Cómo mejorar su redacción empresarial

Probablemente escriba en su trabajo todo el tiempo: propuestas a clientes, memorandos a altos ejecutivos, un flujo constante de correos electrónicos a colegas. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su redacción sea lo más clara y eficaz posible? ¿Cómo hacer que sus comunicaciones destaquen?

Lo que dicen los expertos
Los directivos con exceso de trabajo y poco tiempo pueden pensar que mejorar su redacción es un ejercicio tedioso o incluso frívolo. Sin embargo, saber cómo elaborar una frase interesante e inteligente es esencial para comunicarse con eficacia, ganar negocios y diferenciarse. «Como dijo Marvin Swift, escribir con claridad significa pensar con claridad», dice Kara Blackburn, profesora de comunicación empresarial en la Sloan School of Management del MIT. «Puedes tener todas las grandes ideas del mundo y si no sabes comunicarlas, nadie las escuchará». Por suerte, todo el mundo tiene la capacidad de mejorar, dice Bryan Garner, autor de The HBR Guide to Better Business Writing. La escritura eficaz «no es un don con el que se nace», dice. «Es una habilidad que se cultiva». He aquí cómo escribir de forma sencilla, clara y precisa.

Piensa antes de escribir
Antes de poner la pluma en el papel o las manos en el teclado, considera lo que quieres decir. «El error que comete mucha gente es que empieza a escribir antes de tiempo», dice Garner. «Elaboran los pensamientos mientras escriben, lo que hace que su escritura sea menos estructurada, serpenteante y repetitiva». Pregúntate: ¿Qué debe saber o pensar mi público después de leer este correo electrónico, propuesta o informe? Si la respuesta no está clara de inmediato, estás avanzando demasiado rápido. «Dé un paso atrás y dedique más tiempo a ordenar sus ideas», aconseja Blackburn.

Sea directo
Diga lo que quiere decir desde el principio. Muchas personas descubren que el estilo y la estructura de escritura que desarrollaron en la escuela no funcionan tan bien en el mundo de los negocios. «Una de las grandes enfermedades de la escritura empresarial es posponer el mensaje a la parte central del escrito», dice Garner. Si presentas primero tu idea principal de forma sucinta, ahorrarás tiempo a tu lector y afinarás tu argumento antes de sumergirte en el grueso de tu escrito. Cuando escribas notas y propuestas más largas, Garner sugiere exponer el problema y la solución propuesta en «no más de 150 palabras» en la parte superior de la primera página. «Adquiere la habilidad de resumir», dice. «Si el comienzo no es bueno, todo el escrito no lo será».

Reduzca la grasa
No «utilice tres palabras cuando una sería suficiente», dice Blackburn. Lea su escrito con ojos críticos y asegúrese de que cada palabra contribuye a su objetivo general. Corta todas las palabras o frases innecesarias. No hace falta decir «consenso general de opinión», por ejemplo, cuando basta con «consenso». «En el momento en que los lectores sienten que un escrito es ampuloso, empiezan a desconectarse», dice Garner. Sugiere eliminar las preposiciones (punto de vista se convierte en punto de vista); sustituir las palabras con iones por verbos de acción (protección a se convierte en protección); utilizar contracciones (no en lugar de no y estamos en lugar de estamos); y cambiar es, está, era y estaba por verbos más fuertes (indica en lugar de es indicativo de).

Evite la jerga y las palabras de 10 dólares
La escritura empresarial está llena de palabras de moda y acrónimos específicos del sector. Y aunque estos términos son a veces inevitables y pueden ser ocasionalmente útiles como taquigrafía, a menudo indican un pensamiento perezoso o desordenado. Si se utilizan demasiados, el lector asumirá que está en piloto automático o, lo que es peor, no entenderá lo que está diciendo. «La jerga no añade ningún valor», dice Blackburn, pero «la claridad y la concisión nunca pasan de moda». Garner sugiere crear una «lista negra de palabras de moda» que hay que evitar, incluyendo términos como «procesable», «competencia central», «impactante» e «incentivar». También hay que evitar el uso de un lenguaje grandilocuente. Los escritores suelen creer erróneamente que utilizar una palabra grande cuando basta con una simple es un signo de inteligencia. No es así.

Lee lo que escribes
Ponte en el lugar de tu lector. ¿Es tu punto de vista claro y bien estructurado? ¿Las frases son directas y concisas? Blackburn sugiere leer pasajes en voz alta. «Ahí es donde se revelan esos defectos: las lagunas en tus argumentos, la frase torpe, la sección que es dos párrafos demasiado larga», dice. Y no tengas miedo de pedir a un colega o amigo -o mejor aún, a varios colegas y amigos- que corrijan tu trabajo. Acepta sus comentarios, no te resientas. «Editar es un acto de amistad», dice Garner. «No es un acto de agresión».

