Cómo gestionar el crecimiento de una pequeña empresa (como un profesional)

Las pequeñas empresas se ponen en marcha todos los días, a menudo por un emprendedor apasionado con un problema que está deseando resolver.

Aunque tener un negocio no está exento de dificultades, las recompensas suelen merecer la pena. Como empresario, disfrutarás de mucha más libertad y flexibilidad de la que podrías tener como empleado. Y con la mentalidad correcta y una comprensión adecuada de las dificultades a las que se enfrentará, puede elaborar un plan para hacer frente a cualquier bache en el camino.

Dicho esto, uno de los mayores retos a los que se enfrentan casi todas las pequeñas empresas es que es prácticamente imposible llegar a un punto de equilibrio o conseguir beneficios de inmediato. A menudo se necesitan dos o tres años antes de que una empresa pueda alcanzar cualquiera de estos objetivos. Dicho esto, la rapidez con la que se alcanza la rentabilidad depende de una serie de factores, incluido el tipo de negocio. Así que, si ha superado la marca de los tres años, siga leyendo. Esto no es necesariamente una señal de que es el momento de tirar la toalla.

Para empeorar las cosas, los propietarios de pequeñas empresas no suelen tener el lujo de una gran línea de crédito o un capital inicial significativo que puedan invertir en estrategias de marketing y promoción. Esto les obliga a operar con el menor presupuesto posible mientras el negocio crece y, por lo tanto, a utilizar métodos de bajo coste para hacer crecer su negocio.

No debería sorprender que esta fina línea sea demasiado difícil de caminar para muchas pequeñas empresas. Y ese es el propósito de este artículo. Explicar los objetivos de crecimiento, las tácticas de gestión financiera y cómo analizar el crecimiento y el flujo de caja de su pequeña empresa para ayudarle a hacer crecer su negocio y dirigir una empresa más exitosa.

Comencemos.

Objetivos de crecimiento

Muchos estudios demuestran que establecer objetivos de manera efectiva tiene una fuerte correlación con el rendimiento de la empresa. Una empresa que alinea estrechamente sus objetivos en toda la organización suele alcanzar un mayor nivel de éxito financiero. Los objetivos permiten a los propietarios de las empresas evaluarse a sí mismos y a sus empleados, asignar recursos y proporcionar dirección a los directivos. Para aumentar sus posibilidades de avanzar, le recomendamos que defina claramente cada objetivo y esboce cómo lo alcanzará. También es importante establecer objetivos realistas y asignar plazos específicos para cuando espera alcanzar cada uno de ellos.

Para ayudarle a planificar sus objetivos, también recomendamos clasificarlos en objetivos a corto, medio y largo plazo.

• Los objetivos a corto plazo suelen estar relacionados con el flujo de caja y las ventas.
• Los objetivos intermedios tienen que ver con la rentabilidad de la contratación.
• Los objetivos a largo plazo suelen tener que ver con el patrimonio personal del propietario.

Metas a corto plazo

Para un nuevo negocio, las metas a corto plazo pueden ser objetivos que se pretenden alcanzar en tan sólo un mes o dos. En algunos casos, puede ser algo de su lista de tareas pendientes que tiene que hacer esta semana, como arreglar una nevera de almacenamiento de alimentos rota. Como puede imaginar, estos objetivos suelen ser tareas específicas que son fáciles de definir y, por tanto, de determinar cuándo se ha alcanzado el objetivo. Otros objetivos a corto plazo para las pequeñas empresas incluyen la elección de un sistema de punto de venta o la mejora del rendimiento de su boletín semanal por correo electrónico.

Otros tipos de objetivos a corto plazo para una nueva empresa podrían ser contratar y formar a su primer empleado en los tres meses siguientes a la apertura de su negocio. También podría ser alcanzar un determinado volumen de ventas para poder negociar un mejor precio con su proveedor. Esto puede ayudar a su margen de beneficios y acercarle al punto de equilibrio o incluso a la rentabilidad, dependiendo del resto de su situación financiera.

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Metas intermedias

Las metas intermedias para la nueva empresa son los típicos objetivos que quiere alcanzar en un plazo de seis meses a un año de estar en el negocio. Es normal que incluyan objetivos de ingresos y ganancias netas. Los objetivos intermedios también pueden referirse a cuestiones de personal, como los objetivos de contratación y formación. Otros ejemplos de objetivos intermedios para las pequeñas empresas incluyen la reducción de gastos y la mejora de los equipos.

