Wie man Follow-up-E-Mails schreibt, die praktisch eine Antwort garantieren (mit Vorlagen!) – Mindmaven.com

Wie man Follow-up-E-Mails schreibt, die praktisch eine Antwort garantieren (mit Vorlagen!)

Haben Sie schon einmal eine gefühlte Ewigkeit damit verbracht, die „perfekte“ E-Mail zu verfassen, nur um im Gegenzug nichts als Funkstille zu erhalten? Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, haben Sie das wahrscheinlich auch schon getan.

Eine aktuelle Studie hat nämlich ergeben, dass die durchschnittliche Person täglich 141 E-Mails erhält, aber nur 40 versendet.

Man muss kein Mathematiker sein, um zu erkennen, dass das bedeutet, dass 3/4 der E-Mails, die jemand erhält, nie eine Antwort erhalten. Die Frage ist, wie Sie die Karten zu Ihren Gunsten stapeln können, um die Chancen zu erhöhen, zu diesem begehrten Viertel zu gehören?

Sicherlich: Die Art und Weise, wie Sie Ihre erste E-Mail schreiben, spielt dabei eine große Rolle, und wir haben bereits ausführlich darüber gesprochen, wie man E-Mails schreibt, die beantwortet werden.

Aber letztendlich ist Ihre erste E-Mail nur die halbe Miete. Selbst wenn Sie alles richtig machen, kann es sein, dass Sie keine Antwort erhalten. Und wenn das passiert, liegt das Glück in der Nachbereitung.

Das Problem ist, dass viele Menschen nicht wissen, wie oder wann sie Nachfass-E-Mails verschicken sollen. Diese Ungewissheit ist ihnen unangenehm, und deshalb senden sie oft gar nichts (oder sie senden etwas, das bestenfalls ineffektiv ist).

Heute werden wir über drei bewährte Vorlagen für Follow-up-E-Mails sprechen, die Sie verwenden können, um eine Antwort Ihres Empfängers praktisch zu garantieren.

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First Things First: Überwinden Sie sich selbst – es ist nicht persönlich

Aber bevor wir dazu kommen, möchte ich auf etwas Wichtiges hinweisen. Wenn Sie eine E-Mail senden und keine Antwort erhalten, nehmen Sie es nicht persönlich.

Eine ausbleibende Antwort bedeutet nicht unbedingt, dass etwas mit Ihrer E-Mail nicht in Ordnung war, und sie bedeutet auch nicht unbedingt, dass die andere Person Sie absichtlich ignoriert.

Nach meiner Erfahrung ist das selten der Fall.

Die Wahrheit ist, dass der Empfänger Ihre E-Mail wahrscheinlich gesehen hat und die Absicht hatte, zu antworten. Nur, später. Wenn sich die Dinge verlangsamen. Das Problem ist, dass er es trotz seiner besten Absichten einfach vergessen hat, wenn sich die Dinge Stunden (oder sogar Tage) später wieder beruhigt haben.

Ich weiß, dass ich das getan habe, und Sie sind vielleicht auch schuldig daran.

Denken Sie also daran: Solange Ihre ursprüngliche E-Mail von einem echten Nutzen für die andere Person ausgeht, müssen Sie sich keine Sorgen machen.

Sie ignorieren Sie nicht, und Sie belästigen sie nicht, indem Sie eine Folge-E-Mail schicken (wenn Sie es richtig machen). Wenn Sie wirklich von dem Wert überzeugt sind, den Sie dieser Person bieten können, würden Sie ihr einen schlechten Dienst erweisen, wenn Sie nicht nachfassen.

So überwinden Sie das anfängliche Unbehagen, und ich denke, Sie werden feststellen, dass viele Menschen die Erinnerung tatsächlich zu schätzen wissen.

Der 4-Wochen-Plan für Follow-up-E-Mails

Und damit kommen wir zum Follow-up-Plan.

Unten finden Sie drei separate Follow-up-E-Mails. Beachten Sie, dass diese E-Mails nicht austauschbar sind – sie sind eine Abfolge, die über einen Zeitraum von 4 Wochen erfolgen sollte (keine Sorge, ich gebe Ihnen Empfehlungen für das Timing).

