Wie Sie Ihre Geschäftskorrespondenz verbessern können

Sie schreiben wahrscheinlich ständig bei der Arbeit: Angebote an Kunden, Memos an leitende Angestellte, ein ständiger Strom von E-Mails an Kollegen. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Texte so klar und effektiv wie möglich sind? Wie heben Sie Ihre Kommunikation hervor?

Was die Experten sagen
Überlastete Manager mit wenig Zeit könnten denken, dass die Verbesserung ihrer schriftlichen Arbeit eine mühsame oder sogar frivole Aufgabe ist. Aber das Wissen, wie man einen interessanten und intelligenten Satz formt, ist entscheidend, um effektiv zu kommunizieren, Aufträge zu gewinnen und sich von anderen abzuheben. „Wie Marvin Swift einprägsam sagte, bedeutet klares Schreiben klares Denken“, sagt Kara Blackburn, Dozentin für Managementkommunikation an der MIT Sloan School of Management. „Man kann noch so viele großartige Ideen haben, wenn man sie nicht kommunizieren kann, wird sie niemand hören.“ Glücklicherweise ist jeder in der Lage, sich zu verbessern, sagt Bryan Garner, Autor von The HBR Guide to Better Business Writing. Effektives Schreiben „ist keine Gabe, mit der man geboren wird“, sagt er. „Es ist eine Fähigkeit, die man kultiviert. Hier erfahren Sie, wie Sie einfach, klar und präzise schreiben können.

Denken Sie nach, bevor Sie schreiben
Bevor Sie den Stift aufs Papier oder die Hände auf die Tastatur legen, überlegen Sie, was Sie sagen wollen. „Der Fehler, den viele Leute machen, ist, dass sie zu früh anfangen zu schreiben“, sagt Garner. „Sie arbeiten ihre Gedanken während des Schreibens aus, was dazu führt, dass das Geschriebene weniger strukturiert ist, mäandert und sich wiederholt.“ Fragen Sie sich selbst: Was sollte mein Publikum wissen oder denken, nachdem es diese E-Mail, diesen Vorschlag oder diesen Bericht gelesen hat? Wenn die Antwort nicht sofort klar ist, gehen Sie zu schnell vor. „Treten Sie zurück und nehmen Sie sich mehr Zeit, um Ihre Gedanken zu sammeln“, rät Blackburn.

Sein Sie direkt
Machen Sie Ihren Standpunkt gleich zu Beginn klar. Viele Menschen stellen fest, dass der Schreibstil und die Struktur, die sie in der Schule entwickelt haben, in der Geschäftswelt nicht so gut funktionieren. „Eine der großen Krankheiten des Geschäftslebens ist es, die Botschaft in den Mittelteil des Textes zu verschieben“, sagt Garner. Wenn Sie Ihren Hauptgedanken zuerst kurz und bündig präsentieren, sparen Sie dem Leser Zeit und schärfen Ihre Argumente, bevor Sie sich in den Hauptteil Ihres Schreibens stürzen. Bei längeren Memos und Vorschlägen empfiehlt Garner, das Problem und die vorgeschlagene Lösung in „nicht mehr als 150 Wörtern“ am Anfang der ersten Seite darzustellen. „Eignen Sie sich ein Händchen für Zusammenfassungen an“, sagt er. „

Sparen Sie das Fett
Verwenden Sie nicht „drei Wörter, wenn ein einziges ausreichen würde“, sagt Blackburn. Lesen Sie Ihren Text mit kritischen Augen und achten Sie darauf, dass jedes Wort auf die Hauptaussage hinarbeitet. Streichen Sie jedes unnötige Wort oder jeden unnötigen Satz. Es ist zum Beispiel nicht nötig, „allgemeiner Meinungskonsens“ zu sagen, wenn „Konsens“ ausreicht. „Sobald die Leser das Gefühl haben, dass ein Text zu langatmig ist, schalten sie ab“, sagt Garner. Er schlägt vor, Präpositionen zu streichen (aus „Standpunkt“ wird „Standpunkt“), „-ion“-Wörter durch Aktionsverben zu ersetzen (aus „schützte“ wird „schützte“), Kontraktionen zu verwenden (aus „nicht“ wird „nicht“ und aus „wir sind“ wird „wir sind“) und „ist“, „sind“, „war“ und „waren“ durch stärkere Verben zu ersetzen (aus „zeigt“ wird „zeigt an“).