Practica cada día
«Escribir es una habilidad», dice Blackburn, «y las habilidades mejoran con la práctica». Garner sugiere leer todos los días material bien escrito y estar atento a la elección de palabras, la estructura de las frases y la fluidez. «Empieza a prestar atención al estilo de The Wall Street Journal», dice. Invierte en una guía de estilo y gramática como referencia: Garner recomienda Fowler’s Modern English Usage. Y lo que es más importante, incluye en tu agenda tiempo para editar y revisar. «Al escribir y repasar tus propios escritos es donde se produce el cambio, y no es rápido», dice Blackburn. «El tiempo está bien empleado porque los buenos escritores se distinguen en el trabajo».

Principios a recordar:

Haga:

• Planifique lo que va a decir para que su escritura sea más directa y eficaz.
• Use las palabras con moderación y mantenga las frases cortas y al grano.
• Evite la jerga y las palabras «rebuscadas». Esfuércese por la claridad.

No:

• Argüence que simplemente no sabe escribir. Cualquiera puede convertirse en un mejor escritor con la práctica.
• Pretender que su primer borrador es perfecto, o incluso pasable. Todo documento puede mejorarse.
• Entierre su argumento. Presente su idea principal lo antes posible.

Caso práctico nº 1: No tenga miedo de compartir
Cuando David McCombie empezó a trabajar como consultor de gestión en McKinsey &Compañía, se dio cuenta inmediatamente de que el estilo de escritura que había perfeccionado en la Facultad de Derecho de Harvard no era adecuado para las comunicaciones a nivel ejecutivo. «Era la estructura de mis argumentos», dice David. «Me decían que tenía que ir al grano más rápidamente».

En la escritura jurídica o académica, «generalmente se empieza por construir el caso y se pone el punto principal al final», dice. «Pero en las comunicaciones empresariales, lo mejor es empezar por la conclusión».

Para que su redacción fuera más directa y eficaz, David pidió a varios colegas de alto nivel todas sus presentaciones e informes anteriores para poder imitar los elementos clave de su formato y estilo. También copió a colegas de confianza que eran comunicadores especialmente hábiles en correos electrónicos importantes y les pidió su opinión.

David ha trasladado estas prácticas a la empresa de capital privado que fundó en Miami, el Grupo McCombie. «Envío todo lo que es importante a mi socio y él lo lee por encima», dice David, y añade que sabe que no debe tomarse las ediciones como algo personal. «Hablamos de si hay una forma mejor de transmitir una idea, de cómo podemos ser más sucintos».

La mejora de su escritura ha tenido un efecto directo en la capacidad de David para convertirse en una voz influyente en su campo. Actualmente está escribiendo un libro sobre el nicho de mercado de su empresa de capital privado, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

«Aunque supiera escribir bien sobre negocios desde el principio, creo que mejorar continuamente tu escritura y llevarla al siguiente nivel es absolutamente clave para el éxito», dice David. «Cuanto más lo hagas, más fácil te resultará».

Caso práctico nº 2: Estudiar la buena escritura
Tim Glowa ya había construido una carrera de éxito como consultor de marketing estratégico cuando decidió poner sus ambiciones un poco más altas. «Quería ser percibido como un líder de opinión», dice Tim, «y para ello necesitaba tener un punto de vista y exponerlo en público».

Sabía que elaborar artículos de opinión y de investigación inteligentes y digeribles era la clave para mejorar su reputación profesional. Sus escritos ya eran bien recibidos por colegas y compañeros, pero gran parte de su experiencia se basaba en la escritura académica. Así que empezó a leer publicaciones empresariales, como McKinsey Quarterly, para conocer su estilo. «Estudié cómo se comunicaban», dice Tim, «y me esforcé por hacer que mi propia escritura fuera más directa y concisa».

También incorporó a su escritura un ritual de esquematización. Antes de escribir informes y memorandos, ahora empieza con un breve esquema de los tres objetivos principales. «No puedes empezar a escribir y esperar llegar a alguna parte», dice. «Eso es como salir a pasear y no saber cuál es el destino».

Tim, que ahora es cofundador de una empresa de análisis de marketing llamada Bug Insights, cree que los esfuerzos le han convertido en un comunicador más eficaz, mejorando no sólo sus escritos más largos, sino sus correos electrónicos e incluso sus mensajes de voz. «Se filtra en prácticamente toda mi comunicación», dice. Y su trabajo está encontrando público. Varios de sus artículos se han descargado más de 100.000 veces, y una empresa de la lista Fortune 50 utilizó recientemente uno de sus artículos en un programa interno de formación y desarrollo.

Tim está satisfecho con su progreso, pero dice que no va a dejar de esforzarse. «Hay que trabajar en ello», dice. «Cada vez que desarrollas una nueva habilidad, tienes que estudiarla».