Cómo equilibrar el cajón de la caja registradora como un jefe

Equilibrar el cajón de la caja registradora es una parte esencial de la rutina diaria de su negocio. Al igual que se cepilla los dientes, también debería equilibrar el cajón de su caja registradora a diario.

Si le cuesta equilibrar su caja registradora, no está solo. Siga leyendo para saber cómo equilibrar su caja registradora, así como consejos y trucos para mantenerla en buen estado.

¿Qué es una caja registradora?

Antes de profundizar en cómo equilibrar una caja registradora, necesita conocer un poco de información de fondo sobre ella.

Su caja registradora, también llamada caja registradora o caja fuerte, almacena dinero en efectivo, monedas, cheques y otros artículos de valor (por ejemplo, cupones) en el punto de venta (POS).

Al final de cada día, turno o período, debe equilibrar su caja registradora para contabilizar todas las transacciones entrantes. Las transacciones no sólo incluyen el dinero en efectivo y los cheques, sino también los pagos con tarjeta de crédito y las propinas (si corresponde).

Lo mejor es que asigne a empleados o gerentes designados para equilibrar la caja registradora. De esta manera, usted tiene empleados de confianza trabajando con su efectivo entrante en lugar de múltiples individuos.

Los negocios que suelen ser responsables de cuadrar la caja registradora son:

• Tiendas de ropa
• Supermercados
• Restaurantes
• Panaderías
• Otros comercios minoristas

¿Con qué frecuencia debe cuadrar la caja registradora?

Para que sus libros sean lo más precisos posible, debería cuadrar su caja todos los días o después de cada turno. De esta manera, puede hacer correcciones rápidamente (y fácilmente) si algo no cuadra.

Corregir algo de hace unos días, una semana o incluso semanas puede llevar mucho tiempo y ser complejo porque tiene que volver atrás y comprobar cada día individualmente en busca de errores. Hacer un balance diario ayuda a reducir el dolor de rastrear las discrepancias en el cajón de efectivo.

Pasos para balancear el cajón de efectivo

Cuando se trata de balancear su cajón de efectivo, sus pasos podrían diferir de los de otro negocio. Por ejemplo, un negocio más grande podría necesitar hacer múltiples depósitos durante el día. O bien, un negocio más pequeño podría tener sólo un cajón de efectivo para contar.

Independientemente de lo pequeño o grande que sea su negocio, aquí hay cuatro pasos para comenzar con el pie derecho cuando se trata de equilibrar su cajón de efectivo.

Obtenga el informe del punto de venta

Antes de comenzar a equilibrar su cajón de efectivo y contabilizar cualquier flujo de efectivo entrante, necesita imprimir o acceder a un informe del punto de venta que detalla cuánto debe tener en su caja.

Un informe de TPV desglosará los totales por categorías, como el efectivo, los cheques y las transacciones con tarjeta de crédito.

Cuente el efectivo

Una vez que tenga a mano su informe de TPV, es el momento de contar el efectivo.

Debe mantener una cantidad constante de dinero en su caja registradora al comienzo de cada día o turno, como por ejemplo 100 dólares. Esto asegura que tenga suficiente dinero en efectivo para dar cambio a sus clientes.

Cuando cuente su caja al final de cada turno o día, cuente su dinero en efectivo y sume sus cheques, recibos de tarjetas de crédito y otras transacciones.

Para hacer el proceso menos tedioso, considere invertir en una máquina contadora. Con una máquina contadora, no tendrá que preocuparse de contar manualmente el efectivo o el cambio a mano.

Asegúrese también de deducir el saldo inicial de efectivo del saldo actual (por ejemplo, reste 100 dólares). Registre cuánto tiene la caja en efectivo, cheques, cupones, crédito, etc. Este es un ejemplo de cómo podría llevar la cuenta de los totales:

Después de sumar los recibos de las tarjetas de crédito, los cheques y el dinero en efectivo, compare los totales con su informe de caja. ¿Coinciden? Si es así, ¡estás listo! Si no es así, tiene que investigar un poco.

Salve las discrepancias

¿Así que tiene una discrepancia en la caja? No se preocupe. Esto les sucede a los propietarios de pequeñas empresas todo el tiempo.

La mayoría de las discrepancias son causadas por un error humano, como dar el cambio incorrecto a un cliente o extraviar un recibo de tarjeta de crédito.

Al hacer el balance de su cajón de efectivo, busque tanto los excesos como los faltantes. Un exceso es cuando su caja está por encima de la cantidad que el informe del TPV dice que debería tener. Un faltante es cuando el total de su caja registradora es insuficiente.

Los faltantes pueden significar que el efectivo se perdió, fue robado o contado incorrectamente. Un exceso suele significar que a sus clientes les faltó dinero.

