Consejos de los profesionales: Empezar o ampliar una operación de pupilaje

Usted tiene años de conocimientos y experiencia en el cuidado, adiestramiento y monta de caballos. Últimamente, se ha dado cuenta de que no hay suficientes establos o instalaciones de entrenamiento disponibles para atender a los propietarios de caballos de su zona. Así que has decidido que es hora de aprovechar la oportunidad.

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Independientemente de si sus objetivos son establecer un nuevo establo o ampliar su instalación actual para hacer crecer una base de clientes existente, hay mucho que considerar antes de hacer publicidad para los clientes.

El trabajo de base

«Empiece por crear un plan de negocio», dice Jill Paxton, antigua directora de Estudios Ecuestres y Gestión Equina de la Universidad de Findlay en Ohio.

Un plan de negocio le permite identificar los objetivos a corto y largo plazo y le obliga a desarrollar una estrategia para alcanzarlos.

Un plan de negocio bien elaborado tendrá en cuenta todos los costes asociados al funcionamiento de un establo y, en última instancia, su rentabilidad.

«Un plan de negocio es indicativo de que una operación tiene ánimo de lucro, lo que es importante para el IRS y es esencial para asegurar la financiación. Los prestamistas querrán ver uno con cualquier tipo de solicitud de préstamo empresarial», dijo Amy E. Sherrick-von Schiller, profesora asociada de Gestión de Empresas Equinas en el Cazenovia College de Nueva York.

Durante el proceso de elaboración de un plan de negocio, investigue qué tipos de seguros son necesarios para los servicios que piensa ofrecer.

«Normalmente se requiere algún tipo de póliza de responsabilidad general comercial, así como una póliza de Cuidado, Custodia y Control, ya que la instalación tendrá caballos de otras personas a su cargo», señaló Sherrickvon Schiller.

Si ya gestiona un establo, pero tiene previsto ofrecer nuevos servicios, como clínicas o espectáculos, podría ser necesario un seguro adicional a la póliza que ya tiene. Invitar a personas externas o instructores a utilizar las instalaciones también podría requerir una cobertura de seguro adicional o diferente.

Las tarifas de las pólizas varían según la disciplina y el nivel de riesgo asociado a la misma. Dependiendo de la compañía de seguros, también podría requerirse una valla perimetral para evitar que un caballo suelto salga de la propiedad.

Las pólizas de seguro protegerán hasta cierto punto, pero proteja aún más sus inversiones con formularios de exención de responsabilidad. Exija a cada cliente que firme formularios de exención de responsabilidad.

«Disponga que los clientes firmen un formulario de exención de responsabilidad estándar para montar su propio caballo o el de otro en la propiedad», dijo Paxton. «Una liberación también debe abordar lo que sucede si el caballo está lesionado».

Establezca contratos detallados para todos sus servicios y exija que los clientes firmen un contrato antes de que se preste cualquier servicio.

«Los contratos pueden ser necesarios para el acuerdo de embarque, el acuerdo de entrenamiento, el envío, las ventas o cualquier otra cosa que la granja pueda ofrecer», dijo Sherrick-von Schiller. «Pida a su abogado que escriba o revise los contratos para que sean efectivos y sigan las leyes estatales aplicables».

Juego de números

La realidad es que las instalaciones de embarque funcionan con escasos márgenes de beneficio.

«Cuando se tienen en cuenta los costes del heno, el grano, la cama, la mano de obra para la alimentación, la limpieza de los establos, la realización de los turnos, etc., las tasas de embarque no suelen dejar mucho margen», dijo Sherrick-von Schiller.

Maximice los beneficios calculando los gastos previstos. El pienso, el heno y la cama son gastos sustanciales; sin embargo, dependiendo del tamaño de la instalación, puede haber oportunidades de negociar ahorros basados en la compra de cama o grano a granel, lo que puede aumentar los márgenes de beneficio globales.

Los costes de mano de obra también son significativos. «Un establo pequeño con un par de caballos puede no necesitar mano de obra adicional», dijo Paxton. Cuando una instalación alcanza los 10 ó 20 huéspedes, la cuestión se convierte en: ¿Cuánta mano de obra tendrá que contratar para realizar el trabajo?

«Hay un número mágico de caballos (que varía, pero suele estar en torno a los 10 caballos) que una instalación puede manejar con un nivel mínimo de personal», añadió Paxton. «A menudo la gente piensa que añadir dos o tres establos aumentará los beneficios, cuando en realidad aumenta la necesidad de mano de obra y puede que no se amortice».