Vermeiden Sie Jargon und $10-Wörter
Geschäftskorrespondenz ist voller branchenspezifischer Schlagwörter und Akronyme. Diese Begriffe sind zwar manchmal unvermeidlich und können gelegentlich als Abkürzungen hilfreich sein, doch deuten sie oft auf ein träges oder unübersichtliches Denken hin. Wenn Sie zu viele davon verwenden, wird Ihr Leser annehmen, dass Sie auf Autopilot sind – oder schlimmer noch, nicht verstehen, was Sie sagen. „Jargon bringt keinen Mehrwert“, sagt Blackburn, aber „Klarheit und Prägnanz kommen nie aus der Mode“. Garner schlägt vor, eine „schwarze Liste“ von Wörtern zu erstellen, die man vermeiden sollte, darunter Begriffe wie „umsetzbar“, „Kernkompetenz“, „wirkungsvoll“ und „Anreiz“. Sie sollten auch keine großspurigen Formulierungen verwenden. Autoren glauben oft fälschlicherweise, dass es ein Zeichen von Intelligenz ist, ein großes Wort zu verwenden, wenn ein einfaches ausreicht. Das ist nicht der Fall.

Lesen Sie, was Sie schreiben
Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers. Ist Ihre Aussage klar und gut strukturiert? Sind die Sätze einfach und prägnant? Blackburn empfiehlt, Passagen laut vorzulesen. „Dabei kommen die Schwachstellen zum Vorschein: die Lücken in Ihren Argumenten, der klobige Satz, der Abschnitt, der zwei Absätze zu lang ist“, sagt sie. Und scheuen Sie sich nicht, einen Kollegen oder Freund – oder besser noch mehrere Kollegen und Freunde – zu bitten, Ihre Arbeit zu korrigieren. Freuen Sie sich über deren Feedback, nehmen Sie es ihnen nicht übel. „Redigieren ist ein Akt der Freundschaft“, sagt Garner. „Es ist kein Akt der Aggression.“

Täglich üben
„Schreiben ist eine Fähigkeit“, sagt Blackburn, „und Fähigkeiten verbessern sich durch Übung.“ Garner empfiehlt, jeden Tag gut geschriebenes Material zu lesen und dabei auf Wortwahl, Satzstruktur und Fluss zu achten. „Achten Sie auf den Stil von The Wall Street Journal“, sagt er. Legen Sie sich einen Leitfaden für Stil und Grammatik zu – Garner empfiehlt Fowler’s Modern English Usage. Vor allem aber sollten Sie Zeit für die Bearbeitung und Überarbeitung Ihrer Texte einplanen. „Beim Schreiben und Überarbeiten des eigenen Textes findet die Veränderung statt, und das geht nicht so schnell“, sagt Blackburn. „Die Zeit ist gut investiert, denn gute Autoren zeichnen sich durch ihre Arbeit aus.“

Grundsätze, die Sie sich merken sollten:

Tun Sie folgendes:

• Planen Sie, was Sie sagen werden, um Ihre Texte direkter und effektiver zu gestalten.
• Verwenden Sie Wörter sparsam und halten Sie die Sätze kurz und auf den Punkt.
• Vermeiden Sie Fachjargon und „ausgefallene“ Wörter. Bemühen Sie sich stattdessen um Klarheit.

Sagen Sie nicht:

• Dass Sie einfach nicht schreiben können. Jeder kann mit etwas Übung ein besserer Schriftsteller werden.
• Geben Sie vor, dass Ihr erster Entwurf perfekt oder sogar passabel ist. Jedes Dokument kann verbessert werden.
• Begraben Sie Ihre Argumente. Präsentieren Sie Ihren Hauptgedanken so schnell wie möglich.

