¿Cuál es la herramienta más popular de facturación y gestión de la práctica?
On enero 19, 2022 by adminPara muchos terapeutas, la logística del negocio es uno de los aspectos menos convincentes de la gestión de una práctica privada próspera. El marketing, la gestión de las notas de los clientes y la facturación distraen de lo que es más importante: pasar tiempo con los clientes.
Nosotros, en Zencare, ayudamos en el frente del marketing, así que naturalmente teníamos curiosidad por saber cuáles eran las mejores herramientas para la facturación y la gestión de la consulta. Hemos encuestado y analizado los resultados de más de 100 terapeutas de la comunidad Zencare para saber qué herramientas de gestión de la práctica son las preferidas por los terapeutas en la práctica privada.
Siga leyendo para conocer nuestra visión honesta y de primera mano sobre las herramientas más populares, incluyendo las características que los terapeutas aprecian más, las características de sus sueños, y la conversación real sobre el coste, la facilidad de uso y la integración.
¡SimplePractice es la plataforma elegida!
¡Los resultados son, y SimplePractice gana! Más de un tercio de los terapeutas de Zencare (34%) utilizan SimplePractice, convirtiéndola en la plataforma de facturación y gestión de software preferida por los terapeutas de nuestra red.
SimplePractice obtuvo una puntuación de 8.7/10 de satisfacción entre los terapeutas que lo utilizan, con el 90% de los terapeutas citando la «facilidad de uso» como la característica que más aprecian.
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Los terapeutas utilizan una amplia variedad de herramientas de facturación y gestión de la práctica – ninguna plataforma tiene la mayoría.
Nos sorprendió saber que hay tantas opciones diferentes para los servicios y métodos de facturación y gestión de la práctica de los terapeutas. En nuestra encuesta, los terapeutas indicaron 15 formas diferentes de gestionar la facturación y la información de los pacientes, incluyendo plataformas online, sistemas offline/en papel y trabajar con un profesional de la facturación. No hay ninguna metodología que acapare la mayor parte del mercado, sino que la mayoría de los terapeutas parecen encontrar la herramienta y el sistema que mejor les funciona. Este es el desglose de las plataformas que utilizan los terapeutas encuestados:
- SimplePractice (34%)
- Office Ally (16%)
- Offline/Paper-(13%)
- TherapyNotes (11%)
- Theranest (6%)
- Theranest (5%)
- Billing professional (4%)
- My ClientsPlus (3%)
- Availity (2%)
- ShrinkRapt (2%)
- A+Delphi (1%)
- Carepaths (1%)
- CounSol (1%)
- Optum (1%)
- Therapist Helper (1%)
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SimplePractice, Office Ally, y TherapyNotes constituyen la mayoría del mercado.
En conjunto, las tres principales herramientas de facturación y gestión de consultas online -SimplePractice, Office Ally y TherapyNotes- representan el 61% de todos los métodos de facturación y gestión de consultas utilizados. SimplePractice (34%) se sitúa a la cabeza, seguido de Office Ally (16%) y TherapyNotes (11%).
Los terapeutas eligen SimplePractice y TherapyNotes por su facilidad de uso, y Office Ally y los sistemas offline en papel por su coste y asequibilidad.
¿Por qué los terapeutas eligen cada plataforma? Parece un compromiso entre la facilidad de uso y el coste.
SimplePractice y TherapyNotes en la facilidad de uso.
El 90% de los terapeutas citaron la «facilidad de uso» como la característica principal tanto para SimplePractice como para TherapyNotes.
¿Qué hace que la opción número 1, SimplePractice, sea especialmente fácil de usar? Hablamos con los terapeutas de Zencare y descubrimos que les encantan las aplicaciones móviles de la plataforma, el proceso de admisión totalmente electrónico y la estética fácil de usar.
SimplePractice tiene aplicaciones móviles tanto para iOS como para Android – en la tienda de aplicaciones de iOS, cuenta con 4.289 opiniones con una media de 4.7 de 5 estrellas.
Imagen cortesía de SimplePractice
«Me gusta y uso la aplicación móvil de SimplePractice todo el tiempo», dice el Dr. Ruben Hopwood, un psicólogo licenciado en Cambridge, Massachusetts.