Eine kurze Anmerkung: Diese Vorlagen haben sich immer wieder bewährt, sowohl in meiner Erfahrung als auch in der Erfahrung vieler meiner Kunden. Obwohl Sie den Inhalt natürlich personalisieren wollen, damit es sich anfühlt, als käme es von Ihnen, empfehle ich Ihnen, sich nicht zu weit von der ursprünglichen Nachricht zu entfernen.

Folge-E-Mail Nr. 1: Der schnelle Re-Ping

Diese erste Folge-E-Mail sollte 5 Tage nach Ihrer ersten E-Mail verschickt werden und dient einem einzigen Zweck: Ihren Namen wieder an die Spitze des Posteingangs zu bringen.

Sie sollte kurz sein, wenig Druck ausüben und keine Schuldgefühle hervorrufen. Inhaltlich fassen Sie lediglich den Inhalt Ihrer ersten E-Mail in ein oder zwei Sätzen zusammen.

Es ist auch eine gute Idee, Ihre ursprüngliche Nachricht am Ende dieser Follow-up-E-Mail einzufügen, damit Ihr Empfänger sie nicht erst in seinem Posteingang suchen muss. Zum Beispiel:

Betreff: Touching Base

Hey John,

Just wanted to follow up on the email I sent a while back about meeting up for a quick interview. Du findest die Original-E-Mail unter meiner Signatur. Wäre das etwas, woran Sie interessiert wären?

Glückwunsch,

Anne

In den meisten Fällen werden Sie feststellen, dass eine einzige Follow-up-Nachricht wie die obige ausreicht, um die gewünschte Antwort zu erhalten. Aber wenn das nicht der Fall ist …

Folge-E-Mail Nr. 2: Der freundliche Check-In

Die zweite Folge-E-Mail sollte 7 Tage nach der freundlichen Re-Ping-Folge-Nachricht kommen.

Wie bei der ersten, ist es auch hier nicht Ihr Ziel, der anderen Person Schuldgefühle zu machen oder sie zu tadeln. Im Gegenteil, diese E-Mail sollte genau das Gegenteil bewirken. Geben Sie Ihrem Empfänger den Vorteil des Zweifels und gehen Sie davon aus, dass Ihre Nachrichten einfach irgendwo verloren gegangen sind. Zum Beispiel:

Betreff: Ist meine E-Mail angekommen?

Hallo John,

Ich wollte eine kurze Nachricht senden, um auf meine E-Mail über ein kurzes Vorstellungsgespräch zu antworten.

Da ich noch keine Antwort erhalten habe, frage ich mich, ob du die E-Mails überhaupt erhalten hast, und ich wollte mich vergewissern, dass sie nicht durch die Maschen gefallen sind (ich weiß, dass ich sicherlich ein paar E-Mails verpasst habe, die versehentlich in den Spamordner sortiert wurden). Es wäre toll, wenn Sie mir einen kurzen Ping schicken könnten, um mich wissen zu lassen, dass Sie sie erhalten haben. Ich habe die ursprüngliche E-Mail unten eingefügt.

Glückwunsch,

Anne

Auch hier empfehle ich, diese E-Mail im gleichen Thread wie Ihre ursprüngliche Follow-up-Nachricht zu verfassen, damit sie alle Zusammenhänge und Informationen haben, die sie brauchen, um direkt auf diese E-Mail zu antworten.

Follow-up-E-Mail #3: Die letzte Chance

Die letzte Follow-up-E-Mail sollte 14 Tage nach dem Friendly Check-In verschickt werden. Zu diesem Zeitpunkt sind fast 30 Tage vergangen; es ist also an der Zeit, den Ansatz ein wenig zu ändern.

Mit dieser Nachricht wollen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen, indem Sie Ihr Angebot vom Tisch nehmen. Lassen Sie mich Ihnen zuerst ein Beispiel geben, dann werde ich es in seine Kernelemente zerlegen:

Betreff: Checking in one more time

Hallo John,

Da ich nicht viel Glück hatte, dich per E-Mail zu erreichen, dachte ich, ich versuche es mal auf einem anderen Weg. Ich habe dir gerade eine Sprachnachricht hinterlassen, in der ich auf die E-Mail über das Forschungsprojekt von vor ein paar Wochen eingehe.

Wenn ich nichts von Ihnen höre, nehme ich an, dass es im Moment nicht der beste Zeitpunkt ist und höre auf, diese Angelegenheit weiter zu verfolgen. Wenn ich die Situation falsch verstanden habe und Sie interessiert sind, schicken Sie mir einen kurzen Ping. Ich habe die Original-E-Mail unten zu Ihrer Erleichterung eingefügt.