Fallstudie Nr. 1: Haben Sie keine Angst, sich mitzuteilen
Als David McCombie als Unternehmensberater bei McKinsey & Company zu arbeiten begann, wurde ihm sofort klar, dass der Schreibstil, den er an der Harvard Law School verfeinert hatte, für die Kommunikation auf Führungsebene nicht gut geeignet war. „Es war die Struktur meiner Argumente“, sagt David. „

Bei juristischen oder akademischen Texten „beginnt man in der Regel mit dem Aufbau der Argumentation und bringt den Hauptpunkt erst ganz am Ende“, sagt er. „

Um seine Texte direkter und effektiver zu gestalten, bat David mehrere leitende Kollegen um alle ihre früheren Präsentationen und Berichte, damit er die Schlüsselelemente ihres Formats und Stils nachahmen konnte. Außerdem kopierte er wichtige E-Mails von vertrauenswürdigen Kollegen, die besonders gut kommunizieren konnten, und bat sie um ihr Feedback.

David hat diese Praktiken auf die von ihm in Miami gegründete Private-Equity-Firma, die McCombie Group, übertragen. „Ich schicke alles, was wichtig ist, an meinen Partner, und er liest es durch“, sagt David und fügt hinzu, dass er es besser weiß, als die Korrekturen persönlich zu nehmen. „Wir sprechen darüber, ob es einen besseren Weg gibt, eine Idee zu vermitteln, wie wir uns prägnanter ausdrücken können.“

Die Verbesserung seines Schreibens hat sich direkt auf Davids Fähigkeit ausgewirkt, eine einflussreiche Stimme auf seinem Gebiet zu werden. Derzeit schreibt er ein Buch über den Nischenmarkt seiner Private-Equity-Firma, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

„Auch wenn ich von Anfang an gut schreiben konnte, denke ich, dass die kontinuierliche Verbesserung des Schreibens und das Erreichen der nächsten Stufe der absolute Schlüssel zum Erfolg ist“, sagt David. „

Fallstudie Nr. 2: Studieren Sie gutes Schreiben
Tim Glowa hatte bereits eine erfolgreiche Karriere als strategischer Marketingberater hinter sich, als er beschloss, seine Ambitionen etwas höher zu stecken. „Ich wollte als Vordenker wahrgenommen werden“, sagt Tim, „und um das zu erreichen, musste ich einen Standpunkt haben und diesen Standpunkt in der Öffentlichkeit vertreten.“

Er wusste, dass das Verfassen von intelligenten, verständlichen Meinungsbeiträgen und Forschungsarbeiten der Schlüssel zur Verbesserung seines beruflichen Rufs war. Seine Texte kamen bei Kollegen und Kollegen bereits gut an, aber ein Großteil seiner Erfahrung stammte aus dem akademischen Bereich. Also begann er, Wirtschaftspublikationen wie McKinsey Quarterly zu lesen, um den Stil zu lernen. „Ich studierte, wie sie kommunizieren“, sagt Tim, „und bemühte mich, meinen eigenen Text direkter und prägnanter zu gestalten.“

Außerdem führte er ein Gliederungsritual in sein Schreiben ein. Bevor er Berichte und Memos schreibt, beginnt er mit einer kurzen Gliederung der drei Hauptziele. „Man kann nicht einfach anfangen zu tippen und erwarten, dass man etwas erreicht“, sagt er. „

Tim, der jetzt Mitbegründer einer Marketing-Analysefirma namens Bug Insights ist, glaubt, dass diese Bemühungen ihn zu einem effektiveren Kommunikator gemacht haben, der nicht nur seine längeren Texte, sondern auch seine E-Mails und sogar seine Sprachnachrichten verbessert. „Es fließt praktisch in meine gesamte Kommunikation ein“, sagt er. Und seine Arbeit findet ein Publikum. Mehrere seiner Papiere wurden mehr als 100.000 Mal heruntergeladen, und ein Fortune-50-Unternehmen hat kürzlich eines seiner Papiere in einem internen Schulungs- und Entwicklungsprogramm verwendet.

Tim ist mit seinen Fortschritten zufrieden, sagt aber, dass er nicht aufhören wird, sich weiter anzustrengen. „Man muss daran arbeiten“, sagt er. „Jedes Mal, wenn man eine neue Fähigkeit entwickelt, muss man sie lernen.“