10 ideas para implantar con éxito los sistemas de información de gestión de medio ambiente, salud y seguridad

Mientras nos preparamos para nuestro próximo Foro anual de Líderes del Pensamiento sobre Sistemas de Información de Gestión de Medio Ambiente, Salud y Seguridad, reflexionamos sobre las ideas del programa del año pasado. Las mejores mentes y las principales empresas que utilizan sistemas de información sobre medio ambiente, salud y seguridad se reunieron para compartir las mejores prácticas, explorar los retos comunes y abordar las lecciones aprendidas. Quedó claro que estas ideas se centraron principalmente en las personas y los procesos, más que en el software, para implementar con éxito los sistemas de información de gestión y llevar a su organización al siguiente nivel de rendimiento impulsado por la información.

Nos gustaría compartir nuestras 10 principales lecciones aprendidas del foro de 2017 para cualquier persona que planifique o lidere programas de MIS empresariales en materia de medio ambiente, salud y seguridad, sostenibilidad, calidad o riesgo.

Las diez principales lecciones aprendidas

1. Considere el panorama general.

Pregúntese dónde estará su organización dentro de diez años, y permita que esas respuestas ayuden a impulsar su programa. Los sistemas se implantan por la única razón de alcanzar los objetivos empresariales. La claridad de esos objetivos impulsará el proceso. Manténgase en contacto con las unidades de negocio y las divisiones para garantizar la alineación con esos objetivos.

2. Expanda su red.

Hable con otras personas de su sector o grupo de colegas sobre los productos, las soluciones y los proveedores que les han funcionado, y los que no. Sin embargo, es importante recordar que el hecho de que un producto, sistema o proveedor haya funcionado bien o mal para uno de sus compañeros, no significa que vaya a ocurrir lo mismo con su implementación. Comprenda la raíz de las luchas de sus pares en su viaje, ya que todas las implementaciones son diferentes.

3. Apunte a la mejora antes de la sustitución.

Las lecciones aprendidas y la puntuación interna pueden ser útiles para considerar las opciones de soluciones. Reduzca el campo de soluciones antes de continuar el diálogo utilizando un enfoque basado en datos. Empezar con una «lista de deseos» de la empresa para mejorar y cambiar el sistema existente antes de considerar la sustitución completa, lo que reduce la ansiedad y mejora la gestión del cambio. Este proceso de elaboración de una lista de deseos suele denominarse análisis de carencias. Considere múltiples soluciones en lugar de una solución grande y compleja que puede dejar algunos problemas atrás.

4. Documente su viaje.

Mantener una buena documentación – idealmente creada por los propietarios de los procesos y los expertos en la materia – a lo largo del proceso de implementación proporciona la historia y el contexto para el camino. Estas notas permiten la transparencia a través de todos los grupos de interés, la mejora continua a lo largo del proceso y después, y el desarrollo de las lecciones aprendidas y las estrategias de gestión del cambio.

5. Lidere con valentía.

Los líderes fuertes deben levantar las barreras y tomar las decisiones difíciles pero necesarias. Los líderes desempeñan un papel fundamental en la conformación de la cultura a través de palabras habladas y no habladas. La ausencia de un liderazgo sólido es el principal factor de predicción de los fracasos de los programas de sistemas.

6. Sea ágil.

Utilizar un método similar al ágil -realizar revisiones de la configuración al principio y con frecuencia para identificar las áreas que requieren configuración y personalización del cliente- ahorra tiempo y esfuerzo de principio a fin. La mayoría de las empresas tienen necesidades similares de su software MIS de medio ambiente, salud y seguridad, y la mayoría de las opciones comerciales satisfacen las necesidades básicas «listas para usar», lo que permite una fácil personalización por parte del cliente como una extensión de la funcionalidad estándar.

7. Utilizar historias de usuario.

Como parte de un proceso «ágil» de creación de un sistema de medio ambiente, salud y seguridad, la adquisición de historias de usuario -en lugar de requisitos técnicos del sistema- permite al equipo del proyecto identificar las necesidades y las líneas de base. Una vez desarrolladas las historias de usuario, el equipo debe clasificarlas por prioridad, preguntándose: «¿Qué historias son las más críticas? ¿Qué historias cumplen y no cumplen los sistemas actuales? ¿Cómo se pueden agilizar los procesos actuales con el nuevo sistema?»

8. Eche un vistazo a sus procesos y datos.

Aproveche los datos flexibles para alinear su sistema con los procesos existentes. Considere formas de racionalizar los procesos y reducir los insumos mediante la evaluación de los resultados requeridos: si los datos no aparecen en los informes, ¿por qué se capturan? Se gasta mucho tiempo y dinero en recopilar, gestionar e integrar datos que nunca se utilizan.

9. Implementar una sólida gobernanza del programa.

Una sólida gobernanza del programa define las funciones y responsabilidades que son cruciales en los equipos interorganizativos. El propósito de un programa de gobernanza es describir las funciones y responsabilidades específicas de la gestión del programa y sus partes interesadas, centrándose principalmente en el nivel de autoridad y las estructuras de toma de decisiones. A menudo incluye:

• Supervisar los resultados del programa y garantizar que se sigan las buenas prácticas aceptadas.
• Medidas de supervisión que se centran en la alineación estratégica; la evaluación de la inversión; la supervisión y el control de las oportunidades de riesgo y las amenazas aceptables para la organización; y la garantía de que los beneficios esperados se ajustan al plan de negocio original.

La identificación de superusuarios funcionales ayuda al proceso de gestión del cambio al contar con «evangelistas» locales, internos y de confianza del nuevo sistema. Esta capacitación es fundamental para la adopción por parte de los usuarios.

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