10 Trucos para Arreglar Hojas de Cálculo de Excel Lentas (Acelerar Excel)

Si hay algo que nos une a todos, tiene que ser la frustración de seguir el ritmo de una hoja de cálculo de Excel lenta.

Si bien el impacto en el rendimiento puede ser insignificante cuando hay menos datos, se vuelve más profundo a medida que agrega más y más datos / cálculos al libro de trabajo.

9 de cada 10 veces, un usuario de Excel se quejaría de la lentitud de las hojas de cálculo de Excel. Y no hay casi nada que pueda hacer al respecto.

Bueno, eso NO es del todo cierto.

De la forma en que se ha hecho Excel, se vuelve lento con grandes conjuntos de datos. Sin embargo, hay muchos trucos de aceleración que puede utilizar para mejorar el rendimiento de una hoja de cálculo de Excel lenta.

10 consejos para manejar hojas de cálculo de Excel lentas

Aquí hay 10 consejos para dar a su hoja de cálculo de Excel lenta un poco de impulso de velocidad, y ahorrar algo de tiempo y frustración (haga clic para saltar a esa sección específica).

1. Evite las funciones volátiles (debe hacerlo).
2. Use columnas de ayuda.
3. Evite las fórmulas de matriz (si puede).
4. Utilizar el formato condicional con precaución.
5. Utilizar tablas de Excel y rangos con nombre.
6. Convertir las fórmulas no utilizadas en valores.
7. Mantener todos los datos referenciados en una hoja.
8. Evitar el uso de toda la fila/columna en las referencias.
9. Utilizar el modo de cálculo manual.
10. Utilizar técnicas de fórmulas más rápidas.

Evitar fórmulas volátiles

Las fórmulas volátiles se llaman así por una razón. Funciones como NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. recalculan cada vez que hay un cambio en el libro de trabajo.

Por ejemplo, si se utiliza la función NOW en una celda, cada vez que hay un cambio en la hoja de trabajo, la fórmula se recalcularía y el valor de la celda se actualizaría.

Esto requiere una velocidad de procesamiento adicional y usted termina con un libro de Excel lento.

Como regla general, evite las fórmulas volátiles. Y si no puedes, trata de minimizar su uso.

Usa columnas de ayuda

Las columnas de ayuda son una de las construcciones de diseño más subestimadas en Excel. He visto a muchas personas rehuir la creación de columnas de ayuda.

NO HAGA ESO.

El mayor beneficio de usar ‘Columnas de ayuda’ es que puede ayudarle a evitar las fórmulas de matriz.

Ahora no me malinterprete. No estoy en contra de las fórmulas de matriz. Más bien creo que podrían ser impresionantes en algunas situaciones. Pero cuando tratas de hacerlo todo con una fórmula larga, afecta al rendimiento de tu libro de Excel. Un par de fórmulas de matriz aquí y allá no debería hacer daño, pero en caso de que necesite utilizarlo en muchos lugares, considere el uso de columnas de ayuda.

Aquí hay algunos ejemplos en los que se utilizan columnas de ayuda:

• Ordenar automáticamente los datos en orden alfabético utilizando la fórmula.
• Filtro dinámico de Excel – Extraer datos a medida que escribe.
• Crear Múltiples Listas Desplegables en Excel sin Repetición.

Evite las Fórmulas de Matriz

Las fórmulas de matriz tienen sus propios méritos – pero la velocidad no es uno de ellos.

Como se explicó anteriormente, las fórmulas de matriz pueden tomar una gran cantidad de datos (referencias de celdas), analizarlos, y darle el resultado. Pero hacer eso lleva tiempo.

Si hay una manera de evitar las fórmulas de matriz (como el uso de la columna de ayuda), siempre tome ese camino.

Use el formato condicional con precaución

Me encanta el formato condicional. Hace que los datos anodinos parezcan tan hermosos. En lugar de hacer la comparación usted mismo, ahora puede simplemente mirar el color o el icono de una celda y sabrá cómo se compara con otras.

Pero… aquí está el problema.

No muchos usuarios de Excel saben que el Formato Condicional de Excel es volátil. Mientras que usted no puede notar la diferencia con pequeños conjuntos de datos, puede resultar en una hoja de cálculo de Excel lenta si se aplica en grandes conjuntos de datos, o se aplica varias veces.

Un consejo – Úselo con precaución.

Utilice las tablas de Excel y los rangos nombrados

Las tablas de Excel y los rangos nombrados son dos características sorprendentes que mantienen sus datos y hacen que las referencias sean súper fáciles. Puede tomar un tiempo para acostumbrarse a ella, pero cuando se empieza a utilizar, la vida se vuelve fácil y rápida.

