Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) é a transferência de dados de um sistema informático para outro através da formatação padronizada de mensagens, sem a necessidade de intervenção humana. O EDI permite que várias empresas – possivelmente em diferentes países – troquem documentos eletronicamente. Os dados podem ser trocados através de links seriais e redes peer-to-peer, embora a maioria dos intercâmbios atualmente confie na Internet para conectividade.

Uma mensagem EDI contém uma seqüência de elementos de dados, cada um dos quais representa um fato singular, como preço, número do modelo do produto, etc., separados por delimitador. A cadeia inteira é chamada de segmento de dados. Um ou mais segmentos de dados enquadrados por um cabeçalho e trailer formam um conjunto de transação, que é a unidade EDI de transmissão (equivalente a uma mensagem). Um set de transação freqüentemente consiste no que normalmente estaria contido em um documento ou formulário de negócios típico.

Ao enviar um documento EDI, ambas as partes ou parceiros comerciais devem aderir ao mesmo conjunto de regras. Estas normas definem onde e como a informação do documento será encontrada. O software de tradução processa a informação de forma diferente para mensagens enviadas e recebidas e realiza uma auditoria completa de cada etapa para garantir que a informação seja enviada ou recebida no formato EDI. Quando o tradutor no computador receptor lê um documento, ele sabe onde encontrar o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens de compra e preço, por exemplo. Esta informação é então enviada para o sistema de entrada de pedidos do receptor sem necessidade de entrada manual de pedidos.

EDI aplica-se a documentos como pedidos de compra, faturas, avisos de entrega e relatórios de vendas de comissão, bem como outras informações importantes ou classificadas. Por exemplo, uma companhia de seguros pode verificar se um candidato tem uma carteira de motorista através de uma bolsa EDI.

EDI é usado principalmente por grandes empresas para ter um sistema de processamento uniforme, permitindo eficiência. Custo, velocidade, precisão e eficiência são os maiores benefícios do EDI. O sistema é caro de implementar e normalmente requer ajuda de um consultor especializado na área.

EDI compete com XML, que depende de tags para organizar os dados. Ele também pode competir com interfaces de programação de aplicações — código que permite a comunicação de dois programas de software. Embora semelhante ao EDI, API carece de um padrão para os usuários, o que dificulta o compartilhamento de informações entre diferentes empresas através de APIs.

Usar sistemas EDI elimina a necessidade — e portanto o custo — de imprimir, arquivar, armazenar, postar e recuperar documentos em papel. O objetivo é se livrar do papel e ter todos trabalhando com a mesma fatura para que as informações sejam processadas e lidas facilmente.

Alguns usuários, como médicos transmitindo informações de saúde, podem achar o EDI mais pesado que o papel, mas a padronização e a conversão eletrônica paga dividendos a longo prazo.

Automação de tarefas baseadas em papel melhora a qualidade dos dados, e as transações são trocadas em segundos ou minutos em vez de dias ou semanas. A EDI liberta o tempo do pessoal para trabalhar em tarefas mais importantes. Os dados críticos do negócio são enviados a tempo e rastreados em tempo real, automatizando a transferência de dados entre aplicações através de uma cadeia de fornecimento.

Diferentes padrões de EDI atendem às necessidades de indústrias ou regiões específicas ou outras especificações. ANSI ASC X12 (X12) é usado rotineiramente nos EUA, e EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) é usado fora dos EUA. Além disso, inúmeras outras normas estão relacionadas a indústrias específicas, como a VDA para a indústria automotiva alemã.

The Data Interchange Standards Association (DISA), uma empresa que desenvolve e prolifera as normas para o intercâmbio de negócios eletrônicos entre vários setores, suporta ASC X12. X12. Três vezes por ano, os membros da X12 trabalham juntos em várias verticais do setor, como finanças e saúde para desenvolver novas versões do padrão.

Sistemas IDE

Diferentes tipos de EDI são implementados para atender às necessidades, capacidades e orçamento do negócio — auxiliando vários parceiros comerciais consistentes, apoiando parceiros em todo o mundo ou em outras situações. Os métodos incluem EDI direto (ponto a ponto); EDI via VAN ou provedor de serviços de rede EDI; EDI via E S2; EDI via FTP/VPN, SFTP ou FTPS; Web e EDI móvel; e EDI outsourcing.

EDI direto: Com EDI direto, uma conexão é criada entre dois parceiros de negócios. Grandes empresas podem escolher este método se tiverem numerosas transações com o mesmo parceiro por dia.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Este modelo protege as empresas das complicações que advêm do suporte aos muitos protocolos de comunicação que são necessários quando se lida com vários parceiros de negócios. É uma rede segura onde os documentos são transmitidos entre parceiros de negócios.

EDI via Applicability Statement versão 2 (AS2): Este protocolo de comunicação troca dados de forma segura através da Internet. Dois computadores (um cliente e um servidor) conectam-se em modo ponto-a-ponto através da Internet. AS2 é enviado com segurança em um envelope que utiliza certificados digitais e criptografia.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) via Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) ou File Transfer Protocol Secure (FTPS) trocam documentos através da Internet, conectando parceiros de negócios diretamente. Estes protocolos codificam dados durante a transmissão de uma empresa para a outra, para proteger informações sensíveis. Os dados são desencriptados à chegada.

Web EDI: O EDI é dirigido através de um navegador da Internet, duplicando documentos em papel para formulários Web que contêm campos onde os utilizadores introduzem informações. Ele é então automaticamente convertido em uma mensagem EDI e enviado via protocolos seguros da Internet.

Mobile EDI: Este método permite a transmissão de documentos através de dispositivos móveis.

Managed Services: Os sistemas de serviços gerenciados terceirizam o controle de documentos EDI para um provedor de terceiros.

As necessidades e processos de negócios determinam qual sistema EDI implementar. Antes de mudar para EDI em sua organização, estabeleça uma estrutura gerencial. Os membros da equipe devem ter EDI e experiência executiva. Em seguida, estabeleça prioridades para adoção e depois analise quais áreas do negócio serão mais beneficiadas com a EDI. Selecione um provedor de rede EDI que se concentre nas necessidades do seu negócio. Em seguida, assimilar EDI e dados no negócio.

Para delinear como os dados na transação EDI se correlacionam com os dados no sistema interno, crie um mapa que determinará para onde cada campo de entrada vai e se os dados precisam ser reformatados. Teste o sistema antes de implementá-lo ao vivo.