La planificación intermedia suele incluir la aplicación de una solución más permanente a un problema a corto plazo. Supongamos para este ejemplo que un programa de capacitación básica resolvió algunos problemas que usted tenía con empleados específicos en el corto plazo. A continuación, podría programar una formación similar para todos los empleados como forma de prevenir proactivamente la aparición de estos problemas a medida que vaya incorporando nuevas contrataciones y haciendo crecer su equipo. En este ejemplo, la planificación intermedia evita que los problemas a corto plazo se repitan, ayudándole a alcanzar objetivos más grandes y a construir un negocio sostenible.

Objetivos a largo plazo

El marco temporal de los objetivos a largo plazo suele ser de dos a tres años, dependiendo del ritmo de crecimiento de su empresa. Estos objetivos generalmente tienen que ver con la rentabilidad o, como mínimo, con el equilibrio. Si quieres construir un negocio sostenible que genere beneficios, debes alcanzar el punto de equilibrio lo antes posible. A partir de ahí, el objetivo es empezar a obtener beneficios.

Al hacerlo, no sólo se asegura que su negocio pueda seguir funcionando, sino que, como propietario, puede empezar a cosechar algunos de los beneficios de dirigir su propio negocio. A saber, disfrutar de la libertad y la flexibilidad que le proporciona ser su propio jefe. También puede empezar a cobrar un salario en este momento.

La expansión de un negocio en nuevos mercados o industrias es también una meta común a largo plazo, a menudo con el objetivo final de convertirse en el negocio más grande y más rentable en una industria o ubicación geográfica en particular.

Los propietarios de negocios que establecen este tipo de objetivos suelen tener un plan más grande en mente cuando comienzan su negocio, que por lo general requerirá recursos financieros externos adicionales como el capital de riesgo y personas altamente capacitadas para lograr. Algunos propietarios de pequeñas empresas buscan expandir sus negocios lo más rápido posible, lo cual es un objetivo de alto riesgo y a largo plazo que conlleva una gran recompensa potencial.

Llevar un negocio a la bolsa es otro objetivo a largo plazo de algunos empresarios. La empresa debe demostrar un historial consistente de rendimiento financiero para atraer a los tipos de inversores necesarios para ello. Este proceso también requiere que un propietario contrate a las personas adecuadas para crear los cambios operativos necesarios para salir a bolsa.

Gestión financiera

Para gestionar el crecimiento de forma sostenible, el propietario de una empresa debe asumir una serie de obligaciones, incluida la gestión de las finanzas. Este proceso suele requerir que el propietario priorice áreas específicas de la gestión financiera y se centre en las más importantes. Como este tipo de trabajo requiere conocimientos especializados, a menudo es necesario contratar a profesionales expertos en ayudar a las empresas a gestionar sus finanzas. Sin embargo, eso no significa que no haya cosas que usted pueda hacer como propietario del negocio para ayudar a su empresa a mantener la disciplina financiera.

Mantenga la organización

Mantener el control y la organización es una de las claves para una buena gestión financiera. Puede ser tentador realizar estas tareas según sea necesario, como registrar las transacciones cuando llegan o enviar recordatorios de facturas cuando se piensa en ello. Sin embargo, este enfoque puede hacer que los elementos se pasen por alto, especialmente cuando su vida es tan agitada como la del típico propietario de una pequeña empresa Para evitar que esto suceda, programe un tiempo en su calendario que dedicará a abordar la gestión financiera y las tareas de contabilidad.

Consiga las herramientas adecuadas

Para los negocios de venta al por menor y de servicios de alimentación, el software de punto de venta (TPV) es una herramienta esencial para la gestión financiera, ya que recopila datos que ayudan a mantener el negocio en marcha. Estos datos ayudan a los propietarios a entender el rendimiento de los empleados, a hacer un seguimiento de las horas de trabajo, a gestionar el inventario y a controlar las ventas.

Todos los sistemas de punto de venta proporcionan datos de ventas en cierta medida, aunque sus capacidades específicas de elaboración de informes varían mucho. Es importante seleccionar una solución que produzca informes detallados que registren los artículos más vendidos, las devoluciones y los márgenes de beneficio, que son necesarios para comprender la salud financiera general de su negocio.

Un sistema de TPV también debe realizar un seguimiento de las ventas por criterios como el departamento, el producto y el empleado. Esta capacidad permite al propietario ajustar la dotación de personal y la asignación de espacio en consecuencia. Los informes en pantalla proporcionan instantáneas de los datos de ventas que son fáciles de entender, mientras que los informes exportados se utilizan principalmente para fines contables.