Grüße,

Anne

Wie Sie sehen können, hat diese E-Mail zwei Hauptbestandteile:

• Erstens geht sie davon aus, dass Sie versucht haben, den Empfänger über ein anderes Medium zu erreichen. Vielleicht ist die E-Mail einfach nicht das bevorzugte Kommunikationsmittel, der Spam-Filter ist zu hoch eingestellt oder der Posteingang ist einfach zu voll. Sie können dieses potenzielle Problem umgehen, indem Sie einfach eine neue Methode der Kontaktaufnahme ausprobieren, z. B. Telefonanrufe, SMS oder soziale Medien.
• Zweitens wird mit dem Satz „Wenn ich nichts von Ihnen höre, nehme ich an, dass es jetzt nicht der beste Zeitpunkt ist und höre auf, diese Angelegenheit weiterzuverfolgen“ ein Gefühl der Dringlichkeit und Knappheit erzeugt. Wenn der Empfänger ein Interesse an dem hat, was Sie anbieten oder erbitten, ist eine Zeile wie diese fast garantiert, um eine Antwort zu erhalten.

Warte: Was ist, wenn ich nach diesen E-Mails immer noch keine Antwort erhalte?

Tatsache ist, dass Sie selbst mit der richtigen ersten Nachricht und dem oben beschriebenen Plan für Folge-E-Mails nicht auf jede E-Mail, die Sie versenden, eine Antwort erhalten werden (vor allem, wenn es sich um kalte E-Mails handelt).

Wenn Sie nach dem Versenden dieser drei E-Mails keine Antwort erhalten haben, können Sie davon ausgehen, dass jetzt nicht der richtige Zeitpunkt dafür ist. Ich empfehle, Ihre Kontaktversuche für 3-6 Monate auf Eis zu legen – je nach Beziehung und Kontext – und es dann erneut zu versuchen.

Dennoch: Solange Sie kein klares „Nein“ erhalten, können Sie immer davon ausgehen, dass die Person immer noch interessiert ist.

Das Glück liegt in der Nachbereitung, aber …

Denken Sie daran, dass die drei oben genannten E-Mails auf der Annahme basieren, dass Sie eine erste E-Mail geschrieben haben, auf die es sich lohnt zu antworten.

Wenn es Ihnen so geht wie mir und vielen meiner Kunden, ist die E-Mail ein grundlegender Bestandteil des Geschäftslebens – deshalb ist es wichtig, dass Sie so viel wie möglich aus diesem Medium herausholen.

Zu diesem Zweck haben mein Team und ich vor kurzem unser neuestes Online-Programm gestartet, den E-Mail-Antwort- und Opportunity-Generierungskurs.

In ihm gehe ich tiefer auf die drei oben genannten Tipps ein und stelle Ihnen eine Fülle weiterer wertvoller Informationen vor. Sie lernen …

• Die 3 Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit einer E-Mail-Antwort bestimmen, und wie Sie sie beeinflussen können, um höhere Antwortquoten zu erzielen.
• Die Bedeutung der Ausrichtung Ihrer „Frage“ auf Ihren Empfänger und wie Sie Ihre „ultimative Frage“ identifizieren, um bahnbrechende Antwortquoten zu erzielen.
• Wie Sie E-Mail-Antworten mit einem umsetzbaren, schablonenhaften Follow-up-Plan fast garantieren können (okay, das haben wir hier schon getan … Aber deshalb bekommen Sie das hier mit einem Rabatt!)

Darüber hinaus haben Sie Zugang zu über 20 praktischen E-Mail-Beispielen, die Ihnen helfen, die perfekte E-Mail zu schreiben, um die Chancen zu generieren, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.

Normalerweise kostet der Zugang zu diesem Kurs $29,99 – aber da Sie einen Teil des Inhalts bereits durch diesen Blogbeitrag kennengelernt haben, bieten wir ihn zum stark reduzierten Preis von nur $7 an.

Wenn sich das nach etwas anhört, das für Sie wertvoll sein könnte, empfehle ich Ihnen, entweder hier zu klicken, um mehr zu erfahren, oder auf das Bild unten zu klicken, um sich jetzt anzumelden.

So oder so, ich hoffe, dass dies für Sie nützlich war. Viel Spaß beim Mailen!