Cómo escribir correos electrónicos de seguimiento que prácticamente garanticen una respuesta (¡con plantillas!) – Mindmaven.com

Cómo escribir correos electrónicos de seguimiento que prácticamente garanticen una respuesta (¡con plantillas!)

¿Alguna vez ha pasado lo que parecía una eternidad redactando el correo electrónico «perfecto», sólo para obtener nada más que silencio de radio a cambio? Si eres como la mayoría de la gente, probablemente sí.

Después de todo, un estudio reciente descubrió que la persona promedio recibe alrededor de 141 correos electrónicos al día, pero sólo envía 40.

No hace falta ser matemático para darse cuenta de que eso significa que 3/4 partes de los correos electrónicos que alguien recibe nunca reciben respuesta. La pregunta es: ¿cómo puede poner la baraja a su favor para aumentar las probabilidades de formar parte de esa codiciada cuarta parte?

Claro: la forma de redactar su correo electrónico inicial desempeña un papel importante en este sentido, y ya hemos hablado ampliamente sobre cómo redactar correos electrónicos que obtengan respuestas.

Pero al final del día, su correo electrónico inicial es sólo la mitad de la batalla. Incluso si lo haces todo bien, puede que no recibas respuesta. Y cuando eso ocurre, la fortuna está en el seguimiento.

El problema es que mucha gente no sabe cómo o cuándo enviar correos electrónicos de seguimiento. Esta incertidumbre los hace sentir incómodos y, como resultado, a menudo no terminan enviando nada (o envían algo que es ineficaz en el mejor de los casos).

Hoy, vamos a hablar de tres plantillas de correo electrónico de seguimiento probadas que puede utilizar para garantizar prácticamente una respuesta de su destinatario.

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Lo primero es lo primero: Supéralo-No es personal

Pero antes de llegar a eso, hay algo importante que quiero señalar. Si envías un correo electrónico que no recibe respuesta, no te lo tomes como algo personal.

La falta de respuesta no significa necesariamente que haya algo malo en tu correo electrónico, ni tampoco que la otra persona te esté ignorando intencionadamente.

En mi experiencia, ese no suele ser el caso.

La verdad es que el destinatario probablemente vio tu correo electrónico y tenía toda la intención de responder. Sólo que, más tarde. Cuando las cosas se ralentizan. El problema es que, a pesar de sus mejores intenciones, cuando las cosas se ralentizan horas (o incluso días) después, simplemente se olvidan.

Sé que yo lo he hecho, y puede que tú también seas culpable de ello.

Así que tenlo en cuenta: Mientras tu correo electrónico original provenga de un lugar donde se proporciona un valor genuino a la otra persona, no tienes nada de qué preocuparte.

No te están ignorando, y no los estás molestando al enviar un correo electrónico de seguimiento (si lo haces bien). De hecho, si realmente confías en el valor que crees que puedes aportar a esa persona, le estarías haciendo un flaco favor al no hacer un seguimiento.

Así que supera esa incomodidad inicial, y creo que descubrirás que mucha gente realmente aprecia el recordatorio.

El plan de juego de correos electrónicos de seguimiento de 4 semanas

Y dicho esto, entremos en el plan de juego de seguimiento.

A continuación, encontrará tres correos electrónicos de seguimiento distintos. Tenga en cuenta que estos correos electrónicos no se supone que sean intercambiables, son una secuencia que debe tener lugar durante un período de 4 semanas (no se preocupe, le daré recomendaciones de tiempo).

Una nota rápida: Estas plantillas han sido probadas una y otra vez tanto en mi experiencia, como en las experiencias de muchos de mis clientes. Por lo tanto, aunque ciertamente quiere personalizar el contenido para que se sienta como si viniera de usted, le recomiendo que no se aleje demasiado de la mensajería original.

Correo electrónico de seguimiento #1: El Re-Ping Rápido

Este primer mensaje de seguimiento debe ser enviado 5 días después de su correo electrónico inicial, y tiene un solo propósito: Llevar su nombre de nuevo a la parte superior de su bandeja de entrada.

Debe ser breve, sin presiones y sin culpas. Desde el punto de vista del contenido, todo lo que está haciendo es resumir el contenido de su correo electrónico inicial en una o dos frases.

También es una buena idea incluir su mensaje original en la parte inferior de este correo electrónico de seguimiento para que su destinatario no tenga que buscar en su bandeja de entrada para encontrarlo. Por ejemplo:

Asunto: Touching Base

Hey John,

Sólo quería hacer un seguimiento del correo electrónico que envié hace un tiempo sobre la reunión para una entrevista rápida. Encontrarás el correo original debajo de mi firma. En la mayoría de los casos, creo que un solo mensaje de seguimiento como el anterior será todo lo que necesitas para obtener la respuesta que buscas. Pero si no lo hace…

Correo electrónico de seguimiento nº 2: La comprobación amistosa

El segundo correo electrónico de seguimiento debería llegar 7 días después del mensaje de seguimiento de Re-Ping amistoso.