Cuando intente resolver las discrepancias, realice los siguientes pasos:

1. Cuente el dinero en efectivo, los cheques, los cupones, los recibos de las tarjetas de crédito, etc.
2. Compruebe el cajón y la caja registradora en busca de información que falte (p. ej, recibos)
3. Revise las transacciones de los puntos de venta en busca de información, como las transacciones con tarjeta de crédito (si procede)

Asegúrese de que alguien registra las discrepancias de efectivo en la cuenta de pérdidas y ganancias de su pequeña empresa (P&L). Añada una línea a sus estados de cuenta P&L para contabilizar las discrepancias de efectivo.

Registre las transacciones de la caja registradora

Después de contar su caja y comprobar cualquier discrepancia, registre las transacciones de la caja registradora en sus libros. Cuando registre los totales de su caja registradora, asegúrese de contabilizar su saldo inicial (por ejemplo, 100 dólares). Registre todo el efectivo, el crédito, el crédito de la tienda (si corresponde), los cheques, los cupones y otras ventas en sus libros.

Si hay discrepancias que no pudo resolver, contabilice los excesos o faltantes en una columna separada.

Mire un ejemplo de caja equilibrada a continuación:

¿Entonces qué parece si su informe de TPV y sus recuentos no coinciden? Echa un vistazo a un cajón con algunas discrepancias.

Como se puede ver, en el cajón de arriba faltan $17,78 en efectivo y $2,50 en cupones.

La caja también tiene $12,78 adicionales en cheques no registrados en las ventas. Cuando las ventas de cheques son menores que el total de cheques cobrados, puede deberse a que un empleado ha registrado una transacción con un método de pago incorrecto.

Consejos para cuadrar los cajones

Cuadrar los cajones de efectivo no tiene por qué ser complicado. Utilice los siguientes consejos para ayudar a mantener su cajón en plena forma.

Tenga una persona por cajón

Cuando se trata de su cajón de efectivo, cuantas menos personas accedan a él, mejor. Considere la posibilidad de limitar el número de personas que utilizan cada cajón. Las limitaciones le permiten evitar discrepancias en el cajón de efectivo y pueden ayudarle a evitar robos en el lugar de trabajo.

La misma idea debería aplicarse a su gestor de cajones de efectivo. Limite el número de personas que equilibran las cajas y se encargan de la contabilidad del cajón de efectivo en su negocio.

Asigne funciones

Para rendir cuentas, asigne a uno o dos empleados de confianza para que equilibren su(s) caja(s). Puede asignar a una persona para que cuente el cajón mientras otro empleado prepara el depósito bancario. Haga que los empleados que manejan los cajones de efectivo firmen un informe indicando que equilibraron el cajón.

Al comienzo del día siguiente o del siguiente turno, vuelva a contar el efectivo de cada cajón para verificar que el saldo inicial es exacto. Si su negocio utiliza múltiples cajones, asigne esta tarea a cada cajero y pídales que cuenten su cajón individual.

Utilice los informes de ventas

Si tiene un sistema de punto de venta, no tema utilizar los informes de ventas en su beneficio. Puede utilizar los informes para ver los saldos iniciales, actuales y finales de un cajón. Los informes de ventas pueden ayudarle a:

• Evitar que haya demasiado dinero en efectivo en un cajón
• Verificar si a un cliente le faltó dinero
• Detectar los robos de los empleados

Los informes de ventas también pueden darle un vistazo a su flujo de efectivo del día. Si quiere ver cómo van las ventas, saque un informe de ventas.

Depósito de efectivo durante el día

Para mantener su cajón de efectivo agradable y ordenado, considere limpiarlo durante el día. Y, ¿cómo puedes hacerlo? Depósitos.

Si ves que tu cajón de efectivo se desborda a lo largo del día, haz varios depósitos pequeños en tu caja fuerte o en el banco para mantener baja la cuenta de efectivo de tu caja. De lo contrario, podría tener un cajón desorganizado y dinero extraviado o robado.

Haga los depósitos durante los momentos más lentos del día. De este modo, no tendrá que esforzarse por sacar y contar el dinero.

Dependiendo del tamaño de su negocio y de la entrada de efectivo, es posible que tenga que hacer varios depósitos a lo largo del día. Si su negocio es más pequeño, es probable que pueda omitir este paso por completo.

Esté atento a las discrepancias constantes

Si empieza a notar discrepancias en el cajón de efectivo una y otra vez, es posible que algo esté pasando. Es posible que esté tratando con fondos robados si el efectivo no coincide constantemente con los informes de los puntos de venta.

Esté atento a los patrones, como los faltantes de rutina. Por ejemplo, si observa que en el cajón de un empleado faltan constantemente 20 dólares, es posible que tenga que indagar más y observar.

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