Wie Sie Ihre Kassenschublade wie ein Chef auswuchten

Das Auswuchten Ihrer Kassenschublade ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Routine in Ihrem Unternehmen. So wie Sie sich die Zähne putzen, sollten Sie auch Ihre Kassenschublade täglich abgleichen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Kassenschublade abzugleichen, sind Sie nicht allein. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre Kassenschublade ausbalancieren, sowie Tipps und Tricks, um Ihre Schublade in Schuss zu halten.

Was ist eine Kassenschublade?

Bevor Sie sich damit beschäftigen, wie Sie eine Kassenschublade ausbalancieren, müssen Sie ein paar Hintergrundinformationen darüber erfahren.

Ihre Kassenschublade, auch Registrierkasse oder Kasse genannt, speichert Bargeld, Münzen, Schecks und andere wertvolle Gegenstände (z. B.,

Am Ende eines jeden Tages, einer Schicht oder eines Zeitraums müssen Sie Ihre Kassenschublade ausgleichen, um alle eingehenden Transaktionen zu berücksichtigen. Zu den Transaktionen gehören nicht nur Bargeld und Schecks, sondern auch Kreditkartenzahlungen und Trinkgelder (falls zutreffend).

Am besten beauftragen Sie bestimmte Mitarbeiter oder Manager mit dem Abgleich der Kassenschublade. Auf diese Weise haben Sie vertrauenswürdige Mitarbeiter, die mit dem eingehenden Bargeld arbeiten, und nicht mehrere Personen.

Geschäfte, die typischerweise für den Abgleich einer Kassenschublade verantwortlich sind, sind:

• Bekleidungsgeschäfte
• Supermärkte
• Restaurants
• Bäckereien
• Andere Einzelhandelsgeschäfte

Wie oft sollte man eine Kassenschublade abgleichen?

Um Ihre Bücher so genau wie möglich zu halten, sollten Sie Ihre Kasse jeden Tag oder nach jeder Schicht abrechnen. Auf diese Weise können Sie schnell (und einfach) Korrekturen vornehmen, wenn etwas nicht stimmt.

Korrekturen, die ein paar Tage, eine Woche oder sogar Wochen zurückliegen, können zeitaufwändig und kompliziert sein, weil Sie jeden Tag einzeln auf Fehler überprüfen müssen. Ein täglicher Abgleich verringert den Aufwand, Unstimmigkeiten in der Kassenschublade aufzuspüren.

Schritte zum Abgleich der Kassenschublade

Wenn es darum geht, Ihre Kassenschublade abzugleichen, können sich Ihre Schritte von denen eines anderen Unternehmens unterscheiden. So muss ein größeres Unternehmen vielleicht mehrere Einzahlungen am Tag vornehmen. Oder ein kleineres Unternehmen hat vielleicht nur eine Kassenschublade zu zählen.

Unabhängig davon, wie klein oder groß Ihr Unternehmen ist, hier sind vier Schritte, die Sie auf den richtigen Weg bringen, wenn es darum geht, Ihre Kassenschublade abzugleichen.

Beschaffen Sie sich den Kassenbericht

Bevor Sie damit beginnen, Ihre Kassenschublade abzugleichen und alle eingehenden Geldströme zu verbuchen, müssen Sie einen Kassenbericht ausdrucken oder darauf zugreifen, der angibt, wie viel Sie in Ihrer Kasse haben sollten.

Ein POS-Bericht schlüsselt die Gesamtsummen nach Kategorien auf, z. B. Bargeld, Schecks und Kreditkartentransaktionen.

Zählen Sie das Bargeld

Wenn Sie Ihren POS-Bericht zur Hand haben, ist es an der Zeit, Ihr Bargeld zu zählen.

Sie sollten zu Beginn jedes Tages oder jeder Schicht einen gleichbleibenden Geldbetrag in Ihrer Kasse haben, z. B. 100 Dollar. So stellen Sie sicher, dass Sie genug Bargeld haben, um Ihren Kunden Wechselgeld zu geben.

Wenn Sie Ihre Kasse am Ende jeder Schicht oder jedes Tages zählen, zählen Sie Ihr Bargeld und summieren Sie Ihre Schecks, Kreditkartenbelege und andere Transaktionen.

