Wie man einen Einstellungsplan entwickelt

Ein erfolgreicher Einstellungsplan ist mehr als nur Zahlen. Freie Stellen und Einstellungsbudgets bilden die Grundlage von Einstellungsplänen, aber die Anwendung guter Einstellungspraktiken kann sie verbessern.

Wie man einen Einstellungsplan erstellt:

Überarbeiten Sie Ihre Stellenbeschreibungen

Die Aufgaben können sich im Laufe der Zeit ändern. Sprechen Sie mit den Teamleitern und fragen Sie sie, wie sich ihre Aufgaben und die Aufgaben ihrer Teammitglieder verändert haben. Wenn Ihr Vertriebsteam jetzt auch die Kundenbetreuung übernimmt, sollten Sie die Stellenbeschreibungen aktualisieren.

Wenn Sie noch keine formellen Stellenbeschreibungen haben, sollten Sie eine Stellenanalyse durchführen – ein Verfahren zur Ermittlung der Aufgaben und Anforderungen einer Stelle. Vereinbaren Sie Gespräche mit den Mitarbeitern, um ihre Aufgaben und Zuständigkeiten zu besprechen. Sie können auch Vorlagen für Stellenbeschreibungen verwenden, eine bequeme Alternative zur Durchführung einer Stellenanalyse.

Durchführen einer Analyse der Qualifikationslücke

Die Durchführung einer Analyse der Qualifikationslücke ist eine systematische Methode zur Analyse des aktuellen Qualifikationsniveaus Ihrer Mitarbeiter und zur Ermittlung der Qualifikationen, die Sie in Zukunft benötigen.

So führen Sie eine Kompetenzlückenanalyse durch:

1. Ermitteln Sie die Kompetenzen, die Sie in Zukunft benötigen.
2. Bewerten Sie die Kompetenzen, über die Ihr Unternehmen bereits verfügt.
3. Vergleichen Sie die aktuellen mit den gewünschten Kompetenzen und planen Sie, die Lücken zu schließen.

Ermitteln Sie den künftigen Personalbedarf, indem Sie mit der Geschäftsleitung und den Teamleitern sprechen, um das vorhandene Kompetenzniveau zu verstehen. Finden Sie heraus, wie sie die Ziele für das nächste Jahr erreichen wollen. Ergänzen Sie diese Erkenntnisse durch aktuelle Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeiterbefragungen. Bewerten Sie jede gesuchte Qualifikation auf einer Skala (meist eine Drei- oder Fünf-Punkte-Skala)

Priorisieren Sie alle festgestellten Qualifikationslücken. Sie können auch Lücken schließen, indem Sie Schulungspläne für Ihre Mitarbeiter erstellen. Wenn die Qualifikationslücken zu groß sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, neue Mitarbeiter einzustellen, um sie zu füllen.

Visualisieren Sie Ihre Einstellungsaktivitäten

Eine Analyse der Qualifikationslücken liefert eine allgemeine Vorstellung davon, wie viele Neueinstellungen Sie benötigen, um die Lücken zu schließen, aber es gibt auch andere Möglichkeiten, den Einstellungsbedarf vorherzusagen. Sie können quantitative Methoden verwenden, um zukünftige Einstellungen in Ihrem Einstellungsplan vorherzusagen. Unternehmen können zum Beispiel tägliche Verkaufsziele festlegen, um ihre Umsatzziele zu erreichen. Anhand von Produktivitätskennzahlen können sie herausfinden, ob die derzeitige Zahl der Mitarbeiter diese Ziele erreichen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, können sie berechnen, wie viele neue Mitarbeiter sie einstellen müssen.

Auch Informationen von Personalverantwortlichen können Ihnen eine gute Einschätzung der Anzahl der Mitarbeiter geben, die Sie einstellen müssen. Vereinbaren Sie Besprechungen mit Personalverantwortlichen, um Ihren Einstellungsplan und ihren Personalbedarf zu erörtern. Nutzen Sie die Informationen, um eine Tabelle für den Einstellungsplan zu erstellen, in der die Anzahl der erwarteten Neueinstellungen pro Quartal oder Monat aufgeführt ist. Hier ein Beispiel:

Stellen Sie wichtige Team- oder Abteilungsinitiativen frühzeitig ein, damit Ihre neuen Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich in ihre Aufgaben einzuarbeiten und ihre Einarbeitungszeit zu absolvieren. Wenn Ihr Marketingteam beispielsweise plant, im Juni eine neue Kampagne zu starten, sollten Sie Ihren Einstellungsbedarf lange vor diesem Zeitpunkt decken – idealerweise im ersten Quartal. Denken Sie an die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung und die Zeit bis zur Stellenbesetzung. Ein Applicant Tracking System (ATS) kann Ihnen diese Informationen automatisch liefern.

