores para el éxito con nuestra Guía de Gestión de Personal.

Una nueva ley federal fue aprobada en marzo de 2018 que tiene grandes implicaciones, incluso para las operaciones de restaurantes pequeños.

Aquí están los puntos clave:

• Los empleadores que pagan a sus empleados el salario mínimo (sin créditos de propina) son elegibles para la agrupación de propinas entre el personal de la parte delantera de la casa (FOH) y la parte trasera de la casa (BOH). Anteriormente, los empleados que recibían propinas estaban excluidos.
• El incumplimiento del pago de los créditos por propinas de los empleados puede dar lugar a multas y daños superiores a 1.000 dólares por incidente. Esto puede tener consecuencias adicionales a nivel local o estatal, lo que hace que sea aún más grave.

Basta decir que hay una larga lista de consideraciones legales en torno a las propinas y su gestión. Tomemos lo que hemos aprendido y apliquémoslo en un contexto operacional cotidiano, ¿de acuerdo?

¿Qué es compartir las propinas en los restaurantes?

El reparto de propinas (o tip pooling) es un acuerdo en el que el personal pone en común sus propinas para distribuirlas de forma equitativa entre los equipos de recepción y de servicio. Aunque no existe una contribución mínima o máxima ni un porcentaje para el reparto de propinas (esto queda a discreción de la dirección), los empresarios deben comunicar claramente su decisión al equipo.

Independientemente de la política que tenga (o piense tener) implantada en su restaurante, tenga en cuenta que los cargos por servicio no son propinas. Si su restaurante aplica automáticamente un cargo a, por ejemplo, fiestas de 8 o más, este valor no se considera una propina, sino una comisión a efectos de nóminas e impuestos.

Ahora que te hemos lanzado toda esta información, te estarás preguntando: «Vale… ¿y ahora qué?»

Estrategias para el reparto de propinas en los restaurantes

Aquí tiene cuatro estrategias que le ayudarán a aplicar lo que ha aprendido sobre el reparto de propinas, el seguimiento y la presentación de informes en su restaurante:

Tenga claras las consecuencias

A diferencia de las regulaciones federales, los requisitos estatales para cosas como el salario mínimo y otras leyes laborales pueden diferir drásticamente dependiendo del lugar del país en el que se encuentre. Para estar a la última, habla con tu oficina local del Departamento de Trabajo.

Sea riguroso con el reporte de propinas

Ahora que conoce las consecuencias, hay un impulso aún mayor para cumplir con el IRS. La recopilación de informes regulares de propinas de sus empleados (más sobre esto más adelante) le ayudará a determinar con precisión la cantidad de impuestos a retener, y presentar una imagen completa de las ventas totales de su restaurante y las propinas cuando llegue el momento de los impuestos.

Deje el seguimiento de las propinas a la tecnología

Confiar en la tecnología no sólo le ahorra tiempo dedicado a calcular manualmente los números, sino que también reduce el margen de error. En 7shifts, nuestra función de seguimiento de propinas 7punches elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual que consume tiempo. El personal tiene que revelar sus propinas en cada turno; esta información se recoge en un informe y se envía a la dirección. Por supuesto, no somos la única solución que existe (pero no podemos dejar de mencionarnos a nosotros mismos); la mayoría de las tecnologías de contabilidad y nóminas incluyen funciones de cumplimiento de la normativa para evitar problemas.

Tenga conversaciones regulares sobre el dinero

El dinero habla, así que asegúrese de hablar de dinero en su restaurante. Tanto si modificas una política existente como si introduces una nueva, fomentar el diálogo entre la dirección y el personal hará que el proceso sea más fluido. Por supuesto, no puedes obligar a tus empleados a informar de todos sus ingresos, pero educarles sobre por qué se les recomienda encarecidamente que lo hagan puede desencadenar su franqueza.