Um diesen Vorgang weniger mühsam zu gestalten, sollten Sie in eine Zählmaschine investieren. Mit einer Zählmaschine müssen Sie Bargeld oder Wechselgeld nicht mehr von Hand zählen.

Ziehen Sie auch den Anfangsbestand von Ihrem aktuellen Bargeldbestand ab (z. B. 100 $).

Erfassen Sie, wie viel Bargeld, Schecks, Gutscheine, Guthaben usw. in der Kasse sind. Hier ein Beispiel dafür, wie Sie Ihre Gesamtsummen im Auge behalten können:

Nachdem Sie Ihre Kreditkartenbelege, Schecks und Bargeld zusammengerechnet haben, vergleichen Sie die Summen mit Ihrem Kassenbericht. Stimmen sie überein? Wenn ja, sind Sie startklar! Wenn nicht, müssen Sie etwas nachforschen.

Diskrepanzen ausbügeln

Sie haben also eine Diskrepanz in der Kassenschublade? Kein Grund zur Sorge! Das passiert Kleinunternehmern ständig.

Die meisten Unstimmigkeiten werden durch menschliches Versagen verursacht, z. B. wenn Sie einem Kunden das falsche Wechselgeld geben oder einen Kreditkartenbeleg verlegen.

Wenn Sie Ihre Kassenschublade abgleichen, achten Sie sowohl auf Überschüsse als auch auf Unterschüsse. Ein Überschuss liegt vor, wenn die Kasse mehr Geld enthält, als sie laut Kassenbericht enthalten sollte. Eine Unterdeckung liegt vor, wenn die Kasse zu wenig Geld enthält.

Unterdeckungen können bedeuten, dass Bargeld entweder verloren gegangen ist, gestohlen wurde oder falsch gezählt wurde. Ein Überschuss bedeutet in der Regel, dass Ihre Kunden zu kurz gekommen sind.

Wenn Sie versuchen, Unstimmigkeiten zu beseitigen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Zählen Sie Ihr Bargeld, Ihre Schecks, Gutscheine, Kreditkartenbelege usw. nach.
2. Überprüfen Sie Ihre Schublade und Ihre Kasse auf fehlende Informationen (z. B., Quittungen)
3. Prüfen Sie POS-Transaktionen auf Informationen, wie z. B. Kreditkartentransaktionen (falls zutreffend)

Stellen Sie sicher, dass jemand Bargelddiskrepanzen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für Kleinunternehmen (P&L) aufzeichnet. Fügen Sie Ihren P&L-Abrechnungen eine Zeile hinzu, um Bargelddiskrepanzen zu erfassen.

Erfassen Sie Transaktionen in der Kassenschublade

Nachdem Sie Ihre Schublade gezählt und etwaige Diskrepanzen überprüft haben, erfassen Sie die Transaktionen in der Kassenschublade in Ihren Büchern.

Wenn Sie die Gesamtsummen Ihrer Registrierkasse erfassen, achten Sie darauf, dass Sie den Anfangssaldo (z. B. 100 $) berücksichtigen. Notieren Sie alle Bargeld-, Kredit-, Ladenguthaben (falls zutreffend), Schecks, Gutscheine und sonstigen Verkäufe in Ihren Büchern.

Wenn es Unstimmigkeiten gibt, die Sie nicht auflösen konnten, weisen Sie Mehr- oder Mindermengen in einer separaten Spalte aus.

Schauen Sie sich unten ein Beispiel für eine ausgeglichene Kasse an:

Wie sieht es also aus, wenn Ihr Kassenbericht und Ihre Zählungen nicht übereinstimmen? Werfen Sie einen Blick auf eine Schublade mit einigen Diskrepanzen.

Wie Sie sehen, fehlen in der obigen Schublade 17,78 $ Bargeld und Gutscheine im Wert von 2,50 $.

In der Kasse befinden sich außerdem weitere 12,78 $ an Schecks, die nicht in den Umsätzen erfasst sind. Wenn die Scheckverkäufe niedriger sind als die insgesamt eingenommenen Schecks, kann das daran liegen, dass ein Angestellter eine Transaktion mit einer falschen Zahlungsmethode verbucht hat.