Überarbeiten Sie Ihren Einstellungsprozess:

Überprüfen Sie Ihre bisherigen Einstellungspläne und Einstellungsgewohnheiten und fragen Sie sich:

• Hat das Einstellungsteam gut kommuniziert?
• Entsprachen die Einstellungsprozesse den Anforderungen der Personalverantwortlichen?
• Wie schnitten die neuen Mitarbeiter in der Probezeit ab?
• Wie hoch war die Fluktuationsrate (neue Mitarbeiter, die in den ersten drei Monaten das Unternehmen verließen)?
• Gab es rechtliche Probleme mit den Einstellungsprozessen oder den Erfahrungen der Bewerber? (z. B. unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch und ihre rechtlichen Alternativen)
• Sind Änderungen an Ihrer Einstellungs- oder Einstellungspolitik erforderlich?

Die Antworten auf diese Fragen geben Aufschluss über die Art und Weise, wie Sie Einstellungen vornehmen, und darüber, wie viel Sie für eine effiziente Durchführung ausgeben werden. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Ihre Einstellungsteams Probleme mit der Kommunikation per E-Mail haben, könnten Sie sich für ein benutzerfreundlicheres Einstellungstool entscheiden. Wenn Manager feststellen, dass neuen Mitarbeitern einige der erwarteten Fähigkeiten fehlen, sollten Sie in Tests vor der Einstellung investieren.

Ein verbesserter Einstellungsprozess beginnt mit einer effektiven Personalbeschaffung. Laden Sie unseren vollständigen Leitfaden für die Personalbeschaffung kostenlos herunter.

Erstellen Sie ein Einstellungsbudget

Wenn Sie Ihre Einstellungsaktivitäten bereits geplant haben, berechnen Sie Ihre Kosten pro Einstellung und die Ausbeute bei der Personalbeschaffung. Addieren Sie alle internen (z. B. Anreize für Empfehlungsprogramme und Gehälter für Personalberater) und externen Kosten für die Personalbeschaffung (z. B. Gebühren für Agenturen, Stellenausschreibungen und Hintergrundprüfungen) und teilen Sie die Summe durch die Anzahl der Neueinstellungen. Prognostizieren Sie im Rahmen Ihrer Personalbudgetierung den Betrag, den Sie Ihren künftigen Mitarbeitern an Personalkosten zahlen werden (Gehälter, Sozialleistungen und voll belastete Kosten).

Denken Sie in Bezug auf die Einstellung von Teams

Ihr Einstellungsprozess sollte nicht nur für jede einzelne Einstellung effizient sein. Sie sollten eine effektive Teamkultur aufbauen, die Bestand hat. So können Sie bessere Teams anziehen – und halten:

• Setzen Sie sich Ziele für die Vielfalt. Vielfältige Teams erbringen bessere Leistungen als ihre homogenen Gegenstücke. Nehmen Sie Diversitätsziele in Ihren Einstellungsprozess auf und prüfen Sie Partnerschaften mit Organisationen wie der Society of Women Engineers und Ascend, einer panasiatischen Organisation für Geschäftsleute in Nordamerika.

• Schulen Sie Interviewer. Selbst erfahrene Interviewer können voreingenommen sein. Schulungen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung (Equal Employment Opportunity, EEO) können Interviewern helfen, die gesetzlichen Richtlinien einzuhalten. Anbieter wie Interview EDGE und The Lou Adler Group können Interviewern helfen, ihre Fähigkeiten zu entwickeln. Die Personalabteilung kann auch interne Schulungen organisieren.

• Verwenden Sie Verfahren, die Vorurteile abbauen. Vorurteile sind oft unbewusst. Es ist nicht einfach, sie zu beseitigen, aber durch eine Optimierung Ihrer Prozesse können Sie sie verringern. Ziehen Sie Blind Hiring und strukturierte Interviewtechniken in Betracht, um Voreingenommenheit bei der Einstellung zu verringern.

Die Erstellung eines Einstellungsplans ist eine Gelegenheit, Ihre Personalbeschaffung zu verbessern und die Art und Weise, wie Sie Einstellungen vornehmen, zu überdenken. Wenn Sie objektivere Einstellungen vornehmen und Vorurteile abbauen, werden Sie produktivere Teams bilden und eine integrativere Unternehmenskultur fördern.

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