Cómo elaborar un plan de contratación

Un plan de contratación exitoso es algo más que números. Las vacantes y los presupuestos de contratación constituyen la base de los planes de contratación, pero el empleo de buenas prácticas de contratación puede elevarlos.

Cómo crear un plan de contratación:

Revise las descripciones de sus puestos de trabajo

Las funciones de los puestos pueden cambiar con el tiempo. Hable con los jefes de equipo y pregúnteles cómo han cambiado sus funciones y las de los miembros de su equipo. Si su equipo de ventas se encarga ahora de la gestión de cuentas, actualice las descripciones de sus puestos.

Si todavía no tiene descripciones formales de los puestos, considere la posibilidad de llevar a cabo un análisis de los mismos, un proceso para determinar las obligaciones y los requisitos de un puesto. Organice entrevistas con el personal para hablar de sus funciones y responsabilidades. También puede utilizar plantillas de descripciones de puestos, una alternativa conveniente a la realización de un análisis de puestos.

Realice un análisis de la brecha de habilidades

Realizar un análisis de la brecha de habilidades es una forma sistemática de analizar el nivel de habilidades actual de su personal e identificar las habilidades que desea en el futuro.

Para llevar a cabo un análisis de la brecha de habilidades:

1. Identifique las habilidades que necesitará en el futuro.
2. Evalúe las habilidades que su empresa ya tiene.
3. Compare las habilidades actuales con las deseadas y planifique para cubrir las brechas.

Identifique las necesidades futuras de contratación hablando con la alta dirección y los líderes de los equipos para entender los niveles de habilidades existentes. Averigüe cómo planean alcanzar los objetivos del próximo año. Complemente sus ideas con las revisiones de rendimiento recientes o las encuestas a los empleados. Califique cada una de las habilidades que busca en una escala (normalmente de tres o cinco puntos).

Priorice las carencias de habilidades que descubra. También puede abordar las lagunas mediante la creación de planes de formación para sus empleados. Cuando las carencias de habilidades son demasiado grandes, considere la posibilidad de contratar a nuevas personas para cubrirlas.

Visualice su actividad de contratación

Un análisis de las carencias de habilidades le proporcionará una idea general de cuántas nuevas contrataciones necesitará para cubrir las carencias, pero hay otras formas de predecir las necesidades de contratación. Puede utilizar métodos cuantitativos para prever las futuras contrataciones en su plan de contratación. Por ejemplo, las empresas pueden establecer objetivos diarios de ventas para alcanzar sus metas de ingresos. Pueden utilizar métricas de productividad para averiguar si su número actual de empleados puede alcanzar esos objetivos. Si no es así, pueden calcular cuántas personas más necesitan contratar.

La información de los directores de contratación también puede darle una buena estimación del número de personas que necesita contratar. Programe reuniones con los gerentes de contratación para discutir su plan de contratación y sus necesidades de personal. Utilice la información para crear una hoja de cálculo del plan de contratación con el número de nuevas contrataciones previstas por trimestre o mes. Este es un ejemplo:

Contrate con bastante antelación a las iniciativas importantes del equipo o del departamento, para que los nuevos empleados tengan tiempo suficiente para aprender su trabajo y completar su período de incorporación. Por ejemplo, si su equipo de marketing tiene previsto lanzar una nueva campaña en junio, cubra sus necesidades de contratación mucho antes, idealmente en el primer trimestre. Tenga en cuenta el tiempo medio de contratación y el tiempo de contratación. Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede proporcionarle esta información automáticamente.

Revise su proceso de contratación:

Revise sus planes de contratación y hábitos de contratación anteriores y pregúntese:

• ¿Se comunicaron bien los equipos de contratación?
• ¿Los procesos de contratación cumplieron con los requisitos de los gerentes de contratación?
• ¿Cómo se desempeñaron los nuevos contratados en sus períodos de prueba?
• ¿Cuál fue la tasa de rotación de los nuevos contratados (nuevos contratados que se fueron en sus primeros tres meses)?
• ¿Hubo algún problema legal con los procesos de contratación o las experiencias de los candidatos? (por ejemplo, considere las preguntas ilegales de la entrevista y sus alternativas legales)
• ¿Se necesita algún cambio en su política de reclutamiento o contratación?

Las respuestas a estas preguntas informarán sobre la forma en que contrata y cuánto gastará en hacerlo de manera eficiente. Por ejemplo, si descubre que sus equipos de contratación tienen problemas para comunicarse a través del correo electrónico, podría optar por una herramienta de contratación más fácil de usar. Si los gerentes descubren que las nuevas contrataciones carecen de algunas de las habilidades que esperan, explore la posibilidad de invertir en pruebas de preempleo.

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Cree un presupuesto de contratación

Si ya ha planificado su actividad de contratación, calcule su coste por contratación y el ratio de rendimiento de la contratación. Sume todos los costes de contratación internos (por ejemplo, los incentivos del programa de referencias y los salarios de los reclutadores) y externos (por ejemplo, los honorarios de las agencias, de los anuncios de empleo y de las comprobaciones de antecedentes) y divida la suma por el número de nuevas contrataciones. Como parte de su proceso de presupuestación de personal, prevea la cantidad que pagará a sus futuros empleados en concepto de costes de personal (salarios, beneficios y costes totalmente cargados.)

Piense en términos de equipos de contratación

Su proceso de contratación no debería ser sólo eficiente para cada contratación individual. Debe construir una cultura de equipo eficaz que perdure. He aquí cómo puede atraer -y retener- a los mejores equipos:

• Establezca objetivos de diversidad. Los equipos diversos rinden más que sus homólogos homogéneos. Incorpore objetivos de diversidad en su proceso de contratación y explore la posibilidad de asociarse con organizaciones como la Society of Women Engineers (Sociedad de Mujeres Ingenieras) y Ascend, una organización panasiática para profesionales de los negocios en Norteamérica.

• Forme a los entrevistadores. Incluso los entrevistadores con experiencia pueden ser parciales. La formación en materia de igualdad de oportunidades de empleo (EEO) puede ayudar a los entrevistadores a seguir las directrices legales. Proveedores como Interview EDGE y The Lou Adler Group pueden ayudar a los entrevistadores a desarrollar sus habilidades. Recursos Humanos también puede organizar sesiones de formación internas.

• Utilice procesos que reduzcan los prejuicios. Los prejuicios suelen ser inconscientes. Eliminarlas no es fácil, pero ajustando sus procesos, puede reducirlas. Considere la posibilidad de utilizar técnicas de contratación a ciegas y de entrevistas estructuradas para reducir los sesgos de contratación.

Crear un plan de contratación es una oportunidad para potenciar su contratación y repensar la forma de contratar. Si te propones contratar de forma más objetiva y reducir los prejuicios, construirás equipos más productivos y fomentarás una cultura empresarial más inclusiva.

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