El Dr. Hopwood cita estas características como ventajas de la aplicación SimplePractice:
- Comprobar cualquier elemento/documento pendiente
- Enviar y recibir mensajes instantáneos seguros de los clientes (por ejemplo los clientes pueden avisarle directamente cuando se retrasan)
- Procesar los pagos
- Comprobar y alterar el calendario
- La interfaz entre el ordenador y la aplicación móvil hace que el trabajo sea fácil y accesible
Kristen Acciari, trabajadora social clínica licenciada en Warwick, Rhode Island, dice que la razón definitiva por la que seleccionó SimplePractice en lugar de cualquier otra herramienta es su proceso de admisión totalmente electrónico. «Es un valor indispensable – como una práctica de grupo con seis clínicos, no hay manera de que pudiéramos manejar nuestro volumen actual de clientes con nuestro antiguo formulario de papel y el proceso de transcripción de datos.»
La estética también puede ser otra razón por la que los proveedores eligen SimplePractice – el 31% de los usuarios encuestados disfrutan del aspecto general de SimplePractice.
Imagen cortesía de SimplePractice
«El software es fácil de usar, muy interactivo y agradable a la vista», dice la Dra. Sarah Karytko, una psicóloga que utiliza SimplePractice en su consulta de Brookline, Massachusetts.
TherapyNotes, por otro lado, puede no tener una aplicación (¡todavía!), pero los usuarios parecen estar satisfechos con el producto en general. «He utilizado Therapy Notes durante más de un año, y he estado muy satisfecho tanto con su funcionalidad como con su facilidad de uso», dice Jamie Bloom, un trabajador social clínico licenciado en Brooklyn, Nueva York.
Imagen cortesía de TherapyNotes
TheraNest, que utiliza el 5% de los terapeutas encuestados, tiene una aplicación para iOS – aunque con sólo 9 reseñas en la tienda de aplicaciones en el momento de escribir este artículo, puede ser (literalmente) subestimada. Stephanie Saklad, una terapeuta de artes creativas con licencia en Queens, Nueva York, ha estado utilizando felizmente TheraNest durante unos dos años. Como terapeuta de arte, aprecia que «hay una parte en la que puedo escanear documentos para poder escanear las obras de arte de los clientes, así como su documentación de entrada».
Office Ally y otras herramientas gratuitas ganan en coste.
Tres cuartas partes de los terapeutas indicaron el «coste/asequibilidad» como lo que más les gusta de Office Ally.
Y eso tiene sentido – ¡porque la mayor parte de Office Ally es gratis! (Con una cuota de reclamación no par, que se aplica cuando el 50% o más del volumen mensual de reclamaciones es a pagadores no par).
Imagen cortesía de Office Ally/Vimeo
Eso se compara con una tarifa base de $39-$59/mes para SimplePractice y $49-$59/mes para TherapyNotes – y eso es antes de las tarifas adicionales para el procesamiento de reclamos, tarifas de tarjetas de crédito, y características añadidas como la tele-terapia.
De manera similar, los terapeutas que utilizan sus propios sistemas o sistemas basados en papel eligen esa ruta por los beneficios de los costos.
Claudia Giolitti, una psicoterapeuta con licencia en la ciudad de Nueva York, utiliza Google Sheets de G-Suite para su práctica. G-Suite es la versión orientada a la empresa de los productos de Google, y ofrece la opción de firmar un Acuerdo de Asociados Empresariales (BAA) para estar seguros de la HIPAA; Google Sheets funciona como Excel, permitiendo a los usuarios construir y gestionar hojas de cálculo.
A Giolitti le encanta poder gestionar su trabajo administrativo de forma gratuita, pero en términos de estética y facilidad de uso, no le convence tanto. «Sería estupendo que tuviera la función de autocorrección, o plantillas de diferentes formularios útiles», dice. «Por ejemplo, una plantilla de formularios para impuestos, gastos, ingresos, registro de servicios de los pacientes, etc. Además, la opción de proteger la contraseña para compartir formularios entre terapeutas de la misma consulta, y un mejor aspecto. Es bastante simple y verde!»
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¡Los terapeutas suelen estar contentos con sus elecciones!
¿Han dominado los terapeutas el arte de ser felices? En su mayor parte, ¡son clientes satisfechos! Casi la mitad de los usuarios de las tres principales plataformas en línea indicaron que estaban satisfechos en general con su plataforma de elección.
Cerca de la mitad de los terapeutas que utilizan SimplePractice (47%) indicaron que estaban satisfechos en general y no tenían ninguna queja. Algo más de un tercio de los usuarios (37%) desearía que la plataforma fuera más asequible, seguido de un 17% de terapeutas que consideraron que el servicio de atención al cliente no era útil ni accesible.
Características soñadas: los terapeutas desearían que sus plataformas tuvieran un envío seguro de correos electrónicos por lotes, la posibilidad de que los clientes subieran documentos y más capacidades de creación de marca en la consulta.
Las herramientas de facturación y de software deberían tomar nota: ¡los terapeutas tienen muchas ideas para mejorar!