Manténgase al tanto de sus responsabilidades

Como propietario de un negocio, el grueso de la responsabilidad financiera recae en su plato. Eso significa estar al tanto de las partes menos emocionantes de la gestión de un negocio. Por ejemplo, es su responsabilidad hacer un seguimiento de los gastos, pagar los impuestos, devolver los préstamos y gestionar la comunicación con los inversores y otras partes interesadas. Dirigir una empresa también conlleva responsabilidades diarias, como registrar las transacciones, controlar los pagos y elaborar el presupuesto. Estas tareas no siempre son las más agradables, pero estar al tanto de ellas es fundamental para que su negocio funcione sin problemas, y también para mantener el cumplimiento legal.

Consejo de expertos

Los propietarios de negocios experimentados conocen la importancia de la formación continua. Puedes aprender más sobre contabilidad y gestión financiera leyendo artículos, asistiendo a clases en línea o en tu universidad local, escuchando podcasts o viendo seminarios web. También puedes unirte a la cámara de comercio local o a la asociación de pequeñas empresas para ponerte en contacto con otros empresarios. Te sorprenderá lo amables que pueden ser otros empresarios. No dudes en pedir consejo o en escuchar a un empresario local. Sólo tiene que estar preparado para devolver el favor en especie.

Ayuda profesional

La misma fuerza de voluntad y el sentido de independencia que ayuda a los propietarios de negocios a construir su visión también puede hacerlos reacios a buscar ayuda. Sin embargo, los profesionales financieros son a menudo necesarios para resolver los problemas. A veces, la supervivencia de una empresa requiere que el propietario admita su derrota y contrate a un profesional, como un contable colegiado.

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Análisis del crecimiento

Podría parecer que el crecimiento rápido es siempre algo bueno para las pequeñas empresas. Sin embargo, a menudo crecen demasiado rápido, especialmente cuando los propietarios se sienten abrumados por su éxito inicial. Es natural que una empresa bien gestionada crezca, pero también es importante saber por qué está creciendo, sobre todo si lo hace muy rápidamente. A veces, el crecimiento puede provocar problemas mayores, como los siguientes, que pueden causarle grandes problemas en el futuro.

Crecimiento arbitrario

Una expansión debe basarse en una sólida evaluación financiera y no en el deseo personal del propietario de hacerlo. Este tipo de expansión demasiado rápida puede hacer que las empresas aprovechen una oportunidad de mercado aunque carezcan del capital necesario para tener éxito. La infracapitalización durante la expansión es una de las razones más comunes para que una pequeña empresa fracase.

Incapacidad para gestionar los procesos empresariales

La expansión rápida puede hacer que los gerentes se esfuercen por crear nuevos procesos para manejar el aumento de la carga de trabajo, a menudo hasta el punto de descuidar las funciones empresariales esenciales. Las pequeñas empresas suelen tener sólo uno o dos gerentes, lo que puede aumentar el riesgo de fracaso del negocio si esos gerentes no pueden crear o adaptarse a los nuevos procesos rápidamente. Una empresa en crecimiento también debe tener tiempo para contratar y retener al personal cualificado.

Herramientas internas incapaces de seguir el ritmo

Para funcionar sin problemas, una empresa debe ser capaz de obtener información sobre el presupuesto, el flujo de caja y el crecimiento de las ventas de una manera oportuna y eficiente. Un aumento drástico de la burocracia, como las reuniones y los memorandos, puede indicar la necesidad de una mejor solución de gestión de proyectos, o la actualización de otras herramientas internas como un nuevo software de contabilidad o de marketing. También es importante vigilar de cerca los sistemas de información durante este periodo para asegurarse de que la demanda de sus servicios no ha superado su capacidad.

Aumento de los gastos generales

El rápido crecimiento suele ir acompañado de un aumento directo de los costes operativos, que puede erosionar el margen de beneficios de una empresa. Este proceso puede dificultar enormemente la financiación en el momento en que más se necesita. El aumento de los gastos generales también puede dificultar el cumplimiento de las nóminas, lo que hace que los empleados se desentiendan o renuncien por completo. Sin un equipo lo suficientemente grande como para manejar el aumento de la carga de trabajo que ahora tiene, es muy probable que su negocio fracase.

Dificultad para pagar los préstamos

Una pequeña empresa suele necesitar pedir préstamos durante una fase de expansión, pero el servicio de estos préstamos puede consumir el flujo de caja rápidamente. Además, las empresas en crecimiento tienen dificultades para gestionar sus cuentas por cobrar, a pesar del aumento de las ventas. Las dificultades financieras resultantes pueden llevar a las pequeñas empresas a la quiebra.