Los gastos de mantenimiento suelen pasarse por alto. Considere los costes asociados a la siega/arado, el mantenimiento de la arena, los servicios públicos y el almacenamiento/retirada de estiércol.

En gran parte, sus tarifas dependerán de los servicios ofrecidos. Un establo de embarque que proporciona buenos cuidados, pero instalaciones limitadas, no puede cobrar tanto como los establos vecinos con arenas, saltos, luces, senderos, etc.

Las instalaciones que ofrecen comodidades tales como puestos de lavado con calefacción, baños, áreas de observación con calefacción, pistas cubiertas, etc., están en condiciones de cobrar tarifas más altas. Las tarifas más altas no sólo cubren los gastos asociados a esos lujos, sino que las tarifas adicionales crean una oportunidad para aumentar los márgenes de beneficio.

Dependiendo de su ubicación geográfica y de su mercado objetivo, los clientes están dispuestos a pagar bastante más para tener acceso a esas comodidades.

El número de caballos que su instalación puede soportar dependerá en gran medida de la tierra para el giro y la forma de utilizar los potreros disponibles. A

¿Piensa mantener a los caballos nutricionalmente en el campo, o los potreros se utilizarán principalmente para el ejercicio?

Su respuesta a estas preguntas contribuirá a sus gastos y a la tarifa que defina. El desvío puede ser un servicio por el que los clientes estén dispuestos a pagar, especialmente en áreas donde los precios de la tierra son elevados.

«Todo esto puede incluirse o cobrarse como tarifas adicionales», dice Paxton. «Haga un estudio de mercado y vea lo que cobran los graneros de su entorno para no salirse de la norma».

Si la manutención «brusca» (24/7 turnout) es una opción para los clientes, ¿habrá momentos en los que, con un clima extremo, los caballos necesitarán entrar fuera de los elementos?

«Explíquelo todo con antelación, para que los propietarios sean conscientes de que los caballos serán llevados para su propia protección y de que tendrá un coste adicional», subrayó.

Cargos por servicios

Busque oportunidades para ampliar sus instalaciones mediante cargos por servicios adicionales. Las clases, el entrenamiento, las ventas, el remolque y/o la organización de eventos ofrecen oportunidades de crecimiento.

Antes de anunciar nuevos servicios, decida qué espera de sus clientes y qué incluirá en los servicios regulares de pupilaje.

¿Exigirá que todos los clientes sigan el mismo régimen de desparasitación? Si es así, el costo de la medicación y su tiempo para administrar el desparasitante se calcula en la tarifa mensual de la pensión. Sin embargo, si no es obligatorio un programa de desparasitación, ofrézcase a administrar la medicación por una tarifa nominal.

Los honorarios por servicios se acumulan. «Mantener los caballos de los clientes para el veterinario o el herrador, la medicación, el aseo, etc se suman y hacen una gran diferencia en sus ingresos», agregó Sherrick-von Schiller.

Antes de lanzarse a ampliar su lista de ofertas, pregunte a los propietarios de caballos qué servicios estarían dispuestos a pagar si se ofrecieran en sus instalaciones. Dependiendo del enfoque que adopte, el costo de los servicios adicionales puede estar incluido en la pensión mensual o puede ser delineado en un programa de tarifas separado.

Estos servicios incluyen, pero no se limitan a:

• Cambiar las mantas
• Envolver/desenvolver las patas
• Colocar la muda
• Cuidar de las lesiones
• Remojando las patas/cuellos
• Grabar en vídeo a un caballo en venta
• Administrar los medicamentos
• Acomodar las peticiones especiales de salida… y más.

Haga preguntas

Aunque los servicios ofrecidos en su instalación en gran parte están determinados por su experiencia y el personal disponible, averigüe qué servicios quieren los clientes, pero no pueden encontrar.

Explore establos similares y averigüe qué servicios se ofrecen en esas instalaciones. Decida a qué grupo de propietarios de caballos puede servir mejor. Los jinetes recreativos probablemente exigirán menos extras que los competidores de alto nivel, pero los jinetes altamente competitivos y los que mantienen a sus caballos en un entrenamiento regular también están dispuestos a pagar por más servicios.

Una vez que haya determinado qué servicios puede ofrecer, explore cuál es la «tarifa vigente» en su zona. La «tarifa vigente» es sólo una parte de la ecuación. Los clientes están dispuestos a pagar por las instalaciones con las que están satisfechos, así que no tenga miedo de cobrar una prima por las instalaciones y servicios de primera calidad.