Tipps zum Abgleichen von Kassenschubladen

Das Abgleichen von Kassenschubladen muss nicht kompliziert sein. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Schublade in Schuss zu halten.

Eine Person pro Schublade

Wenn es um Ihre Kassenschublade geht, ist es umso besser, je weniger Personen darauf zugreifen. Ziehen Sie in Erwägung, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die jede Schublade benutzen. Durch eine Begrenzung können Sie Unstimmigkeiten in der Kassenschublade vermeiden und Diebstähle am Arbeitsplatz verhindern.

Das Gleiche gilt für Ihren Kassenschubladenmanager. Begrenzen Sie die Anzahl der Personen, die in Ihrem Unternehmen die Kassen abrechnen und die Kassenschubladen abrechnen.

Verteilen Sie Aufgaben

Beauftragen Sie aus Gründen der Rechenschaftspflicht einen oder zwei vertrauenswürdige Mitarbeiter mit dem Abrechnen Ihrer Kassenschublade(n). Sie können eine Person mit dem Zählen der Schublade beauftragen, während ein anderer Mitarbeiter die Bankeinzahlung vorbereitet. Lassen Sie die Mitarbeiter, die die Kassenschubladen verwalten, einen Bericht unterschreiben, in dem sie angeben, dass sie die Schublade abgeglichen haben.

Zählen Sie zu Beginn des nächsten Tages oder der folgenden Schicht das Bargeld in jeder Schublade nach, um zu überprüfen, ob der Anfangssaldo korrekt ist. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Schubladen verwendet, weisen Sie diese Aufgabe jedem Kassierer zu und lassen Sie ihn die einzelnen Schubladen zählen.

Nutzen Sie Verkaufsberichte

Wenn Sie ein POS-System haben, scheuen Sie sich nicht, Verkaufsberichte zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Sie können Berichte verwenden, um den Anfangs-, den aktuellen und den Endsaldo einer Schublade zu sehen. Verkaufsberichte können Ihnen dabei helfen:

• zu viel Bargeld in einer Schublade zu vermeiden
• zu überprüfen, ob ein Kunde zu kurz gekommen ist
• Diebstähle von Angestellten aufzudecken

Verkaufsberichte können Ihnen auch einen Einblick in Ihren Geldfluss für den Tag geben. Wenn Sie sehen wollen, wie sich der Umsatz entwickelt, rufen Sie einen Umsatzbericht auf.

Bargeld während des Tages einzahlen

Um Ihre Kassenschublade schön und ordentlich zu halten, sollten Sie sie während des Tages ausräumen. Wie können Sie das tun? Einzahlungen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kassenschublade im Laufe des Tages überquillt, sollten Sie mehrere kleine Einzahlungen in Ihren Tresor oder auf Ihre Bank vornehmen, um den Bargeldbestand in Ihrer Kasse niedrig zu halten. Andernfalls könnten Sie mit einer ungeordneten Schublade und verlegtem oder gestohlenem Geld konfrontiert werden.

Nehmen Sie Einzahlungen während der ruhigeren Zeiten des Tages vor. Auf diese Weise müssen Sie nicht hektisch Bargeld entnehmen und zählen.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und den eingehenden Barmitteln müssen Sie möglicherweise mehrere Einzahlungen über den Tag verteilt vornehmen. Wenn Ihr Unternehmen kleiner ist, können Sie diesen Schritt wahrscheinlich ganz auslassen.

Achten Sie auf ständige Unstimmigkeiten

Wenn Sie immer wieder Unstimmigkeiten in den Kassenschubladen feststellen, könnte etwas im Busch sein. Wenn das Bargeld immer wieder nicht mit den Kassenberichten übereinstimmt, haben Sie es möglicherweise mit gestohlenen Geldern zu tun.

Achten Sie auf Muster, z. B. routinemäßige Fehlbeträge. Wenn Ihnen beispielsweise auffällt, dass in der Schublade eines Mitarbeiters ständig 20 Dollar fehlen, müssen Sie vielleicht genauer nachforschen und beobachten.

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