Al igual que el primero, su objetivo aquí no es culpabilizar o culpar a la otra persona. De hecho, este correo electrónico debe hacer exactamente lo contrario. Dale a tu destinatario el beneficio de la duda y asume que tus mensajes simplemente se están perdiendo en algún lugar. Por ejemplo:

Asunto: Hola John,

Quería enviar un mensaje rápido para hacer un seguimiento de mi correo electrónico sobre la conexión para una breve entrevista.

Dado que aún no he recibido respuesta, me pregunto si has recibido los correos electrónicos en primer lugar y quería asegurarme de que no se han perdido (sé que ciertamente he perdido algunos correos electrónicos que se han clasificado accidentalmente en el spam). Sería estupendo que me enviaras un rápido ping para hacerme saber que lo has recibido. He incluido el correo electrónico original a continuación.

Saludos,

Anne

De nuevo, recomiendo mantener este correo electrónico en el mismo hilo que su mensaje de seguimiento original para que tengan todo el contexto y la información que necesitan para responder directamente a este correo electrónico.

Correo electrónico de seguimiento nº 3: La última oportunidad

El último correo electrónico de seguimiento debe enviarse 14 días después del Friendly Check-In. En este punto, han pasado casi 30 días; así que es hora de cambiar un poco el enfoque.

Con este mensaje, usted busca crear un sentido de urgencia al retirar su oferta de la mesa. Permíteme que te dé un ejemplo primero, y luego lo desglosaré en sus elementos principales:

Asunto: Comprobando una vez más

Hola John,

Como no he tenido mucha suerte para contactar contigo a través del correo electrónico, he pensado en probar un canal diferente. Acabo de dejarte un mensaje de voz como seguimiento del correo electrónico del proyecto de investigación de hace unas semanas.

Si no me respondes, asumiré que no es el mejor momento y dejaré de seguir con este asunto. Si he malinterpretado la situación y estás interesado, envíame un ping rápido. He incluido el correo electrónico original a continuación para su comodidad.

Saludos,

Anne

Como puede ver, este correo electrónico tiene dos componentes principales:

• En primer lugar, asume que ha intentado otro medio para llegar al destinatario. Puede que el correo electrónico no sea su método de comunicación preferido, que sus filtros de spam estén demasiado activados o que su bandeja de entrada esté demasiado saturada. Puedes superar este posible problema simplemente probando un nuevo método de contacto, como llamadas telefónicas, mensajes de texto o redes sociales.
• En segundo lugar, crea una sensación de urgencia y escasez con la frase: «Si no me has contestado, asumiré que no es el mejor momento ahora mismo y dejaré de hacer el seguimiento de este asunto». Si el destinatario tiene algún interés en lo que sea que usted está ofreciendo o pidiendo, una línea como esa está casi garantizada para obtener una respuesta.

Espera: ¿Qué pasa si todavía no obtengo una respuesta después de estos correos electrónicos?

El hecho es que -incluso con el mensaje inicial correcto y el plan de juego de correo electrónico de seguimiento anterior- usted todavía no va a obtener una respuesta a cada correo electrónico que envíe (especialmente cuando estamos hablando de correos electrónicos fríos).

Si usted no ha recibido una respuesta después de enviar estos tres correos electrónicos, por lo general es seguro asumir que ahora no es un buen momento para ellos. Le recomiendo que deje de lado sus intentos de acercamiento durante 3 a 6 meses -dependiendo de la relación y el contexto- y luego vuelva a intentarlo.

Después de todo: Hasta que reciba un claro «no», siempre puede asumir que todavía están interesados.

La fortuna está en el seguimiento, pero…

Tenga en cuenta que los tres correos electrónicos anteriores se basan en la suposición de que usted escribió un correo electrónico inicial que vale la pena responder en primer lugar.

Si usted es como yo y muchos de mis clientes, el correo electrónico es una parte fundamental para hacer negocios, por lo que es importante asegurarse de que está obteniendo el mayor valor posible de este medio.

Con ese fin, mi equipo y yo lanzamos recientemente nuestro más reciente programa en línea, El Curso de Respuesta por Correo Electrónico y Generación de Oportunidades.

En él, profundizo en los tres consejos anteriores, y le presento una gran cantidad de otra información valiosa. Aprenderá…

• Los 3 factores que determinan la probabilidad de obtener una respuesta por correo electrónico, y cómo influir en ellos para lograr tasas de respuesta más altas.
• La importancia de alinear su «petición» con su destinatario, y cómo identificar su «petición definitiva» para lograr tasas de respuesta rompedoras.
• Cómo garantizar casi por completo las respuestas por correo electrónico con un plan de seguimiento procesable y planificado (de acuerdo, ya lo hemos hecho aquí… ¡Pero es por eso que está recibiendo esto con un descuento!)

Además, tendrás acceso a más de 20 ejemplos de correos electrónicos del mundo real que te ayudarán a escribir el correo electrónico perfecto para generar las oportunidades que necesitas para tener éxito.

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De cualquier manera, espero que esto haya sido valioso para usted. Feliz envío de correos electrónicos.