«Pregunte por ahí y vea por qué los jinetes locales están contentos donde están, o por qué no lo están», sugiere Sherrick-von Schiller. Hable con los propietarios de tiendas de tachuelas, herreros y otras personas que tratan habitualmente con propietarios de caballos para ver qué se necesita en una zona.

Siguió diciendo que muchas veces, «la gente (los propietarios de establos) no hacen sus deberes para averiguar lo que les costará construir/gestionar una instalación de embarque antes de lanzarse. Una mala gestión puede llevar a propietarios de caballos descontentos que se irán, y a una mayor tasa de rotación con empleados descontentos, nada de lo cual es bueno para el negocio.»

Tiempo de expansión

Si su establo está lleno, tiene una lista de espera, o simplemente tiene el deseo de expandirse, es posible. Puede haber costos significativos asociados con la expansión, así que primero discuta sus planes con su asesor financiero o contador público.

Su motivación para la expansión podría incluir un deseo de diversificación para incluir otras disciplinas o como respuesta a las solicitudes de los clientes de servicios adicionales. Tal vez usted ha notado que la comunidad ecuestre en su área está creciendo debido a las condiciones externas del mercado.

En cualquiera de esos escenarios, no olvide considerar el impacto de cada caballo adicional en la instalación en su conjunto. «¿Su proveedor de piensos y heno será capaz de suministrar el aumento?» se pregunta Paxton. Podría ser necesario un segundo proveedor para dar cuenta de más caballos.

Además, ¿necesitará más potreros o arenas para acomodar a más jinetes y caballos? Si los planes no incluyen la construcción de nuevos espacios, podría ser necesario ampliar las horas de funcionamiento y/o un horario para asegurar que los jinetes reciban suficiente tiempo en las arenas o corrales cubiertos.

Es probable que necesite personal adicional. Añadir demasiadas responsabilidades adicionales al personal existente del establo puede conducir a empleados con exceso de trabajo y al agotamiento, así como a una baja moral, todo lo cual es malo para el negocio, añadió Sherrick-von Schiller.

Por último, no hay que pasar por alto el impacto de la incorporación de caballos en los costes de seguro y mantenimiento.

Los planes de expansión pueden parecer buenos sobre el papel, pero asegúrese de que sus clientes actuales están contentos con los servicios prestados y son defensores de su negocio.

«El trabajo en red y el boca a boca son los medios más eficaces para difundir la información en el sector ecuestre», subraya Sherrick von- Schiller, «Si los actuales huéspedes tienen una experiencia positiva, la compartirán. Si los huéspedes actuales están descontentos, también lo compartirán. Así que, antes de comenzar la expansión, asegúrese de que los internos salientes están contentos».

Buenos negocios

El funcionamiento de un internado de éxito es un delicado equilibrio entre la experiencia equina y las habilidades empresariales. Cultivar una experiencia en ambas áreas puede ser un reto; sin embargo, es necesario para la sostenibilidad a largo plazo.

Defina claramente las normas del establo relacionadas con el uso de la pista, el estacionamiento, el mantenimiento y cualquier servicio que pueda suponer una tarifa adicional. «Cuanto más específico seas de antemano, más contentos estarán todos porque conocen las expectativas», dijo Paxton. «Cuando eres vago o las reglas no están definidas, la gente asume las cosas desde su propia perspectiva y puede quedar descontenta».

Comuníquese claramente con sus clientes. «A principios de enero de cada año, envíe una lista de cargos para el año -y que debe permanecer consistente durante 12 meses», dijo. Incluya cualquier aumento a mitad de año en los costes de combustible o piensos que prevea para evitar subir los precios a mitad de la temporada.

«Los clientes presupuestarán esos costes», añade. Comparta sus planes de expansión con los actuales pensionistas. Infórmeles de los cambios en la afluencia o de la necesidad de reubicar su equipo. Permítales participar en los cambios; no se limite a trasladar sus enseres personales y permita que se enteren cuando se presenten a su próximo paseo.

Y lo que es más importante, «asegúrese de que los internos actuales no «pierden» nada de lo que pagan y están contentos con los nuevos internos cuando llegan», concluyó Sherrick-von Schiller.

Mensaje para llevar a casa

Empezar o ampliar una operación de embarque puede ser una empresa placentera, satisfactoria y rentable. Sin embargo, si no se maneja como un negocio, puede resultar en la insatisfacción de los internos y los empleados, y la posible ruina financiera para el propietario. No tome estos pasos a la ligera; busque asesoramiento profesional e incluya a su contador público, a su agente de seguros y a su abogado en todas las discusiones para iniciar o ampliar una instalación de hospedaje equino.