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¿Qué es un formulario de solicitud de material?

Un formulario de solicitud de material enumera los artículos que deben recogerse del inventario y utilizarse en el proceso de producción o en la prestación de un servicio a un cliente, normalmente para un trabajo específico. El formulario suele tener tres propósitos:

• Recoger artículos de las existencias

• Aliviar los registros de inventario en la cantidad de artículos recogidos

• Cargar al trabajo objetivo el coste de los artículos solicitados

El formulario también puede utilizarse como base para la reordenación de cualquier artículo del inventario que no esté actualmente en existencias.

Contenido de un formulario de solicitud de material

La información más comúnmente encontrada en un formulario de solicitud de material incluye:

• Sección de encabezado: Número de trabajo a cobrar

• Sección del encabezado: Fecha de la solicitud

• Sección del encabezado: Fecha en la que se requiere el inventario

• Cuerpo principal: Número o descripción del artículo que debe extraerse de las existencias

• Cuerpo principal: Cantidad de unidades a retirar de las existencias

• Sección del pie de página: Línea de firma de autorización

Si los materiales deben ser entregados en un lugar específico, también puede haber un espacio en el encabezado en el que se identifique el lugar de entrega.

A menos que se vaya a preparar una factura de servicio a partir de este documento, éste no suele incluir los costes o precios de los artículos.

Cómo se utilizan las copias de las solicitudes de material

La persona solicitante conserva una copia del formulario de solicitud de material, al igual que el personal del almacén. Otra copia acompaña a las mercancías recogidas hasta su destino final. Si los artículos que figuran en el formulario no están en stock, puede enviarse otra copia al departamento de compras para que realice el pedido.

El formulario de solicitud de material no se utiliza en un entorno de planificación informatizada de la producción, en el que esta información de picking se envía en cambio al almacén como mensaje electrónico.

Cómo utilizan los auditores el formulario de solicitud de material

Los auditores pueden rastrear el flujo de los formularios de solicitud de material a través de una empresa, para ver si los artículos del inventario se están utilizando y registrando adecuadamente según lo dispuesto por los procedimientos de manejo de materiales de la empresa. Si no es así, los auditores pueden llegar a la conclusión de que no pueden confiar en ciertos aspectos de los sistemas de control de la empresa como parte de sus actividades de auditoría, por lo que reforzarán otras actividades de auditoría.

Términos similares al formulario de solicitud de material

Un formulario de solicitud de material también puede conocerse como formulario de solicitud de compra, aunque una solicitud de compra puede utilizarse para todo tipo de compras, no sólo para las relacionadas con el proceso de producción.

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