«Me gustaría poder utilizar la mensajería segura para enviar un correo electrónico completo a todos los pacientes a la vez sobre las actualizaciones de la consulta», dice el Dr. Karytko, un cliente de SimplePractice por lo demás satisfecho. «Actualmente, puedo enviar de forma segura mensajes individuales a los pacientes, pero sería preferible una ráfaga de correos electrónicos».
El Dr. Hopwood también tiene algunas ideas para SimplePractice. «Un elemento que realmente necesito y que actualmente no está disponible es la posibilidad de que los clientes suban los documentos que solicito, como copias de informes de evaluación, información médica, resúmenes de altas o pruebas y formularios de liberación de información.» ¿Otro deseo (menor)? «Disponer de formularios con mi membrete y/o logotipo».
Brennan Mallonee, consejera de salud mental con licencia en Somerville, Massachusetts, utiliza MyClientsPlus – y aunque aprecia el servicio de atención al cliente infaliblemente cálido, ve margen de mejora en términos de características. «La programación, las alertas de citas y la tarjeta de crédito en el archivo se hacen a través de Jituzu, que aparentemente solía ser una empresa separada de MyClientsPlus. Parte de la integración entre los dos sistemas sigue siendo un poco difícil de manejar».
El usuario de G-Suite, Giolitti, añade una última característica de ensueño: la capacidad de «¡configurar recordatorios de citas para los clientes y enviar correos electrónicos automáticos cuando es su cumpleaños!»
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¡Los sistemas en papel y fuera de línea siguen siendo la opción #3!
¿La gestión en papel es cosa del pasado? Parece que todavía no – de los terapeutas encuestados, el 13% indicó que gestionan su facturación fuera de línea o con un sistema basado en papel. Esto hace que la gestión en papel sea la tercera opción preferida, entre Office Ally (16%) y TherapyNotes (11%).
¿Por qué algunos terapeutas optan por seguir sin conexión? El 85% indica que el coste y la asequibilidad es lo que más les gusta de permanecer sin tecnología. Pero los terapeutas también parecen estar acostumbrados al sistema que desarrollaron: el 70% indica la facilidad de uso como la razón por la que les gusta permanecer en papel, incluyendo comentarios como:
- «La falta de problemas que experimenté con las herramientas basadas en la tecnología»
- «Estoy acostumbrado»
- «No hay riesgo de seguridad digital»
Gritos divertidos: Una terapeuta compartió que su «marido hace mi facturación» y que prefieren este método porque «no comete errores y hace un seguimiento de los reembolsos atrasados.» ¡Nos encanta el trabajo en equipo! Y uno de los encuestados había «creado» su propia plataforma: ¡espíritu emprendedor!
Muy pocos terapeutas subcontratan a un profesional de la facturación.
A pesar de sus apretadas agendas, casi todos los terapeutas encuestados gestionan su propia facturación y la gestión de su consulta, y sólo el 4% trabaja con un profesional de la facturación contratado. Los terapeutas de Nueva York, Boston y Rhode Island tienen opciones similares en lo que respecta a las plataformas de gestión de la consulta, pero los de Rhode Island están un poco más diversificados en sus preferencias.
¿Las plataformas preferidas difieren según la geografía? Los resultados no difieren mucho entre las tres regiones encuestadas, con muy ligeras diferencias en el orden de la plataforma principal.
Para los terapeutas de la ciudad de Nueva York, SimplePractice ganó más de un tercio de los terapeutas (37%), seguido de offline/basado en papel (16%), Office Ally (14%) y TherapyNotes (9%).
Casi la mitad de los terapeutas de Boston mostraron su fidelidad a SimplePractice (45%), seguido de Office Ally (20%), offline/papel (15%) y TherapyNotes (10%).
Los terapeutas de Rhode Island se mostraron más distribuidos en sus métodos preferidos, y la opción más popular, SimplePractice, captó a menos de un tercio de los terapeutas; le siguió Office Ally (15%), un empate entre TherapyNotes y Therapy Appointment (13% cada uno), y offline/papel (8%).
¿Conclusión? SimplePractice gana en la facilidad de uso y la abundancia de características, Office Ally gana en el costo y la asequibilidad, y TherapyNotes puede ser una joya subrepresentada – con una puntuación de satisfacción paralela a SimplePractice.
Aprenda más acerca de cada plataforma de facturación y gestión de la práctica a través de nuestro análisis de las características y los costos de TherapyNotes, TheraNest, Office Ally, y SimplePractice, incluyendo comentarios de los proveedores de Zencare. Aquí se explica cómo elegir entre SimplePractice vs. TherapyNotes, y una comparación de las plataformas de facturación y gestión de la práctica de los terapeutas, también.
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