En la creación de cuadros de mando basados en datos, es casi siempre una buena idea para convertir sus datos en una tabla de Excel.

También tiene la ventaja añadida de hacer que sus fórmulas sean más comprensibles.

Por ejemplo, ¿qué es más fácil de entender?

=Precio de venta-Precio de coste O =SUMA(A1:A10)-SUMA(G1:G10)

Convierta las fórmulas no utilizadas en valores estáticos

Esto es una obviedad. Cuando no la necesite, no la guarde.

Muchas fórmulas darían lugar a un libro de Excel lento. Y si tienes fórmulas que ni siquiera se utilizan – ya sabes a quién culpar. Como regla general, si no necesita fórmulas, es mejor convertirlas en un valor estático (pegando como valores).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Mantenga todos los datos referenciados en una hoja

Esto puede no ser siempre posible, pero si puede hacer esto, le garantizo que su hoja de Excel se volvería más rápida.

La lógica es simple – las fórmulas en su hoja de trabajo no tienen que ir muy lejos para obtener los datos cuando están justo al lado en la misma hoja.

Evite el uso de toda la fila/columna como referencia (A:A)

La única razón por la que tengo esta en la lista es que veo un montón de gente usando la referencia de toda la fila/columna en las fórmulas. Esta es una mala práctica y debe evitarse.

Aunque usted pueda pensar que la fila/columna sólo tiene unas pocas celdas con datos, Excel no piensa así. Cuando se hace referencia a una fila/columna entera, Excel la actúa como un buen servidor y la comprueba de todos modos. Eso lleva más tiempo de cálculo.

9. Utiliza el modo de cálculo manual

Sólo estoy repitiendo lo que millones de personas ya han dicho en varios foros y blogs. Usar el cálculo manual te da la flexibilidad de decirle a excel cuando calcular, en lugar de que Excel tome sus propias decisiones. Esto no es algo que acelere tu libro de Excel, pero si tienes una hoja de cálculo de Excel lenta, definitivamente ahorra tiempo al no hacer que Excel recalcule una y otra vez.

• Para cambiar al modo manual, vaya a la pestaña Fórmula -> Opciones de cálculo -> Manual (pulse la tecla F9 para recalcular)

Utilice técnicas de fórmulas más rápidas

Excel le ofrece un montón de fórmulas y combos de fórmulas para hacer lo mismo. Es mejor identificar y utilizar las más rápidas.

Aquí hay un par de ejemplos:

• Utilice IFERROR en lugar de la combinación IF e ISERROR (a menos que esté utilizando Excel 2003 o anterior, que no tiene IFERROR).
• Utilice MAX(A1,0) en lugar de hacer IF(A1>0,A1,0) – Este es un buen consejo que aprendí del Sr. Excel alias Bill Jelen. Su investigación muestra que la opción MAX es un 40% más rápida que la opción IF (y estoy dispuesto a tomar esta estadística en su valor nominal).
• Use el combo INDEX/MATCH, en lugar de VLOOKUP – Esto puede levantar muchas cejas, pero la verdad es que no hay manera de que VLOOKUP pueda ser más rápido si usted tiene 100’s de columnas de datos. El mundo se está moviendo hacia INDEX/MATCH, y usted debería hacer el cambio también.
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• Use – (dobles negativos) para convertir TRUE’s y FALSE’s a 1’s y 0’s (en lugar de multiplicarlo por 1 o sumarle 0). La mejora de la velocidad es notable en grandes conjuntos de datos.

¿Es esta una lista exhaustiva? Absolutamente no. Son algunos buenos que creo que vale la pena compartir como punto de partida. Si usted está buscando para dominar las técnicas de Excel-Speed-Up, hay algunos buenos trabajos realizados por un montón de expertos de Excel.

Aquí están algunas fuentes que puede encontrar útil:

• 75 consejos de Speed-up por Chandoo (inteligentemente hecho por crowdsourcing).
• Decision Models Website.
• Mr. Excel Message Board (explore esto y encontrará toneladas de consejos).

Estoy seguro de que usted también tiene muchos consejos que pueden ayudar a abordar las hojas de cálculo de Excel lentas. No compartir con nosotros aquí en la sección de comentarios.

También tengo una petición. El dolor de trabajar con una hoja de cálculo de Excel lenta es algo que muchos de nosotros experimentamos a diario. Si encuentras estas técnicas útiles, compártelas con otros. Alivia su dolor, y gana algo de bondad 🙂

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