Mantener a los empleados equivocados

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pierden el contacto con los empleados clave que mantuvieron el negocio en funcionamiento durante una fase de crecimiento, y estos empleados se van en busca de mejores oportunidades. Además, una fase de rápido crecimiento puede hacer que la empresa pierda el enfoque y retenga a los empleados improductivos.

Exceso de dependencia de los socios

Las empresas suelen depender de un número muy reducido de socios clave cuando se expanden, incluidos los clientes, el prestamista y los proveedores. Si le ocurre algo a uno de estos socios (por ejemplo, que cierren el negocio), puede paralizar seriamente su crecimiento. Es especialmente importante para las pequeñas empresas diversificar sus líneas de productos, mercados y canales de distribución durante un período de crecimiento temprano cuando hay poco margen de error.

Gestión del flujo de caja

La mayoría de las empresas de hoy en día operan sobre la base de «comprar ahora, pagar después», haciendo que la gestión del flujo de caja (CFM) sea un componente crítico de las operaciones diarias. Sin embargo, tratar la CFM como una función de contabilidad restringe sus capacidades. También puede ayudar a los propietarios de empresas a tomar decisiones relacionadas con diversas cuestiones financieras, como:

• Tiempo de las cuentas por pagar
• Necesidades de financiación a cortonecesidades de financiación a corto plazo
• Programación de las principales compras
• Previsión de las necesidades de tesorería
• Analización de las cuentas por cobrar y por pagar
• Control de los costes y las deudas

Seguimiento del flujo de caja

El funcionamiento de una empresa con éxito requiere una clara comprensión de su flujo de caja. El seguimiento y el análisis del flujo de caja también proporcionan una imagen más amplia del negocio más allá del control de sus operaciones diarias. Esta capacidad permite identificar y corregir problemas potenciales antes de que se conviertan en algo serio.

Previsión de las necesidades de tesorería

Predecir las necesidades futuras de tesorería también es esencial debido al gran impacto que tiene el flujo de caja en una empresa. Un sistema inteligente de previsión del flujo de caja permite a un propietario controlar de cerca las cuentas por pagar y por cobrar. La previsión también crea más oportunidades para fortalecer las operaciones diarias y el crecimiento futuro.

Analizar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

La gestión eficaz de las cuentas por cobrar es necesaria porque, dependiendo de su sector, su empresa podría esperar de cuatro a seis semanas antes de recibir el pago por sus productos y servicios.

Mejorar el ritmo al que una empresa convierte sus cuentas por cobrar en efectivo requiere un enfoque proactivo. Las cuentas por cobrar deben priorizarse en función de la urgencia de obtenerlas en una fecha determinada. Esta estrategia permite al propietario de una pequeña empresa determinar si una cuenta por cobrar en particular es fundamental para realizar gastos a corto plazo, como la contratación de personal adicional o el aumento temporal del inventario para la temporada de vacaciones.

Controlar los costes y las deudas

La clave para controlar los costes y las deudas es asegurarse de que los ingresos siempre superen a los costes. Esta estrategia suele requerir que el empresario priorice las deudas para determinar cuáles deben pagarse primero. Por ejemplo, las nóminas deberían tener la máxima prioridad, ya que los empleados a los que no se les paga tienden a renunciar. Los proveedores son los siguientes a los que hay que pagar, sobre todo si son locales. El flujo de caja negativo a corto plazo es también una buena razón para utilizar una línea de crédito existente.

Los estados financieros incluyen el balance de la empresa, el estado de flujo de caja y la cuenta de resultados. Algunas empresas también proporcionan estados de patrimonio de los propietarios. Los estados financieros deben publicarse al menos una vez al año, aunque los SBO de las empresas de rápido crecimiento pueden preferir los estados mensuales o trimestrales.

Esperamos que este post le haya ayudado a comprender la importancia de planificar y supervisar su progreso hacia sus objetivos de crecimiento. Sobre todo porque hacerlo le ayudará a evitar que su negocio se expanda demasiado rápido, lo cual es una causa común de fracaso. También es vital que analices el crecimiento de tu negocio para asegurarte de que está creciendo por las razones correctas. Por último, debe supervisar cuidadosamente el flujo de caja, ya que es muy probable que tenga un flujo de caja negativo durante la fase de puesta en marcha. Como hemos intentado dejar claro, el proceso de gestión del crecimiento, sobre todo si es rápido, no es fácil. Pero con dedicación, determinación y atención a los detalles, tendrá éxito.

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